Core RH : comment choisir son logiciel ? Critères et étapes

Aujourd’hui, tous secteurs d’activités confondus, la donnée est précieuse. 60% des leaders RH considèrent d’ailleurs le manque de qualité de la donnée comme le frein principal à la création de valeur¹. Mais le traitement des données RH est souvent un processus long et répétitif. C’est pourquoi, afin de garantir la centralisation et l’harmonisation de leurs données, des entreprises de toutes tailles font le choix de se tourner vers une solution core RH, première brique de leur transformation digitale.

Cependant, avec la multiplication des outils sur le marché du SIRH, il peut être difficile de choisir une solution satisfaisante. Chaque éditeur présente son offre comme le meilleur logiciel SIRH du moment. Cet article vous aidera à déterminer les critères qui vous aideront à choisir LE core RH adapté à vos besoins spécifiques, puis à réussir sa mise en place.

Core RH : définition simple et enjeux

Qu’est-ce que le core RH ?

Bien plus qu’un simple référentiel, le core RH structure l’organisation de l’entreprise, automatise les processus RH du quotidien, alimente en temps réel les outils connectés (paie, GTA, formation, recrutement) et offre aux équipes une vision globale et unifiée pour piloter leur activité.

Concrètement, un nouveau salarié y est créé une seule fois. Son contrat est généré puis signé en ligne, son parcours d’onboarding se déclenche, son manager est prévenu et son profil employé arrive automatiquement dans la paie, la gestion des temps ou la formation, sans aucune ressaisie.

Le core RH regroupe :

• Données personnelles et administratives des collaborateurs (adresse, ancienneté, catégorie d’emploi, dossier administratif),
• Cycle de vie des collaborateurs (recrutement, onboarding, mobilité, formation, absences, offboarding),
• Contrats de travail, avenants, rémunérations, bulletins de paie (ou de paye),
• Référentiel des métiers et compétences, organigramme, structure hiérarchique et organisationnelle,
• Feuilles de temps, plannings, demandes de congés et absences,
• Politiques internes et avantages sociaux.

Le core RH contribue ainsi à l’optimisation du processus de gestion des ressources humaines. C’est le logiciel de gestion qui porte l’administration du personnel au quotidien, et sur lequel s’appuient ensuite la gestion de la paie, la gestion des temps ou la gestion de la formation.

 En quoi le Core RH se distingue d’un SIRH « classique » ? 

Traduit littéralement par “noyau RH”, le core RH est le cœur même du système d’information ressources humaines (SIRH).

Le terme SIRH désigne un logiciel large qui centralise et automatise les différentes opérations relatives aux ressources humaines. Il existe trois grandes architectures de SIRH :

• All in one : une solution unique, centralisée et cohérente, souvent proposée sous forme de suite HCM par les grands éditeurs.
• Best-of-Breed : un écosystème d’outils spécialisés, performant et flexible, mais complexe à piloter et à unifier (un logiciel de paie, un logiciel GTA, un outil de recrutement… chacun retenu comme le meilleur de sa catégorie).
• Composable : une approche modulaire et évolutive, qui combine liberté de choix et centralisation des données.

Le SIRH composable est celui dans lequel intervient le core RH, et où il prend toute sa valeur. En effet, la centralisation se fait autour du core RH. Il représente le socle de base qui stocke les données et alimente les outils et modules RH connectés.

Le core RH est ainsi un module central intégré au logiciel plus global, qu’est le SIRH. Il élimine les doublons et garantit la cohérence des données. C’est ce qui caractérise un SIRH moderne : les applications métier peuvent changer, le référentiel de données, lui, reste.

Schéma d’un core RH, noyau d’un SIRH composable

Au centre du Core RH, le Hub de données RH vous permet de conserver vos outils actuels et de les faire communiquer entre eux. Un Hub de données est un core RH orchestré : il permet à la donnée de circuler de module en module. Cela vous permet de piloter votre activité depuis un point unique, plus besoin de parcourir les modules un par un. Pour faire simple, vous pourrez conserver tous vos outils actuels, lier leurs données entre elles et y accéder dans un même espace, sans doublons.

Ce qu’il faut retenir : un core RH performant et qui se différencie est un core RH orchestré et unifié. 

