L’organisation des départs pour les grandes vacances comme congés payés annuels est toujours un moment délicat dans le rythme des ressources humaines. En effet, cette période de congés est soumise à des règles légales assez complexes et qui ne sont pas toujours respectées comme il le faudrait.
Pour éviter d’être dépassé par les événements, voici tout ce qu’il faut savoir sur la mise en place des grandes vacances en tant que responsable RH.
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Selon le Baromètre des vacances d’été 2024 mené par l’Ipsos, on estime que 7 Français sur 10 partent en vacances d’été et en moyenne prennent 2,2 semaines de congés.
Enfin, 42 % des vacanciers prennent leurs congés en août.
Entre bureaux déserts, lignes de production ralenties, agences fonctionnant à 50 %, mais aussi des commandes non livrées ou encore des dossiers en retard ou en suspens, la qualité du travail est affectée à tous les niveaux. Pour l’entreprise, le DRH, les salariés, mais aussi les clients, tout le monde subit plus ou moins l’effet « grandes vacances ».
S’il n’y a pas de prises de conscience et de décisions prises en amont, c’est l’image de l’entreprise qui va en pâtir. Et en ce qui concerne l’environnement en interne, ce sont les collaborateurs et les salariés en activité qui vont se sentir démunis si aucun projet en cours n’a été transmis ou alors s’ils doivent faire face à la gestion de tâches de leurs collègues en plus des leurs.
Il est logique — et attendu — que ce soit l’employeur, tout du moins le service des ressources humaines, qui maitrise cette organisation des congés payés (ou CP) au sein de la structure.
Les choix possibles pour l’employeur
Selon la taille de l’entreprise et notamment du secteur d’activité, l’employeur et les RH peuvent envisager différentes options.
- Fermer l’entreprise pendant les grandes vacances : la loi Travail simplifie en effet les règles en la matière. L’employeur n’est plus obligé de consulter ses employés et salariés s’il prend la décision de fermer sa société, même s’il convient bien entendu — et par respect pour chacun — de les informer en avance. Dans ce cas, chaque salarié s’avère concerné.
- Faire appel à des employés saisonniers ou à des intérimaires : ce choix présuppose une certaine organisation et une anticipation concrète en amont et, car cela impacte inéluctablement le budget de l’entreprise. Cette décision est envisageable uniquement si le poste en question ne requiert pas de formation spécifique.
- Diminuer le rythme de l’activité en instaurant un « service minimum » : voici une solution qui ne convient pas pour toutes les entreprises. Cela demande une anticipation, car le bon déroulement des compétences n’est pas garanti.
Favorisez l’anticipation des demandes
Pour éviter que toute l’entreprise et notamment les services des ressources humaines se retrouvent la tête sous l’eau, il est indispensable d’adopter une stratégie managériale.
Comment ? En anticipant les demandes de congés payés.
Une bonne gestion des congés des employés
Pour gagner en visibilité sur l’organisation générale et le planning des vacances de chacun pendant les grandes vacances, il est essentiel que les services RH et les managers encouragent leurs équipes à faire leur demande de congés en avance.
Pour les employés, cela permet de s’organiser et de prévoir toute leur organisation personnelle et familiale.
Pour l’entreprise, c’est une solution d’anticiper les absences de certains, d’anticiper la durée des congés, la fin ou la non-réalisation des projets en cours.
Si la personne en charge des RH est seule à son poste, il est essentiel qu’elle prévienne ses collaborateurs des dates de ses grandes vacances.
Une bonne organisation du travail durant les congés
Si l’entreprise ne ferme pas pendant les grandes vacances, il convient alors de mettre en place des solutions pratiques pour organiser l’activité en interne.
Prévoyez des réunions en amont avec chaque équipe pour faire le point sur l’activité ainsi que sur les dossiers et projets en cours.
Cela peut être l’occasion de recruter des collaborateurs en CDD ou en contrat de travail d’Intérim si besoin.
Il est essentiel aussi de prévenir chaque collaborateur, chaque service, chaque département et de tenir au courant leurs contacts professionnels de leurs congés annuels et de leur date de reprise. En rédigeant un message d’absence avec un message court et facilement lisible sur la boite mail, l’information circule facilement et le travail peut toutefois se poursuivre en étant transféré à d’autres.
Enfin, en termes d’organisation, il est impératif de noter toutes les dates et les événements qui tomberont pendant la période des grandes vacances et des congés des uns et des autres :
- Nouveaux recrutements ?
- Nouvelle campagne d’entretiens à envisager ?
- Des retours d’un congé maternité ou congé de paternité ?
En établissant un calendrier des actions de communication RH et en tenant un agenda à jour avec les principales échéances RH, l’organisation se fait dans les meilleures conditions.
