À l’heure du “tout digital”, la gestion électronique des documents est une pratique courante dans la plupart de nos organisations, de la GMF aux CCAS en passant par vous et moi. Aujourd’hui, avec le télétravail généralisé, qui n’utilise pas Google Drive, ou un autre système similaire basé sur la sauvegarde de données numériques dans le Cloud, pour faciliter la gestion courante et l’archivage de ces documents importants ? Tout passe par des échanges électroniques via Internet. Dans cette démarche massive de dématérialisation des documents, l’enjeu de la conservation et du stockage numérique des données dans le temps est essentiel. Archiver ses documents personnels ou des données confidentielles doit inclure des garanties de sécurité, de pérennité et de légalité. Pour y parvenir, deux solutions existent : l’archivage numérique et le coffre-fort électronique. Leurs différences sont bien réelles et il est très important d’adapter les besoins aux services proposés. Alors… Archivage électronique ou coffre-fort numérique : quelle solution choisir ? Quelles sont leurs différences ? On vous dit tout ici !
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L’archivage électronique
L’archivage numérique, aussi appelé Système d’Archivage Électronique (SAE), constitue un espace de stockage des documents numériques qui a pour principal avantage d’en faciliter l’utilisation quotidienne. Parce qu’il permet de sauvegarder les documents professionnels validés (c’est-à-dire non-modifiables, souvent en format PDF), l’archivage électronique permet la conservation et la restitution des archives de documents papiers, mais aussi de ceux créés de façon électronique. Cette solution garantit aussi leur intégrité et leur pérennité, suivant les obligations de la norme NF Z42-013 de l’AFNOR. Cela permet aux entreprises de respecter les exigences légales et réglementaires du traitement des données numériques qu’elle stocke en ligne.
Pour les entreprises comme pour les particuliers, l’archivage électronique des données et documents est une solution qui :
- Simplifie le stockage des documents et données ;
- Rend l’information numérique consultable via un accès à Internet ;
- Diminue les coûts par le traitement automatisé des documents administratifs ;
- Réduit les risques liés aux aléas de perte, vol, sinistre… ;
- Garantit la confidentialité des données avec un identifiant et un mot de passe.
Ces fonctionnalités de l’archivage électronique comportent certaines différences avec celles du coffre-fort numérique.
Le coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique est en quelque sorte la version premium de l’archivage électronique. Il s’en distingue par des différences importantes. Les coffre-forts sont des espaces de stockage ultra sécurisés qui offrent de très hautes garanties en termes de protection et de conservation des documents et des données numériques. À la manière d’un coffre-fort physique, le coffre-fort virtuel protège les données confidentielles telles que les relevés de compte, les contrats administratifs, les factures électroniques, les documents bancaires…
Comme le précise la norme NF Z42-020 de l’AFNOR, le coffre-fort numérique garantit :
- La sécurité et l’intégrité des données électroniques ;
- La pérennité des documents numériques ;
- La confidentialité des échanges grâce au cryptage de données ;
- La traçabilité et l’authenticité de tous les documents du dépôt des documents à leur destruction.
Ces fonctionnalités spécifiques concèdent aux documents numériques archivés une valeur légale. C’est là une des grandes différences entre le coffre-fort numérique et le simple archivage électronique. Nous le verrons en détail un peu plus loin.
L’intérêt de mettre en place ces solutions
Difficile de contrôler la survenue de sinistres comme les incendies, les vols, les dégâts des eaux, ou encore aux défaillances électriques ! Même si elles comportent certaines différences, les solutions d’archivage électronique et de coffre-fort numérique ont pour intérêt commun de permettre à l’entreprise de se protéger contre les risques de perte ou de vol des données stockées sur des supports physiques. L’archivage électronique n’est pas non plus à l’abri d’une intrusion, mais il possède néanmoins un très gros avantage : il permet à l’entreprise connectée à Internet de disposer en permanence d’une copie de ses fichiers les plus importants grâce à la récupération automatique des données.