Pourquoi le core RH est devenu stratégique ?

Aujourd’hui, le core RH est un vrai outil stratégique. En effet, il permet un pilotage global des processus RH, de l’activité et du cycle de vie des collaborateurs tout en mettant en place le suivi et la gestion des talents.

Dans un core RH, les données sont mises à jour au fur et à mesure des évolutions, ce qui contribue à leur consolidation. Les opérations sont ainsi rationalisées et le pilotage RH est harmonisé. Mais l’avantage du core RH réside surtout dans la vision globale et unifiée qu’il offre sur les données RH.

Grâce à cet ensemble d’information, il est possible de développer une vision plus stratégique des ressources humaines : les données peuvent être utilisées pour gérer simplement les emplois et les parcours professionnels. Le core RH permet également la production de rapports à partir des données recueillies. Il intègre une partie data visualisation qui met en forme la donnée facilement sans compétences techniques requises. Les rapports produits peuvent être facilement utilisés dans les Grandes Entreprises (GE) et ETI et être présentés lors de réunions avec le CODIR. Cet outil permet ainsi la génération de reporting et d’analyses afin d’adopter une approche plus data driven. Les PME peuvent également en profiter pour développer une vision plus stratégique, anticiper leur croissance et scaler sur le long terme.

Deux tendances renforcent cet enjeu. D’une part, la généralisation des solutions en mode SaaS (software as a service), qui facilite la connexion des outils entre eux. D’autre part, l’arrivée de l’intelligence artificielle dans les outils RH. Elle ne produit des résultats fiables que si elle s’appuie sur une donnée propre et centralisée, ce qui est précisément le rôle du core RH.

Les bénéfices et avantages d’une solution core RH bien choisie

Un core RH bien choisi apporte quatre avantages principaux : une donnée RH centralisée et fiable, une conformité mieux maîtrisée, une collaboration plus fluide entre RH et managers, et un gain de temps mesurable sur la gestion administrative. Ensemble, ils conditionnent le retour sur investissement du projet.

Centralisation des données RH

L’un des principaux bénéfices du core RH est la centralisation des données RH. Il permet l’harmonisation des données dans les logiciels connectés. Les données sont ainsi uniques, synthétisées et centralisées au même endroit. Côté utilisateur, elles apparaissent, en fonction des profils, dans un portail RH central où certaines peuvent être modifiées en cas de changement (déménagement, nouveau numéro de téléphone, etc.). Vous dites ainsi adieu à :  

• des doublons de données 
• des erreurs de synchronisation 
• une perte de temps pour les équipes 
• une difficulté à piloter l’activité de manière globale

La donnée est fiable, sans doublons et actualisée ce qui permet une vision en temps réel des effectifs et du capital humain. Cette fonction est particulièrement pertinente pour les entreprises multi-sites. En allant plus loin, il ne s’agit plus seulement de centraliser la donnée, mais de garantir sa circulation fluide entre les différents outils, tout en conservant une source unique et fiable.

Un core RH bien conçu devient alors un véritable « hub de données RH », capable de connecter, structurer et exploiter l’ensemble de votre écosystème.

Amélioration de la conformité réglementaire

Un core RH sécurise les données personnelles afin de garantir la confidentialité des informations personnelles. Pour cela, un protocole robuste de sécurité est intégré à l’outil. Cela inclut, par exemple, le chiffrement des données et leur sauvegarde régulière. Lorsqu’il s’agit de la gestion des droits et de l’accès, il est possible de restreindre ou donner les droits de lecture à certaines informations. Ces droits interviennent surtout du côté du pôle Ressources Humaines quand il s’agit de consulter et valider des informations spécifiques. Enfin, lorsque la loi ou le code du travail subissent des mises à jour, l’actualité apparaît dans le core RH pour permettre une utilisation conforme à la réglementation.

En France, cela concerne par exemple la protection des données personnelles (RGPD) ou la fiabilité des données transmises à la paie pour la déclaration sociale nominative (DSN). Un référentiel unique aide à tenir ces obligations légales, y compris lorsque des filiales appliquent des règles locales différentes.

