Logiciel de paie
Automatisez la gestion de votre paie pour gagner du temps et limiter les erreurs.
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Contenu pré-rempli
Gagnez du temps grâce aux fiches de paies pré–remplies avec les données déjà saisies dans la plateforme RH PeopleSpheres.
Accès sur différents supports
Accédez au logiciel de paie sur tous vos supports connectés à Internet.
Automatisation de vos tâches
Automatisez simplement vos procédures de paie et dégagez-vous du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.
Amélioration de vos reportings
Utilisez vos données afin de créer facilement des tableaux de bords personnalisés.
Une gestion de la paie automatisée et efficace
Création d’alertes
Recevez des notifications lors de la réception de vos fiches de paie.
Suivi personnalisé
Le module s’adapte à la situation de chaque collaborateur en prenant en compte son contrat de travail et ses spécificités.
Export des données RH
Exportez vos données RH rapidement et efficacement pour mieux les exploiter et créer des tableaux de bords.
Adaptation aux réglementations
Réalisez des fiches de paie sereinement et soyez en règle sans vous soucier des mises-à-jours de la législation.
Soyez en conformité avec la législation
Compatible et reconnu par la DNS, le module Paie se met automatiquement à jour en ce qui concerne vos obligations conventionnelles et légales. Et pour que vous soyez encore plus avertis de vos devoirs, nous vous proposons des fiches synthétiques sur chaque obligation légale. Ainsi, ne vous souciez plus de la législation et soyez toujours en règle. En cas de non-respect d’une des règles, notre module vous avertit d’une notification et vous permet sa correction, vous pourrez ainsi gérer la paie en toute sérénité.
Conservez vos données sensibles
Toutes vos données de paie sont enregistrées sur le module paie et sont chiffrées en HTTPS. Cela vous permet d’être certain de la sécurité et de la confidentialité de celles-ci. Les serveurs sur lesquels vos informations sont stockées sont hautement sécurisés. Afin d’éviter la perte de vos données, des sauvegardes sont réalisées 4 fois par jour.
Automatisez vos processus de paie
Chaque utilisateur est créé automatiquement depuis la plateforme RH PeopleSpheres et apparaît dans le module Paie. Vos rubriques de paie sont donc automatiquement pré-remplies avec les informations de vos utilisateurs et de toutes leurs caractéristiques. Par exemple, les données du module Congés & Absences sont transmises automatiquement au module Paie afin de vous faciliter la tâche et de vous faire gagner du temps. Le module Paie vous permet également de gérer les éléments variables de la paie et les déclarations sociales (DUCS, URSSAF, DADS-U…).
Gardez la maîtrise de votre paie
Grâce à ce module Paie, vous pouvez à tout moment corriger vos erreurs, effectuer des modifications et recalculer les bulletins de paie de vos collaborateurs. Ce module vous aide également à gérer votre temps puisqu’il vous est possible de créer des alertes d’échéances afin de vous rappeler des fins d’échéances : par exemple, la fin de validité des titres de séjour, des périodes d’essai… Vous avez aussi accès à des dashboards personnalisés et à vos bilans sociaux pour vous permettre de visualiser au mieux vos données.
Simplifiez votre gestion RH
Accélérez votre gestion administrative grâce à l’interconnexion des différents modules. Le module Paie peut ainsi récupérer les données saisies dans les modules Congés & Absences et Temps & Activité pour auto-remplir les rubriques du module de Paie. Livrez vos fiches de paie en temps et en heure et gagnez du temps grâce à la dématérialisation des fiches de paie.
Guide d'achat de logiciels de paie
Qu'est-ce que le logiciel de paie ?
Le logiciel de paie est une solution numérique qui automatise le processus de paiement des employés d’une entreprise. Il calcule les salaires, déduit les taxes, applique les avantages sociaux et garantit que les paiements sont distribués correctement et en temps voulu. Le logiciel de paie simplifie la gestion de la paie pour les entreprises, leur permettant de rationaliser la gestion de leur main-d’œuvre. Cette technologie peut également générer des bulletins de paie, gérer les formulaires fiscaux et conserver des dossiers précis à des fins d’audit.
