Coffre-fort numérique

Sécurisez votre patrimoine numérique et stockez en toute tranquillité vos documents.

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Un stockage simplifié de vos documents

recuperation de vos données

Récupération de vos données 

En cas de cessation de contrat, soyez assurés de récupérer vos documents et de rien perdre lors de ce changement.  

forte capacité de l'espace

Forte capacité de l’espace

Un coffre-fort avec une capacité de 10Go pour accueillir tous vos documents numérisés.  

acces simplifié

Accès simplifié 

Vous bénéficiez d’une application accessible via smartphone, tablette ainsi qu’un accès via votre ordinateur. Vous ne perdez plus de temps à retrouver vos documents, que vous soyez au bureau, ou pas !  

déléguer une tâche

Économie de papier et de temps

Vos documents sont dématérialisés et transférés en quelques clics, ce qui vous évite des impressions et un stockage sécurisé de papiers importants. Vos documents sont tous stockés au même endroit ce qui vous réduit le temps d’accès à ces derniers.  

Un logiciel de coffre-fort complet et performant

Accès simplifié

Le logiciel met à disposition une application mobile compatible IOS et Android pour un accès illimité et non défini. Vos documents sont donc accessibles en ligne et vous avez la possibilité de les transférer à d’autres personnes de façon instantanée.  

Regroupement de vos documents

Vous possédez un espace d’archivage des données et documents où vous pouvez intégrer la totalité de vos documents professionnels, quel que soit leur type (contrats de travail, avis d’imposition, fiches de paie, etc.). 

Protection de vos données

Vos données seront sécurisées grâce à des accès personnalisés pour chaque collaborateur. Notre logiciel a obtenu des certifications concernant le niveau de sécurité des données.  

Valorisation de l’image de marque

Votre RSE va s’améliorer en raison de l’économie de papier et d’impression et vous déploierez une image de protection et de valorisation de l’environnement.  

Archivez simplement vos données

Archivez vos données et vos documents vous demande beaucoup de place ? Marre de trier des papiers ? Avec notre coffre-fort numérique, plus besoin de trouver de la place pour stocker tous vos dossiers : tout est dématérialisé !

Facilitez l’accessibilité de vos données

Pour votre entreprise, la dématérialisation de vos documents permet un tri plus simple. Il est ainsi plus facile de retrouver les documents que vous recherchez puisqu’ils sont tous stockés au même endroit et de façon sécurisée, dans le coffre numérique. Si vous souscrivez au coffre-fort, vos collaborateurs disposent également d’un coffre-fort personnel sécurisé dans lequel sont stockés leurs documents importants signés numériquement (contrats de travail, avenants,…). Ils peuvent  y accéder quand ils le souhaitent : 24 h/24 et 7j/7 via un simple navigateur internet ou l’application mobile.

Sécurisez vos données

Ne vous souciez plus de la sécurité : toutes vos données sont hébergées en France dans un cloud qui respecte les exigences réglementaires. L’intégrité des informations et documents électroniques enregistrés dans le coffre-fort numérique peut être garantie grâce à un logiciel de signature électronique, l’horodatage et/ou les empreintes d’intégrité. La réversibilité des données est garantie : vous pouvez donc récupérer vos données lors de la cessation du contrat.

Centralisez vos données

Grâce à ce coffre-fort numérique, il vous est possible de dématérialiser tous vos documents et de rentrer dans une nouvelle ère digitale à la pointe de la technologie. Ne perdez plus de temps à imprimer vos documents, à les scanner ou à les chercher. Toutes les données présentes au sein de vos logiciels RH peuvent être centralisées !

Gagnez du temps

La dématérialisation des documents et leur archivage électronique dans le coffre-fort numérique vous permet de gagner de la place, d’accéder très facilement à vos données dématérialisées, de tracer tous vos documents et enfin, d’imprimer moins de papier et donc d’être plus écologique. Le gain de temps est donc évident : plus besoin d’imprimer, plus besoin de chercher un document pendant des heures !