Meilleure collaboration entre RH et managers

Le core RH intégrant un portail RH en libre-service, il est possible de faire des modifications, au besoin, de façon autonome. Cela permet aux managers et aux RH d’avoir une vision facile sur l’activité des collaborateurs, sur leurs informations et leurs demandes (en termes de congé ou d’absence par exemple). Ils acquièrent donc une meilleure compréhension des ressources actuellement disponibles dans l’entreprise. Cela offre l’opportunité aux managers de planifier et d’adapter les différentes actions stratégiques en termes d’organisation, de développement/formation des talents et d’engagement des collaborateurs.

Gain de productivité pour les équipes RH

72 % des RH consacrent entre 3 et 6 heures de leur journée à des tâches administratives². Mais grâce à la remontée des données en temps réel dans les modules connectés, le core RH permet un énorme gain de temps pour les équipes RH. La durée consacrée à la collecte, à la complétion et à la recherche d’informations est diminuée considérablement. Cela permet de réduire la charge de travail administratif et de libérer du temps pour d’autres tâches. Le core RH offre aussi une meilleure organisation en regroupant sur une même plateforme un accès à tous les outils RH connectés. L’utilisateur profite alors d’une navigation plus pertinente.

De plus, en se basant sur les données existantes dans les différents services et sites, il est possible pour l’outil de générer des scénarios. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les GE et ETI, car elles atteignent alors une meilleure gestion prévisionnelle des emplois. Le core RH permet également aux équipes RH d’identifier les lacunes chez les talents pour ensuite développer des plans personnalisés pertinents visant à leur amélioration.

Cette simplification des processus profite aussi aux salariés : une demande de congé, une attestation ou un changement de poste se traitent en quelques clics, sans aller-retour par e-mail.

Un retour sur investissement mesurable

Le retour sur investissement d’un core RH se mesure d’abord en temps de travail récupéré : moins de ressaisies entre le SIRH et la paie, moins d’erreurs à corriger, moins de demandes traitées à la main. Il se mesure ensuite en qualité de décision, grâce à des tableaux de bord alimentés par une source unique.

Pour l’objectiver, relevez avant le projet quelques indicateurs simples (temps passé sur la gestion administrative du personnel, taux d’erreur en paie, délai de traitement d’une demande), puis comparez-les six à douze mois après la mise en place.

Avant de choisir : clarifier et évaluer les besoins de votre organisation

De nombreuses entreprises font encore l’erreur de raisonner en termes de fonctionnalités : gestion des congés, dossiers collaborateurs, reporting… Pourtant, le véritable enjeu est ailleurs. Le core RH doit être pensé comme le socle structurant de l’ensemble de votre écosystème RH.

L’évaluation des besoins est donc la première étape de tout projet core RH. Elle repose sur trois analyses : votre contexte RH et SI, votre maturité digitale et vos objectifs prioritaires. Menée sérieusement, elle évite de choisir son logiciel sur une démonstration séduisante plutôt que sur un besoin réel.

Analyser votre contexte RH et SI

Avant de choisir votre core RH vous devez analyser votre contexte actuel. Quelles solutions utilisent vos équipes RH ? Quelles sont leurs fonctionnalités ? Quel est la complexité actuelle de votre Système d’information ? La direction générale approuve-t-elle l’adoption d’un nouvel outil ? Avez-vous une marge de négociation ? Toutes ces questions vous permettront de mieux évaluer votre situation actuelle. Il est surtout important de définir avec précision vos besoins en termes de gestion de données RH.

Le plus efficace est de réaliser un audit complet de l’existant : logiciel de paie, solution GTA, outil de recrutement, fichiers Excel, annuaire d’entreprise, interfaces entre applications. Pour chaque outil, notez qui l’utilise, quelles données il produit et où elles sont ressaisies.

Cette analyse approfondie révèle souvent que le problème tient moins à un manque de fonctionnalités qu’à l’absence de base commune. Cas type : une ETI multi-sites s’aperçoit que l’adresse d’un collaborateur est saisie dans quatre outils différents, sans qu’aucun ne fasse référence.