Le logiciel de paie permet non seulement de rationaliser le processus de paie, réduisant ainsi les erreurs potentielles humaines, mais il garantit également la conformité avec diverses lois et réglementations relatives à la rémunération des employés. Les systèmes de paie offrent souvent des fonctionnalités qui simplifient le traitement de la paie, garantissant aux organisations une solution complète pour leurs besoins en matière de paie. Cela comprend la gestion des déclarations de taxes sur la paie, les saisies-arrêts et les exigences de fin d’année en matière de paie, ce qui en fait une excellente option pour les petites entreprises à la recherche d’un service de paie efficace et économique.
Les avantages du logiciel de paie
Réduction des erreurs de paie
L’un des avantages significatifs de l’utilisation d’un logiciel de paie est la réduction des erreurs de paie. L’automatisation réduit le risque d’erreurs humaines, qui peuvent entraîner des erreurs coûteuses et une insatisfaction des employés. En automatisant les calculs et la saisie des données, le logiciel de paie peut améliorer considérablement la précision et garantir que vos employés sont payés exactement ce qu’ils ont gagné.
Conformité et déclaration fiscale améliorées
Le logiciel de paie simplifie la tâche complexe de rester conforme aux lois sur l’emploi et les impôts, qui varient largement et changent fréquemment. Le logiciel est régulièrement mis à jour pour refléter ces changements, garantissant que votre entreprise reste toujours conforme aux dernières réglementations. Il automatise également le processus de déclaration fiscale, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs.
Autonomisation des employés grâce au libre-service
Les logiciels de paie incluent souvent un portail en libre-service, permettant aux employés d’accéder à leurs informations de paie quand ils en ont besoin.
Cette fonctionnalité permet aux employés de consulter leurs bulletins de paie, de vérifier leurs avantages et même de mettre à jour leurs informations personnelles sans avoir besoin de contacter les ressources humaines. Cela entraîne une plus grande transparence, renforce l’engagement des employés et libère le département des ressources humaines pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Les composants clés d'un logiciel de paie
Traitement et calcul de la paie
La fonction principale de tout logiciel de paie est le traitement et le calcul de la paie. Ce composant automatise la tâche complexe de calculer le salaire de chaque employé en fonction de leur taux horaire ou salaire, des heures travaillées, et des heures supplémentaires, des déductions ou des bonus éventuels.
Cette fonctionnalité accélère non seulement le processus de paie, mais réduit également le potentiel d’erreurs pouvant survenir lorsque ces calculs sont effectués manuellement.
Gestion fiscale et conformité
Une autre fonctionnalité essentielle d’un logiciel de paie est la gestion fiscale et la conformité. Cette fonction gère tous les aspects des impôts sur la paie, du calcul du montant correct de l’impôt à retenir sur chaque salaire à la complétion et à la soumission des formulaires fiscaux nécessaires. Elle permet également de suivre les changements dans les lois et réglementations fiscales, garantissant que votre entreprise reste conforme et évite les pénalités coûteuses.
Gestion des dossiers des employés
La gestion des dossiers des employés est une fonction qui permet le stockage et la gestion efficaces des informations sur les employés. Cela inclut les détails personnels, l’historique de l’emploi, les détails sur le salaire, les avantages et les informations fiscales. Avoir ces informations centralisées et facilement accessibles simplifie non seulement le processus de paie, mais aide aussi à maintenir des dossiers précis à des fins d’audit.
Rapports et analyses
La fonctionnalité de rapports et d’analyses fournit des informations précieuses sur vos activités de paie. Elle vous permet de générer différents rapports, tels que des résumés de salaire, des rapports fiscaux, des rapports sur les heures supplémentaires, et bien plus encore.
Ces informations peuvent être précieuses pour prendre des décisions commerciales éclairées, pour le budget et la planification stratégique. Cette fonctionnalité aide également à garantir la transparence et assiste dans les processus d’audit.
Combien coûte un logiciel de paie ?
Modèles de tarification des logiciels de paie
Il existe généralement deux modèles de tarification principaux pour les logiciels de paie : le modèle basé sur l’abonnement et le modèle par employé. Dans un modèle basé sur l’abonnement, les utilisateurs paient des frais mensuels ou annuels fixes pour accéder au logiciel. Ce frais inclut souvent les mises à jour, le support et un certain nombre d’utilisateurs ou d’enregistrements d’employés. En revanche, le modèle par employé facture en fonction du nombre d’employés traités par le logiciel. Cela peut être plus rentable pour les petites entreprises, mais peut s’accumuler à mesure que l’entreprise se développe.
