Générateur de documents pour les procédures RH
Générez automatiquement les documents nécessaires à toutes vos procédures RH.
Vos outils connectés
Une palette d'outils proposés par PeopleSpheres pour automatiser la création des documents.
Découvrez tous les outils connectés à PeopleSpheres
Voir tous les outilsUne gestion des documents RH simplifiée
Simplifiez vos processus RH
Tous les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique : tout est accessible au même endroit à toute heure de la journée.
Accès multiples
Le module générateur de documents RH vous permet d’accéder à vos documents via votre ordinateur ou l’application mobile.
Gain de temps
Evitez les allers-retours de documents, les impressions papier, les mises sous pli et gagnez du temps dans vos procédures RH.
Diminution des coûts
Réduisez vos coûts administratifs : plus besoin d’encre, ni de papier, ni de timbres. Tout est plus efficace avec la génération de documents en ligne !
Générez vos documents et optimisez vos processus RH
Suivi des procédures RH
Créez des calendriers pour suivre vos procédures RH.
Bénéficiez d'une assistance juridique
Ayez accès à une assistance pour toutes vos questions juridiques.
Centralisez vos données RH
Centralisez tous vos documents RH et stockez-les sur PeopleSpheres pour assurer leur confidentialité.
Dématérialisez tous vos documents RH
Digitalisez la gestion de vos documents pour y avoir accès facilement au quotidien.
Automatisez vos tâches administratives
Il vous suffit de rentrer les informations nécessaires à la réalisation d’une procédure et notre outil vous génère automatiquement un calendrier et les documents nécessaires à celles-ci. Vous n’avez plus besoin de créer vous-même vos documents, il vous reste seulement à rentrer les informations clé. A chaque modification que vous effectuez, notre outil recalcule les échéances et autres dates du calendrier et modifie les documents en conséquence. Automatiser l’ensemble de vos tâches administratives permet d’optimiser la GRH.
Ne vous souciez plus des règlementations
Certains documents doivent respecter des règles précises comme un contrat de travail par exemple. Notre outil vous permet de rester dans la légalité grâce à un système de contrôle élaboré. Nous possédons une base de données juridiques mise à jour en permanence. Celle-ci respecte les accords et conventions collectives et nous permet donc de vous assurer d’être constamment dans les règles.
Pilotez vos ressources RH
Notre générateur de document RH vous permet de gérer toutes sortes de procédures RH parmi lesquelles on retrouve le licenciement, la promesse d’embauche, le renouvellement d’un CDI ou encore la rupture d’un contrat. Vous n’avez qu’à remplir un simple formulaire et notre générateur s’occupe du reste. Pilotez ainsi aisément toutes vos procédures RH et gagnez du temps.
Gérer vos procédures simplement
L’automatisation des processus RH et de vos tâches administratives ne vous fait pas seulement gagner du temps mais elle vous permet également une rationalisation des coûts et des ressources. En effet gérer efficacement ces procédures RH grâce au calendrier va vous permettre de rationaliser les coûts liés à la gestion du personnel.
Gagnez du temps
Les calendriers et documents de procédures sont générés automatiquement et accessible 24h/24 et 7j/7. Ainsi plus besoin de passer du temps à créer des documents et donc plus de temps pour vous consacrer à des tâches à plus hautes valeurs ajoutée. Le module générateur de documents RH est un véritable outil pour la gestion du temps des managers et de la fonction ressources humaines.
Guide d'achat de logiciel de génération de documents RH
Qu'est-ce que le logiciel de génération de documents RH ?
Le logiciel de génération de documents RH est un outil spécialisé conçu pour rationaliser la création, la gestion et le stockage de la documentation des ressources humaines. Cela inclut une large gamme de documents tels que les contrats de travail, les documents de politique, les évaluations de performance et les formulaires de conformité réglementaire.
Le logiciel automatise de nombreuses tâches répétitives associées à la création de documents RH, permettant aux professionnels des RH de se concentrer sur des aspects plus stratégiques de leur travail. Il aide également à réduire les erreurs, à améliorer la conformité et à accroître l’efficacité globale des RH.
