Tout comme pour la fonction RH avec le développement de logiciels SIRH, la comptabilité évolue et se digitalise grâce à l’automatisation des tâches comptables.
Depuis quelques années, de plus en plus de comptables et experts-comptables proposent des logiciels qui permettent de récupérer différentes informations liées à la gestion financière de l’entreprise afin de faciliter la comptabilité de l’entreprise.
Pour récupérer ces informations, il est nécessaire d’automatiser ses tâches comptables et notamment de faire appel à l’intelligence artificielle (IA). Relier son service RH avec celui de la comptabilité permet alors à l’entreprise un gain de temps et de productivité considérables. Explications !
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Qu’est-ce que l’automatisation des tâches comptables ?
Avant de parler de l’automatisation des tâches comptables, il nous faut d’abord définir ce qu’est la comptabilité. La comptabilité d’une entreprise représente l’enregistrement, la classification et la présentation de toutes les données financières et des flux d’argent de la société. Complexe et composée de tâches chronophages, elle n’en reste pas moins essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.
Composée de nombreuses tâches répétitives à effectuer chaque jour, chaque mois et pour chaque période fiscale (annuellement), la comptabilité n’a pas échappé à la digitalisation des procédés. En effet, l’automatisation des tâches comptables limite l’utilisation des processus manuels via des logiciels munis d’intelligence artificielle.
Cette automatisation peut être utilisée pour des tâches basiques de saisie comptable (saisie de factures, d’écritures comptables, de relevés bancaires…), qui permettent d’établir un bilan, un compte de résultat, gérer sa TVA etc… ainsi que pour des tâches plus complexes liées aux autres services de l’entreprise (devis, facturation, paie).
Quels sont les avantages de l’automatisation des tâches comptables pour l’entreprise ?
L’automatisation des tâches comptables connaît un grand succès auprès des entreprises. Tout d’abord, cette automatisation des tâches liées à l’expertise-comptable concerne toutes les entreprises se trouvant dans l’obligation de tenir une comptabilité. Par ailleurs, les avantages de cette mise en place d’outils digitaux sont visibles très rapidement pour toutes les sociétés qui les déploient correctement. Détail des principaux avantages de l’automatisation des tâches comptables.
Le Gain de temps
L’un des premiers avantages de l’automatisation des tâches comptables est le gain de temps. En effet, ayant comme objectif de réduire le temps passé par un collaborateur à effectuer des tâches comme la saisie, l’automatisation va permettre au comptable de se libérer du temps pour les tâches plus complexes, à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Par exemple, pour une société en comptabilité de trésorerie, la catégorisation automatique des opérations bancaires accélèrera l’établissement du compte de résultat et du bilan.
Exemple :
L’entreprise a payé des billets de train pour un salarié pour un rendez-vous client. Le logiciel d’automatisation des tâches, qui est relié à la banque, va directement reconnaître l’opération comme étant un frais de déplacement et va ajouter le montant dans les comptes correspondants au plan comptable général [6251, frais de transport et 512 banque]. Il n’y aura donc pas de tâche à effectuer de la part du collaborateur comptable en dehors d’un contrôle ou d’une vérification lors de l’établissement du document comptable. Ce dernier peut alors se focaliser sur une tâche plus stratégique.
Gain de productivité
Ce gain de temps entraîne alors un gain de productivité puisque les comptables et experts-comptables se concentrent davantage sur le conseil financier, l’élaboration des stratégies financières et la communication avec les autres départements de l’entreprise. Par ailleurs, il sera plus aisé pour celui-ci de gagner en compétences et par conséquent d’apporter davantage à la société.
Sécurité de l’information
La sécurisation de l’information est devenue essentielle à toutes entreprises. Cela l’est d’autant plus lorsqu’il s’agit de données financières. L’automatisation des tâches comptables évite le transfert de données par email, papier etc. entre différents interlocuteurs, ce qui, in fine réduit le risque de piratage, vol et perte de la donnée.
Réduction du risque d’erreurs
Réduction des coûts
Réduire l’intervention humaine et passer par l’automatisation des tâches comptables modifient l’organisation salariale de l’entreprise. En effet, avec l’acquisition d’un logiciel comptable d’automatisation, l’entreprise réduira le nombre d’opérateurs de saisie. Par ailleurs, même si le coût du logiciel reste élevé, le ROI de celui-ci permet tout de même un gain financier car la perte de temps, les erreurs et le manque de productivité qui engendrent des coûts importants seront supprimés.
