Afin de valoriser les aspirations individuelles des collaborateurs, les entreprises s’équipent aujourd’hui d’un portail RH. Cet outil permet à chacun d’entrer dans une gestion active de sa carrière.
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Qu’est-ce qu’un portail RH ?
Le portail RH : définition
Le portail RH est une composante du SIRH, une plateforme par laquelle chaque salarié et chaque collaborateur peut accéder à des renseignements personnels et professionnels.
Le portail RH est concrètement une plateforme Web qui met à disposition de nombreuses fonctionnalités, ainsi que des indicateurs et un moyen facile de lire des données RH.
La mise en place d’un portail RH répond notamment à des besoins en matière de communication au sein de l’entreprise. Cette dernière peut, par exemple, ouvrir un espace de discussion où chaque collaborateur s’exprime librement et interagit à propos des processus en cours.
Le portail RH contribue non seulement à la diffusion et à l’entretien de la marque employeur, mais aussi à la valorisation du parcours professionnel et de la contribution de chacun au développement de l’entreprise.
Les fonctionnalités d’un portail RH
Pouvant intégrer aussi bien des sites Web que des réseaux sociaux ou des portails métiers, le portail RH est un puissant outil collaboratif.
Il est important de remarquer que les différentes fonctionnalités d’un portail RH ainsi que la gestion des données sont uniquement accessibles de manière sécurisée par les différents acteurs par le biais d’un système de droit d’accès.
Ainsi, un collaborateur aura accès seulement à son profil, et le manager aura une vision des membres de son équipe. Le service RH, quant à lui, pourra consulter et gérer les dossiers de tous les collaborateurs de l’entreprise.
De manière transversale, si un salarié fait une demande de congé, le manager pourra la valider et le service RH traitera la demande de manière fluide. À chaque opération, les personnes concernées reçoivent des notifications ou des demandes de validation, voire les deux selon les paramètres du portail RH.
Tous les processus RH sont accessibles en quelques clics sur une seule et même plateforme Web.
On retrouve notamment des fonctionnalités comme :
- La gestion des absences,
- Les demandes de formation,
- La gestion administrative du personnel (note de frais, informations bancaires, etc.),
- Les offres d’emploi en interne (avec possibilité de déposer un CV).
Enfin, via le portail RH, les managers peuvent prendre en charge :
- La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GEPP) ;
- La gestion des plannings ;
- La situation des présences et absences des équipes ;
- Les formations.
Le portail RH : un outil pour l’ensemble de l’entreprise
Décider de mettre en place un portail RH au sein de l’entreprise apporte de nombreux avantages aussi bien à l’entreprise, aux managers qu’aux collaborateurs.
Les bénéfices pour le service RH
En ce qui concerne le service RH, la mise en œuvre d’un portail RH lui permet de se focaliser à nouveau sur des actions à valeur ajoutée plus marquée et d’améliorer la gestion des ressources humaines. Comment ? Grâce au transfert des tâches RH vers les managers et aussi grâce à la responsabilisation des salariés qui deviennent acteurs de la gestion de leurs propres données.
Pour la direction RH, c’est l’opportunité de disposer des informations nécessaires de manière totalement centralisée et accessible en temps réel.
De plus, le portail RH permet d’apporter un éclairage global sur les différents indicateurs RH : recrutement, suivi des entretiens individuels annuels, soft skills, etc.
Le service RH peut ainsi, avec le portail RH, accéder à un pilotage optimisé du suivi des collaborateurs de l’entreprise. Il peut également comprendre leurs besoins et s’assurer de leur satisfaction au travail.
C’est aussi un formidable outil qui ouvre la voie vers davantage d’échanges et de dialogues au sein de l’entreprise afin de réorganiser les processus de l’entreprise.
Les bénéfices pour les collaborateurs
Le portail RH est un atout avéré pour les collaborateurs dans le sens où ils vont devenir acteurs des processus RH.
Ils vont pouvoir effectuer diverses opérations d’administration en accédant à un espace personnel sécurisé à partir duquel ils gèrent leurs données personnelles et professionnelles ainsi que leurs demandes RH.
