Un SIRH c’est quoi ? Définition, conseils, mise en place

Le SIRH ou (Système d’Information des Ressources Humaines) est un acronyme bien connu de la fonction RH ! Les ressources humaines, en pleine mutation, sont amenées à digitaliser leurs processus afin de gagner en productivité. Pour cela, la gestion RH impose de regrouper les informations dans un seul et même système : Le SIRH.

Cet article a pour but de dresser le portrait type de ce qu’est un SIRH et de comprendre le fonctionnement, les caractéristiques ou encore les différences entre les SIRH.

Pour une meilleure compréhension des SIRH, cet article se divise en 7 parties :

1. Définition du SIRH
2. Les différents types de SIRH
3. Les nouveaux SIRH modulables
4. Les logiciels RH les plus utilisés
5. Le socle RH (ou core RH)
6. Le portail RH (ou portail SIRH)
7. L’intégration du SIRH en entreprise

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Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est une suite de logiciels RH interconnectés qui centralise, automatise et simplifie la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.

Le SIRH repose sur un socle RH qui regroupe l’ensemble des données liées aux collaborateurs dans une interface unifiée. Les différentes fonctions RH sont organisées sous forme de modules. Véritable outil stratégique, le SIRH permet aux DRH de piloter l’ensemble de la stratégie RH depuis une seule plateforme :

• Gestion de la paie
• Gestion des congés et absences
• Planification des effectifs
• Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
• Gestion des notes de frais
• Suivi du temps de travail
• Et bien d’autres

Quels sont les principaux types de SIRH ?

Il existe plusieurs types de logiciels SIRH, plus ou moins complets et adaptables. L’architecture, le mode d’hébergement et le niveau de sécurité sont les principaux facteurs qui les différencient. Bien entendu, le choix d’un SIRH conditionne son utilisation et les bénéfices que votre entreprise pourra en tirer.

Le SIRH en mode SaaS

Le SIRH en mode SaaS (logiciel en tant que service) représente aujourd’hui le modèle de suite RH le plus déployé. Accessible en ligne via un abonnement mensuel ou annuel, cette solution ne nécessite aucune installation locale pour l’entreprise. Toutes les données sont hébergées dans le cloud par l’éditeur. Prêts à l’emploi, ces systèmes permettent aux entreprises de simplement choisir une solution cloud qui répond aux attentes définies dans leur cahier des charges.

Cette configuration offre un accès instantané aux informations depuis n’importe quel appareil connecté à internet, même en cas de sinistre. Également connu sous le nom de “logiciel on-demand“, le SIRH en mode SaaS garantit une grande flexibilité. Sa grande capacité de scalabilité facilite l’adaptation aux besoins évolutifs de l’entreprise grâce aux API disponibles. Le SIRH basé dans le cloud renforce la sécurité des données et facilite la conformité au RGPD, selon l’éditeur choisi.

Le SIRH de type ASP

Le SIRH en mode ASP (Application Service Provider) est considéré comme l’ancêtre du mode SaaS. Ici, le sigle désigne l’entreprise prestataire plutôt que la solution elle-même. Comme le SaaS, le SIRH en ASP propose un hébergement chez l’éditeur, généralement sur un serveur dédié. Ce serveur étant connu et localisé, il permet aux clients d’assurer plus facilement leur conformité réglementaire.

Contrairement au SaaS, le mode ASP nécessite une installation locale du logiciel RH sur les équipements compatibles de l’entreprise. Les SIRH de type ASP sont généralement des solutions haut de gamme et fortement personnalisables. Cela implique aussi un coût plus élevé pour l’entreprise, car une licence est requise par utilisateur.

Le SIRH on premise

Historiquement le plus connu et le plus utilisé, le SIRH on premise nécessite l’installation sur les ordinateurs des collaborateurs. Les données sont hébergées en interne par l’entreprise, ce qui offre un plus grand contrôle sur le respect de la conformité et la confidentialité. Pour utiliser un logiciel on premise, vous devez acheter les licences pour un nombre défini d’utilisateurs.