Les avantages du logiciel de génération de documents RH
Économies de temps et d’argent
L’utilisation d’un logiciel de génération de documents RH permet d’économiser considérablement du temps et de l’argent. La fonction d’automatisation élimine la saisie manuelle des données, réduisant ainsi le temps passé à créer et à mettre à jour les documents. Cela se traduit par une productivité accrue, car le personnel des RH peut se concentrer sur des responsabilités stratégiques plutôt que sur des tâches administratives.
De plus, le logiciel réduit le besoin de stockage physique et les coûts d’impression, offrant ainsi d’autres avantages financiers.
Conformité et Précision
Le logiciel de génération de documents RH garantit la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes. Le logiciel est régulièrement mis à jour avec les changements dans les lois du travail, les réglementations industrielles et les politiques de l’entreprise, réduisant ainsi le risque de non-conformité.
Il minimise également les erreurs en automatisant la saisie des données, garantissant que tous les documents sont précis, à jour et cohérents.
Branding Employeur Cohérent
La cohérence dans le branding employeur est cruciale pour maintenir une image professionnelle et attirer les meilleurs talents. Le logiciel de génération de documents RH contribue à cela en permettant la création de modèles standardisés pour tous les documents RH. Ces modèles peuvent être personnalisés avec le logo de l’entreprise, la palette de couleurs et d’autres éléments de branding, assurant ainsi une apparence cohérente à tous les documents.
Les composants clés d'un logiciel de génération de documents RH
Modèles de Documents et Personnalisation
Les modèles de documents et la personnalisation sont des fonctionnalités essentielles d’un logiciel de génération de documents RH. Ces outils permettent aux utilisateurs de créer et de stocker plusieurs modèles pour différents types de documents RH, ce qui économise du temps dans la création de documents. Les options de personnalisation permettent d’incorporer des informations spécifiques à l’entreprise et des logos, assurant ainsi une cohérence visuelle dans toutes les communications RH. Ces fonctionnalités améliorent non seulement l’efficacité de la création de documents, mais garantissent également que chaque document est conforme aux directives de branding visuel et verbal de l’entreprise.
Intégration et Importation des Données
L’intégration et l’importation des données sont un autre aspect critique d’un logiciel de génération de documents RH. Cela permet une synchronisation transparente avec les bases de données existantes, automatisant ainsi l’importation des données dans les documents RH.
Cette fonctionnalité élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduisant ainsi le risque d’erreurs humaines. Elle rationalise également les processus de gestion des données, facilitant la mise à jour des documents lorsque les données des employés changent.
Automatisation des Flux de Travail
L’automatisation des flux de travail dans un logiciel de génération de documents RH permet d’automatiser les tâches répétitives liées à la gestion des documents RH. Cela inclut la génération, la distribution et le stockage des documents, ainsi que le suivi des versions et des approbations des documents.
En automatisant de telles tâches, les professionnels des RH peuvent se concentrer davantage sur les tâches stratégiques, augmentant ainsi leur productivité et leur efficacité.
Intégration avec les Systèmes SIRH et CRM
L’intégration avec les systèmes d’information RH (SIRH) et les systèmes de gestion de la relation client (CRM) est une autre fonctionnalité précieuse d’un logiciel de génération de documents RH. L’intégration avec les SIRH et les CRM permet le partage et la consolidation des données en temps réel, garantissant des informations pertinentes et précises dans tous les documents RH.
Cela optimise non seulement la cohérence et la précision, mais renforce également les fonctions globales de RH et de CRM au sein de l’organisation.
Combien coûte un logiciel de génération de documents RH ?
Modèle de tarification et facteurs de coûts
Le coût d’un logiciel de génération de documents RH peut varier considérablement, principalement en fonction des fonctionnalités, du nombre d’utilisateurs, de la capacité de données et du niveau de support client. Le modèle de tarification le plus courant est un modèle basé sur un abonnement, où vous payez des frais mensuels ou annuels. Le coût de l’abonnement est souvent proportionnel au nombre d’utilisateurs et aux fonctionnalités avancées incluses dans le package.
Fonctionnalités
Les fonctionnalités avancées telles que les capacités d’intégration avec d’autres systèmes (SIRH, CRM), la fonctionnalité d’importation de données, l’automatisation des flux de travail ou la personnalisation sur mesure, sont généralement accompagnées d’un prix plus élevé. Il est essentiel d’identifier les fonctionnalités essentielles aux besoins de votre organisation pour prendre une décision éclairée.