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Aude AMARRURTU DRH – 113 employés

« PeopleSpheres a été opérationnel dès sa mise en place et les collaborateurs l’ont très vite adopté. C’est un logiciel SIRH facile à s’approprier et qui simplifie le quotidien de l’ensemble des collaborateurs. »

Guide d'achat d'un coffre-fort numérique

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est un type de technologie de sécurité conçu pour protéger et sécuriser vos actifs numériques. C’est essentiellement comme une boîte de dépôt virtuelle, offrant aux utilisateurs un environnement sécurisé pour stocker des données sensibles telles que des documents, des photos et des informations confidentielles.

Bénéfique tant pour un usage personnel que pour les entreprises de toutes tailles, le logiciel de coffre-fort numérique utilise des méthodes de cryptage robustes pour empêcher l’accès non autorisé, garantissant que vos biens numériques sont protégés. Dans un monde où les menaces numériques évoluent constamment, investir dans un logiciel de coffre-fort numérique fiable est un choix sage et nécessaire.

Avantages d'un logiciel de coffre-fort numérique

Sécurité robuste des données

L’un des principaux avantages du logiciel de coffre-fort numérique est la robustesse de la sécurité des données qu’il offre. À mesure que le paysage numérique devient de plus en plus périlleux, le besoin d’un bouclier protecteur solide n’a jamais été aussi grand. Le logiciel de coffre-fort numérique utilise des techniques de cryptage avancées, garantissant que vos données restent inaccessibles aux entités non autorisées.

Qu’il s’agisse de documents d’entreprise sensibles ou de dossiers financiers confidentiels, le logiciel de coffre-fort numérique vous offre la tranquillité d’esprit que vos actifs numériques sont sécurisés et bien protégés.

Accessibilité et récupération

Un autre avantage crucial du logiciel de coffre-fort numérique est sa facilité d’accès et d’efficacité de récupération des données. Les coffres-forts physiques traditionnels vous limitent avec un accès physique alors qu’avec un coffre-fort numérique, vos données sont accessibles n’importe où, n’importe quand, avec une autorisation appropriée. Que vous voyagiez ou travailliez à distance, vos documents vitaux ne sont qu’à quelques clics.

De plus, le logiciel de coffre-fort numérique est souvent doté de fonctionnalités de récupération intuitives, vous permettant de localiser rapidement et efficacement vos fichiers, vous faisant ainsi gagner un temps précieux et des efforts.

Organisation des documents

Enfin, le logiciel de coffre-fort numérique peut être votre outil ultime pour l’organisation des documents. Un espace de travail numérique encombré peut être tout aussi obstruant qu’un espace physique en désordre.

Avec des fonctionnalités telles que le marquage, la catégorisation et la recherche intelligente, le logiciel de coffre-fort numérique peut transformer votre référentiel numérique chaotique en un système organisé et facilement navigable. Cela améliore non seulement la productivité, mais garantit également qu’aucun document critique ne se perde dans le désordre numérique.

Les principaux composants d'un logiciel de coffre-fort numérique

Chiffrement sécurisé des données

La pierre angulaire de tout logiciel de coffre-fort numérique est sa fonction de chiffrement sécurisé des données. Cette mesure de sécurité transforme vos données en un format illisible en utilisant des algorithmes cryptographiques complexes. Seules les personnes disposant de la clé de chiffrement correcte peuvent déchiffrer et accéder aux données.

La force du chiffrement dépend fortement de la complexité de ces algorithmes et de la longueur de la clé de chiffrement. Ainsi, un logiciel de coffre-fort numérique robuste utilisera des protocoles de chiffrement de pointe pour garantir que vos informations sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé et les menaces cybernétiques.

Contrôle d’accès et autorisations

L’un des principaux composants d’un logiciel de coffre-fort numérique est la capacité à mettre en œuvre un contrôle d’accès et des autorisations avancés.