Les solutions d’archivage numérique permettent aussi de réaliser un gain de productivité important. Pourquoi ? En dépit de leurs différences, les deux solutions d’archivage électronique et de coffre-fort numérique permettent d’optimiser les tâches de gestion administrative de tous les collaborateurs concernés. Par exemple, posséder un coffre-fort numérique intégré au SIRH permet au service RH d’archiver automatiquement les bulletins de paie électronique, voire tout le système d’archivage de la facturation pour le service comptabilité. Si tout le processus n’est pas digitalisé, la numérisation des documents papier au scanner sera la seule tâche à exécuter pour faciliter toutes les opérations de recherche, de validation et de classement. Les solutions d’archivage et de coffre-fort numérique permettent donc de gérer les documents et données de façon plus fiable et plus rapide, ce qui permet aux collaborateurs de se consacrer à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.
Quelles sont les différences entre ces solutions ?
Néanmoins, il existe des différences marquantes entres les solutions d’archivage électronique simple et de coffre-fort numérique. Le coffre-fort électronique ne peut pas remplacer le système d’archivage numérique : le coffre-fort fige les données pour mieux les protéger et en garantir l’authenticité. Il est donc à envisager plutôt comme un composant complémentaire au SAE. Gardez simplement en tête que leurs différences se rapportent à la nature de la conservation des données : l’archivage électronique est un système de sauvegarde de documents dématérialisée pour une utilisation quotidienne, alors que le coffre-fort numérique est un espace de stockage spécifique hautement sécurisé qui permet de protéger des métadonnées sensibles dont les droits d’accès sont très limités.
La valeur probante des documents numériques archivés figure aussi parmi les plus grandes différences à noter entre un coffre-fort numérique et un système d’archivage électronique. Le service de coffre-fort électronique est la seule solution de stockage qui assure la traçabilité et l’authenticité des données dans un cadre réglementaire, notamment via la signature électronique. Et ce, durant tout leur cycle de vie. En cas de litige, il garantit donc la validité d’un document numérique en tant que preuve en justice. On parle alors d’archivage à valeur probatoire. Pour plus de précisions, on peut se tourner vers les différents décrets existants ou les recommandations de la CNIL qui précisent bien les différences entre l’archivage électronique de documents et les services de coffre-forts numériques.
Choisissez la solution adéquate à vos besoins
Maintenant que vous connaissez les différences entres les solutions d’archivage électronique et de coffre-fort numérique, il vous reste à choisir la solution adéquate à vos besoins. Pour cela, voici quelques conseils utiles.
Dans un monde économique où la mobilité et le travail à distance sont de plus en plus monnaies courantes, la gestion électronique des documents est un pré-requis pour faciliter la gestion quotidienne des affaires courantes via Internet. Mais cette solution ne garantit en aucun cas la sécurité des métadonnées. Pour l’archivage de vos documents professionnels, il vous faut d’abord définir vos besoins auprès des prestataires de services qui pourront guider votre choix vers la solution qui vous correspond le mieux.
Nous vous conseillons de bien vérifier les éléments suivants lors de la conclusion du contrat :
- Les modalités de mise en œuvre de la solution par rapport à votre SIRH ;
- Les durées de conservation des documents ;
- Les conditions de récupération des données ;
- La sécurisation par identification électronique.
Malgré leurs différences, les solutions d’archivage électronique et de coffre-fort numérique présentent toutes deux des fonctionnalités essentielles pour stocker et protéger les documents dématérialisé. Comme elles répondent à des besoins différents mais complémentaires, il est préférable de les utiliser ensemble afin d’éviter les mauvaises surprises dans la mise en œuvre de votre stratégie de conservation des documents.
Vous l’aurez compris, les différences entre l’archivage électronique et le coffre-fort numérique sont importantes à prendre en compte dans l’utilisation que vous souhaitez en faire. N’hésitez pas à découvrir en détail la solution de coffre-fort numérique proposée par PeopleSpheres afin d’archiver en toute sécurité les données et les documents numériques de votre entreprise. Si ce n’est pas déjà fait, vous avez maintenant tout ce qu’il vous faut pour sauter le pas !
