Tout savoir sur le socle RH

Aujourd’hui, toutes les entreprises ont besoin de logiciels pour la gestion des ressources humaines. Effectivement, il est primordial de rassembler de nombreuses informations concernant les salariés de la société : paie, recrutements, sorties de collaborateurs, masse salariale, formations, contrats de travail, temps de travail, informations personnelles…

Auparavant, toutes ces informations étaient stockées sur différents logiciels. Néanmoins, avec ce système, il était difficile d’avoir une vision globale des ressources humaines de l’entreprise. La gestion administrative se complexifiant, les services RH perdaient du temps à chercher l’information.

Les croissances externes et l’internationalisation des entreprises ont poussé les créateurs de logiciels RH à mettre en place la réunification des données collaborateurs dans un seul logiciel via un socle RH unifié.

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Qu’est-ce que le socle RH ?

Le socle RH d’une entreprise est une méthode qui permet la centralisation de toutes les informations administratives et de gestion du personnel de celle-ci : informations liées aux salariés, gestion des talents, informations légales, gestion de la rémunérations, des compétences, communication interne etc. Ce socle a bouleversé l’organisation de la fonction RH et ce notamment pour les entreprises présentes à l’international, en quête de connectivité. 

La digitalisation du secteur ainsi que l’automatisation des tâches ont permis la création de logiciels SIRH. Ces SIRH ont pour but de rassembler toutes les données utiles aux ressources humaines afin d’avoir un système d’informations unique, automatisé et centralisé. C’est ce que l’on appelle le socle RH.

Le socle RH centralise l’information

C’est un fait, l’organisation du travail a évoluée. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises s’organisent autours de missions ou de projets. Les collaborateurs ne sont plus rattachés à un seul département, ils sont polyvalents. De plus, ils sont mobiles.

Par ailleurs, les tendances tendent à montrer que les entreprises externalisent de plus en plus en passant notamment par des freelances, des intérimaires ou des petites entreprises spécialisées pour effectuer des missions précises.

Ces changements, bien que stratégiques, augmentent la charge de travail des responsables des ressources humaines et de leurs équipes. Mais c’est également là que peut intervenir le socle RH. Effectivement, le socle RH permet à chaque équipe RH des différents bureaux, locaux, agences ou encore filiales de retrouver une même information sur un seul et même logiciel. Une solution à très forte valeur ajoutée qui permet un gain considerable pour le service de ressource humaine et sa gestion administrative du personnel. 

Le socle RH permet d’aller encore plus loin dans la recherche puisque grâce à ce dernier, une équipe RH sera capable de sortir un résultat en correspondance avec la localité de la recherche. Cela intéressera plus particulièrement les entreprises présentes à l’international, car les contrats, documents etc. seront automatiquement mis en conformité avec les lois du pays selon le type de modèle de socle RH utilisé. 

Deux types de modèles : top-down et bottom-up

Il existe donc deux types de modèles de socle RH. Selon les besoins et les stratégies définis par l’entreprise il sera plus judicieux d’utiliser le top-down ou le bottom-up. Mais quelles sont les différences entre ces deux modèles ?

Le Top-Down : Ce modèle se constitue d’un socle RH, alimenté via des processus communs, qui se déverse ensuite dans des logiciels SIRH dits “locaux”. Même si ce modèle peut être difficile à mettre en place car les entitées locales peuvent émettre des réserves quant à son déploiement directif, ce dernier est très efficace pour les entreprises à dimension internationale. En effet, le Top-Down permet de renforcer la marque employeur de l’entreprise à travers le monde. 

Le Bottom-Up : A l’inverse, ce modèle est constitué de processus locaux, via des SIRH locaux. Ce sont ces derniers qui alimentent le socle RH commun. Plus généralement déployé dans les structures à échelle nationale, le modèle Bottom-Up permet davantage de valoriser l’humain. Effectivement, il faut des équipes assidues et organisées pour alimenter le socle RH de manière à ce que ce dernier soit mis à jour régulièrement. 

Il n’y a pas de bons ou de mauvais modèles. C’est à l’entreprise de décider l’organisation qu’elle souhaite mettre en place au sein de ses ressources humaines. D’ailleurs, de nombreuses entreprises ont décidé de faire un mixte de ses deux modèles selon les filiales, pays, etc. Il est donc possible de dire qu’il existe un troisième modèle : l’hybride.   

Quels sont les avantages du Socle RH ?

Plus qu’une simple démarche, la mise en place d’un socle RH peut s’avérer être un atout stratégique pour l’entreprise et l’efficacité du management des ressources humaines. Voici les principaux avantages de la mise en place d’un socle RH unifié au sein d’une entreprise :

1. La localisation des données : Selon les pays, les obligations légales ne sont pas les mêmes. L’entreprise doit alors répondre de manière globale à certaines problématiques et parfois de manière plus locale pour d’autres. Le socle RH permet alors de faire le lien entre ces différentes problématiques. Le logiciel SIRH utilisé doit réunir toutes les informations dites “globales” tout en s’adaptant également aux questions locales telles que la réglementation ou les modes de travail.

2. Un meilleur suivi de carrière : Les collaborateurs d’une entreprise peuvent être amenés à avoir différents postes dans différentes entités de la société. Uniformiser l’information permet d’éviter les doublons et de mieux identifier les attentes et besoins des salariés durant leur carrière. Enfin, en prenant en compte la mobilité interne via le socle RH, le calcul de la masse salariale ne sera que plus précis voir exact. 

