Le logiciel SIRH, ou système d’information des ressources humaines, est un outil très efficace qui aide à l’automatisation des processus de gestion des ressources humaines. Il sert aussi à fluidifier et à simplifier les tâches et les actions pour le recrutement, la formation professionnelle sans oublier la gestion des carrières.
Cette solution RH permet à l’entreprise de fonctionner et de répondre aux défis d’une gestion en période estivale ou saisonnière.
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Comprendre les défis de la gestion des ressources humaines en été
Pendant l’été, l’entreprise tourne parfois au ralenti.
Entre les recrutements saisonniers, les congés et absences des collaborateurs et la gestion des charges du travail temporaire, il n’est pas toujours facile de faire face aux challenges de cette période.
Voici les principaux défis RH saisonniers de la gestion des ressources humaines que les outils SIRH vont pouvoir relever.
La pénurie de main-d’œuvre
Durant l’été, le nombre de postes à pourvoir peut avoir un impact sur la productivité de l’entreprise.
À cause des départs en vacances ou des absences, il n’y a donc pas assez de personnes pour pourvoir tous les postes.
Cette réalité est à prendre très au sérieux par l’entreprise et la DRH en particulier.
Les leviers d’amélioration pour rester efficace et productif sont les suivants :
- Automatiser les tâches répétitives ;
- Proposer des formations aux collaborateurs afin qu’ils montent en compétence ;
- Identifier les savoir-faire qui sont sous-utilisés chez le collaborateur ;
- Proposer des outils d’automatisation (intelligence artificielle, robotisation, etc.)
En utilisant ces différents leviers, l’entreprise parvient à faire plus avec moins, tout en obtenant davantage d’engagements des collaborateurs et salariés, car ils gagneront en autonomie, en développement de compétences et en reconnaissance.
Lutter contre la fuite des talents
L’été est souvent la période où les contrats se terminent, notamment les contrats en CDD ou en Intérim.
Si des efforts pour le recrutement doivent rester une priorité, il faut veiller à la gestion des talents.
L’entreprise doit alors relever un challenge de taille pour éviter que le personnel de qualité s’en aille.
Sur le plan financier, il est possible d’offrir une augmentation des salaires en s’alignant sur le marché du travail et le taux d’inflation ou encore en proposant des avantages sociaux favorables (régime de retraite plus avantageux, congés payés supplémentaires).
Soigner l’image de marque en interne
L’été est l’occasion de faire attention à l’image de l’entreprise auprès des collaborateurs ou de mettre en place une politique qui vise à rassembler les salariés.
L’entreprise doit donc faire attention à sa culture d’entreprise, c’est-à-dire à la vision qu’ont les employés, les collaborateurs, mais aussi les clients et les partenaires.
Et cette culture de l’entreprise a un fort impact sur la satisfaction des collaborateurs.
Que ce soit à propos du mode de gestion administrative, les opportunités de développement professionnel, le suivi des carrières, la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, les systèmes de récompense ou encore une culture positive au travail, tous ces éléments favorisent la confiance, l’inclusion et la collaboration in fine.
Faire face au désengagement ou à la résistance au changement
L’été, c’est aussi la période où l’entreprise, en raison d’une activité moins soutenue, peut mettre en place une nouvelle organisation.
Certains collaborateurs vont se montrer réticents devant les évolutions organisationnelles ou refusent tout simplement d’accompagner les changements.
Alors que l’engagement est un facteur très recherché en entreprise, notamment dans une période de pénurie de main-d’œuvre, il est essentiel de retrouver la motivation des collaborateurs présents.
Comment ? Grâce à la culture d’entreprise et aux valeurs de l’entreprise.
Les ressources humaines et le dirigeant de l’entreprise doivent mettre à profit les talents de chacun pour que tout le monde se sente à nouveau fier de sa contribution au quotidien.
Cela peut se faire par le biais de la création d’un comité aux actions transversales ou encore par l’intermédiaire d’un groupe de travail.
Pour cela, les services des ressources humaines doivent interroger leurs employés pour identifier et comprendre leurs préoccupations et leurs motivations professionnelles.
Par le truchement des entretiens individuels, des entretiens annuels ou des feedbacks, il est possible de mieux cerner ce qui pousse les uns et les autres à s’engager dans la vie de l’entreprise.
Avec un logiciel SIRH adapté comme un logiciel SaaS, il est maintenant possible de prendre le pouls en temps réel de l’implication des collaborateurs dans leur travail.
Mettre l’accent sur la flexibilité au travail
Pendant l’été, mais aussi durant toute l’année dans une certaine mesure, il est important de mettre l’accent sur la flexibilité au travail.
La charge de travail n’est pas toujours la même que pendant tout le reste de l’année et certaines tâches peuvent être réalisées à distance.
En parallèle, certains salariés vont souhaiter peut-être profiter des congés de leur partenaire ou de celui de leurs enfants pour travailler chez eux.
La flexibilité au travail et la conciliation vie de famille et vie professionnelle sont devenues aujourd’hui des critères décisifs pour certains collaborateurs. Leurs attentes sont claires, c’est-à-dire qu’ils ne cherchent pas à savoir si le poste permet de la flexibilité, mais ils veulent connaître les vraies conditions à ce sujet.
L’entreprise doit faire preuve d’honnêteté et de clarté sur les avantages du poste flexible. C’est par ce moyen unique qu’elle va construire une équipe engagée et fidèle.
Aborder la transformation digitale
Appelée aussi transformation numérique ou digitalisation, l’entreprise voit ses processus et ses fonctionnements se digitaliser.