Évaluer votre maturité RH et digitale

Vous devez également évaluer votre maturité RH et digitale. Par cela, nous entendons de considérer les particularités de chaque entité utilisée actuellement ainsi que les attentes de vos équipes RH. Cela vous permettra de mieux déterminer leurs besoins et à quel point ces derniers sont poussés. Suivant la taille de votre entreprise ou votre organisation interne, vous aurez des priorités différentes. Il vous faudra aussi évaluer la compatibilité de la solution core RH envisagée avec vos outils existants. Enfin, intéressez-vous à la complexité de la solution core RH que vous souhaitez adopter. La prise en main de l’outil nécessitera-t-elle une formation des équipes ? Si oui, de quelle durée ?

Un groupe présent en France et à l’international devra par exemple intégrer les spécificités de chaque filiale : conventions collectives, langues, paramétrages locaux, contraintes légales propres à chaque pays.

Prioriser vos objectifs

L’adoption d’un core RH vous permettra de résoudre de nombreuses problématiques RH et d’atteindre vos objectifs. C’est pourquoi classer par ordre de priorité vous permettra de déterminer à quelle difficulté vous attaquer en premier. Discutez avec vos équipes RH afin de découvrir quelle utilisation elles souhaitent faire du core RH. Leur objectif est-il de gagner du temps ? D’assurer la transmission des données entre les modules ? Classer les problèmes vous évitera de vous perdre dans la diversité des fonctionnalités et des objectifs.

Formulez deux ou trois objectifs chiffrables et faites-les valider par la direction : ils serviront de fil conducteur au cahier des charges, puis de mesure du succès une fois l’outil en place.

Les critères clés pour choisir votre solution core RH

Six critères de sélection permettent de choisir un logiciel core RH : la couverture fonctionnelle, l’ergonomie, l’architecture et l’intégration, la sécurité, l’accompagnement et le coût total de possession. Leur poids varie selon votre taille et votre organisation, mais aucun ne peut être laissé de côté.

Couverture fonctionnelle et périmètre

Comme évoqué précédemment, il est possible de faire des utilisations diverses et variées d’un core RH.  

• Socle paie : afin d’optimiser le calcul de la paie des collaborateurs, en alimentant le logiciel de paie avec des données fiables (interface SIRH paie),
• Gestion administrative du personnel : pour compléter les informations liées aux contrats, aux évolutions, gérer les procédures et documents en droit du travail,
• Gestion des plannings et gestion du temps (congés, absences, etc), en lien avec votre logiciel GTA si vous en avez un,
• Formation et développement des compétences : dans le but d’identifier les compétences manquantes, personnaliser le parcours,
• Gestion du recrutement, onboarding, offboarding : pour la création de dossier collaborateur,
• Gestion des talents et gestion des carrières,
• Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences : afin de faire des scénarios basés sur les données actuelles,
• Reporting RH : pour avoir une vision sur les indicateurs clés, tableaux de bord, outils d’analyse,
• Signature électronique et gestion documentaire.

Maintenant que vous connaissez mieux les fonctionnalités du core RH, vous pouvez identifier lesquelles vous seront utiles et l’intérêt que représente pour vous un core RH.

Distinguez bien ce que la solution core doit couvrir elle-même (dossier salarié, structure de l’organisation, workflows, self-service collaborateur) de ce qui restera confié à des outils spécialisés. Si la gestion des temps est un sujet sensible chez vous, un benchmark GTA mené en parallèle vous dira s’il vaut mieux conserver votre solution GTA actuelle et la connecter au core RH.

Ergonomie et adoption par les utilisateurs

Une fois votre logiciel core RH adopté, l’intérêt pour vous est que vos collaborateurs l’utilisent. C’est pourquoi il vous faut un logiciel simple d’utilisation avec une prise en main intuitive. Il doit permettre aux utilisateurs de compléter et modifier rapidement les informations. Les collaborateurs doivent aussi comprendre l’intérêt qu’a pour eux l’utilisation du logiciel pour l’adopter. Il est possible qu’une formation soit nécessaire, mais celle-ci doit être courte afin d’éviter de noyer vos collaborateurs dans l’information.

Lors des démonstrations, faites tester l’application par de vrais utilisateurs (un manager, un gestionnaire RH, un collaborateur de terrain), sur ordinateur comme sur mobile.

