L’une des fonctions des services ressources humaines est de gérer les salaires, c’est-à-dire de s’acquitter, à rémunérer un employé en contrepartie d’une tâche réalisée. En apportant une attention à cette fonction RH, on permet d’alléger la lourdeur administrative que connaissent souvent ces services de l’entreprise.
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Comment définir la gestion de la paie ?
Se trouvant au cœur de la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie est bien plus qu’un simple processus technique. C’est un sujet sensible et complexe, mais également un formidable levier pour :
- Créer un avantage concurrentiel ;
- Optimiser la performance de l’entreprise ;
- Motiver les salariés (avec les primes et les augmentations de salaire) et contribuer à une bonne ambiance sociale.
Fournir une paie conforme est un enjeu difficile, mais essentiel pour l’entreprise. En effet, cette production de la paie relève à la fois du ressort des RH et du service comptabilité.
On la formalise par un bulletin ou une fiche de paie et elle doit obligatoirement fournir certains éléments légaux et conventionnels.
Comment s’effectue la paie ?
En récoltant des éléments individuels et collectifs qui aboutissent à la déclaration de ces éléments :
- En effectuant une collecte des données liées à l’activité du salarié (présence/absence, planning) ;
- En calculant la rémunération et les cotisations liées au salaire + le PAS (prélèvement à la source) ;
- En produisant des déclarations obligatoires (DUE, DNS).
Quelles sont les missions d’un gestionnaire de paie ?
Les missions d’un gestionnaire de paie diffèrent selon le type de l’entreprise et selon son mode d’organisation.
La saisie des éléments de paie
Le gestionnaire saisit des éléments en lien avec la paie sur un logiciel de paie : congés payés, heures supplémentaires, primes, etc.
Il inscrit aussi les nouveaux salariés qui ont été embauchés au cours du mois.
La gestion des arrêts de travail
Entre les déclarations à la CPAM en DSN et le traitement de l’arrêt des paiements en passant par le suivi des indemnités journalières de la Sécurité Sociale (ou IJSS), la gestion des arrêts de travail ainsi que la gestion des relations avec les différentes CPAM représentent une partie conséquente de l’activité du gestionnaire de paie.
Le contrôle de la paie
Élément indispensable à la gestion de la paie, le contrôle de paie est une étape qui doit être effectuée avec méthode et minutie.
Concrètement, il s’agit de vérifier tous les éléments du calcul de la paie puis de s’assurer de leur exactitude selon les différentes saisies durant le mois en cours.
Les déclarations sociales
Toutes les déclarations sociales en lien avec la paie (AGIR/ARRCO, URSSAF, organisme de prévoyance mutuelle, régime de frais de santé, centre des Impôts) sont aujourd’hui centralisées et remplacées par une seule déclaration : la DNS ou Déclaration Sociale Nominative.
La gestionnaire de paie doit s’assurer de centraliser toutes ces déclarations et de les remplir convenablement.
La gestion du personnel
En plus du traitement pécuniaire, le gestionnaire de paie doit aussi s’occuper de la gestion administrative du personnel. C’est une de ces attributions que l’on oublie souvent.
En fait, il s’agit de générer l’employé dès son arrivée dans l’entreprise — on appelle alors cette phase « onboarding » (contrat de travail, médecine du travail, DUE) — à sa sortie en passant par sa vie dans l’entreprise (changements de situations, avenant contractuel).
Ici, le gestionnaire représente le 1er interlocuteur du salarié quant aux questions relatives aux droits et devoirs en entreprise.
Quels sont les enjeux de la gestion de paie ?
Soumise aux évolutions de la réglementation, la paie doit toujours faire l’objet d’une attention. Cela implique notamment une veille légale pour s’assurer de ce que l’on nomme « conformité-paie ».
Toute erreur, tout manquement au niveau de la paie entraine possiblement :
- Des sanctions de l’URSSAF en cas de contrôle ;
- De contentieux aux Prud’hommes (en cas de conflit avec un salarié) ;
- Une perte de temps.
Comment avoir une gestion de la paie optimale et performante ?
Pour obtenir une gestion optimale de la paie, et que celle-ci soit performante, il est essentiel de bien s’organiser en amont. C’est aussi l’occasion d’acquérir des outils fiables et pérennes qui offre une certaine souplesse et une agilité dans l’exécution.
Savoir planifier l’activité
Tout commence par une visualisation de l’activité.
Acomptes, calculs de la paie, embauches, virement des salaires, soldes de tout compte et DSN, plusieurs échéances attendent le gestionnaire de paie chaque mois.
Savoir s’organiser pour assurer son mois en toute sérénité est une clé fondamentale.
De bons outils, comme l’outil de paie de PeopleSpheres, s’avèrent essentiels.
Ainsi chaque tâche est répertoriée et panifiée et un rappel peut être réalisé à distance si nécessaire.
Prioriser les tâches
Savoir gérer ce qui est important et ce qui l’est moins fait partie du travail du gestionnaire de paie.
Certaines tâches possèdent un caractère urgent tandis que d’autres peuvent être planifiées, voire déléguées si besoin.
Externaliser les tâches
L’optimisation de la gestion de la paie passe aussi par l’externalisation. C’est s’assurer en effet d’un gain de temps et d’un gain de productivité.
Pour prendre une telle décision, on réfléchit autour de 3 axes ;
- Un axe financier : quel est le coût d’une externalisation à long terme ?
- Un axe organisationnel : comment organiser l’entreprise dans le cadre d’une externalisation de la paie ?
- Un axe stratégique : est-ce que l’entreprise souhaite conserver cette compétence de gestion de la paie en interne ou pas ?
Quels outils SIRH adopter pour une gestion de la paie ?
Deux types de gestion de paie
Le principal outil pour la gestion de la paie est le logiciel de paie.
Outil informatique qui vous permet d’automatiser et simplifier la production d’une fiche de paie, ce logiciel peut être hébergé en monoposte (sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l’entreprise), ou en mode SaaS (sur les serveurs du fournisseur informatique).
Les avantages sont multiples :
- Optimisation du temps de travail ;
- Mise à jour automatique des règles légales et conventionnelles ;
- Données fiables et sécurisées ;
- Possibilité de transférer les pièces vers la comptabilité ;
- Automatisation des déclarations sociales et des calculs de paie.
Un second outil est la gestion externalisée. Ici, une entreprise confie à un prestataire externe la prise en charge de l’exploitation de la paie.
Il existe 3 niveaux d’externalisation : infogérance (externalisation des moyens informatiques comme le matériel, l’hébergement et la maintenance), coproduction (externalisation de la maintenance légale) et externalisation de processus.
Une gestion de la paie dématérialisée simplifie votre gestion administrative globale
Il existe aujourd’hui des logiciels SIRH qui permettent d’externaliser la gestion de la paie.
Ces services digitaux participent au zéro papier. Comment ?
Grâce à l’enregistrement dans un réseau dédié au lieu d’être imprimé.
Cette nouvelle façon de gérer la paie favorise l’ergonomie du poste de travail, car le gestionnaire travaille avec 2 voire 3 écrans.
Pour cette digitalisation des services paie, on peut utiliser des logiciels on-boarding pour la transmission des éléments ou encore des logiciels de paie avec saisie collaborative.
La digitalisation des services RH ne fait que commencer, mais on découvre qu’il existe désormais des solutions intuitives, ergonomiques, moins gourmandes en temps et en moyens pour gérer les différents aspects RH comme la gestion de la paie.
