Avec la numérisation du service des ressources humaines, la question se pose : peut-on automatiser certaines actions de la fonction RH ? En effet, si les professionnels RH sont désormais munis de logiciels numériques RH intelligents, la prochaine étape est de connecter ces logiciels entre eux afin de créer des processus automatiques et autonomes qui déclencheraient une suite d’actions… C’est précisément ce que PeopleSpheres se propose de faire à travers ses workflows cross-modules !
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Qu’est-ce qu’un workflow ?
Dans sa traduction littérale, un workflow est un « flux de travail », plus globalement on peut le définir comme l’automatisation d’une suite de tâches logiques. Dans le domaine des ressources humaines, un workflow cross-modules est un processus digital qui se lance automatiquement depuis le Socle SIRH et opère à travers les différents modules smart connectés du service RH. Il permet ainsi d’automatiser une série d’action habituellement mises en place manuellement par le professionnel RH. Grâce à ces workflows cross-modules, le professionnel RH peut ainsi déclencher en un clic une suite d’actions automatisées qui fait appel à ses différents logiciels RH. Un gain de temps considérable pour ce service dont le sens, avant tout centré sur l’humain, se perd trop souvent au profit de procédures administratives particulièrement lourdes.
Cela vous paraît un peu flou ? Prenons alors un exemple concret : pour faciliter l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise, le professionnel RH suit généralement un protocole bien défini, c’est ce qu’on appelle « Preboarding » dans le vocabulaire RH, c’est-à-dire le parcours d’intégration avant même l’arrivée de la nouvelle recrue. Le Preboarding nécessite de nombreuses tâches qui se réalisent numériquement, du moins pour les entreprises déjà équipées de logiciels RH (si votre service RH n’est pas encore digitalisé, découvrez nos 5 astuces pour digitaliser votre service RH). Parmi ces tâches numériques, on trouve par exemple la transmission au nouveau collaborateur de divers formulaires administratifs à remplir tels que les coordonnées ou bien le RIB. Tant d’actions que le RH doit reproduire à l’arrivée de chaque nouveau salarié et qui peut vite s’avérer monotone et répétitif. Aussi, pour éviter au professionnel RH de répéter à chaque fois les mêmes clics, on peut lui proposer d’installer un workflow afin d’automatiser ces tâches. Cela permettra non seulement d’optimiser son temps de travail mais aussi d’éviter tout oubli.
Si l’on peut établir un workflow au sein d’un même logiciel, par exemple au sein d’un logiciel spécialisé dans les congés, on peut aussi établir un workflow cross-modules entre plusieurs logiciels et outils RH. Par exemple, si votre service RH utilise à la fois un logiciel de gestion de paie, un logiciel de gestion de notes de frais ou encore un logiciel de planning, vous pouvez créer un workflow qui fait appel à ces différents modules. Toutefois, cela ne peut se faire sans un logiciel SIRH puisque le Socle SIRH est essentiel pour connecter vos différents logiciels RH existants sur une seule et même plateforme.
Ainsi, en automatisant vos processus à l’aide de workflows intégrés, votre équipe RH pourra enfin évacuer les tâches administratives et chronophages et se concentrer sur l’essentiel : le recrutement, le développement et le management des talents.
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Workflow de Pre-boarding
L’arrivée d’un nouveau salarié suscite beaucoup de mouvement au sein d’une entreprise et entre ses différents services. Il demande à la fois l’investissement du service RH, de la comptabilité, mais aussi des managers et divers collaborateurs. De fait, la préparation de l’arrivée du nouveau collaborateur se fait avant même son arrivée dans l’entreprise, il s’agit du processus de Preboarding. En effet, avant son premier jour de travail, le nouveau recruté est chargé de remplir divers formulaires, prendre connaissance du règlement intérieur, transmettre ses informations personnelles, créer son adresse mail professionnelle, etc. Avec notre workflow, tout est en mis en ordre en amont et la nouvelle recrue est fin prête pour son premier jour.
Le workflow de Preboarding déroulerait alors ainsi :
Événement : Arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise
- Action 1: À partir du module Recrutement, le RH bascule le candidat en statut « recruté ». Automatiquement, le nouveau collaborateur est alors automatiquement renseigné comme « salarié » sur le Socle SIRH et toutes les informations qu’il avait saisi sur sa fiche candidat (contenant généralement son identité, adresse, état civil, numéro de téléphone, références) sont automatiquement intégrées à sa fiche salarié.
- Action 2: Afin de compléter sa fiche salarié, le Socle SIRH envoie automatiquement divers formulaires au nouveau collaborateur afin qu’il complète ses informations (RIB, numéro de sécurité sociale, contacts d’urgence, etc.)
- Action 3: Le collaborateur renvoie son dossier complété au Socle SIRH.
- Action 4: Le Socle SIRH transmet automatiquement le dossier complété et préalablement validé par le RH au module Générateur de documents RH.
- Action 5: À partir du dossier du nouveau collaborateur, le module Générateur de documents RH envoie automatiquement le contrat de travail (pré-validé par le RH) au salarié.
- Action 6: Le nouveau collaborateur renvoie son contrat de travail signé (à l’aide du module Signature électronique) au Socle SIRH au niveau du profil utilisateur et celui-ci est stocké et protégé.
- Action 7 : Le Socle SIRH notifie le service technique de l’arrivée du nouveau salarié afin qu’il réserve et alloue le matériel nécessaire à sa prise de fonction (ordinateur, téléphone professionnel, etc.).
En option :
- Action 8 : Le Socle SIRH notifie le module Formation de l’arrivée du nouveau salarié, une formation d’onboarding lui est alors automatiquement assignée.