Facteurs influençant le coût du logiciel de paie
Plusieurs facteurs peuvent influencer le coût d’un logiciel de paie. L’un des plus importants est la taille de votre entreprise. Comme mentionné précédemment, si vous payez par employé, plus vous avez d’employés, plus les coûts sont élevés.
La complexité de votre paie peut également avoir un impact sur le prix. Si vous avez de nombreux taux de salaire différents, des régimes d’avantages sociaux ou des situations fiscales complexes, vous pourriez avoir besoin d’un logiciel plus avancé (et donc plus cher). Des fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion des ressources humaines ou le suivi du temps, peuvent également augmenter le coût.
Comment choisir le meilleur logiciel de paie?
Évaluation des besoins de votre organisation
Pour choisir le meilleur logiciel de paie, commencez par évaluer les besoins de votre organisation. Identifiez vos processus de paie – à quel point sont-ils complexes ? Impliquent-ils différents taux de salaire, des régimes d’avantages sociaux ou des situations fiscales différentes ? Déterminez la taille de votre paie : le nombre d’employés justifie-t-il un modèle de tarification par employé ou un abonnement à tarif fixe ?
Si vous avez une grande équipe avec une paie simple, une tarification basée sur l’abonnement peut être plus rentable. À l’inverse, une petite équipe avec une paie complexe peut bénéficier d’un modèle par employé. Les propriétaires de petites entreprises peuvent également utiliser des services de paie en ligne basés sur le cloud. Cela permet non seulement de gagner du temps et de rationaliser le processus, mais aussi de garantir des retenues et des déductions précises.
Intégration avec d’autres outils RH et comptables
Ensuite, considérez la capacité du logiciel à s’intégrer avec d’autres outils RH et comptables déjà utilisés au sein de votre organisation. Une intégration transparente créera un système unifié pour tous vos processus RH, améliorant l’efficacité et réduisant les risques d’erreurs de données. Par exemple, l’intégration avec des outils de suivi du temps peut alimenter automatiquement le logiciel de paie, garantissant un paiement précis pour les heures travaillées.
Facilité de mise en œuvre
Enfin, tenez compte de la facilité de mise en œuvre. Le meilleur logiciel de paie pour votre organisation devrait être facile à installer, à utiliser et à dépanner.
Vérifiez si le fournisseur de logiciels offre un soutien adéquat pendant le processus de configuration, ainsi qu’un service clientèle continu. Rappelez-vous qu’une interface conviviale peut grandement améliorer l’expérience de votre équipe RH, réduisant le temps consacré à la gestion de la paie et augmentant le temps disponible pour d’autres tâches stratégiques.
Tendances émergentes dans les logiciels de paie
Accès à la paie mobile
L’une des tendances émergentes dans le paysage des logiciels de paie est l’accès mobile. À mesure que les smartphones deviennent de plus en plus courants, le désir de solutions de paie adaptées aux mobiles augmente.
L’accès mobile permet aux employés de consulter leurs bulletins de paie, de vérifier leurs avantages sociaux et même de mettre à jour leurs informations personnelles sur leurs appareils, à tout moment et n’importe où. Cela signifie une plus grande commodité pour les employés et moins de travail administratif pour les départements des ressources humaines. De plus, avec les notifications push, les employés peuvent être informés immédiatement lorsqu’ils sont payés, améliorant la transparence et la satisfaction des employés.
Traitement de la paie alimenté par l’IA
L’intelligence artificielle (IA) fait des vagues dans de nombreux secteurs, et la paie ne fait pas exception. Le traitement de la paie alimenté par l’IA peut automatiser des tâches plus complexes et fournir des résultats plus précis.
Par exemple, l’IA peut apprendre des données précédentes pour prédire les coûts de paie futurs, les heures supplémentaires, voire les problèmes de conformité potentiels. Cela améliore non seulement la précision et l’efficacité, mais permet également aux équipes RH d’être plus proactives et stratégiques dans leur planification.
