Outil à la fois organisationnel et informatif utilisé en entreprise, l’organigramme permet de décrire et de déterminer les différents liens hiérarchiques, fonctionnels et organisationnels entre les différents métiers d’une même structure.
C’est une sorte de photographie de la structure des relations dans l’entreprise à un moment T.
Mais comment créer un organigramme ? Quelles sont les différentes formes ?
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Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?
Qui doit créer l’organigramme de l’entreprise ?
En règle générale, en ce qui concerne les grandes structures comme les centres hospitaliers ou le Conseil général par exemple, l’organigramme est élaboré par l’équipe DRH (Direction des Ressources Humaines).
Ce travail s’effectue en coordination avec le service Communication le cas échéant.
Dans une entreprise de moindre importance, c’est habituellement le directeur qui s’occupe de cette tâche.
Il faut s’adapter à la structure de l’entreprise pour réussir son organigramme.
Pour quelles raisons faire un organigramme d’entreprise ?
Outil principalement de communication et d’information, il s’adresse à tous les employés, salariés et collaborateurs d’une entreprise pour faciliter la compréhension des relations et liens existants au sein de la société.
Concrètement, les raisons de créer un organigramme différent selon le public auquel il s’adresse :
- Pour le personnel de l’entreprise : c’est une occasion de se situer, de savoir l’activité de telle personne, de comprendre l’interdépendance des uns et des autres et, in fine, d’améliorer ainsi son efficacité au travail.
- Pour la direction générale: c’est un moyen d’analyser les relations entre les salariés et collaborateurs, et le cas, de faire apparaître les éventuels dysfonctionnements qui devraient amener à des changements organisationnels.
- Pour les partenaires et les usagers occasionnels de l’entreprise : voici un moyen efficace et direct d’identifier les différents services d’une entreprise, de pouvoir les situer afin de pouvoir s’adresser au service le plus adéquat le cas échéant.
Si l’on résume, la réalisation d’un organigramme s’avère utile pour 2 raisons majeures.
D’un côté, il vous renseigne sur les caractéristiques de chaque service (nom du service, nom du responsable, éventuellement numéro de tel pour le joindre, etc.).
D’un autre côté, cela offre une totale transparence sur le fonctionnement et les relations hiérarchiques qui existent dans l’entreprise.
L’organigramme d’entreprise remplit ainsi plusieurs objectifs :
- Comprendre le fonctionnement de ses collègues ou de ses interlocuteurs plus généralement, ainsi que leur rôle dans l’entreprise et les rapports de subordination qui en découlent. Dès lors, chacun connaît sa place dans l’entreprise, il n’a plus aucune ambiguïté sur la hiérarchie. L’organigramme d’entreprise devient une véritable cartographie pour doper l’efficacité.
- Analyser les éventuels dysfonctionnements pour corriger les problèmes organisationnelles.
- Faciliter l’optimisation de l’organisation en entreprise en (re) définissant les tâches de chacun. En conséquence, cela amène à une baisse du coût de la masse salariale.
Voici un document qui demande à être mis à jour régulièrement, que ce soit lors d’une création d’emploi, de l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou lors d’une mobilité en interne.
C’est un document précieux qui a de sens uniquement s’il est actualisé fréquemment.
Il s’adresse ainsi à tous les types de l’entreprise dès lors qu’une hiérarchie se dessine et devient un peu complexe.
Les différents types d’organigrammes d’entreprise
L’organigramme hiérarchique
Surement le modèle le plus courant dans la forme, l’organigramme hiérarchique présente l’entreprise en prenant uniquement en considération le poste et la hiérarchie de chacun dans la société.
Généralement, il commence avec le ou l’ensemble des directeurs à son sommet, puis se partage en divisions et départements.
Ensuite, dans chaque division, on peut répertorier :
- Les cadres supérieurs,
- Les cadres intermédiaires,
- Les managers,
- Les chefs d’équipes ou de mission,
- Le personnel
- Les subordonnés.
Ce schéma, que l’on retrouve souvent verticalement, ressemble souvent à une pyramide.
Ainsi, tous les éléments ayant le même statut ou le même niveau hiérarchique sont alignés sur une même ligne horizontale tandis que la ligne verticale indique le rapport de subordination en sachant que le plus haut gradé se situe au sommet de la pyramide.
Très simple à comprendre, l’organigramme d’entreprise hiérarchique existe à plusieurs niveaux dans la chaine de commandement d’une entreprise.
Chacun sait auprès de qui il doit rapporter.
Néanmoins, cette forme d’organigramme connaît quelques faiblesses, surtout en ces temps où l’organisation et le management en entreprise sont en pleine mutation, où l’on imagine davantage la transmission du savoir technique de manière transversale et collaborative et moins verticale.
Ce type d’organigramme peut laisser apparaître des faiblesses d’organisation comme un manque de coordination ou de circulation de l’information.
L’organigramme fonctionnel
L’organigramme fonctionnel se découpe en indiquant les gestionnaires et les tâches qu’ils accomplissent.
Habituellement, un organigramme comprend un dirigeant ou un président, les vice-présidents, les administrateurs et les gestionnaires d’une entreprise.