Nombre d’utilisateurs
La plupart des fournisseurs ajustent le prix en fonction du nombre d’utilisateurs. Une petite organisation avec quelques membres du personnel RH paiera probablement moins qu’une grande entreprise dotée d’un département RH complet.
Capacité de données
La capacité de stockage des données est un autre facteur qui peut affecter le coût. Si votre organisation a des besoins étendus en matière de données, vous devrez peut-être opter pour un plan plus cher offrant plus d’espace de stockage.
Tendances émergentes dans la génération de documents RH
Génération de documents améliorée par l’IA
L’intelligence artificielle (IA) a un impact significatif dans le domaine de la génération de documents RH. Les logiciels de génération de documents améliorés par l’IA utilisent des algorithmes d’apprentissage automatique pour analyser les tendances, apprendre des données passées et prédire les tendances futures.
Cela se traduit par la création de documents RH plus précis et personnalisés. L’IA peut automatiser l’ensemble du processus de création de documents, de l’extraction des données pertinentes à la génération du document final.
Elle peut également éliminer les erreurs humaines, effectuer des mises à jour en temps réel et optimiser les flux de travail, ce qui augmente la productivité et l’efficacité.
Génération de documents mobiles
La génération de documents mobiles est une autre tendance émergente dans la technologie RH. La montée du travail à distance et le besoin d’accessibilité en déplacement ont rendu les logiciels de génération de documents RH compatibles avec les appareils mobiles indispensables.
Ce logiciel permet aux professionnels des RH de créer, d’accéder et de gérer des documents RH depuis leurs appareils mobiles. Que ce soit pour mettre à jour un contrat d’employé ou examiner une évaluation de performance, la génération de documents mobiles permet au personnel des RH d’effectuer leurs tâches à tout moment et n’importe où, améliorant ainsi la flexibilité et la réactivité.
Intégration de la signature électronique
L’intégration de la signature électronique révolutionne la manière dont les documents RH sont signés et approuvés. Désormais, les documents peuvent être envoyés, signés et retournés numériquement, éliminant ainsi le besoin de signatures physiques et de papier.
Cela permet non seulement d’accélérer le processus d’approbation, mais garantit également une plus grande sécurité et une conformité juridique. De plus, l’intégration de la signature électronique ouvre la voie à un flux de travail RH entièrement sans papier, ce qui en fait également un choix respectueux de l’environnement.
Pourquoi choisir un générateur de documents RH via PeopleSpheres ?
Chez PeopleSpheres, nous comprenons que chaque organisation a des besoins uniques. Nous offrons le pouvoir du choix une vaste gamme d’options de logiciels générateurs de documents RH, vous permettant de choisir celui qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.
De plus, nous garantissons la maintenance de l’intégration avec vos systèmes RH existants, assurant une connectivité transparente et des opérations sans problème en continu. Notre engagement indéfectible ne s’arrête pas là.
Nous offrons un support unifié pour l’ensemble de votre écosystème RH, englobant tous vos outils technologiques RH pour faciliter une gestion des RH efficace, intégrée et rationalisée. Avec PeopleSpheres, vous n’achetez pas seulement une solution logicielle ; vous investissez dans une stratégie RH globale qui amplifie l’efficacité, la conformité et la croissance.
« PeopleSpheres a été opérationnel dès sa mise en place et les collaborateurs l’ont très vite adopté. C’est un logiciel SIRH facile à s’approprier et qui simplifie le quotidien de l’ensemble des collaborateurs. »
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Qu’est ce qu’un générateur de documents ?
+Le module Générateur de document RH est un logiciel de préparation et de suivi de vos documents et procédures RH. Ce logiciel RH respecte les dispositions légales pour générer des documents conformes à la réglementation. Le module Générateur de document RH participe à la transformation digitale de la fonction RH. Cet outil facilite la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités de notre logiciel de générateur de document RH ?
Préparez et suivez vos procédures RH
Contrat de travail, rupture des relations contractuelles, bulletins de paie etc. Le module Générateur de documents RH, assure une préparation en amont et un suivi des procédures RH. Lors de l’intégration d’un nouveau talent, le module génère automatique un contrat de travail afin de vous faire gagner du temps.