Architecture, intégration et évolutivité

Il existe actuellement 3 architectures de core RH différentes. En fonction de votre contexte d’utilisation, certaines seront plus pertinentes que d’autres.

Vérifiez enfin les points d’intégration : API ouvertes, connecteurs existants avec votre logiciel de paie et vos autres logiciels SIRH, authentification unique (SSO) pour ne pas multiplier les mots de passe, formats d’import et d’export. Un core RH en mode SaaS doit pouvoir accueillir un nouveau module ou une nouvelle entité sans projet lourd.

Conformité, sécurité et gestion des droits

Le logiciel doit garantir la sécurité et la confidentialité en prévoyant un protocole sécuritaire renforcé. Le but est de préserver les données privées des salariés et résister aux cyberattaques. Votre core Rh doit proposer :

• Un accès et un stockage sécurisé des données  
• Le chiffrement des données  
• L’automatisation des tâches, autant que possible (pour éviter les erreurs)
• Une gestion fine des droits d’accès par profil (collaborateur, manager, RH, direction)
• Un hébergement des données et des engagements de sécurité clairement documentés par l’éditeur

Accompagnement, support et écosystème partenaire

Une fois votre core RH choisi, il vous faudra de l’aide pour programmer l’outil. C’est pourquoi il est important de se renseigner en amont sur l’accompagnement proposé : qui le met en place ? Qui paramètre l’outil ? Quelles actions aurais-je à réaliser en interne afin que l’outil fonctionne ? Puis-je exporter mes données ? L’accompagnement en temps réel est d’autant plus utile en cas d’évolution.

Certains éditeurs déploient eux-mêmes leur solution, d’autres s’appuient sur un cabinet de conseil ou un intégrateur partenaire : demandez qui sera votre interlocuteur, et avec quelle expertise de votre secteur, pendant et après le projet.

Renseignez-vous également sur les services de support proposés par le core RH de votre choix afin de savoir qui interviendra en cas de problème technique et sous quels délais. Enfin, il est fort probable que votre core RH collabore avec des partenaires.  Pensez donc à vous renseigner sur l’écosystème partenaire afin de savoir :

• qui sont lesdits partenaires, 
• s’ils conviennent à votre entreprise, 
• s’ils s’alignent avec vos solutions actuelles ou aux évolutions que vous souhaitez y apporter. 

Coût total de possession

Enfin, l’acquisition d’un core RH représente un certain coût. Vous devez donc définir au préalable un budget réaliste. Ne cherchez pas forcément le produit le moins cher. Choisissez un core RH qui répond à vos besoins actuels et aux futures évolutions que vous souhaiterez apporter. Un core RH vise à vous faire gagner en productivité. En choisissant la bonne solution, le coût qu’il engendre sera rapidement rentabilisé.

Additionnez tous les postes : abonnement, paramétrage, reprise de données, interfaces, formation, support, charge interne. C’est ce coût global, rapporté aux gains attendus, qui permet de calculer le retour sur investissement.

Checklist rapide des critères de choix   

Méthode en 6 étapes pour sélectionner votre core RH

Choisir une solution core RH se fait en six étapes : cadrer le projet, cartographier l’existant, rédiger le cahier des charges, présélectionner les éditeurs, tester les solutions, puis préparer le déploiement. Cette méthode évite de choisir sur une impression et donne à chaque partie prenante sa place dans la décision.

Les 6 étapes pour choisir son Core RH

Étape 1 : cadrer le projet et les parties prenantes

Définissez quelles sont les personnes à prendre en compte dans le choix des modules et des objectifs RH, mais aussi pour la validation du projet et son acquisition. Un projet SIRH réunit en général la DRH, la DSI, la direction financière, le responsable paie et des représentants des managers. Désignez un chef de projet et un sponsor au sein de la direction générale.

Étape 2 : cartographier vos processus et votre paysage applicatif

Établissez un plan qui vous permettra d’avoir une vision claire et précise de ce que vous recherchez. Listez vos processus de gestion (entrée d’un salarié, changement de contrat, demande de congé, départ) et les applications qui les supportent aujourd’hui.