Blockchain pour la sécurité de la paie
La technologie blockchain commence également à changer la manière dont la paie est gérée. Connu pour ses fonctionnalités de sécurité avancées, la blockchain peut créer un enregistrement sécurisé et décentralisé de toutes les transactions de paie.
Cela élimine le besoin d’intermédiaires, réduit le risque de fraude et garantit l’intégrité des données de paie. De plus, avec la capacité de traiter efficacement et de manière transparente les paiements transfrontaliers, la technologie blockchain pourrait être particulièrement bénéfique pour les entreprises avec des employés internationaux.
Cependant, comme toutes les nouvelles technologies, la blockchain dans la paie en est encore à ses débuts et nécessite un développement supplémentaire et une clarté juridique.
Pourquoi choisir un outil de paie via PeopleSpheres ?
PeopleSpheres est un choix idéal pour les entreprises recherchant un outil de paie efficace grâce à sa plateforme polyvalente qui intègre tous vos outils RH dans un système cohérent.
Avoir toutes les données liées aux RH au même endroit réduit les écarts, simplifie les processus et améliore l’efficacité. Il soutient la centralisation des données des employés et permet un flux de données fluide entre différentes applications, éliminant ainsi le besoin de saisie multiple des mêmes données.
De plus, PeopleSpheres offre une interface conviviale et un support client exceptionnel pour garantir une expérience utilisateur fluide. Sa compatibilité avec de nombreux outils RH populaires garantit qu’il peut s’intégrer facilement dans votre écosystème d’entreprise. PeopleSpheres est également reconnu pour son engagement envers la sécurité des données, assurant la protection de vos informations de paie sensibles.
« PeopleSpheres est une vraie valeur ajoutée pour notre entreprise. L’outil représente un gain de temps pour les équipes RH et les échanges avec les managers sont facilités. »
Télécharger la fiche produit
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
+Un logiciel de paie permet d’accélérer et d’optimiser le temps consacré à la gestion de la paie. Le logiciel de paie prend en compte toutes vos obligations légales et les variables de paie pour éviter les erreurs sur les fiches de paie de vos collaborateurs.
Les données sont conservées en toute sécurité et vous gardez la maîtrise de votre paie tout en vous débarrassant des calculs fastidieux. Vous êtes notifié à la moindre incohérence.
En plus, grâce au socle PeopleSpheres, les rubriques de paie sont automatiquement pré-remplies (congés, absences, déclarations sociales, etc.) pour gagner en productivité et évacuer les tâches chronophages du service RH.
Quelles sont les fonctionnalités de notre logiciel de paie ?
Conservez vos données sensibles
Le logiciel de paie facilite non seulement la gestion de la paie au niveau RH mais rassure également les collaborateurs : cette solution de gestion vous permet d’être certain de la sécurité et de la confidentialité de vos données. Les serveurs sur lesquels vos informations sont stockées sont hautement sécurisés. Afin d’éviter la perte de vos données, des sauvegardes sont réalisées 4 fois par jour.
Créez des alertes d’échéance pour ne rien oublier
Grâce au logiciel de paie, vous recevez des notifications à chaque échéance de paie.
Profitez des mises-à-jours légales automatiques
Votre logiciel de paie met en place des évolutions transparentes avec une mise à disposition des documents justificatifs de ces évolutions sur l’interface. Votre logiciel est en phase avec l’actualité réglementaire et conventionnelle : les évolutions du logiciel liées à cette actualité sont anticipées pour vous permettre de faire votre gestion de paie sereinement et sans stress.
Les nouveautés légales de plus de centaines de conventions collectives sont mises à jour en temps réel, pour vous garantir une paie toujours conforme (taux de rémunération des salariés, primes, taux de cotisations, bulletins de salaire, contrats spécifiques, maintien de salaire, congés payés, classification métiers… avec distinction des éléments étendus/non étendus)
Créez des dashboards personnalisés
Le logiciel de paie vous permet de récolter des données qui seront utiles pour créer vos tableaux de bords personnalisés dans PeopleSpheres.
Intégrez automatiquement les données d’autres logiciels (congés, variables de paie)
Grâce la plateforme RH PeopleSpheres, vos logiciels sont interconnectés : vous n’avez plus besoin de ressaisir les données d’un logiciel à un autre. Par exemple, les données du module Congés & Absences sont transmises automatiquement au module Paie afin de vous faciliter la tâche et de vous faire gagner du temps. Le module Paie vous permet également de gérer les éléments variables de la paie et les déclarations sociales (DUCS, URSSAF, DADS-U…).