Tenez compte des dispositions légales et conventionnelles applicables
Le module Générateur de documents RH tient compte des dispositions légales applicables à chaque document.
Connectez votre module au socle
Le socle SIRH assure d’interconnecter votre module génération de documents RH et avec les autres modules. Ainsi, il vous permet à l’aide du centre de notifications, d’être toujours informé lors d’actualités ou d’évènements. Les informations des collaborateurs sont automatiquement disponibles pour générer vos contrats
Profitez du calendrier pour ne louper aucune étape
Le module génération de documents RH dispose d’un calendrier interactif qui vous aide à planifier vos évènements.
Estimez automatiquement les risques et les coûts
Le module générateur de documents RH, automatise les estimations des risques. Vous pouvez grâce au socle SIRH créer des tableaux de bord personnalisés pour suivre votre échéancier. Vous recevez au fur et à mesure des notifications provenant du socle SIRH afin d’accélérer vos processus.
Possibilité de demander une assistance juridique
Le module générateur de documents RH, vous permet de demander lorsque vous le souhaitez une assistance juridique afin de vous accompagner pendant votre processus ressources humaines.
Logiciel de générateur de document RH : avantages et bénéfices
Pour l'administrateur
- Ne vous souciez plus des règlementations
Le module générateur de documents RH permet au service RH de générer des contrats en assurant le respect des réglementations.
- Pilotez vos ressources RH : grâce à la plateforme vous pouvez piloter toutes vos ressources RH. Le socle SIRH connecte les modules en vous assurant une flexibilité
Vous pourrez enfin utiliser un logiciel qui s’adapte totalement aux besoins de votre entreprise, quelle que soit sa taille.
- Une rationalisation des coûts
Sans surprise, la dématérialisation des documents RH vous permettra de contrôler et de réduire vos coûts de déplacement, stockage ou d’impression.
- Des données juridiques complètes et actualisées
Le module prend en compte les nouveautés juridiques pour vous proposer des documents qui sont conformes.
- Une plus grande sécurité juridique
Les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique pour vous assurer la sécurisation des données. De plus, vous pouvez rester tranquille : les documents respectent la législation.
Pour le manager
- Gérer vos procédures simplement
Le module simplifie automatiquement toutes vos processus RH, qu’ils soient liés aux recrutements, à la gestion de la paie ou même à la GPEC. La performance du service des ressources humaines est ainsi optimisée.
- Vous améliorez l’expérience collaborateur ou client
Avec cette solution vous vous différenciez en offrant une solution adaptée aux besoins de chacun. Vous pourrez améliorer la satisfaction client et répondrez aux besoins de vos clients en générant des documents très rapidement.
Pour le collaborateur
- Gagnez du temps
Le module vous assure un gain de temps en réduisant la durée des processus RH. Générer des documents n’aura jamais été aussi simple !
- Une plateforme accessible partout et tout le temps
Le module est utilisable et accessible en tous lieux, à tout moment et sur tous types d’outils RH. Soyez-assuré(e) de gérer vos documents très rapidement.
Logiciel de générateur de document RH : en savoir plus
Choisir un logiciel de générateur de document RH
Notre générateur de documents vous permet de rester conformes aux différentes réglementations en vigueurs concernant les ressources humaines. Notre module se met automatiquement à jour en ce qui concerne ces réglementations, ainsi, vous n’avez plus à vous en soucier et vous êtes juridiquement protégés. Gagnez également du temps en évitant les ressaisies. Notre module s’occupe de cette tâche fastidieuse qui peut générer des erreurs. Enfin, notre générateur de document RH vous permet de centraliser tous vos documents et procédures RH en cours au même endroit. Suivez ainsi l’avancement de vos procédures RH en temps réel.
Estimez également les risques et les délais nécessaires pour chacune des procédures grâce à un calendrier dynamique. Vous modifiez ce calendrier ? Les documents qui y sont joint se modifient également !
Notre générateur de document peut vous générer des documents pour toutes vos procédures RH. De l’embauche en passant par la rupture de contrat, les accords d’entreprises ou encore les élections et gestion des IRP, tous les documents nécessaires peuvent être générés. Le logiciel de générateur de document RH entraîne une simplification de l’ensemble des tâches administratives optimisant ainsi la performance RH. Cet outil de gestion RH fait partie intégrante de la politique RH des entreprises.