Étape 3 : construire un cahier des charges pragmatique

Définissez clairement vos besoins, vos critères, vos contraintes et vos attentes en ce qui concerne ce projet. Restez réaliste et essayez de quantifier autant que possible vos objectifs. Le contenu d’un bon cahier des charges tient en quelques pages : contexte, périmètre, exigences classées (indispensable, souhaitable, optionnel), contraintes techniques, calendrier, budget.

Étape 4 : présélectionner les éditeurs et organiser les démonstrations

Sélectionnez quelques core RH qui semblent correspondre à vos besoins. Vous pouvez en sélectionner 3 à 5 qui répondent à vos critères et les comparer les uns avec les autres.

Étape 5 : tester et objectiver la décision

Une fois vos solutions présélectionnées, réservez une démonstration de l’outil avec les 3 à 5 core RH choisis. Cela vous permettra de retenir la solution qui se démarque le plus, sans risquer de passer à côté d’une autre tout aussi intéressante. C’est aussi une excellente façon d’avoir un aperçu de l’interface et de son ergonomie. Préparez une session de démonstration scénarisée : imposez à chaque éditeur les mêmes cas d’usage, tirés de votre quotidien, et notez-les avec une grille commune.

Étape 6 : sécuriser le déploiement et la conduite du changement

Définissez clairement les critères de sécurité souhaités et commencez à prévoir le rôle de vos collaborateurs, ainsi que les droits d’accès qui leur seront accordés. Selon McKinsey, 70 % des projets de transformation échouent à cause de la résistance des collaborateurs. Ne négligez donc surtout pas ce point important ! Préparez-vous à annoncer à vos collaborateurs le changement ou l’adoption du nouvel outil et anticipez la formation.

Erreurs fréquentes à éviter

Maintenant que vous savez comment choisir votre core RH voici quelques erreurs à éviter :

• Choisir uniquement sur le prix : pour rentabiliser la solution, choisissez en fonction de vos besoins.
• Sous-estimer l’accompagnement au changement : l’intérêt est que vos collaborateurs utilisent le nouvel outil, accompagnez leur prise en main.
• Négliger l’intégration avec les outils existants : des outils bien intégrés feront remonter les informations automatiquement et vous feront gagner du temps.
• Ne pas impliquer les utilisateurs : un utilisateur non impliqué n’utilisera pas l’outil ou le fera mal, c’est exactement ce que vous cherchez à éviter.

Bien qu’elles soient très nombreuses, il est possible de s’y retrouver parmi les solutions core RH. En définissant clairement votre cahier des charges, en suivant les 6 étapes évoquées et en évitant de reproduire les erreurs communes, vous pouvez trouver LA solution adaptée à VOTRE organisation. Elle aidera vos équipes à gagner en productivité et à développer une vision plus stratégique, tout en protégeant vos données collaborateurs. Un projet core bien mené constitue la base d’une gestion des ressources humaines plus simple pour les équipes et plus lisible pour la direction.

Quelles étapes pour déployer un core RH ?

Le déploiement d’un core RH suit cinq étapes : cadrage, reprise des données, paramétrage et intégrations, tests, puis formation et lancement. Sa durée va de quelques semaines à plusieurs mois selon le nombre d’entités, le nombre d’outils à connecter et la qualité des données de départ.

1. Cadrer : validez le périmètre, le planning, la gouvernance et le rôle de chacun (éditeur, intégrateur, équipe projet interne).
2. Reprendre les données : nettoyez, dédoublonnez et importez les dossiers salariés. C’est l’étape la plus sous-estimée : une donnée erronée à l’entrée le restera dans tous les modules connectés.
3. Paramétrer et intégrer : structure de l’organisation, droits d’accès, circuits de validation, interfaces avec le logiciel de paie, la GTA et les autres outils.
4. Tester : faites dérouler des scénarios réels par des utilisateurs clés avant l’ouverture.
5. Former et lancer : sessions de formation courtes par profil, supports accessibles, déploiement par vagues (par entité ou par module) plutôt qu’en une seule fois.

La conduite du changement accompagne chacune de ces étapes. Expliquez tôt ce que l’outil change pour chacun, appuyez-vous sur des référents locaux dans chaque site et prévoyez un support de proximité pendant les premières semaines.

Source

1. Etude menée par KPMG
2. Editions Tissot