Le SIRH on premise a également l’avantage de fonctionner sans nécessiter une connexion internet. Ce mode reste tout de même limité en termes d’accessibilité hors de l’entreprise et sensible aux incidents techniques (pannes, sinistres, etc.). L’investissement nécessaire pour utiliser un SIRH on premise est aussi important : achat de licence, infrastructures techniques et serveurs, frais de maintenance, etc.

Les nouveaux SIRH modulables

Pendant longtemps, le marché des SIRH était composé de solutions rigides, coûteuses et non évolutives. Aujourd’hui, les SIRH modulables comme PeopleSpheres offrent une approche innovante permettant aux entreprises de composer leur propre système RH.

Grâce aux API, il est possible de créer un logiciel RH sur mesure, brique par brique, en intégrant des modules provenant de différents éditeurs. En plus de cette flexibilité, les SIRH modulables permettent d’automatiser les tâches répétitives et de tirer parti des fonctionnalités de l’intelligence artificielle.

L’intégration simplifiée via des connecteurs permet de centraliser les données de tous les outils RH pour des analyses croisées et des reportings plus avancés. En fonction de vos besoins du moment, vous pouvez facilement ajouter ou retirer un module dédié à une fonction RH spécifique.

Les logiciels RH les plus utilisés

Même si chaque entreprise a ses propres besoins et particularités dans leur service RH, les modules / logiciels RH qui peuvent composer un SIRH restent globalement les mêmes. Pour vous guider dans votre choix et mieux appréhender les modules, voici un panel des logiciels RH les plus demandés :

Congés & absences

La gestion des congés et des absences reste l’une des tâches RH les plus chronophage. Pour une bonne gestion, il faut une organisation presque militaire afin d’être juste dans la répartition des congés payés, parentaux, RTT etc. ainsi que pour le suivi des absences et autres accidents du travail.

En reliant le logiciel de gestion de congés à un SIRH, la demande de prise de congé sera automatisée et la validation se fera en un clic par le manager. Gérer les plannings et les absences devient une tâche simple et rapide via la mise en place de workflows pour le suivi avec des propositions automatiques de formulaires pré remplis, des alertes ou de la prise de note par exemple.

Par ailleurs, l’entreprise peut, en quelques clics, connaître son taux d’absentéisme sur chaque service en temps réel ou sur une période donnée. Ceci est rendu possible en consultant le tableau de bord comprenant les indicateurs liés à l’absence justifiées ou non de ses collaborateurs.

Note de frais

Les notes de frais font partie du quotidien des collaborateurs. Leur gestion peut devenir un vrai casse-tête pour le service RH s’en occupant. Parfois, il arrive que certains collaborateurs en abusent trop : restaurant, voyage, transport… Néanmoins, l’entreprise a des difficultés à réduire ces montants.

Un SIRH permet de rattacher le logiciel de note de frais au service comptabilité et à la banque de l’entreprise. Via ce SIRH, la société peut mettre en place une politique de frais et de remboursements suivant le département, le poste etc. de ses collaborateurs.

En mettant en place des alertes de demande de note de frais et en attribuant des plafonds suivants les types de frais, l’entreprise peut plus simplement analyser ses dépenses. Grâce à des reportings, l’entreprise peut exporter directement les données vers le module de comptabilité qui ajoutera immédiatement dans le compte correspondant.

Temps & activités

Avec l’arrivée de nouveaux modes de travail comme la semaine de 4 jours ou encore le télétravail, il est devenu difficile pour les services RH de calculer précisément le temps de travail d’un collaborateur.

Intégrer un logiciel de gestion du temps de travail permet tout d’abord d’impliquer et de responsabiliser ses salariés. En effet, le collaborateur doit lui-même remplir sa feuille de temps par rapport à un projet, une semaine etc.

Via la mise en place de workflows et la liaison entre l’outil de gestion des temps et le logiciel de paie, le décompte et l’ajout des heures supplémentaires sur le bulletin de paie se font de manière automatisée. Cela permet alors au service RH de se recentrer sur le collaborateur lui-même en cas par exemple de questions.

