Coffre-fort numérique
Sécurisez votre patrimoine numérique et stockez en toute tranquillité vos documents.
Vos outils connectés
Des outils performants pour héberger et sécuriser tous vos documents avec PeopleSpheres.
LegalySpace
Cegedim (TeamsRH Dématérialisation)
Docaposte (Digiposte)
eDoc (Coffre-fort numérique)
Découvrez tous les outils connectés à PeopleSpheres
Voir tous les outilsUn stockage simplifié de vos documents
Récupération de vos données
En cas de cessation de contrat, soyez assurés de récupérer vos documents et de rien perdre lors de ce changement.
Forte capacité de l’espace
Un coffre-fort avec une capacité de 10Go pour accueillir tous vos documents numérisés.
Accès simplifié
Vous bénéficiez d’une application accessible via smartphone, tablette ainsi qu’un accès via votre ordinateur. Vous ne perdez plus de temps à retrouver vos documents, que vous soyez au bureau, ou pas !
Économie de papier et de temps
Vos documents sont dématérialisés et transférés en quelques clics, ce qui vous évite des impressions et un stockage sécurisé de papiers importants. Vos documents sont tous stockés au même endroit ce qui vous réduit le temps d’accès à ces derniers.
Un logiciel de coffre-fort complet et performant
Accès simplifié
Le logiciel met à disposition une application mobile compatible IOS et Android pour un accès illimité et non défini. Vos documents sont donc accessibles en ligne et vous avez la possibilité de les transférer à d’autres personnes de façon instantanée.
Regroupement de vos documents
Vous possédez un espace d’archivage des données et documents où vous pouvez intégrer la totalité de vos documents professionnels, quel que soit leur type (contrats de travail, avis d’imposition, fiches de paie, etc.).
Protection de vos données
Vos données seront sécurisées grâce à des accès personnalisés pour chaque collaborateur. Notre logiciel a obtenu des certifications concernant le niveau de sécurité des données.
Valorisation de l’image de marque
Votre RSE va s’améliorer en raison de l’économie de papier et d’impression et vous déploierez une image de protection et de valorisation de l’environnement.
Archivez simplement vos données
Archivez vos données et vos documents vous demande beaucoup de place ? Marre de trier des papiers ? Avec notre coffre-fort numérique, plus besoin de trouver de la place pour stocker tous vos dossiers : tout est dématérialisé !
Facilitez l’accessibilité de vos données
Pour votre entreprise, la dématérialisation de vos documents permet un tri plus simple. Il est ainsi plus facile de retrouver les documents que vous recherchez puisqu’ils sont tous stockés au même endroit et de façon sécurisée, dans le coffre numérique. Si vous souscrivez au coffre-fort, vos collaborateurs disposent également d’un coffre-fort personnel sécurisé dans lequel sont stockés leurs documents importants signés numériquement (contrats de travail, avenants,…). Ils peuvent y accéder quand ils le souhaitent : 24 h/24 et 7j/7 via un simple navigateur internet ou l’application mobile.
Sécurisez vos données
Ne vous souciez plus de la sécurité : toutes vos données sont hébergées en France dans un cloud qui respecte les exigences réglementaires. L’intégrité des informations et documents électroniques enregistrés dans le coffre-fort numérique peut être garantie grâce à un logiciel de signature électronique, l’horodatage et/ou les empreintes d’intégrité. La réversibilité des données est garantie : vous pouvez donc récupérer vos données lors de la cessation du contrat.
Centralisez vos données
Grâce à ce coffre-fort numérique, il vous est possible de dématérialiser tous vos documents et de rentrer dans une nouvelle ère digitale à la pointe de la technologie. Ne perdez plus de temps à imprimer vos documents, à les scanner ou à les chercher. Toutes les données présentes au sein de vos logiciels RH peuvent être centralisées !
Gagnez du temps
La dématérialisation des documents et leur archivage électronique dans le coffre-fort numérique vous permet de gagner de la place, d’accéder très facilement à vos données dématérialisées, de tracer tous vos documents et enfin, d’imprimer moins de papier et donc d’être plus écologique. Le gain de temps est donc évident : plus besoin d’imprimer, plus besoin de chercher un document pendant des heures !
« PeopleSpheres a été opérationnel dès sa mise en place et les collaborateurs l’ont très vite adopté. C’est un logiciel SIRH facile à s’approprier et qui simplifie le quotidien de l’ensemble des collaborateurs. »
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est une plateforme qui peut être accessible en ligne ou non. Elle permet de stocker, archiver et indexer différents fichiers numériques (photos, pdf, fichier word, etc.) et de les rendre sécurisés. L’accès aux documents est en effet soumis à une authentification spéciale déterminé sur le coffre-fort numérique et l’intégrité des documents est ainsi préservée. C’est un endroit virtuel sûr et sécurisé dans lequel il est possible de sauvegarder des données numériques. Il existe des coffres-forts numériques personnels mais aussi des coffres-forts numériques professionnels permettant de stocker toutes les données sensibles d’une entreprise comme des documents administratifs, des contrats, des factures et les données personnelles des collaborateurs. La gestion électronique de ces données et leur durée de conservation est bien entendue paramétrée en fonction du cadre juridique en vigueur.
