À l’ère de la transformation digitale, la centralisation des données est devenue un levier essentiel pour soutenir la croissance des entreprises. Pourtant, 65 % des entreprises rencontrent encore des difficultés liées à la disparité des sources de données1. De même, 63 % des entreprises font face à des problèmes de qualité des données2.
En adoptant un système centralisé, votre organisation pourra éviter ces problèmes, mais aussi exploiter pleinement la valeur de ses données et optimiser ses performances globales. Découvrez dans cet article, les meilleures pratiques pour réussir la centralisation des données et en tirer tous les bénéfices.
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Centralisation des données : définitions et enjeux
Qu’est-ce que la centralisation des données ?
La centralisation consiste à collecter et à stocker des données de sources variées dans un emplacement unique, « centralisé ». Il s’agit d’avoir les données de tous les services et outils agrégées dans un même système d’information.
L’objectif principal de la centralisation des données est d’éliminer les silos d’informations qui sont de véritables freins pour l’efficacité opérationnelle. Parmi les solutions de centralisation de données les plus utilisées, on trouve les data platforms, les entrepôts de données et les plateformes cloud. Grâce à la centralisation, votre entreprise bénéficie d’une source de données unique et fiable pour l’information de l’entreprise.
Et si vos silos de données vous coûtaient bien plus cher que vous ne l’imaginez ?
Pendant longtemps, l’organisation des entreprises en services indépendants facilitait les silos de données. Chaque service gérait ses données de manière autonome. Cette époque est maintenant révolue. L’essor des technologies comme le cloud computing, le big data, l’informatique décisionnelle et l’intelligence artificielle redéfinissent les règles du jeu.
La data est devenue une mine d’or au service de la performance de l’entreprise3. Malheureusement, sans plateforme de données centralisée, votre entreprise subit des coûts considérables :
- Multiplication des dépenses en infrastructures et licences logicielles ;
- Prise de décisions managériales basées sur des informations incomplètes ou contradictoires ;
- Impossibilité pour les équipes de collaborer efficacement ;
- Incapacité à identifier des tendances ou insights business stratégiques ;
- Difficultés à assurer la conformité aux réglementations en vigueur ;
- Multiplication des failles de sécurité potentielles ;
- Retard concurrentiel face aux entreprises qui exploitent déjà leurs données centralisées ;
- Dégradation de l’expérience client due à la fragmentation des informations.
Quels sont avantages de la centralisation de données pour votre entreprise ?
Gain de temps et optimisation de vos processus opérationnels
L’un des premiers avantages de la centralisation de données est de libérer du temps à vos équipes. En conséquence, ils peuvent se consacrer aux missions à forte valeur ajoutée de l’entreprise.
Par exemple, la recherche et le partage d’information se trouvent facilités et optimisés. Les informations sont disponibles et accessibles aux équipes en temps réel. Les commerciaux pourront accéder aux dernières informations des clients et pourront mieux adapter leurs arguments lors des négociations.
La centralisation optimise la collaboration et la réactivité. Vos équipes pourront connaître les disponibilités les uns des autres très rapidement par le biais d’un agenda partagé.
La centralisation des données simplifie aussi l’automatisation des tâches répétitives et chronophages comme la saisie des données. Les erreurs manuelles sont ainsi réduites et vous bénéficiez d’une plus grande fiabilité des données.
Amélioration de la prise de décisions et transformation de vos données en un levier stratégique
Avec une plateforme de données centralisée, l’équipe exécutive dispose d’une vision complète sur les performances de l’entreprise via des tableaux de bord interactifs. Chaque service peut aussi conduire ses propres analyses en utilisant des outils de business intelligence.
La centralisation permet à votre entreprise de capitaliser sur les technologies innovantes comme le machine learning pour la prise de décision. Concrètement, l’analyse descriptive sur l’ensemble des données de l’entreprise permet d’identifier des tendances insoupçonnées. Vous pouvez également anticiper et mieux préparer des changements et de la croissance de l’entreprise grâce à l’analyse prédictive.
Par exemple, le machine learning et l’intelligence artificielle sont en mesure d’analyser les données marketing pour prédire le taux d’attrition et les clients susceptibles de se désengager. Vous pouvez ainsi adapter vos stratégies tout en évitant de subir des pertes potentielles. De la même manière, vous pouvez prédire les risques de turnover et identifier les collaborateurs susceptibles de quitter l’entreprise grâce à la centralisation des données RH.
Renforcement de la sécurité et simplicité de la conformité réglementaire
Les plateformes d’orchestration facilitent la sécurisation des données de l’entreprise. Il devient plus simple de mettre en place des procédures et protocoles uniformes pour toute l’organisation. La mise en place de mécanismes d’authentification et de chiffrement devient plus simple. En conséquence, vous êtes moins exposés aux risques et aux failles de sécurité.