Enfin, le SIRH permet de créer des synthèses détaillées concernant la rentabilité de projets, d’activités ou de structures en comparant les heures passées concernant l’avancée, la réussite ou le budget alloué.

Planning

Organiser, planifier et gérer les activités des collaborateurs est une tâche fastidieuse où il est facile de perturber rapidement une organisation pourtant bien rodée.

En rassemblant le logiciel de planning des collaborateurs avec celui de gestion des congés, via un SIRH, permet une visualisation globale et en temps réel des plannings et disponibilités des collaborateurs par mois, par semaine ou par jour. Il sera alors très simple de planifier des réunions de gestion de projet ou encore des entretiens annuels sans bousculer toute l’organisation d’une équipe.

L’objectif d’une parfaite organisation et rotation des collaborateurs reste la productivité. En mettant en place des pointeuses virtuelles ou/et des plannings précis, l’entreprise connaît alors son besoin en effectif pour chaque tâche et cela même en fonction des différentes variables : taux d’absentéisme, prise de congés, temps de réunions…

Paie

Maîtriser sa paie est un point essentiel de la fonction RH. Avec un certain nombre de variables et ses contraintes de temps, la gestion de la paie se doit d’être parfaite du premier coup afin d’éviter les mécontentements des salariés.

Le logiciel de paie est le module incontournable d’un SIRH puisque ce dernier peut être relié à tout autre module afin d’automatiser un maximum de tâches liées à la gestion de la paie et éviter les erreurs. En effet, les rubriques de paie peuvent se préremplir avec chacune des données enregistrées durant le mois pour chaque collaborateur (heures supplémentaires, primes, congés, absences…).

Enfin, les logiciels de paie peuvent également se mettre automatiquement à jour avec la législation. Cela est notamment le cas avec la DNS ou encore le prélèvement à la source.

L’interconnexion des différents modules accélère la gestion administrative et donne la possibilité au département paie de vérifier et corriger  les fiches de paie ainsi que les déclarations sociales (DUCS, URSSAF, DADS-U…). Une solution qui permet ains d’éviter de nombreuses erreurs qui peuvent parfois coûter cher à une entreprise.

De nombreux modules de gestion de talents existent : comme les logiciels d’onboarding collaborateur, de gestion de compétences et de mise en place de plans de formations. Ces derniers permettent principalement à l’entreprise de fidéliser et de conserver ses meilleurs talents et d’accroître l’efficacité de ses équipes pour connaître une meilleure rentabilité et un bon ROI sur ses recrutements.

Le socle RH (ou core RH)

Digitaliser ses processus RH est une étape clé pour gagner en modernité et fidéliser ses talents. C’est d’ailleurs le but du socle RH ou logiciel core RH qui permet de mettre le collaborateur au cœur de la stratégie RH en centralisant toutes les données liées à l’entreprise à un seul endroit : informations collaborateurs, standardisation des process, plan de formation etc.

Définition du socle RH

Le socle RH (ou core RH) correspond à un système informatique qui permet la centralisation et le stockage de l’ensemble de la data RH des collaborateurs, des stratégies et des processus d’une entreprise. Ces informations sont alors disponibles et consultables partout et en temps réel par tous selon le poste occupé dans la société. Le socle RH compose donc le logiciel SIRH.

Toutes les informations administratives et de gestion du personnel sont essentielles à l’organisation d’une entreprise et notamment pour celles qui se sont internationalisées. La centralisation des données sur un SIRH permet la sécurisation de l’information, la fiabilisation du traitement des données ainsi que le développement du travail collaboratif.

Dans un contexte de mondialisation, le socle RH répond facilement et rapidement à des questions d’ordres économiques, culturelles, juridique et réglementaires. Il permet également une amélioration de la marque employeur de l’entreprise.

Fonctionnalités

Qu’elles suivent un modèle top-down, bottom-up ou encore hybride, les fonctionnalités du socle RH restent les mêmes :

1. Centralisation : Toutes les données transitent par le socle RH du SIRH, qui les redistribuent dans les différents logiciels RH en fonction des workflows et scénarios définis.

