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Logiciel de flex office

Coordonnez la présence de vos équipes, optimisez vos espaces de bureau et pilotez votre politique de télétravail depuis un outil connecté à votre SIRH.

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Votre SIRH, assemblé module par module

Connecté à votre Core RH, interconnecté avec vos autres modules

Outils & applications

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Bénéfices

Un bénéfice clair pour chaque rôle

Pour le collaborateur

Pour le manager

Pour l’administrateur RH

Fonctionnalités clés

Visibilité en temps réel

Bénéficiez d’une visibilité en temps réel sur l’organisation du travail de vos équipes. Les collaborateurs déclarent leurs jours de présence, de télétravail ou d’absence en quelques clics, tandis que les managers disposent d’une vue consolidée pour planifier les activités et favoriser la collaboration.

Fonctionnalités clés

Optimisation de l'espace

Optimisez l’utilisation de vos espaces de travail grâce à des outils de réservation simples et intuitifs. Visualisez les disponibilités, gérez les capacités d’accueil et permettez à vos équipes d’être autonomes. Réserver les bureaux directement depuis un plan 3D interactif, pour une gestion fluidifiée.

Fonctionnalités clés

Reportings et validation

Grâce aux outils de Flex Office connectés au core RH PeopleSpheres, votre politique de télétravail s’ajuste à tous les niveaux de l’organisation sans rigidité excessive. Définissez et appliquez vos règles de télétravail en toute simplicité. Suivez les jours télétravaillés, contrôlez le respect des politiques internes et obtenez des indicateurs fiables pour piloter votre organisation hybride.

EXPLORER PAR BESOIN

Complétez votre écosystème

Planning

Construisez et ajustez les plannings de vos équipes

Temps & Activités

Gérez la répartition de vos effectifs et les temps

Congés & Absences

Automatisez les demandes de congés et le suivi des soldes

Organigramme

Visualisez votre organisation en temps réel

Guide d'achat

Tout savoir sur le logiciel de Flex Office

Qu'est-ce qu'un logiciel de Flex Office ?

Accordion Item 5

Un logiciel de Flex Office est un outil conçu pour faciliter la gestion d'un espace de travail flexible. Il permet à chaque collaborateur de réserver son poste de travail ou une salle de réunion, et aux managers de visualiser l'occupation des locaux en temps réel.

Quels sont les avantages d'un logiciel de Flex Office ?

Accordion Item 2

Les outils de Flex Office s'adressent aux entreprises où les employés choisissent librement où et quand ils travaillent (bureau, domicile, espaces de coworking). Ils offrent de nombreux avantages :

Flexibilité accrue pour les collaborateurs, qui choisissent où et quand travailler
Optimisation de l’utilisation des espaces de travail et réduction des coûts immobiliers liés aux bureaux sous-utilisés
Amélioration de la productivité grâce à un environnement de travail adapté à chacun
Réduction du temps de trajet pour les collaborateurs en télétravail partiel
Meilleure attraction et rétention des talents grâce à une politique de travail flexible

Quelles sont les différences entre un logiciel de Flex Office et un SIRH ?

Accordion Item 4

Un logiciel de Flex Office gère les lieux de travail, un SIRH gère les collaborateurs. Le premier répond à la question « où et quand chacun travaille-t-il cette semaine ? ». Le second répond à « qui est ce salarié, sous quel contrat, dans quelle équipe et avec quels droits ? ».

L’outil de Flex Office manipule des ressources physiques et ponctuelles : postes, zones, salles, taux de remplissage d’un étage. Il sert d’abord les services généraux et le facility management. Le SIRH tient le référentiel salarié sur toute la durée de la relation de travail, de l’embauche au départ. Sous la responsabilité de la DRH, il alimente la paie, les congés, la formation ou les entretiens annuels

Comment choisir le meilleur logiciel de Flex Office ?

Accordion Item 5

Pour choisir le meilleur logiciel de Flex Office pour votre organisation :

Évaluez vos besoins : quelles sont vos besoins en termes de réservation, suivi de l'occupation, gestion des équipements, intégration avec vos outils existants.
Comparez les fonctionnalités : assurez-vous de couvrir les essentiels (réservation, sécurité des données) ainsi que vos besoins spécifiques.
Vérifiez la convivialité : une interface intuitive favorisera une adoption rapide par vos équipes.
Pensez à l'intégration : le logiciel doit pouvoir se connecter à vos outils RH existants, notamment votre système de gestion du temps.
Évaluez le support client : choisissez un fournisseur qui offre un support et une assistance réactive. Cela est essentielle en cas de problème.
Comparez les coûts : choisissez le meilleur rapport qualité-prix et prenez en compte le coût initial mais aussi les coûts de maintenance, le support et l'intégration à long terme.