Meilleure visibilité sur la santé financière de l’entreprise
L’automatisation des tâches comptables permet un gain de temps sur la partie production comptable. Néanmoins, elle permet également de dégager du temps sur la partie stratégie financière. Effectivement, l’automatisation peut également s’effectuer sur la création de KPIs financiers. L’entreprise bénéficiera d’indicateurs de performance fiables en temps réel.
Travail collaboratif accentué
Les outils d’automatisation des tâches sont constitués de manière à pouvoir communiquer etpartager les informations entre les services plus rapidement via un chat, un système de tag ou encore de workflows. L’implémentation de l’intelligence artificielle dans ces outils permet une quasi-totale automatisation des tâches comptables, ce qui améliore les relations et la communication entre les départements de l’entreprise. Cela permet alors une meilleure collaboration entre les services.
Le gain de temps dans l’élaboration des tâches pour les RH
Comme vu précédemment, l’automatisation des tâches comptables favorise le travail collaboratif et la productivité des services comptables. Néanmoins, ce n’est pas le seul département à pouvoir profiter des avantages de la digitalisation de la comptabilité.
En effet, les ressources humaines travaillent en étroite collaboration avec le service comptable de l’entreprise. C’est pour cela que l’automatisation des tâches comptables lui est également favorable. Pour ce faire, il faut néanmoins que les deux logiciels [comptable et RH] soient connectés via une API.
En reliant les deux logiciels, les échanges de data RH et comptable, de paie ou de notes de frais par exemple, se font plus rapidement, sans erreur et de manière automatisée.
Exemple :
Un collaborateur soumet une demande de remboursement de note de frais via le logiciel SIRH de l’entreprise. Le département RH accepte la demande. En acceptant, cela crée un workflow. Le remboursement est automatiquement enregistré du côté du logiciel comptable qui effectue la tâche immédiatement. Le logiciel comptable connaît directement le montant ainsi que le destinataire du remboursement. Une fois celui-ci effectué, l’opération est enregistrée à date et est catégorisée comme une note de frais pour la comptabilité. Par ailleurs, le logiciel RH reçoit l’information de la validation de la tâche et envoie une note, un commentaire ou un message au collaborateur ayant fait la demande.
Les deux conditions indispensables à l’automatisation des tâches comptables
Afin de réussir l’automatisation de ses tâches comptables et pouvoir profiter des avantagesqu’elle offre, deux conditions sont à réunir. La première consiste à réussir sa centralisation de l’information. La deuxième, ne pas hésiter à miser sur l’intelligence artificielle.
Centraliser les informations
Avant de commencer la mise en place de l’automatisation de ses tâches comptables, il est important de savoir où se trouve les données qui donneront lieu à cette automatisation. Pour ce faire, il faut savoir d’où provient la dataet trouver un moyen de la centraliser sur une même base de données. Le principe est identique au déploiement d’un socle RH.
La récupération de l’information se fait généralement par la mise en place d’API entre les différents logiciels. Il faut donc que l’information soit d’ores et déjà digitalisée. L’API récupère, par exemple, la data du logiciel comptable et du SIRH sur une base de donnée commune qui va ensuite redistribuer les informations selon les besoins de traitement.
Par ailleurs, l’importation des données doit se faire au minimum une fois par jour afin que la base de données soit constamment à jour (ex : les flux bancaires, les factures, les documents comptables …).
Miser sur l’intelligence artificielle
La deuxième condition pour réussir l’automatisation de ses tâches comptables réside dans le fait de faire appel à l’intelligence artificielle.
En effet, c’est grâce à la centralisation de la data, au croisement des informations et à la mise en place de workflows, que l’intelligence artificielle permettra l’automatisation des tâches comptables. Le système devra sans cesse faire appel à des requêtes ou calculs via des technologies de RPA (Robotic Process Automation) avant de renvoyer une information correcte visible depuis le logiciel comptable.
La mise en place de chatbots, d’indicateurs de performance, de création de documents ne sont que des exemples de l’utilisation de l’IA dans l’usage de l’automatisation de tâches comptables.