2. Personnalisation : La data récoltée permet d’harmoniser les processus et de les adapter selon les stratégies en fonction de la législation de la localisation des filiales de l’entreprise.

3. Contribution : Les collaborateurs sont à la fois acteurs et contributeurs du socle RH quel que soit leur place dans l’organigramme. A chaque fois qu’un salarié ajoute des informations sur un logiciel RH, cela contribue à la création de donnée analysable.

4. Analyse : La centralisation de la donnée des SIRH permet une consolidation de celle-ci pour ensuite la contrôler et l’analyser. Ce traitement de la data sert à la construction de reportings fiables et précis grâce à la définition d’indicateurs de performance.

5. Pilotage : Les résultats provenant des indicateurs clés de performance amélioreront la prise de décisions stratégique de la part des dirigeants et des DRH : prévisionnel, anticipation, rectification de stratégie etc.

Le portail RH (ou portail SIRH)

Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) se présente sous la forme de logiciel ou de plateforme unique regroupant les différents modules RH dont a besoin une entreprise pour fonctionner correctement.

Définition du portail RH

Le portail RH ou portail SIRH représente la plateforme sur laquelle les collaborateurs se connectent afin d’avoir accès aux informations et données. Grâce à la centralisation de la data (socle RH) et à l’imbrication des modules RH qui composent le SIRH, la gestion administrative du personnel de l’entreprise, son pilotage ainsi que son évolution professionnelle sont facilités.

Utilisé par tous les collaborateurs le portail SIRH est un logiciel de communication, de recherche et d’analyse qui doit être facile d’utilisation, ergonomique et adaptable selon les besoins de l’entreprise.

Utilisation du portail RH

Le portail RH, partie intégrante du SIRH, possède des avantages pouvant s’avérer indispensables pour les entreprises et pour l’administration du personnel. Parmi ces bénéfices :

1. Unification du profil employé : Plus besoin de rechercher les données RH concernant les collaborateurs aux quatre coins du monde. Avec la centralisation et la standardisation des profils où le nombre de champs à remplir est identique pour tous, chaque employé peut lui-même modifier certaines informations directement sans passer par le service RH.

2. Amélioration de la communication en interne : Comme dans un intranet classique, des actualités et autres chiffres sur l’entreprise y sont présentes. Il est même plus rapide et facile de faire passer une information ou de communiquer via un portail SIRH. En effet, la mise en place de chat, d’encart de commentaire ou de prise de notes et l’automatisation permettent une meilleure collaboration entre les salariés.

3. Optimisation de la collaboration : Automatisation, simplification et uniformisation des process, gain de temps, implication des collaborateurs ne sont que des exemples des avantages de l’utilisation d’un portail RH. Ce dernier permet de favoriser le travail collaboratif des employés et l’augmentation de la productivité.

Par ailleurs, l’utilisation du portail RH facilite l’utilisation de la technique de l’employee advocacy pour de la communication externe d’articles à forte valeur ajoutée. Les collaborateurs partagent les valeurs de l’entreprise ce qui augmente la notoriété de celle-ci ainsi que sa marque employeur. Un talent heureux dans son entreprise est un talent fidèle et engagé sur qui la société pourra compter sur du long terme.

En plus d’être au cœur du SIRH, le socle RH peut-être un logiciel à part entière. C’est le cas de la solution PeopleSpheres, qui propose un core RH intégrant des fonctionnalités avec des fonctionnalités propres. Parmi ces fonctionnalités :

• Moteur de création de formulaires

• Moteur de création de workflows

• Espace de messagerie et de communication interne

• Espace de notification

• Espace de reportings et tableaux de bord

• Catalogue de logiciels RH

Le socle RH s’intègre donc généralement dans un SIRH, mais il peut aussi fonctionner de manière autonome pour effectuer certaines tâches.

L’intégration du SIRH en entreprise

La décision de mise en place d’un SIRH est non seulement stratégique car il faudra revoir les processus d’information et de communication mais elle est également technique. En effet, l’intégration d’un logiciel SIRH va demander un effort de la part des services IT et des réseaux.