Pourquoi choisir un outil de Flex Office via PeopleSpheres ?

Accordion Item 5

Choisir un outil de Flex Office via PeopleSpheres offre plusieurs avantages :

Centralisation des services : en choisissant PeopleSpheres, vous bénéficiez d’un point de contact unique pour tous vos besoins en matière de Flex Office
Un contrat pour tout : vous n’avez plus besoin que d’un seul contrat pour l'ensemble de votre écosystème Flex Office, ce qui réduit la paperasse
Facturation simplifiée : vous profitez d’une facture globale qui élimine la complexité des paiements multiples.
Engagement envers l'efficacité : vous optez pour une solution unifiée pensée pour optimiser la productivité et la satisfaction des collaborateurs.

FAQ

Tout savoir sur le logiciel de Flex Office

Quels sont les avantages et bénéfices d'un outil de Flex Office ?

Un logiciel de Flex Office est un outil conçu pour faciliter la gestion d’un espace de travail flexible. Il permet à chaque collaborateur de réserver son poste de travail ou une salle de réunion, et aux managers de visualiser l’occupation des locaux en temps réel.

Quels sont les avantages et bénéfices d'un outil de Flex Office ?

Les outils de Flex Office s’adressent aux entreprises où les employés choisissent librement où et quand ils travaillent (bureau, domicile, espaces de coworking). Ils offrent de nombreux avantages :

Flexibilité accrue pour les collaborateurs, qui choisissent où et quand travailler
Optimisation de l’utilisation des espaces de travail et réduction des coûts immobiliers liés aux bureaux sous-utilisés
Amélioration de la productivité grâce à un environnement de travail adapté à chacun
Réduction du temps de trajet pour les collaborateurs en télétravail partiel
Meilleure attraction et rétention des talents grâce à une politique de travail flexible

Quels sont les principaux composants d'un logiciel de Flex Office ?

Les composants d’un logiciel de Flex Office varient selon les besoins de l’entreprise, mais on retrouve généralement :

Gestion des réservations : réservation de bureaux, salles de réunion ou espaces de travail
Suivi de l’occupation : données en temps réel sur l’utilisation des espaces, tableaux de bord et rapports analytiques pour suivre l’occupation
Gestion des équipements : suivi des postes de travail, chaises, projecteurs, et maintenance préventive.
Intégration avec les outils de communication : connexion aux messageries instantanées et plateformes de visioconférence pour faciliter le travail à distance.
Gestion des accès et de la sécurité : authentification, contrôle des accès par rôle et surveillance des activités sensibles.
Analyse et rapports : évaluation de l’utilisation des espaces et identification des tendances de réservation.

Comment choisir le meilleur logiciel de Flex Office ?

Pour choisir le meilleur logiciel de Flex Office pour votre organisation :

Évaluez vos besoins : quelles sont vos besoins en termes de réservation, suivi de l’occupation, gestion des équipements, intégration avec vos outils existants.
Comparez les fonctionnalités : assurez-vous de couvrir les essentiels (réservation, sécurité des données) ainsi que vos besoins spécifiques.
Vérifiez la convivialité : une interface intuitive favorisera une adoption rapide par vos équipes.
Pensez à l’intégration : le logiciel doit pouvoir se connecter à vos outils RH existants, notamment votre système de gestion du temps.
Évaluez le support client : choisissez un fournisseur qui offre un support et une assistance réactive. Cela est essentielle en cas de problème.
Comparez les coûts : choisissez le meilleur rapport qualité-prix et prenez en compte le coût initial mais aussi les coûts de maintenance, le support et l’intégration à long terme.

Pourquoi choisir un outil de Flex Office via PeopleSpheres ?

Choisir un outil de Flex Office via PeopleSpheres offre plusieurs avantages :

Centralisation des services : en choisissant PepleSpheres, vous bénéficiez d’un point de contact unique pour tous vos besoins en matière de Flex Office
Un contrat pour tout : vous n’avez plus besoin que d’un seul contrat pour l’ensemble de votre écosystème Flex Office, ce qui réduit la paperasse
Facturation simplifiée : vous profitez d’une facture globale qui élimine la complexité des paiements multiples.
Engagement envers l’efficacité : vous optez pour une solution unifiée pensée pour optimiser la productivité et la satisfaction des collaborateurs.

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