Cette fonctionnalité vous permet de définir qui peut accéder à votre coffre-fort numérique et dans quelle mesure. Avec des paramètres de permission granulaires, vous pouvez vous assurer que les employés ou les collaborateurs n’ont accès qu’aux fichiers dont ils ont besoin, minimisant ainsi le risque d’exposition inutile de données sensibles. Ces autorisations peuvent être facilement ajustées ou révoquées au besoin, offrant une flexibilité et une sécurité supplémentaires.

Outils de recherche et de récupération

Les logiciels de coffre-fort numérique incluent également des outils de recherche et de récupération efficaces, conçus pour vous faire gagner du temps et améliorer la productivité.

Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez rapidement localiser et récupérer vos fichiers en utilisant différents paramètres de recherche tels que le nom de fichier, la date ou les balises. Certains logiciels de coffre-fort numérique offrent même des capacités de recherche avancées, vous permettant de rechercher le contenu des documents. Fini de fouiller à travers de nombreux fichiers ou dossiers – vos documents peuvent être trouvés et consultés en quelques secondes.

Sauvegarde et récupération des données

Enfin, une fonctionnalité essentielle de tout logiciel de coffre-fort numérique fiable est un système de sauvegarde et de récupération des données solide. Cette fonctionnalité garantit que vos données sont régulièrement sauvegardées et peuvent être facilement récupérées en cas de suppression accidentelle ou de tout scénario inattendu de perte de données.

Idéalement, votre logiciel de coffre-fort numérique devrait offrir des options de sauvegarde automatique et un processus de récupération simple et direct. C’est une nécessité absolue à l’ère numérique actuelle où la perte de données peut entraîner des conséquences significatives.

Combien coûte un logiciel de coffre-fort numérique ?

Modèles de tarification

Le coût des logiciels de coffre-fort numérique varie largement, principalement en fonction du modèle de tarification utilisé par le fournisseur de logiciels. Généralement, il existe trois principaux modèles de tarification que vous pourriez rencontrer :

Modèle d’abonnement : Il s’agit du modèle de tarification le plus courant, où vous payez des frais récurrents, généralement mensuels ou annuels, pour continuer à utiliser le logiciel. Le coût augmente souvent en fonction du nombre d’utilisateurs ou de la quantité de stockage dont vous avez besoin.

Licence perpétuelle : Dans ce modèle, vous payez des frais initiaux uniques pour utiliser le logiciel indéfiniment. Bien que cela puisse sembler plus coûteux initialement, cela pourrait être un choix plus économique à long terme, selon vos besoins.

Modèle freemium : Certains fournisseurs offrent une version gratuite de leur logiciel de coffre-fort numérique avec des fonctionnalités de base, dans l’espoir de vous inciter à passer à une version payante offrant des fonctionnalités et des services complets.

Facteurs de coût

Fonctionnalités : Plus les fonctionnalités sont avancées, plus le prix tend à être élevé. Par exemple, un logiciel avec un cryptage avancé, des contrôles d’accès complexes ou des outils de recherche et de récupération étendus coûtera généralement plus cher que les versions de base.

Taille du stockage : La quantité de stockage numérique dont vous avez besoin peut avoir un impact considérable sur le prix. Plus de stockage signifie généralement un coût plus élevé.

Capacité utilisateur : Si le logiciel facture par utilisateur, le nombre d’utilisateurs ayant besoin d’accéder au coffre-fort numérique affectera évidemment le prix.

Comment choisir le meilleur logiciel de coffre-fort numérique

Évaluation des besoins de votre organisation

Avant de vous lancer dans le choix du meilleur logiciel de coffre-fort numérique, il est primordial d’évaluer d’abord les besoins spécifiques de votre organisation.

Pensez au type de données que vous devez protéger, au volume de données et au nombre d’utilisateurs qui auront besoin d’accéder au logiciel. Identifier vos besoins vous donnera une direction claire sur les fonctionnalités à privilégier.

