Service innovant pour sécuriser des fichiers numériques, le coffre-fort numérique se développe de plus en plus dans les entreprises.
Découvrez les 5 avantages du coffre-fort numérique :
- Une réponse aux obligations légales
- Archivage et stockage sécurisé des documents
- Un plus écologique
- Des économies notables et une amélioration de l’image
- Gestion des documents RH au même endroit
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Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique, que l’on appelle parfois coffre-fort électronique, est un service online en vue de sécuriser, de stocker, de répertorier et de consulter des fichiers numériques sensibles.
Il peut s’agir des fiches de paie, des documents administratifs, des contrats, etc.
Consultable et pouvant être enrichi en temps réel par une liaison Internet, le coffre-fort numérique est un vrai espace de stockage en ligne qui va conserver des données sans les transformer et les restituer l’identique à un utilisateur accrédité, nominatif.
Un tel outil doit être en mesure de garantir l’intégrité des tous les documents et des informations dans le temps.
De nos jours, ce service en ligne est proposé aux particuliers. Il prend alors la forme d’un espace de stockage sécurisé qui requiert toutefois une identification. Les fonctions du coffre-fort électronique sont de récupérer automatiquement le type de documents confiés.
Dès que le coffre-fort est paramétré, il va « aspirer » automatiquement les nouveaux documents et fichiers par les organismes connectés (comme votre banque par exemple) et les stocker dans votre espace personnalisé sécurisé.
On utilise principalement, chez les particuliers du moins, le coffre-fort numérique pour conserver les papiers et documents personnels au cas où surviendrait un incendie, un cambriolage, un incendie ou dans l’éventualité d’une simple perte.
1) Le coffre-fort numérique : une réponse aux obligations légales
Alors que cette solution utile n’est pas obligatoire, l’utilisation du coffre-fort numérique est aujourd’hui indispensable dans le monde de l’entreprise, surtout si celles-ci veulent être en conformité avec la législation récente en matière de protections des données personnelles (RGPD) et de la loi travail de 2016.
ℹ️ C’est l’article L.103 du Code des postes et communications électroniques qui définit légalement le service du coffre-fort numérique.
Néanmoins, il faut savoir que pour un coffre-fort électronique, deux points sont à retenir :
- L’employeur a pour obligation de remettre un bulletin de salaire papier ou numérique au salarié. Cependant, depuis janvier 2017, ce format peut être numérisé sans accord du salarié. Quand les bulletins de paie sont électroniques, ils restent à disposition pendant 50 ans pour les employés et 75 ans pour les salariés. L’employeur donc prendre des mesures pour gérer, archiver et sécuriser lesdits documents administratifs et c’est pourquoi le coffre-fort numérique est une solution toute trouvée.
- Depuis janvier 2019, les coffres-forts numériques répondent à des réglementations plus strictes (décret 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort électronique et décret 2018-853 pour les conditions de récupération des documents et données stockées).
2) Archivage et stockage sécurisé des documents
La principale fonction d’un coffre-fort numérique est d’offrir une capacité de stockage et d’archivage des documents et fichiers électroniques. Dématérialiser, centraliser et sauvegarder vos documents sur un espace de stockage de documents.
C’est un service qui peut être gratuit ou facturé quelques euros par mois. En échange, vous bénéficiez d’un espace personnalisé et sécurisé, chaque coffre-fort électronique disposant d’une adresse Internet commençant par « HTTPS:// ».
Concrètement, le coffre-fort numérique se présente comme un compte en banque en ligne où l’utilisateur s’inscrit avec un identifiant et un mot de passe.
Pour archiver ou stocker vos documents et fichiers, il suffit de les transférer dans le coffre-fort depuis votre ordinateur ou tablette.
C’est une opération relativement simple et très rapide quand les documents ont un poids de quelques kilo-octets. La sauvegarde peut durer longtemps si le fichier est plus volumineux, mais la capacité du coffre-fort numérique est telle que vous pouvez stocker un très grand volume de données et de documents.
Pour un meilleur stockage et archivage du coffre-fort numérique, il est conseillé d’instaurer un SAE ou Système d’archivage électronique.
De plus, pour vous assurer une totale traçabilité et l’authenticité de vos archives et documents stockés, le CCFN (composant coffre-fort numérique) assure un contrôle des accès.
Enfin, pour multiplier les fonctions de stockage et d’archivage de manière intelligente, le CFN ou coffre-fort numérique peut se connecter à d’autres dispositifs technologiques comme un CRM, un SIRH (Système d’information ressources humaines) ou un ECM (entreprise content management).
En résumé, l’accès aux documents numériques est soumis à une authentification spéciale. L’intégrité des documents électroniques et la confidentialité des données enregistrés dans le coffre numérique sont garanties grâce à un logiciel de signature électronique, l’horodatage et/ou les empreintes d’intégrité. Grâce à cette solution d’archivage numérique, chaque document électronique est stocké dans un espace sécurisé. L’accès au service de stockage électronique est limité grâce à un système de chiffrement et de mots de passe. La pérennité des documents numériques est ainsi assurée et vous n’avez plus à vous soucier de leur restitution. Par ailleurs, la durée de conservation est parametrée en fonction du cadre juridique en vigueur.
3) Un plus écologique
Aujourd’hui, le développement et l’accélération de la numérisation des services pousse de pus en plus d’entreprises à investir dans des solutions dématérialisées.