La centralisation simplifie aussi la gestion de la conformité. Par exemple, le Délégué de la Protection des Données (DPO) peut facilement répondre aux demandes de consentement et assurer la traçabilité des accès. Un système d’information centralisé et sécurisé facilite également le contrôle et le traitement des données sensibles au sein de l’entreprise.
Communication et collaboration améliorées au sein des équipes
La centralisation des données améliore la collaboration entre les équipes. Un espace partagé et accessible instantanément via le cloud élimine les multiples envois de fichiers. Toutes les équipes de l’entreprise ont accès aux données les plus récentes, ce qui évite les erreurs lors des prises de décisions.
De plus, l’accessibilité et la fluidité de la communication renforcent la collaboration interdépartementale. C’est un véritable levier pour l’innovation et l’agilité au sein de l’entreprise. À titre d’illustration, un SIRH comme PeopleSpheres permet aux responsables RH de collaborer efficacement à l’échelle internationale tout en optimisant la gestion des talents. La centralisation offre également une visibilité complète sur les projets en cours et facilite l’allocation des ressources. Cela améliore considérablement la coordination des efforts entre départements.
Maîtrise du budget et facilité de planification
La dispersion des données génère d’importants coûts pour l’entreprise en termes d’infrastructure, de temps et d’inefficacité des processus opérationnels. La centralisation des données permet de réduire ces charges et de maîtriser les dépenses. Par exemple, PeopleSpheres permet aux entreprises de connecter tous leurs outils via un portail unifié et d’avoir une facturation unique. La planification budgétaire devient plus simple.
Cette approche réduit également les coûts de maintenance du système d’information et libère les équipes techniques pour des missions à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
5 étapes pour réussir votre projet de centralisation des données
Etape 1 : Auditez votre système d’information actuel
Pour réussir à centraliser toutes les données de l’entreprise, il faut effectuer une cartographie les différentes sources de données. Dans chaque équipe, identifiez les outils, systèmes de stockages et pratiques qui sont en place puis documentez-les.
Ensuite, évaluez la qualité des données actuelles et identifiez les pistes d’améliorations. Existe-t-il des sources de données différentes au sein de plusieurs équipes ? Existe-t-il des données dupliquées ou stockées différemment dans l’entreprise ? Voilà quelques questions à poser lors de cette étape.
Déterminer les objectifs de centralisations est une étape clé pour réussir votre projet et assurer un meilleur retour sur investissement. Vous devez aligner ses objectifs à la fois sur les résultats attendus par chaque équipe et sur la vision globale de l’entreprise.
Etape 2 : Développez une roadmap claire et partagée
Avoir un système d’information unifié est un projet ambitieux et, de ce fait, nécessite une panification minutieuse. Vous devez établir une feuille de route claire dès le départ. Il est essentiel d’impliquer les managers et les différentes équipes dans le processus pour faciliter la transition et assurer l’adhésion sur le long terme.
Un dialogue ouvert et continu avec les parties prenantes permettra de mieux cerner les cas d’utilisations et les attentes de chaque business unit. Par exemple, les équipes commerciales pourraient souhaiter l’intégration complète des outils marketing et CRM pour mieux gérer les leads, suivre les opportunités commerciales et personnaliser les interactions avec les clients. Au même moment, les responsables RH pourraient particulièrement s’intéresser aux possibilités de centraliser les documents du personnel, de disposer d’un tableau de bord des indicateurs RH, et d’intégrer une fonctionnalité dédiée à la gestion des formations ainsi qu’au suivi des plans de carrière.
Etape 3 : Choisissez une solution de centralisation de données appropriée
Sans une solution appropriée, votre entreprise ne peut pas bénéficier des avantages ni des opportunités de la centralisation des données. Votre système centralisé doit s’adapter à vos besoins d’aujourd’hui et évoluer avec ceux de demain. Voici quelques critères à prendre en compte pour faire un meilleur choix :
- Portail unifié : une plateforme unifiée permet à vos équipes d’accéder aux différents outils de votre entreprise depuis une seule interface. C’est plus pratique et rapide.
- Intégration des outils existants : le but de la centralisation étant d’éviter les silos d’information, votre plateforme de données doit faciliter l’interconnexion avec vos outils existants. Vérifiez les possibilités d’avoir des connecteurs ou des synchronisations via API.
- Fonctionnalités d’IA : appliquer des technologies d’IA et de machine learning sur vos données vous permettra d’en tirer pleinement profit. Assurez-vous de choisir une plateforme qui intègre ces technologies.
- Rapport efficacité/prix : lors du choix, gardez à l’esprit vos objectifs de départ. Peu importe l’architecture de centralisation de données utilisée, ce qui compte, c’est l’atteinte de vos résultats et la performance qu’il en résulte pour l’entreprise. Évaluer l’efficacité par rapport à votre investissement vous permettra de maximiser votre retour sur investissement. L’investissement inclut les coûts initiaux, mais aussi les frais récurrents pour maintenir le système.