Par exemple, les entreprises traitant une quantité importante de données sensibles pourraient privilégier les fonctionnalités avancées de cryptage et de contrôle d’accès complets. En revanche, les petites entreprises ou les utilisateurs individuels pourraient se concentrer davantage sur la rentabilité et la facilité d’utilisation.

Intégration avec d’autres systèmes

La capacité du logiciel de coffre-fort numérique à s’intégrer parfaitement à vos systèmes existants est un autre aspect crucial à prendre en compte. Un système d’intégration fluide simplifiera le flux de travail, améliorera la productivité et réduira les risques de divergences de données dues à la saisie manuelle des données.

Par exemple, un coffre-fort numérique qui s’intègre à votre système de messagerie électronique existant, au stockage cloud ou aux outils de gestion de projet simplifiera le processus de stockage et de récupération des documents, en faisant un système plus efficace et coordonné.

Interface conviviale

Enfin, ne sous-estimez jamais l’importance d’une interface conviviale. Choisissez un logiciel de coffre-fort numérique qui propose une interface intuitive et facile à comprendre, avec des instructions claires et des fonctionnalités facilement accessibles. Un logiciel qui nécessite peu de formation à utiliser peut constituer un avantage significatif, économisant ainsi du temps et des ressources précieux pour votre organisation.

Tendances émergentes dans les logiciels de coffre-fort numérique

Stockage de données basé sur la blockchain

Une tendance émergente et prometteuse dans le paysage des logiciels de coffre-fort numérique est l’utilisation de la technologie de la blockchain pour le stockage des données.

La blockchain, avec sa nature décentralisée et immuable, offre une sécurité et une transparence inégalées, rendant les violations de données pratiquement impossibles. Chaque donnée est stockée sur plusieurs nœuds dans le réseau, garantissant la redondance et la robustesse contre la perte de données.

De plus, la transparence offerte par la blockchain facilite le suivi et la vérification de l’accès et de la manipulation des données. Malgré sa relative jeunesse, le stockage de données basé sur la blockchain offre un potentiel énorme et est susceptible de redéfinir les normes de sécurité numérique.

Sécurité basée sur l’IA

L’intelligence artificielle (IA) est une autre avancée technologique qui fait des progrès significatifs dans l’amélioration des logiciels de coffre-fort numérique. Les systèmes de sécurité basés sur l’IA équipent les coffres-forts numériques de la capacité d’apprendre et de s’adapter aux menaces émergentes.

Ils peuvent analyser des modèles, détecter des anomalies et potentiellement identifier et atténuer les menaces de sécurité avant qu’elles ne puissent causer des dommages. Les capacités prédictives de l’IA peuvent ainsi renforcer les coffres-forts numériques, en faisant d’eux non seulement des protecteurs réactifs, mais aussi proactifs de vos actifs numériques.

Coffres-forts de données mobiles

La prévalence croissante des appareils mobiles a donné naissance à la tendance des coffres-forts de données mobiles. Ce sont des logiciels de coffre-fort numérique conçus spécifiquement pour les appareils mobiles, reconnaissant le fait qu’une partie importante des données sensibles est désormais créée, consultée et stockée sur les appareils mobiles.

Les coffres-forts de données mobiles offrent le même niveau de sécurité que leurs homologues traditionnels, mais avec plus de commodité et d’accessibilité. Ils vous permettent de sécuriser vos données avec le même rigueur, que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement.

Cette tendance répond à l’évolution du paysage numérique, reflétant le besoin de solutions de sécurité qui répondent à nos vies de plus en plus mobiles.

Pourquoi choisir un coffre-fort numérique via PeopleSpheres ?

Choisir un coffre-fort numérique via PeopleSpheres vous offre une gamme d’avantages uniques conçus pour accroître l’efficacité, simplifier les processus et apaiser les problèmes courants liés à la gestion de plusieurs solutions logicielles RH.