Ces derniers vont devoir vérifier que le portail RH sera bien compatible avec les logiciels RH que l’entreprise possède déjà. Selon le type de SIRH (Saas, ASP, On-Premise) une mise en route sera à effectuer par l’entreprise ou directement par l’éditeur du SIRH.

En parallèle, il faut aussi former les collaborateurs à l’utilisation du portail RH ainsi qu’à la standardisation des processus.

Formation des collaborateurs

Bien connaître les besoins, utilisations de chaque service RH et des autres utilisateurs est essentiel afin de les accompagner au mieux dans la transition entre ancien et nouveau logiciel. En effet, l’entreprise doit informer ses collaborateurs le plus tôt possible du changement de procédés. Ces derniers, avant de devoir prendre en main le SIRH doivent avoir accepté les changements que cela va impliquer dans leur organisation.

Présenter des démonstrations, faire des mises en situation, sensibiliser à l’importance de l’utilisation du SIRH auprès de toutes les équipes est indispensable. Une communication efficace sera l’élément décisif pour la réussite du déploiement partiel ou total du SIRH dans l’entreprise.

Que la société soit une PME ou une grande entreprise, celle-ci devra prévoir de former les collaborateurs auprès du responsable SIRH, du DSI, de la DAF, du DG ou du consultant SIRH externe en charge du projet. Que la gestion du SIRH se fasse en interne ou en externe, les DRH et DSI devront être en contact constant avec les équipes en internes. Il est en effet important de guider et de répondre rapidement aux interrogations des collaborateurs quant à l’utilisation du SIRH.

L’intégration d’un SIRH en entreprise met parfois un peu de temps avant que l’idée de changement soit acceptée par les collaborateurs. Il est alors important de leur exposer tous les avantages du SIRH.

Quels sont les principaux avantages d’un SIRH pour votre entreprise ?

Comme mentionné précédemment dans cet article, les avantages d’un SIRH sont multiples. Voici 5 avantages pratiques pour les entreprises d’utiliser un SIRH.

• Automatisation des processus : le SIRH permet d’automatiser les tâches RH chronophages et répétitives. Grâce à ses modules dédiés, de nombreux processus peuvent être automatisés, comme l’édition des fiches de paie ou l’onboarding de nouveaux employés. Les responsables RH gagnent du temps et se recentrent sur l’humain et les missions à forte valeur ajoutée.

• Amélioration de l’engagement des collaborateurs : le SIRH permet aux salariés d’accéder à leurs données et leurs démarches en autonomie (demande de congé, note de frais, etc.). Grâce à une organisation moderne et fluide, le SIRH encourage la collaboration entre les équipes et renforce l’engagement des salariés. Il en résulte une meilleure expérience collaborateur au sein de l’entreprise.

• Gain de temps et productivité : la centralisation des informations des collaborateurs et l’automatisation des processus grâce au SIRH offrent un gain de temps précieux à tous les niveaux. Les RH peuvent répondre rapidement aux demandes, ce qui améliore la satisfaction des collaborateurs. Le SIRH contribue ainsi à une meilleure productivité pour l’ensemble de l’organisation.

• Meilleur suivi et pilotage : le SIRH facilite le suivi de la stratégie RH grâce à des fonctionnalités de reporting et de tableaux de bord intégrés. Les responsables RH disposent d’indicateurs clés fiables pour prendre des décisions stratégiques.

• Réduction des coûts : en optimisant la gestion administrative, le SIRH permet de réduire les coûts opérationnels. Par exemple, automatiser le recrutement réduit le nombre de personnes mobilisées sur cette tâche. Le SIRH aide l’entreprise à gagner en efficacité tout en maîtrisant ses dépenses.
  

La solution PeopleSpheres vous propose un grand nombre de logiciels qui vont regrouper l’essentiel de vos tâches RH : Congés & Absences, Planning, Paie, Intégration, etc. afin de rendre ces dernières plus rapides et plus pratiques que ce soit pour vous comme vos équipes.

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