Les entreprises qui utilisent ce type d’organigramme fractionnent cette infographie en zone comme la comptabilité, la finance, la commercialisation, le développement, etc.
Ce genre de schéma convient davantage à une grande structure qu’aux petites entreprises.
Dans la structure fonctionnelle, aussi appelée structure en U, on retrouve la spécialisation de chaque responsable selon sa compétence première.
L’avantage d’utiliser ce genre d’organigramme est de proposer clairement une lisibilité sur la diversité des spécialités et secteurs d’activité d’une entreprise. À terme, cela mène à une meilleure qualité d’exécution des tâches, quelles qu’elles soient.
L’inconvénient majeur de l’organigramme fonctionnel est le risque de conflits et de dilution des pouvoirs.
L’organigramme divisionnel
Ce type d’organigramme convient davantage aux entreprises qui œuvrent dans plusieurs domaines d’activité, ainsi que sur des marchés divers (national et international par exemple).
Si votre entreprise est structurée par lignes de produits ou par région géographique alors l’organigramme divisionnel est idéal.
En effet, comme chaque élément est indépendant des autres, ce type de schéma permet de l’illustrer à la perfection.
Le schéma divisionnel détaille les différents départements de chaque secteur (RH, marketing, comptabilité, etc.) et les personnes ou postes au sein de l’entreprise.
Utiliser un organigramme divisionnel permet de gagner en autonomie de décision, mais aussi d’acquérir une culture commune d’un produit au sein d’une même division.
La mesure de la performance est immédiatement lisible.
En revanche, il est difficile d’instaurer une vraie culture d’entreprise.
L’organigramme matriciel
Idéal pour les entreprises composées d’équipes ou qui possèdent plus d’un responsable à leur tête, comme cela est le cas dans la rédaction d’un journal par exemple où un journaliste se charge du bulletin météo tandis qu’un autre gère les infos financières et encore un autre des nouvelles locales.
Un schéma matriciel permet de gérer et d’organiser les activités ou les projets au sein d’une entreprise en croisant notamment les spécialisations.
C’est aussi une solution performante pour les entreprises internationalisées qui leur permet ainsi d’avoir une vision à la fois globale et locale de leur activité.
Utiliser cet organigramme-ci permet de développer des activités novatrices en bénéficiant d’une coordination optimale entre les divers services.
Enfin, il faut savoir qu’il n’y a aucune obligation légale à établir un organigramme au sein d’une entreprise.
C’est seulement un document pratique qui s’avère recommandé, mais nullement obligatoire.
Conseils pour créer et mettre en place un organigramme d’entreprise
Plusieurs outils existent pour créer votre propre organigramme en fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins :
- Avec PowerPoint: l’outil de présentation basique propose une solution clés en main grâce à la fonction SmartArt qui vous laisse le choix des formes et du modèle d’organigramme.
- Avec Canva : ce site, utilisé avec un éditeur d’images, vous permettra de créer un visuel de l’organigramme avec différents modèles qui vous seront proposés.
- Avec Word: même si ce n’est pas la manière la plus simple, Word propose également SmartArt avec différents modèles d’organigrammes, des formes variées et la possibilité d’ajouter une boite de dialogue.
- Avec Excel: depuis l’outil Visio, c’est l’outil de création d’organigrammes grâce à la technique du glisser-déposer vous permettant de vous connecter à différents fichiers Excel ou Active Directory.
- Avec un logiciel d’organigramme qui vous permettra en quelques clics de concevoir un organigramme automatiquement
En guise d’exemple, le module organigramme de PeopleSpheres récupère automatiquement les informations de vos collaborateurs sur le socle RH afin de créer automatiquement un organigramme d’entreprise. Il vous permet aussi d’archiver l’évolution de votre organisation afin d’avoir accès à l’évolution de la hiérarchie . Il est aussi tout à fait personnalisable afin de s’adapter au mieux aux besoins de votre entreprise :
Enfin, pour vous assurer une lisibilité optimale de votre organigramme, n’oubliez pas de :
- Définir de bonnes dimensions, quitte à créer plusieurs schémas au lieu d’un seul.
- Utiliser des couleurs et des formes de manière uniforme pour gagner en homogénéité et lisibilité et, par conséquent, en compréhension.
- Ajouter des informations utiles, de détailler les coordonnées ou la position de chaque membre du personnel par exemple.
- Faire attention à l’espacement et à positionner vos cases à la même distance les uns des autres. Vous gagnerez une fois encore en lisibilité.
L’organigramme d’entreprise ne vous permet pas uniquement de représenter vos structures organisationnelles. En effet, vous pouvez également établir un organigramme des tâches au sein de votre entreprise, cette mise en forme vous permettra de mieux contrôler l’élaboration de ces dernières.
PeopleSpheres vous propose un module Organigramme qui vous accompagnera dans la création de ce dernier en respectant les différentes étapes et critères nécessaires. Le Socle RH PeopleSpheres répond à des besoins précis : vous pourrez réaliser un certain nombre d’actions telles que l’exportation / importation de données et vous pourrez communiquer votre organigramme en quelques clics à vos équipes !