Élaborez une procédure interne à suivre
Ensuite, la seconde étape d’une bonne gestion des vacances d’été en entreprise est de mettre en place une procédure en interne.
Trois options permettent d’optimiser l’élaboration de cette procédure en interne :
- Savoir fixer des règles pour tous : la gestion des congés payés doit être claire et comprise de tous. Ces règles prennent en considération les contraintes personnelles et familiales, et les contraintes au travail. Il doit y avoir un équilibre pour que toutes les règles soient acceptées par une majorité des équipes et employés.
- Établir un bilan à propos du solde des vacances : pour avoir une meilleure visibilité sur l’année, il est important de dresser un bilan des soldes de congés. Les RH ou l’employeur peuvent demander à ceux qui possèdent un grand nombre de jours ouvrables de congés de les poser dès janvier ou février.
- Instaurer une permanence : une permanence avec un effectif réduit permet d’assurer la continuité du travail au sein de l’entreprise. Et aussi de transmettre les informations organisationnelles pendant et pour cette période de prise de congés.
Déléguer vos autres tâches
Quand le salarié va prendre ses congés estivaux, il est essentiel qu’il ne soit pas sollicité.
Il en est de même pour l’employeur ou l’équipe RH.
Pour cela, prévoyez une délégation des tâches entre collaborateurs. Il est important que cette délégation concerne uniquement les projets et les « chantiers » en cours qui ne peuvent pas attendre le retour de vacances.
Pour cela, organisez une réunion avec les personnes concernées, abordez les objectifs, ainsi que les décisions à prendre.
Et n’oubliez pas de désigner les personnes à contacter en cas d’impératifs.
Organisez les remplacements et les congés de façon simultanée
Centraliser les informations
Même si les réunions, les meetings, les RDV Zoom et autres solutions de communication permettent de faire un point sur les remplacements des employés en congés et sur les dates de congés de tout le monde, il arrive parfois que l’information soit trop dense pour être comprise et lisible de chacun.
Une solution efficace est de centraliser toutes ces informations au sein d’un même logiciel afin que chacun puisse y avoir accès, notamment pour les managers, et le directeur des ressources humaines.
Le logiciel SIRH pour les absences
Une option pratique est l’emploi d’un logiciel dédié, à savoir un logiciel SIRH.
Solution de gestion RH pour les employés et collaborateurs, ce logiciel facilite la gestion des congés pendant l’été.
Il va permettre d’affronter sereinement cette période de référence qui peut s’avérer source de stress pour les RH.
D’un côté, les collaborateurs et salariés ont une vision limpide du solde de congés et chacun peut accéder à son solde ainsi qu’au planning d’absences.
Pour l’entreprise, c’est un tableau de bord ergonomique, fluide, simple d’utilisation et extrêmement lisible où toutes les informations sont digitalisées et mises à jour en temps réel.
Ainsi, avec un logiciel SIRH dédié à la gestion des congés payés, employeur et employés se retrouvent et interviennent dans le processus. Tandis que les salariés prennent leurs vacances, les RH supervisent le processus et gagnent en efficacité dans la gestion du personnel.
Cet outil de travail collaboratif est un atout indéniable dans la gestion des grandes vacances puisque chaque demande de vacances est transmise automatiquement aux managers et à la direction des ressources humaines.
Contrairement à un tableau Excel que beaucoup d’entreprises emploient toujours, le logiciel SIRH permet de créer ses propres règles et de les adapter en fonction des contraintes métier de l’entreprise.
Ainsi, il est possible de valider en priorité les jours ouvrés de congés payés des collaborateurs ayant des enfants pendant les vacances scolaires.
Chaque ordre des départs en congé annuel est fixé selon un accord d’entreprise, ou un accord de branche ou après consultation auprès du CSE (comité social et économique) ou des délégués du personnel.
L’outil de prévision d’absences
À noter que certains outils dédiés à la gestion des congés et absences permettent justement d’établir des prévisions d’absence afin de connaître les périodes susceptibles de prise des congés. Cela s’avère particulièrement utile pour une planification à longue échéance.
Pour les collaborateurs, cela est aussi d’un secours non négligeable et offre un confort appréciable puisqu’il n’est pas obligé de poser ses congés dans l’immédiat, et ce de façon ferme et définitive.
Chaque prévision d’absences est ajustée et peut être convertie en demande d’absences.
L’organisation des remplacements pendant les grandes vacances grâce à un logiciel SIRH permet à tout le monde de gagner en autonomie et d’assurer la continuité de service.
La gestion des grandes vacances en entreprise et l’organisation du travail effectif de tous ne sont jamais une chose évidente.
Prendre les bonnes décisions en amont, réfléchir à une stratégie managériale et savoir déléguer aux bonnes personnes en s’appuyant sur un logiciel centralisant les informations sont autant de bons gestes à adopter pour assurer une maitrise RH optimale.