Logiciel de paie : avantages et bénéfices
Pour l’administrateur RH
- Simplifiez votre gestion de la paie
- Gagnez du temps avec des fiches de paie pré-remplies
- Facilitez et automatisez vos tâches chronophages
- Améliorez vos reportings grâce aux dashboards
Muni d’un logiciel de paie, l’administrateur RH n’a plus aucun stress à réaliser la paie des collaborateurs. Simplifiée, la gestion de la paie est facile grâce à des fiches pré-remplies et des tâches récurrentes automatisées. Les reportings permettront à l’administrateur de mieux visualiser les données liées à la paie et optimiser sa gestion pour une gestion RH améliorée.
Pour le collaborateur
- Ne trouvez plus d’erreurs dans les fiches de paie
- Soyez rassurés sur la sécurité et la confidentialité de leurs données
Grâce au logiciel de paie, votre collaborateur n’aura plus aucune difficulté à trouver et visualiser ses fiches de paie. Plus d’erreurs sur les fiches : chaque mois, le collaborateur reçoit sa fiche claire et précise, conservée en toute sécurité dans un espace confidentiel.
En savoir plus sur la paie
La gestion de la paie, un incontournable de la gestion administrative
La gestion de paie s’avère être une tâche compliquée car beaucoup d’obligations conventionnelles et légales l’entourent. C’est pourtant la tâche la plus importante dans la gestion des ressources humaines puisqu’elle permet de fidéliser, de motiver vos salariés et de faire fonctionner votre activité. PeopleSpheres vous aide dans votre gestion de la paie grâce à un module dédié constamment à jour de vos obligations légales et reconnu pour la DNS : ne vous souciez plus de ces réglementations, PeopleSpheres s’en charge et vous alerte si vous ne les respectez pas.
Chaque collaborateur et chaque situation est différente et PeopleSpheres vous offre la possibilité de gérer toutes ces situations à l’aide d’un seul module. Tous les types de contrats sont pris en compte : CDI, CDD, Stage, apprenti ou alternant, temps partiel … ce qui vous permet de ne pas jongler entre plusieurs logiciels. Automatisez vos procédures en sélectionnant les critères importants qui doivent être pris en compte dans votre gestion de paie. Plus besoin de rentrer les données à la main, PeopleSpheres les récupère automatiquement depuis vos autres modules, comme le module de Congés & Absences par exemple, afin de les intégrer dans votre gestion de paie.
Enfin, PeopleSpheres sécurise vos données puisque toutes les données enregistrées dans le module paie sont chiffrées selon le cryptage HTTPS et sont stockées sur des serveurs sécurisés. Des sauvegardes de vos données sont réalisées 4 fois par jour afin d’en éviter la perte.
Gagnez du temps dans votre gestion de la paie
Plus besoin de ressaisir chaque utilisateur, créez une fois l’utilisateur pour tous nos différents modules. Toutes les données relatives à un utilisateur sont ainsi transmises de module en module.
Accédez à des tableaux de bord personnalisés vous permettant une plus grande visibilité sur votre gestion de paie. Repérez rapidement les potentielles erreurs et recalculez rapidement le bulletin de paie de chaque collaborateur en cas d’erreur ou de modification. Ce module de gestion de la paie vous permet d’automatiser vos processus RH et de gagner du temps dans votre gestion administrative.
Pensez à la dématérialisation de vos fiches de paie afin de diminuer vos impressions papier et de commencer la digitalisation administrative de votre entreprise.
La gestion de paie digitale, indispensable à votre entreprise
Digitaliser toute la gestion de la paie devient de plus en plus une nécessité dans un monde ou le numérique prend de plus en plus de place. Vos collaborateurs attendent une simplification administrative importante et c’est ce que PeopleSpheres va leur offrir.
Vos collaborateurs peuvent recevoir leurs fiches de paie de façon virtuelle grâce au module Paie connecté au module Dématérialisation des fiches de paie. Fini les papiers et la perte de fiches de paie : toutes leurs fiches de paie des 5 dernières années sont stockées virtuellement et ils y ont accès quand ils le souhaitent.
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