Le Pouvoir du Choix : Nous vous proposons une sélection diversifiée d’options de logiciels de coffre-fort numérique de premier plan, vous permettant de choisir une solution qui correspond le mieux à vos besoins et préférences organisationnels uniques. Nous comprenons que chaque entreprise a des exigences distinctes et qu’il n’y a pas de solution universelle. Ainsi, nous vous donnons les moyens de faire un choix éclairé qui correspond réellement à vos besoins spécifiques en matière de sécurité des données.

Support et Facturation Unifiés : Gérer plusieurs solutions logicielles RH peut être un cauchemar administratif. Avec PeopleSpheres, vous n’avez plus à traiter avec des équipes de support distinctes ou à naviguer à travers des procédures de facturation différentes pour chaque logiciel. Nous offrons une plateforme unifiée qui consolide le support et la facturation pour tous vos logiciels RH, simplifiant considérablement la gestion et réduisant la charge administrative.

Maintenance de l’Intégration Garantie : PeopleSpheres n’aide pas seulement dans le processus de sélection des logiciels, mais garantit également une intégration fluide et une maintenance continue. Nous comprenons pleinement l’importance de faire fonctionner tous vos logiciels RH de manière harmonieuse. Par conséquent, nous garantissons l’intégration du logiciel de coffre-fort numérique choisi avec l’écosystème RH existant, et nous nous engageons à maintenir cette intégration pour assurer un fonctionnement fluide et ininterrompu.

Plateforme PeopleSpheres : Notre plateforme est conçue pour être une solution complète pour vos besoins en matière de RH, éliminant la corvée de traiter avec de nombreux fournisseurs et systèmes disparates. Avec PeopleSpheres, vous pouvez vous concentrer en toute confiance sur ce qui compte vraiment – la protection de vos actifs numériques – pendant que nous nous occupons du reste.

Choisir un coffre-fort numérique via PeopleSpheres ne se résume pas à l’achat d’une solution logicielle ; il s’agit de prendre une décision stratégique qui a le potentiel de rationaliser vos opérations, de simplifier la gestion de vos logiciels RH et d’améliorer considérablement votre stratégie globale de sécurité des données.

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Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

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Un coffre-fort numérique est une plateforme qui peut être accessible en ligne ou non. Elle permet de stocker, archiver et indexer différents fichiers numériques (photos, pdf, fichier word, etc.) et de les rendre sécurisés. L’accès aux documents est en effet soumis à une authentification spéciale déterminé sur le coffre-fort numérique et l’intégrité des documents est ainsi préservée. C’est un endroit virtuel sûr et sécurisé dans lequel il est possible de sauvegarder des données numériques. Il existe des coffres-forts numériques personnels mais aussi des coffres-forts numériques professionnels permettant de stocker toutes les données sensibles d’une entreprise comme des documents administratifs, des contrats, des factures et les données personnelles des collaborateurs. La gestion électronique de ces données et leur durée de conservation est bien entendue paramétrée en fonction du cadre juridique en vigueur.

PeopleSpheres logiciel SIRH

Quelles sont les fonctionnalités d’un coffre-fort numérique ?

Bénéficiez d’une application mobile IOS et Android

À l’aide de cette fonctionnalité, obtenez un accès illimité et en toutes les circonstances, que vous soyez au bureau ou non.

Possédez votre espace personnel d’archivage informatique

Cet espace sécurisé d’archivage numérique des données vous permet de réceptionner, collecter, et centraliser les documents dématérialisés sur un espace de stockage de documents conséquent. Ce logiciel permet un gain de place et un gain de temps considérable pour vous.

Intégrez tous types de document

Vous n’aurez plus besoin de séparer vos documents en fonction de leur nature ou de leur contenu, ils seront tous regroupés au même endroit (contrat de travail, facture, etc.) sous forme de documents numériques. 

Transférez vos documents en ligne et instantanément

Simplifiez vos échanges documentaires en transférant les documents numériques aux personnes concernées en transférant d’un coffre-fort à un autre.