Etape 4 : Mettez en place une bonne gouvernance de données
Pour tirer pleinement parti de la centralisation, votre organisation doit établir un cadre rigoureux de gestion des données. Voici les éléments essentiels à mettre en place :
- Établissez des politiques internes pour gérer l’intégralité du cycle de vie de vos données ;
- Créez un référentiel des métadonnées de l’entreprise pour optimiser la collecte et l’exploitation des données ;
- Définissez clairement les règles d’accès aux informations critiques de l’entreprise ;
- Planifiez des échéances pour auditer régulièrement votre système d’information ;
- Mettez en place des politiques robustes pour la protection des données de l’entreprise ;
- Intégrez les bonnes pratiques de traitement, de protection et de conformité réglementaire dans votre framework de gestion ;
- Respectez le consentement des utilisateurs et faites preuve de transparence sur les traitements ;
- Renforcez la confiance de vos collaborateurs, clients et partenaires grâce à une politique de gouvernance des données.
Etape 5 : Formez les employés et facilitez la transition
La centralisation des données doit contribuer à l’efficacité et à la productivité de vos équipes. C’est pour cela qu’il faut assurer une transition fluide et douce à votre nouvelle solution. Dans votre feuille de route, intégrez des étapes pour former vos collaborateurs sur le fonctionnement des nouveaux outils et processus.
La formation et l’implication des collaborateurs des différents services garantit un fort taux d’adoption et d’utilisation. Ainsi, votre investissement sera mieux rentabilisé et pourra effectivement contribuer à la croissance de votre entreprise. Les transitions sont généralement source de résistances que vous devez gérer.
L’idéal consiste à adopter une approche créative et agile pour renforcer l’engagement des collaborateurs. Une centralisation de données réussie doit se faire sans interruption de vos activités. Les solutions SaaS (logiciel en tant que services) ont l’avantage d’être prêt à l’emploi dès votre engagement.
Comment mesurer l’impact de la centralisation des données sur la performance de votre entreprise ?
La centralisation des données vise à améliorer la qualité, la fiabilité et l’accessibilité de l’information dans l’entreprise. Une plateforme unifiée renforce l’efficacité opérationnelle et la prise de décision en temps réel. Toutefois, cet investissement coûteux nécessite d’évaluer précisément son impact sur les performances. Voici quelques indicateurs pour suivre la réussite de votre projet.
| KPI | Formule de calcul | Exemple |
|---|---|---|
| Taux de complétude | (Champs remplis / Total de champs) × 100 | 94 % des fiches client sont entièrement remplies |
| Unicité | 1 – (Clés dupliquées / Total d’enregistrements) | 3 doublons sur 500 (99,4 % d’unicité) |
| Taux de faux doublons | (Faux doublons / Doublons identifiés) × 100 | 2 faux doublons sur 50 détectés (4 %) |
| Temps de mise à jour | Délai moyen entre un changement et sa mise à jour | Mise à jour en moins de 12 h pour les données RH (temps moyen) |
| Validité des données | (Enregistrements valides / Total) × 100 | 980 fiches valides sur 1 000 (98 %) |
| Respect des formats | (Données au bon format / Total) × 100 | 1 000 emails sur 1 000 au bon format (100 %) |
| Conformité aux règles métiers | (Données conformes / Total) × 100 | 960 salaires sur 1 000 dans la plage autorisée (96 %) |
| Cohérence interne | (Données cohérentes / Total) × 100 | 920 adresses sur 1 000 compatibles avec le code postal (92 %) |
Au-delà des indicateurs chiffrés, le retour sur investissement de la centralisation peut également être évalué à partir de données qualitatives : niveau de satisfaction des équipes, feedbacks des managers et salariés, sondages internes, mais aussi gains observés en productivité et en efficacité.
Comment le socle RH de PeopleSpheres facilite la centralisation de vos données ?
PeopleSpheres édite un socle RH sous forme de Platform as a service (PaaS) qui permet de centraliser tous les processus d’entreprise dans un portail unifié. Les entreprises peuvent composer leur propre plateforme à partir de modules et de logiciels interconnectés.
Sur PeopleSpheres, vous pouvez intégrer toutes vos applications métiers à travers des connecteurs. Vous disposez des meilleurs outils du marché sur notre store pour créer votre propre plateforme centralisée. L’avantage du socle RH est qu’il vous offre une solution à la fois personnalisée et évolutive.
De plus, PeopleSpheres vous permet de créer des workflows entre vos différentes applications. Par exemple, il est possible de synchroniser des flux de données et d’automatiser des tâches répétitives de manière fluide entre plusieurs outils. Cela permet de réduire les erreurs humaines lors de la saisie de données. Vous bénéficiez d’une source de données fiable dans le cloud.
Cerise sur le gâteau : avec PeopleSpheres, vous bénéficiez d’un contrat unique et d’une facturation globale. Peu importe le nombre de logiciels et d’outils que vous intégrez à votre système d’information centralisé dans le cloud, vous avez un seul point de contact avec PeopleSpheres.