Et ce choix a évidemment des répercussions sur la vie de l’entreprise, ainsi que les processus métiers.
De nos jours, en cette période de prise de conscience écologique et de valeurs environnementales et éco-citoyennes, choisir une alternative dématérialisée, c’est aussi montrer qu’on souhaite réduire son empreinte écologique puisque beaucoup moins de papier est utilisé pour la conservation et le stockage des documents, archives, brevets, fichiers, etc.
Quand on sait que les entreprises françaises en l’occurrence sont responsables de plus de 90 0000 tonnes de déchets en papier chaque année, on comprend que le choix d’un CFN soit une solution durable et éthique même.
Alternative de plus en plus plébiscitée pour viser le « zéro papier » en entreprise, le coffre-fort numérique va permettre une meilleure gestion des documents entre l’entreprise et ses interlocuteurs en interne, mais aussi avec les clients et collaborateurs externes.
Cette solution agit également comme une « boite noire » de l’entreprise, le tout en version virtuelle.
En effet, l’utilisateur du CFN peut connaître l’état de chaque fichier et document, savoir s’il a été enrichi ou « updated » (mis-à-jour).
Ainsi si une facture a été émise, qu’elle fut transmise et payée ou si un document technique en particulier a été modifié, l’utilisateur en a connaissance rapidement sans avoir à imprimer lesdits documents.
4) Des économies notables et une amélioration de l’image
Avec la mise ne place d’un coffre-fort électronique, l’entreprise va réaliser une économie non négligeable, environ entre 10 et 30 centimes par document en moyenne.
Pour le service des Ressources Humaines, c’est aussi une formidable économie en termes de temps.
Avec le CFN, vous n’avez plus à besoin d’imprimer, de mettre sous enveloppe ou encore de distribuer des bulletins ou autres documents, ni même de les archiver à terme.
Ainsi, le service RH peut à loisir se focaliser sur le cœur de son métier et ses tâches à haute valeur ajoutée.
À ce propos, choisir le coffre-fort numérique offre un avantage positif sur votre l’image de marque de votre entreprise.
Non seulement vous faites attention à l’empreinte écologique, mais vous développez et améliorez les relations entre les employés et l’entreprise, vous renforcez la fidélisation des clients ou dans l’optimisation des relations avec les fournisseurs.
Le CFN, c’est une valeur ajoutée à tous les niveaux, aussi bien pour vos collaborateurs, les clients et les partenaires.
5) Gestion des documents RH au même endroit
Enfin, le 5e point positif d’utiliser un coffre-fort numérique est l’opportunité de rassembler tous vos documents, dossiers papiers, fichiers en un seul et même endroit.Le coffre-fort numérique permet un gain de place considérable : tous les documents dématérialisés et données numériques sont archivés sous format électronique en toute sécurité.
En effet, plus besoin de s’éparpiller ou de prendre le risque d’égarer un carton d’archive !
Cet outil ne fait pas uniquement office de sauvegarde à distance, comme un espace de stockage classique, mais il sert aussi de porte-documents dans le sens où vous allez ranger, classer, trier tous vos documents importants selon vos besoins. La gestion électronique de ces données dématérialisées permet aux collaborateurs de retrouver tous leurs documents professionnels (bulletin de paie électronique, contrats etc.) au sein du coffre-fort virtuel.
Quand on regarde les différents papiers administratifs, que ce soit les justificatifs et avis d’imposition, les contrats d’assurance, les bulletins de salaire ou simplement les factures pour des équipements informatiques, il n’est pas rare de devoir les conserver pendant un certain laps de temps.
En numérisant tous ces documents, d’une part vous gagnez de l’espace et d’autre part, il vous suffit d’aller dans votre CFN pour les retrouver en quelques clics, triés et rangés dans des dossiers et sous-dossiers que vous avez créés à votre guise (travail, domicile, factures, logement, etc.).
Enfin, l’accès à votre coffre-fort numérique n’est pas soumis aux heures d’ouvertures d’un quelconque établissement. Vous y accédez quand vous voulez, 24h/24, partout dans le monde et depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone) à partir du moment que vous disposez d’une connexion Internet.
En conclusion, choisir un coffre-fort numérique offre de nombreux avantages qui vont tous le dans le même sens : celui de vous faciliter la vie afin de vous permettre de vous concentrer sur votre activité.
C’est simple d’utilisation, facile d’accès, fluide, personnalisable et surtout sécurisé.
La dématérialisation des documents, le stockage des documents et la sécurisation et l’intégrité des données sont garantis dans le logiciel SIRH en mode SaaS de PeopleSpheres.
Notre coffre-fort a une capacité de 10Go pour stocker tous vos documents numérisés et les rendre sécurisés. Notre coffre-fort électronique possède la certification AFNOR qui vous garantit un fonctionnement opérationnel et vos données sont sécurisées électroniquement avec des droits d’accès personnalisés. Grâce à PeopleSpheres, optimisez la gestion électronique de documents numérisés et conserver l’intégrité de vos données et documents sous forme électronique.
Avec notre module Coffre-fort numérique, la conservation des documents est garantie et sécurisée : notre logiciel a obtenu les certifications nécessaires concernant le niveau de sécurité des données. Le stockage des documents des collaborateurs se trouve dans un espace d’archivage des données. Chaque salarié peut avoir un accès illimité à son espace personnel à travers une application accessible sur smartphone, tablette et ordinateur.