Ainsi, le processus est déjà prêt et le gestionnaire RH n’a plus à se préoccuper !
Workflow Onboarding
Action 1: En amont le Socle SIRH génère un entretien d’intégration pour le nouveau recruté avec le service RH.
Action 2: En amont, le Socle SIRH génère un entretien d’intégration pour le nouveau recruté avec son manager assigné.
Action 3: Le Socle notifie automatiquement le professionnel RH, le manager, et le nouveau collaborateur de l’entretien d’intégration (date, horaire, etc.)
Action 4: Le Socle SIRH notifie le module Formation de l’arrivée de nouveau recruté et le module lui assigne alors un parcours de formation elearning.
Workflow d’Offboarding
L’Offboarding est un dispositif RH qui, comme l’évoque son nom, est l’exact opposé de l’Onboarding : il désigne la phase de départ du collaborateur de l’entreprise. Le processus de l’Offboarding a pour objectif de rendre cette séparation la plus fluide possible et de faciliter le départ du collaborateur.
De même que l’Onboarding, l’Offboarding nécessite une série d’étapes clés et précises. Il est donc tout à fait possible d’automatiser les étapes qui peuvent l’être en partant bien entendu du principe que la procédure a bien été respectée et que la résiliation du contrat a été faite dans les formes et sans litige.
Événement : Départ d’un salarié de l’entreprise
- Action 1 : Sur le Socle SIRH, le professionnel RH saisit la date à laquelle le contrat de travail du collaborateur prend fin.
- Action 2 : Le Socle SIRH génère automatiquement un entretien de départ un certain laps de temps avant le départ du collaborateur sur le module Entretiens & Objectifs.
- Action 3 : Le socle SIRH génère automatiquement les documents de fin de contrat sur le module Paie.
- Action 4 : Le Socle SIRH synchronise automatiquement le module Temps & Activités avec la date de départ du salarié afin que le calendrier du salarié s’arrête automatiquement quand le salarié quitte l’entreprise et que son profil soit rendu inactif.
- Action 5 : Un mois avant son départ, le Socle SIRH envoie automatiquement une notification au collaborateur sur le départ et lui transmet une To Do List qui précise l’équipement qu’il doit rendre à l’entreprise (ordinateur, téléphone, badge, casque, …).
- Action 6: En parallèle, le Socle SIRH pourra aussi notifier les différents services concernés par le rendu de matériel pour les prévenir de la date à laquelle ils devront récupérer le matériel.
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Workflow de fin de période d’essai du collaborateur commercial
La période d’essai permet aux nouveaux collaborateurs et à l’entreprise de se laisser le temps de vérifier qu’ils ont fait le bon choix. Quand la fin de la période d’essai approche, il s’enclenche généralement les mêmes mécanismes comme la planification d’un entretien de fin de période d’essai ou la vérification que les objectifs du nouveau embauché ont bien été atteints.
Événement : La période d’essai du collaborateur commercial prend fin
- Action 1: En amont, le Socle SIRH notifie automatiquement le manager de l’approche de la fin de la période d’essai du collaborateur commercial.
- Action 2 : Le Socle SIRH génère automatiquement un entretien de fin de période d’essai dans le module Entretiens & Objectifs smart connecté.
- Action 3 : Dans le cas où le service commercial a décidé de mettre en place un objectif minimum pour le commercial en période d’essai commerciale spécifique (par exemple : le commercial doit avoir au moins 20 opportunités dans son pipe), le Socle SIRH lance une vérification sur le CRM de l’entreprise pour vérifier si l’objectif a été atteint.
- Action 4 : Si l’objectif n’est pas atteint, le Socle SIRH déclenche automatiquement une formation commerciale dans le module Formation smart connecté.
- Action 5 : Le Socle SIRH notifie automatiquement le collaborateur de la date de l’entretien de fin de période d’essai et de la potentielle formation commerciale mise en place.
Workflow de prise de congés
La gestion des congés représente une mission importante des professionnels RH. Le workflow cross-module de prise de congés permet d’automatiser le process de demande de congés et son application.
Événement : Prise de congé de la part d’un salarié
- Action 1 : Le salarié pose une demande de congé sur le module Congés & Absences, il a le choix entre un congé sans soldes et un congé payé et peut intégrer des documents justificatifs à sa demande
- Action 2 : La demande est transmise automatiquement à son manager, soit par mail ou soit à travers une notification directement accessible sur le Socle SIRH (ce qui évite au manager de perdre du temps à se connecter au module congé)
- Action 3 : Si la demande est acceptée par le manager, le Socle SIRH l’adresse automatiquement au service RH qui la vérifie
- Action 4 : Le congé posé, le module Planning est mis à jour et au fait de l’absence du salarié et le calendrier de présence du salarié est modifié en accord.
- Action 5 : Si c’est un congé sans solde, la paie est modifiée et mise en accord, le module Paie est mis au fait et le salaire du salarié est automatiquement modifié en accord. Concrètement, un export excel des congés est transmis à votre module Paie qui l’importe alors automatiquement.
Pour conclure
La digitalisation investit désormais la fonction RH et l’automatisation des processus RH se révèle être une stratégie incontournable pour optimiser la productivité des ressources humaines.
Grâce aux workflows cross-modules proposés par PeopleSpheres, le RH fait un pas supplémentaire vers la digitalisation de sa profession : en un clic, une série d’action automatisée – aussi appelée workflow – se déclenche. Le gestionnaire RH ne perd plus de temps à répéter manuellement les mêmes actions sur ses logiciels RH. Surtout, grâce au Socle SIRH qui smart connecte tous les logiciels, le workflow ne se limite pas à un seul module mais fonctionne en cross-modules et peut donc se lancer à travers tous vos modules, un gain considérable pour le service RH