Sécurisez vos données

Vos données sont importantes et leur protection est essentielle, notre coffre-fort enregistre vos données dématérialisées dans un cloud hébergé en France soumis aux réglementations en vigueur. Les droits d’accès à l’espace de stockage est limité grâce à un système de chiffrement et de mots de passe.  Vos données numériques reposent ainsi en toute sécurité sur le fort électronique et tous les documents sont protégés contre une éventuelle intrusion : la sécurisation de vos données est ainsi garantie.

Adoptez la réversibilité de vos données

Un départ de l’entreprise ne signifie pas perte de données en effet, l’accès à son coffre-fort personnel reste ouvert aux collaborateurs ayant quitté l’entreprise. En cas de cessation du contrat, vous pourrez récupérer l’intégralité de vos données. La pérennité des documents numériques est ainsi assurée et vous n’avez plus à vous soucier de leur restitution.

Bénéficiez des meilleures technologies

Notre coffre-fort possède la certification AFNOR qui vous garantit un fonctionnement opérationnel. En plus de cela, bénéficiez des technologies adaptées comme l’horodatage et les empreintes.

Économisez le papier et les impressions

Misez sur votre RSE de l’entreprise à l’aide du coffre-fort en limitant les documents papier et valorisez ainsi votre image de marque.

Le coffre-fort numérique : avantages et bénéfices

Pour le manager

  • Accédez à vos documents facilement :

L’application mobile vous permet d’avoir accès à l’ensemble de vos documents n’importe où.

  • Simplifiez vos échanges documentaires :

Le coffre-fort virtuel de PeopleSpheres vous permet de transférer les documents en un clic (envoi des fiches de paie aux collaborateurs, contrats à signer, etc.).

  • Données centralisées :

Vos données sont centralisées en un seul et même endroit. Il est ainsi plus facile de retrouver ce que vous cherchez.

Pour les collaborateurs

  • Retrouvez tous types de documents :

Tous vos documents professionnels comme documents personnels peuvent être enregistrés (bulletins de paie, contrats…). La conservation des documents est garantie par le coffre-fort numérique, ce qui permet d’assurer la traçabilité de l’ensemble de vos documents.

  • Forte capacité de l’espace :

Ne soyez pas limité concernant la capacité de stockage et bénéficiez d’un espace pouvant accueillir jusqu’à 10 Go de documents.

  • Partager ses documents :

Le collaborateur a la possibilité de transmettre les documents de son choix à d’autres collaborateurs en effectuant un transfert de son coffre-fort à un autre.

  • Accès simplifié :

Bénéficiez de différents supports, avec un accès sécurisé et personnalisé pour chaque collaborateur.

Pour l’administrateur

  • Valorisation de la RSE et de l’image de marque :

À l’aide du coffre-fort électronique vous réduirez votre impact écologique, notamment avec la réduction de papiers / impressions.

  • Récupérez vos données lors de la cessation du contrat :

Ne vous inquiétez pas de perdre vos données à chaque changement, la réversibilité de vos données archivées est assurée.

  • Garantie d’un outil opérationnel et des technologies de confiance :

Un accès personnalisé à chaque coffre-fort (empreintes) mais également des certifications reconnues dans le domaine de la sécurité des documents. La confidentialité des données est garantie.

  • Vos données hébergées en France dans un cloud soumis à réglementation :

Dans un coffre-fort numérique, vos données sont en sécurité. Vous ne pouvez plus perdre vos documents et vous évitez aussi les dégradations avec le temps. Ce système d’archivage des documents permet de garantir l’intégrité des données stockées.

  • Gain de place :

Plus besoin d’entasser tous vos documents administratifs dans des classeurs. Terminé les armoires remplies de papiers. Tous les documents et données sont archivés sous format électronique.

  • Économie de papier et de temps :

Les impressions, la mise sous pli et la distribution manuelle ne sont plus nécessaires. Concentrez sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.