Concrètement, chaque collaborateur saisit lui-même ses mises à jour, ses demandes de formation, et fait ses demandes de congé en totale autonomie sans que le service RH intervienne ou son manager.
Les collaborateurs ont de multiples possibilités avec la mise en place d’un portail RH :
- Consulter le solde de leurs congés ;
- Télécharger leurs fiches de paie ;
- Télécharger des documents internes de l’entreprise (règlement intérieur, convention collective, annuaire des salariés, organigramme de l’entreprise, etc.) ;
- Gérer leur carrière de manière active (consultation de leur historique, inscription à des sessions de formation, faire des demandes d’absence, préparer un entretien annuel).
Cet outil en ligne renforce indéniablement l’engagement des collaborateurs dans les processus RH qui les concernent. Cela facilite les discussions avec leur hiérarchie.
Les bénéfices pour les managers
Enfin, pour les managers, le portail RH améliore sensiblement le suivi de tous les collaborateurs. Tous les renseignements de chacun sont centralisés et facilement accessibles en quelques clics. Cela permet de rendre la gestion des équipes plus fluide et plus confortable.
Les managers peuvent à loisir consulter les dossiers collaborateurs de leur équipe, et gérer les absences, les formations (et leur suivi) ou encore peuvent prendre connaissance des entretiens individuels.
Plusieurs indicateurs sont à la disposition des managers via le portail RH :
- Nombre de jours travaillés ;
- Besoins de formation ;
- Formations effectuées ;
- Rémunération (échelon, saisie des primes, bonus, etc.) ;
Un système de notification par mail ou par SMS informe les managers des échéances importantes comme les fins de contrat, les anniversaires, les dates des entretiens annuels.
Avec un tel outil, les managers gagnent en souplesse dans leur gestion et le suivi de leurs collaborateurs.
Les bénéfices pour la direction
Pour la direction, le portail RH est une solution qui fournit des avantages pratiques et visibles très rapidement, à court comme à moyen et long terme.
Un gain de temps et des risques minimisés
Avec le portail RH, il est possible de centraliser des activités et des processus chronophages. Toutes ces missions à accomplir sont potentiellement source d’erreurs, surtout quand les données RH sont envoyées par mail puis saisies dans des fichiers comme un tableur Excel.
Avec le portail RH, cette lourdeur administrative disparait. Toutes les tâches sont automatisées : temps de travail, absences, activités, présences, etc.
Une amélioration de la productivité
La direction de l’entreprise apprécie le portail RH dans le sens où la mise en place de cet outil simplifie les tâches récurrentes en les automatisant.
Dès lors, managers, responsables d’équipes et dirigeants peuvent se focaliser sur leur activité et investir le temps gagné sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Il devient aussi facile de suivre les opportunités et nouvelles pratiques RH sur le marché.
L’entreprise devient écoresponsable
En plus des avantages liés à l’automatisation et à la simplification des tâches récurrentes, l’utilisation d’un portail RH offre une totale dématérialisation. Cela permet une diminution drastique des déchets liés à la consommation en papier et encre.
Les TPE, PME et ETI ont pris le chemin de la digitalisation et les services RH entrent aujourd’hui dans cette logique d’écoresponsabilité en entreprise.
Une sécurisation des données
Pour l’entreprise et la direction en particulier, le portail RH offre une meilleure sécurisation des données grâce à un système d’accès à l’information par secteur. Les données RH gagnent alors en pertinence et en personnalisation et leur traitement s’avère plus rapide, donc moins de temps de perdu finalement pour toute l’entreprise.
L’entreprise peut aussi faire le choix d’intégrer un système de vidéosurveillance pour décourager toute personne étrangère à l’entreprise de s’introduire et perturber le travail des employés.
En somme, le portail RH fidélise les collaborateurs en améliorant leur expérience utilisateur et en boostant leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. C’est un réel avantage pour le processus de recrutement en dopant la marque employeur de l’entreprise auprès des candidats et des futurs talents.
