La transformation digitale marque un tournant crucial pour les entreprises tant elle introduit de nouveaux modèles et bousculent les habitudes.
La transition du format papier au format numérique représente un tournant majeur pour les entreprises et le service des Ressources humaines. Elle introduit de nouveaux mode de gestion documentaire et renouvelle profondément les processus RH. Alors, qu’est-ce que le document numérique et comment bouleverse-t-ils nos habitudes professionnelles ?
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La gestion électronique des documents numériques : une solution pour les entreprise
Un traitement des données simplifié
La dématérialisation apporte de nouveaux formats qui viennent concurrencer les formats papiers et écrits. Ces nouveaux formats se proposent de façon numérique et, grâce à la digitalisation de nos sociétés, sont accessibles depuis un ordinateur ou un appareil électronique. A l’inverse du format du document sur papier, le document numérique permet de séparer l’information (données, texte.) de la présentation (techniques de mise en page, etc.). Le terme « document numérique » désigne un vaste de champ de données, il peut s’agir de courriers mails, de documents bureautiques, de documents multimédia (images, vidéos, sons), de bases de données, ou encore de documents papiers numérisés.
Pour les entreprises, le document numérique et les données dématérialisées offrent de nombreux avantages tant en terme de gestion, d’archivage, et de sécurité. De fait, la dématérialisation offre une plus grande traçabilité des données car les documents électroniques sont stockés et enregistrés sur une base de données sécurisée. À l’inverse, la traçabilité des documents-papier est plus complexe et, si leur tri n’est pas constant, ils peuvent se mélanger entre eux. De plus, la durée de conservation et le cycle de vie des documents et données numériques sont aussi plus longs, contrairement aux documents sur support papier qui peuvent se perdent plus facilement.
Un coût moindre pour les entreprises
La dématérialisation et les fichiers électroniques permettent de réduire les coûts : en effet, plus besoin de papier ni d’imprimante ! C’est l’un des principaux atouts de la dématérialisation : cette alternative zéro papier – zéro déchet réduit considérablement l’empreinte écologique. De plus, dans le cadre des bulletins de paie dématérialisés, les coûts de production et d’envoi sont aussi réduits puisque les impressions des bulletins papier, l’envoi postal ou la remise en main propre ne sont plus nécessaires. Chaque collaborateur reçoit donc directement sa fiche de paie sur son espace numérique, accessible depuis le logiciel de paie et le SIRH.
D’autant plus que stocker les documents de manière électronique permet de réduire l’espace d’archivage des documents qui peut prendre de la place dans les locaux de l’entreprise et demander une surface plus grande. Le stockage électronique n’est pas pour autant totalement gratuit et, pour héberger leurs données particulièrement lourdes et nombreuses les entreprises ont généralement recours un abonnement Cloud ou bien se munissent de disques durs très puissants.
L’archivage électronique : un archivage sécurisé qui facilite la conformité au RGPD
Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives papier. La numérisation des données permet notamment d’archiver les documents numériques sensibles sur un coffre-fort virtuel. En accord avec le RGPD ( Règlement Général sur la Protection des Données), le coffre-fort virtuel permet de protéger les données des collaborateurs et de l’entreprise contre toute tentative de fraude ou de piratage. Dans le cadre de la gestion de la paie, chaque fiche de paie est archivée et enregistrée pendant plus de 5 ans conformément à la réglementation en vigueur.
La dématérialisation : une solution qui simplifie les processus RH
Une gestion des flux plus rapide
Pour la fonction des Ressources humaines, la numérisation représente un tournant majeur car elle renouvelle les processus RH et permet un gain de temps et de productivité majeur ! Documents électroniques, métadonnées, signature électronique… la numérisation de documents diversifie les options de stockage de documents et facilite grandement la gestion documentaire du service des Ressources humaines !
En plus d’offrir une maîtrise documentaire plus grande, les fichiers numériques facilitent aussi le traitement des documents administratifs, cela représente donc un gain de temps conséquent pour le service des Ressources humaines. En effet, la dématérialisation des documents administratifs (bulletins de paie, notes de frais, etc.) leur permet désormais de piloter la GRH digitalement et depuis leur poste de travail. A titre d’exemple, à l’ère de la documentation papier et de l’archivage physique, la gestion de la paie représentait une tâche extrêmement chronophage. Désormais, le responsable ou manager RH peut valider en quelques clics le bulletin de paie de son collaborateur, le modifier facilement, et l’envoyer par voie électronique dans un délais extrêmement court.
Des collaborateurs plus investis
La dématérialisation des processus RH concernent aussi directement les collaborateurs puisque cela leur simplifie la vie ! Effectivement, le format papier n’était pas non plus en leur faveur et toute demande au service RH représentait un travail plus grand à l’époque du document-papier. Or, avec les logiciels RH et l’utilisation d’un système de gestion électronique, les processus administratifs sont simplifiés pour les collaborateurs. Par exemple, la dématérialisation des factures facilite grandement la gestion des notes de frais et des remboursement. Avec le logiciel Notes de frais, le collaborateur peut importer numériquement des justificatifs physiques directement dans le logiciel. Leur traitement et remplissage est ensuite simplifié pour l’employé grâce aux champs pré-remplis (nature de la dépense, montant, taux de T.V.A., …). Il adresse ensuite son dossier et sa demande au service RH et se voit automatiquement notifié de sa réponse par voie électronique.
Le SIRH en mode Saas : un flux documentaire optimisé et un stockage optimal
Numériser les données et documents RH permet aussi de les centraliser sur une interface unique : le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Cette solution de gestion RH interconnecte tous les logiciels RH (Logiciel Paie, Logiciel Congés & Absences, Logiciel Planning, Logiciel Coffre-Fort Numérique, Logiciel Générateur de Document RH, Logiciel Compétences, Logiciel Talents, etc.) autour d’un socle commun.
Dans un premier temps, cela signifie que l’ensemble des documents et contenus numériques de chaque logiciel est collecté par le SIRH pour composer une base de données extrêmement vaste et complète. Dès lors, une simple recherche sur la barre de recherche permet un accès aux documents voulus rapidement et efficacement. Aussi, cela permet aux responsables RH de construire des reportings et tableaux de bords efficacement car tous les indicateurs RH ont été collectés, triés, et centralisés automatiquement sur le logiciel Reporting RH. Dans un second temps, cela signifie aussi que la gestion des documents est optimisé. Par exemple, le SIRH peut faire circuler des données numériques entre les logiciels et lancer des workflows cross-modules grâce à ses smart connectors. Enfin, le SIRH en mode SAAS permet aux entreprises d’héberger leurs données sur des serveurs externes et sécurisés grâce à la solution Cloud Computing. Ces serveurs sont non seulement très puissants mais ils permettent aussi aux entreprises d’accéder à leurs données n’importe où dans le mode et à tout moment. Certains éditeurs proposent même des solutions avec un mode “hors connexion”.
Face aux documents physiques, les données dématérialisées s’imposent comme une alternative idéale pour optimiser la gestion de l’information et les processus RH en entreprise. Le document numérique n’est pas seulement un format qui concurrence le format papier, c’est aussi un format qui ouvre un champ incalculable de possibilités. L’automatisation est l’une d’entre elle car le contenu électronique offre l’opportunité d’être piloter directement par des outils technologique, sans l’intervention humaine. Collecte des données, workflows,… le format numérique et les processus de dématérialisation ouvrent donc la voie vers une gestion RH plus rapide, plus productive, et plus efficace !