Quelles sont les fonctionnalités d’un coffre-fort numérique ?
Bénéficiez d’une application mobile IOS et Android
+À l’aide de cette fonctionnalité, obtenez un accès illimité et en toutes les circonstances, que vous soyez au bureau ou non.
Possédez votre espace personnel d’archivage informatique
+Cet espace sécurisé d’archivage numérique des données vous permet de réceptionner, collecter, et centraliser les documents dématérialisés sur un espace de stockage de documents conséquent. Ce logiciel permet un gain de place et un gain de temps considérable pour vous.
Intégrez tous types de document
+Vous n’aurez plus besoin de séparer vos documents en fonction de leur nature ou de leur contenu, ils seront tous regroupés au même endroit (contrat de travail, facture, etc.) sous forme de documents numériques.
Transférez vos documents en ligne et instantanément
+Simplifiez vos échanges documentaires en transférant les documents numériques aux personnes concernées en transférant d’un coffre-fort à un autre.
Sécurisez vos données
+Vos données sont importantes et leur protection est essentielle, notre coffre-fort enregistre vos données dématérialisées dans un cloud hébergé en France soumis aux réglementations en vigueur. Les droits d’accès à l’espace de stockage est limité grâce à un système de chiffrement et de mots de passe. Vos données numériques reposent ainsi en toute sécurité sur le fort électronique et tous les documents sont protégés contre une éventuelle intrusion : la sécurisation de vos données est ainsi garantie.
Adoptez la réversibilité de vos données
+Un départ de l’entreprise ne signifie pas perte de données en effet, l’accès à son coffre-fort personnel reste ouvert aux collaborateurs ayant quitté l’entreprise. En cas de cessation du contrat, vous pourrez récupérer l’intégralité de vos données. La pérennité des documents numériques est ainsi assurée et vous n’avez plus à vous soucier de leur restitution.
Bénéficiez des meilleures technologies
+Notre coffre-fort possède la certification AFNOR qui vous garantit un fonctionnement opérationnel. En plus de cela, bénéficiez des technologies adaptées comme l’horodatage et les empreintes.
Économisez le papier et les impressions
+Misez sur votre RSE de l’entreprise à l’aide du coffre-fort en limitant les documents papier et valorisez ainsi votre image de marque.
Le coffre-fort numérique : avantages et bénéfices
Pour le manager
- Accédez à vos documents facilement :
L’application mobile vous permet d’avoir accès à l’ensemble de vos documents n’importe où.
- Simplifiez vos échanges documentaires :
Le coffre-fort virtuel de PeopleSpheres vous permet de transférer les documents en un clic (envoi des fiches de paie aux collaborateurs, contrats à signer, etc.).
- Données centralisées :
Vos données sont centralisées en un seul et même endroit. Il est ainsi plus facile de retrouver ce que vous cherchez.
Pour les collaborateurs
- Retrouvez tous types de documents :
Tous vos documents professionnels comme documents personnels peuvent être enregistrés (bulletins de paie, contrats…). La conservation des documents est garantie par le coffre-fort numérique, ce qui permet d’assurer la traçabilité de l’ensemble de vos documents.
- Forte capacité de l’espace :
Ne soyez pas limité concernant la capacité de stockage et bénéficiez d’un espace pouvant accueillir jusqu’à 10 Go de documents.
- Partager ses documents :
Le collaborateur a la possibilité de transmettre les documents de son choix à d’autres collaborateurs en effectuant un transfert de son coffre-fort à un autre.
- Accès simplifié :
Bénéficiez de différents supports, avec un accès sécurisé et personnalisé pour chaque collaborateur.
Pour l’administrateur
- Valorisation de la RSE et de l’image de marque :
À l’aide du coffre-fort électronique vous réduirez votre impact écologique, notamment avec la réduction de papiers / impressions.
- Récupérez vos données lors de la cessation du contrat :
Ne vous inquiétez pas de perdre vos données à chaque changement, la réversibilité de vos données archivées est assurée.
- Garantie d’un outil opérationnel et des technologies de confiance :
Un accès personnalisé à chaque coffre-fort (empreintes) mais également des certifications reconnues dans le domaine de la sécurité des documents. La confidentialité des données est garantie.
- Vos données hébergées en France dans un cloud soumis à réglementation :
Dans un coffre-fort numérique, vos données sont en sécurité. Vous ne pouvez plus perdre vos documents et vous évitez aussi les dégradations avec le temps. Ce système d’archivage des documents permet de garantir l’intégrité des données stockées.
- Gain de place :
Plus besoin d’entasser tous vos documents administratifs dans des classeurs. Terminé les armoires remplies de papiers. Tous les documents et données sont archivés sous format électronique.
- Économie de papier et de temps :
Les impressions, la mise sous pli et la distribution manuelle ne sont plus nécessaires. Concentrez sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.