3. La sécurisation des flux de l’information : Avec un seul et même outil disponible pour tous, les risques de perte de l’information et même du piratage diminuent. Il y aura moins d’échanges non formels et qu’un seul canal de recherche de l’information. La cybersécurité ayant de plus en plus d’importance et d’impact, il est primordial d’y penser lors de ses stratégies RH. 

4. Un outil de reporting plus fiable : Grâce à l’uniformisation, à la localisation et à la centralisation des données les reportings se basent alors sur de la data plus fiable. Les indicateurs peuvent être d’ordre local ou global avec des suivis plus précis qu’auparavant. Ces tableaux de bord RH seront alors davantage étudiés pour de meilleures prévisions et prises de décisions au sein de l’entreprise. Le suivi d’indicateurs RH est devenu indispensable au service des ressources humaines pour évaluer la performance de vos campagnes de recrutements, des programmes de formation ou bien des collaborateurs en général. 

5. L’interconnexion des collaborateurs et le développement de la marque employeur : La mise en place d’un socle RH, notamment via un logiciel SIRH comme PeopleSpheres, permet aux collaborateurs de mieux s’identifier à  l’entreprise. Ils ne font plus simplement partie d’un bureau, d’une filiale, etc. mais d’une entitée entière et unique. Les employés qui disposent d’un socle RH seront plus productifs car l’accès à l’information sera plus rapide, les interactions seront plus fluides avec une meilleure collaboration entre les employés des différentes divisions et sites. Une plateforme collaborative favorisant l’engagement professionnel. Ainsi, le socle RH renforce votre marque employeur. Votre culture digitale qui favorise l’expérience collaborateur et la fluidité des échanges, rendra votre entreprise attractive non seulement aux yeux des nouveaux collaborateurs mais fidélisera vos salariés actuels. 

Comment bien mettre en place votre socle RH ?

La mise en place d’un socle RH est une décision stratégique prise par la direction des ressources humaines. L’implémentation du socle RH est une mission longue et demandant de la rigueur. Un autre enjeu s’ajoute, celui de la conduite du changement. N’importe quel changement en entreprise peut provoquer un certain degré de réticence auprès des employés. Mal défini, mis en place trop précipitamment, le socle RH ne sera plus avantageux. De plus, une désapprobation collective des employés face à un tel projet serait une catastrophe tant sur le plan financier que social de l’entreprise. Un projet SIRH doit donc etre préparé sérieusement à l’avance. Pour mettre en place  un socle RH il faut donc suivre un certain nombre de règles :

• Cadrer le projet : Le socle RH doit être défini de manière très précise grâce à l’écriture de spécification fonctionnelle qui déterminera les informations à faire apparaître, l’organisation de l’information ainsi que les droits des collaborateurs à la consultation ou à la modification du socle RH.

• Impliquer les acteurs : Il faut questionner les équipes locales, leur demander de faire des tests avec des retours pertinents Ce sont eux qui seront au coeur de l’action, leurs besoins sont primordiaux. Par ailleurs, il faut impliquer au maximum les collaborateurs pour qu’ils puissent rapidement intégrer l’idée de changement, comprendre les avantages et enjeux de celui-ci et, pour enfin, les “fidéliser”. 

• Contrôler et analyser la pertinence et la fiabilité des données à intégrer en permanence.

• S’assurer que la connexion entre le logiciel du socle RH et les logiciels locaux est faisable et fonctionnera correctement par la suite. L’implantation d’un socle RH peut paraitre onéreuse car les entreprise concernées y consacrent du temps. Toutes les entreprises n’ont pas la meme démarche. Certaines préfèrent se lancer directement dans la connection de tous ses logiciels RH tandis que d’autres préfèrent connecter progressivement et prioriser la connections de ses outils RH les plus utilisés. Le choix est libre. L’essentiel à retenir c’est qu’à n’importe quel moment, l’enterprise a la possibilité d’ajouter ou retirer des outils RH dans le socle. 

• Penser à l’expérience utilisateur : Comme pour un logiciel qui serait créé pour des clients, celui du socle RH doit être “user friendly”, intuitif et ergonomique. Le socle RH sera le portail RH des collaborateurs. Un espace collaboratif ou les employés doivent peuvent plus aisément se rattacher aux valeurs de l’entreprise. Une communication en temps réel, le dialogue social est renforcé. La conception d’un socle RH doit avoir pour vocation l’amélioration de la qualité de vie de vos employés ainsi que leur productivité. L’employé doit pouvoir facilement rentrer en contact avec un autre collaborateur, rechercher des informations et soumettre des formulaires automatiquement, etc. 

   

Sujet porteur, le socle RH s’impose comme étant le coeur des stratégies RH modernes. Dans un contexte de mondialisation, le socle RH permet facilement et rapidement de répondre à des questions d’ordres économiques, culturelles, juridique et réglementaires.

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Le socle RH de PeopleSpheres simplifie la gestion administration du personnel et la gestion RH dans son ensemble ; que ce soit pour la gestion du temps, la gestion de la paie, la gestion des carrières, la gestion des compétences, la gestion des congés et absences ou encore la GEPP (Gestion des emplois et des parcours professionnels). PeopleSpheres offre, au DRH et au service des ressources humaines, un outil permettant de piloter l’ensemble des processus RH depuis une plateforme unique. 

Notre logiciel RH permet à la fonction ressources humaines de simplifier la gestion des tâches administratives et de gagner en productivité. PeopleSpheres centralise et synchronique l’ensemble des données RH de vos différents outils RH au sein d’un portail RH. Chaque collaborateur peut effectuer de nombreuses actions depuis son profil employé unifié ; formuler une demande de formation, accéder à ses bulletins de paie et notes de frais, recevoir des alertes et notifications…

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