Avec l’arrivée de l’intelligence artificielle (IA), mais aussi des logiciels ATS (Applicant tracking system) et logiciels LMS (learning management system) et l’intégration des logiciels SIRH, des tâches comme le recrutement ou la formation à distance peuvent s’automatiser.
Ces outils RH permettent d’acquérir des données fiables et précises en temps réel, ce qui va aider à prendre les décisions les plus pertinentes.
Les logiciels SIRH notamment aident à quantifier certains comportements (absentéismes et heures supplémentaires par exemple), à mesurer la satisfaction des collaborateurs ou encore à identifier le taux de rétention.
Gérer les contrats des salariés saisonniers
Le contrat d’un salarié saisonnier est habituellement un contrat à durée déterminée ou CDD en raison de la nature de l’activité et surtout du caractère temporaire de l’emploi.
Le contrat saisonnier en été suit les mêmes règles et réglementations qu’un contrat CDD traditionnel. À l’exception de 2 points :
- La rupture conventionnelle n’existe pour aucun CDD, saisonnier ou non ;
- Aucune indemnité de précarité à la fin de son contrat (10 %).
Les informations d’un contrat de type CDD doivent contenir des éléments obligatoires comme :
- La durée minimale de l’activité ;
- La date de début et de fin du contrat ;
- La désignation du poste ;
- Le salaire ;
- La durée de période d’essai (maximum 1 jour/semaine de travail) ;
- La caisse de retraite ;
- Le nom de l’organisme de prévoyance.
Avec des outils SIRH, la création et la gestion d’un tel contrat se font très facilement.
La gestion de la rémunération des travailleurs saisonniers
Enfin, en été, l’entreprise emploie parfois des travailleurs saisonniers qui peuvent être mineurs ou majeurs en fonction de l’activité.
Ces emplois représentent, notamment pour les mineurs, un tremplin vers le monde du travail.
Il faut alors penser à la rémunération des travailleurs saisonniers :
- Travailleurs de moins 17 ans : perçoivent 80 % du SMIC horaire ;
- Les 17-18 ans : perçoivent 90 % du SMIC horaire ;
- Les + 18 ans : sont rémunérés sur la base du SMIC horaire.
Là encore, un logiciel SIRH simplifie la gestion de ce genre de rémunération, ce qui représente une optimisation de la gestion RH pour l’entreprise.
L’importance d’une plateforme SIRH complète pour une gestion RH efficace en été
Devenues de plus en plus populaires, les plateformes SIRH permettent aux entreprises de mieux gérer leurs collaborateurs, leur temps de travail effectif et d’automatiser certaines tâches administratives.
C’est aussi des outils qui fournissent le suivi et l’analyse de données RH, ce qui permet d’avoir un œil sur la performance et de réagir aux changements organisationnels et stratégiques le cas échéant.
La plateforme SIRH complète aide à la gestion du temps et des présences. On peut alors comptabiliser les heures de travail dans les feuilles de temps :
- Définir le type d’absences approuvées ;
- Créer des horaires et des feuilles de temps par catégorie de travailleurs ;
- Suivre le temps des collaborateurs ;
- Créer des rapports d’exception ;
- Créer des workflows d’approbation ou des rappels pour les demandes de congés.
La plateforme SIRH aide à la gestion de la paie avec l’intégration de modules de paie en interne et des systèmes de paie plus importants.
Le logiciel SIRH complet :
- Évite les erreurs de saisie de données ;
- Assure une prise en charge en plusieurs devises ;
- Donne accès aux collaborateurs aux fiches de paie et à leurs déclarations de revenus.
Toutes ces données convergent vers un socle RH unique, gage d’informations fiables.
Les avantages pour une entreprise d’utiliser une plateforme SIRH en été
Voici les principaux avantages d’une plateforme SIRH pour une entreprise en été (et pour toute l’année également) :
- Un processus basé sur le Web : la plateforme est accessible 24 h/24, 7 j/7, depuis n’importe où. Idéal quand on est en déplacement ou en vacances.
- Solution écologique, car c’est un « bureau sans papier » : toutes les données sont synchronisées, collaboratives et facilement partageables en ligne.
- Outil performant pour la mise en œuvre des réglementations en vigueur.
- Outil de contrôle d’accès et de sécurité.
- Une planification de la main-d’œuvre et la garantie d’un recrutement basé sur les compétences.
- Une analyse profonde du travail des collaborateurs : définition de la spécificité des tâches et description des tâches. Permet alors de déterminer s’il y a un besoin sur tel poste.
- Une définition des KPI et des objectifs : rappel automatique des données de performances de chacun.
- Notification automatique : horaires des entretiens individuels, anniversaire des collaborateurs, envoi d’une notification aux candidats potentiels, etc.
- Logiciel personnalisable : la plateforme SIRH élimine de nombreux travaux manuels en quelques clics (envoi de lettres, livraison automatique d’un courrier, etc.).
- Approbation automatique : il est parfois difficile d’avoir l’approbation de la direction ou de son manager sur les questions de recrutement, de formation professionnelle ou d’augmentation par exemple, surtout quand les interlocuteurs sont en congés d’été. La plateforme SIRH permet de donner son approbation facilement depuis n’importe où.
- E-learning: la plateforme SIRH permet de produire des plans de formation professionnelle pour le personnel, mais aussi de gérer les réservations des cours de formation, faire l’inventaire des compétences de chacun.
- E-recrutement : le logiciel SIRH complet gère les recrutements en créant un budget de main d’œuvre, en gérant l’offre d’emploi et la candidature en ligne, en avisant la direction ou le personnel des ressources humaines par mail ou SMS, en notifiant le candidat par email ou SMS, et en fournissant une évaluation d’entrevue.
