Comment améliorer l’administration du personnel dans votre entreprise ?

L’administration du personnel recouvre un ensemble d’activités essentielles à la vie de l’entreprise comme la gestion des salariés, les événements liés aux absences ou encore les modifications de contrat. Comment améliorer cette gestion en entreprise ? Quelles solutions existent-t-il pour aider les RH dans ce sens ?

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Qu’est-ce l’administration du personnel ?

L’administration du personnel en détail

L’administration du personnel gère activement la relation entre l’entreprise et ses employés.

Cela comprend la plupart des tâches administratives et de routine en lien avec le personnel, à son recrutement, aux éventuels licenciements et démissions ainsi qu’à la gestion et le traitement des salaires.

Toutes ces tâches doivent être traitées et supervisées en accord avec les dispositions légales en vigueur, avec les conventions collectives et les accords d’entreprise.

En règle générale, ce sont les services des ressources humaines qui assurent la gestion administrative du personnel. Le service comptabilité ou financier s’ajoute parfois pour ce qui est de la gestion de la paie.

Si l’on doit résumer les différents aspects de l’administration du personnel, on peut citer les points suivants :

• Gestion des tâches administratives, légales et obligatoires ;
• Gestion de la dimension stratégique de la gestion administrative du personnel : l’objectif est de créer de la valeur pour chaque collaborateur ;
• Gestion de la relation sociale entre l’entreprise et les salariés en fonction du contexte économique de la société.

L’objectif premier de l’administration du personnel est de s’occuper de toutes les données du personnel et de les mettre à jour régulièrement afin de faciliter une communication fluide et saine en interne.

En s’acquittant de toutes ces tâches, l’administration du personnel participe activement à la réalisation de l’objectif de son service, à savoir modéliser un bon cadre de travail et satisfaire les besoins de chacun en entreprise.

Si les employés et collaborateurs sont heureux, ils travaillent automatiquement mieux et de manière plus productive et créative. Ils sont aussi moins malades, ce qui réduit le taux d’absentéisme et contribuent à véhiculer une image positive de leur employeur à l’extérieur.

Voici un véritable travail d’expertise et d’analyse qui requiert une très bonne connaissance de la législation, mais aussi des ressources humaines et de la politique menée par l’entreprise.

Pour faire face à ces demandes constantes, les services RH utilisent généralement des logiciels RH dédiés pour gagner en temps et en efficacité

Les missions de l’administration du personnel

Les missions de l’administration du personnel se divisent en 2 catégories : les tâches d’un point de vue légal ou opérationnel d’une part et les tâches administratives en vue de la planification des décisions stratégiques d’autre part.

Les principales missions de l’administration du personnel sont les suivantes :

• Être à l’écoute des besoins des employés : traiter les informations et observer si des thèmes sont récurrents et en commun chez la majorité des salariés ;
• Créer des dossiers relatifs au personnel et les gérer ;
• Enregistrer les entrées et les sorties des collaborateurs, annoter les changements de postes, intégrer les promotions et primes, etc. ;
• Élaborer des contrats de travail ainsi que des documents pour les autres types d’accord : sous-location, contrat de prêt, etc. ;
• Traiter les demandes des salariés : demande de congé, demande de formation continue ;
• Traiter les absences et les retards ;
• Superviser le paiement des salaires ;
• Avoir un regard sur la durée de travail de chacun.

Quels enjeux pour l’administration du personnel ?

L’admiration ou la gestion du personnel ne se réduit pas à l’accomplissement des formalités administratives, elle répond aussi à des enjeux remarquables.

Un enjeu légal

L’administration du personnel veille à la bonne réalisation des obligations juridiques, administratives, fiscales et légales, car la non-conformité juridique et fiscale peut avoir un coût très élevé pour l’entreprise.

Entre les déclarations auprès des différents organismes, le respect des obligations en matière de durée de travail, de congés, de paie, la gestion du personnel, les tâches sont multiples et complexes, souvent chronophages.

Mais ce travail est la condition sine qua non pour éviter toute sanction financière, voire pénale en cas d’un éventuel contrôle.

Un enjeu social

Le respect des procédures et des droits, la réactivité de la gestion du personnel sur des sujets comme l’embauche, les mutations, la paie ou encore les promotions sont cruciaux pour les salariés et collaborateurs.

L’administration du personnel doit répondre à chaque interrogation des employés en la matière.

Sans réponse d’un gestionnaire du personnel ou des services RH pour ces questions, l’impact devient rapidement négatif avec de possibles contentieux, des départs et une dégradation de l’ambiance de travail et de l’engagement de chacun.

Un enjeu économique et stratégique

Enfin, l’administration du personnel a un enjeu économique et stratégique dans le sens où elle gère, fournit et conserve les données indispensables à l’entreprise pour certaines décisions : gestion des effectifs, taux d’absentéisme, masse salariale, etc.

Elle va également alimenter en données le bilan social de l’entreprise, ainsi que les tableaux de bord RH.

Quelles compétences avoir pour l’administration du personnel ?

• Une extrême rigueur : chaque erreur, oubli ou retard peut avoir des conséquences sur la vie de l’entreprise.
• Un sens éthique aigu : quand on manipule des données sensibles et personnelles, il faut faire montre de confidentialité et de respect des uns et des autres ;
• Des compétences techniques : les lois et règlements ne cessent d’évoluer, il est essentiel de rester en alerte et de s’adapter en fonction ;
• Une capacité de proposition et d’anticipation : avec une bonne connaissance de l’entreprise, le gestionnaire du personnel anticipe les changements, réagit rapidement si nécessaire.

Le SIRH pour gérer toute votre administration du personnel

Même si la gestion du personnel est possible à partir d’outils classiques comme un tableau Excel, les tâches sont tellement multiples, chronophages et parfois rébarbatives qu’il peut être intéressant de se tourner vers un logiciel qui va automatiser certaines tâches.

Ainsi, le gestionnaire du personnel gagne en temps, en énergie et surtout en patience.

De nos jours, plusieurs outils modulables et performants permettent d’optimiser la gestion des tâches, à l’image des logiciels de gestion administrative du personnel.

Mais à l’ère de la digitalisation des services RH, un outil extrêmement puissant permet de faciliter la gestion globale et de décharger les responsables RH : le logiciel SIRH.

Pourquoi utiliser le SIRH pour l’administration du personnel ?

• Un gain de temps pour les RH : l’automatisation des tâches et la centralisation des données sont deux fonctionnalités utiles et pratiques. De plus, l’aspect collaboratif permet au salarié d’accéder à son espace personnel régulièrement mis à jour sans solliciter nécessairement le service RH.
• Une transparence sur le processus administratif : grâce à cet outil collaboratif qu’est le logiciel SIRH, chacun est responsabilisé et gère certains aspects de sa vie en entreprise comme les demandes de congés ou encore le remboursement des notes de frais.
• Une transmission des informations entre services plus claire : tous les processus sont accessibles et réunis sur un seul logiciel (comptabilité, ressources humaines équipes techniques, etc.)
• Le suivi RH personnalisé : le paramétrage des tableaux de bord RH offre une vue d’ensemble ou personnalisée des données de chacun.
• Une vision stratégique : la centralisation des données et l’optimisation des processus RH améliorent nettement la performance de l’entreprise et profitent à la qualité de vie au travail de tous les collaborateurs.
• L’assurance du respect des réglementations : entre les dernières lois sur le RGPD ou encore la législation sur le prélèvement à la source, le SIRH prend automatiquement ces changements et les intègre dans l’élaboration des contrats et documents.

Gestion des ressources humaines et administration du personnel : quelles distinctions ?

On confond souvent la gestion des ressources humaines et l’administration du personnel.

Pourtant, ces deux entités ne renvoient pas aux mêmes actions.

L’administration du personnel concerne la gestion courante du personnel en se reposant sur un corpus juridique. Elle comprend ainsi les tâches administratives nécessaires à la gestion des ressources humaines : traitement du recrutement, suivi des mouvements du personnel, paiement des salaires, rupture de contrat ; etc.

La gestion des RH concerne davantage la mise en place des méthodes relationnelles afin de favoriser l’écoute et la communication en entreprise.

Ainsi, améliorer le bien-être en entreprise et booster la productivité de l’entreprise font partie de ses prérogatives.

Indispensable au fonctionnement de l’entreprise, l’administration du personnel reste la base de la gestion des ressources humaines. Si la gestion du personnel est un moyen, la gestion des RH en est la finalité.

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