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Logiciel note de frais

Simplifiez la gestion des notes de frais de vos collaborateurs et automatisez leur remboursement.

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Notes de frais

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Lucca (Cleemy Notes de frais)

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Vertical Expense

Bénéfices

Un bénéfice clair pour chaque rôle

Pour le collaborateur

Pour le manager

Pour l’administrateur RH

Fonctionnalités clés

Dématérialisation des justificatifs

Simplifiez la gestion des dépenses grâce à la dématérialisation des justificatifs. Numérisez les justificatifs et reçus par simple photo, créez automatiquement la note de frais, envoyez en validation en un clic. Les collaborateurs peuvent suivre son statut tout au long du processus de validation.

Fonctionnalités clés

Centralisation des notes de frais

Centralisez toutes les notes de frais de vos équipes dans votre SIRH et automatisez les workflows de validation. Les données sont automatiquement interconnectées avec la paie et les congés & absences pour limiter les ressaisies et fluidifier les processus administratifs.

Fonctionnalités clés

Sécurisation et archivage

Sécurisez le traitement de vos notes de frais grâce à l’archivage numérique des justificatifs, au calcul automatisé de la TVA et à l’application des règles de conformité. Vous restez serein face aux contrôles URSSAF et fiscaux.

Fonctionnalités clés

Pilotage des dépenses

Suivez les dépenses de vos collaborateurs en temps réel grâce à des tableaux de bord et des rapports détaillés. Analysez les frais par équipe, entité ou catégorie de dépenses afin de mieux maîtriser vos budgets et votre politique de remboursement.

EXPLORER PAR BESOIN

Complétez votre écosystème

Acompte sur salaire

Permettez à vos collaborateurs de demander une avance

Temps & Activités

Gérez la répartition de vos effectifs et les temps

Paie

Automatisez le gestion de votre paie pour gagner du temps

Services & Support RH

Traitez les demandes collaborateurs via un guichet unique

Guide d'achat

Tout savoir sur le logiciel de notes de frais

Qu'est-ce qu'un logiciel de notes de frais ?

Accordion Item 5

Le logiciel de gestion des notes de frais est un outil numérique qui permet de créer, soumettre, valider, rembourser et analyser les notes de frais des collaborateurs. Il digitalise l'ensemble du parcours : le salarié photographie son justificatif (repas, transport, hébergement...), la dépense est créée automatiquement. Elle est ensuite transmise à son manager pour validation avant remboursement et intégration comptable.

Quels sont les avantages d'un logiciel de notes de frais ?

Accordion Item 2

Un logiciel de gestion de note de frais a pour avantage de :
réduire les erreurs de saisie,
accélérer les délais de remboursement,
garantir la conformité aux politiques internes et à la réglementation fiscale.

Un logiciel de notes de frais apporte des bénéfices à tous les niveaux de l'entreprise. Pour les collaborateurs, il simplifie et accélère les demandes de remboursement grâce à la dématérialisation des justificatifs.Pour les managers, il permet de valider les dépenses en quelques clics et de suivre les budgets par projet ou par équipe. Pour les RH et la comptabilité, il garantit la conformité légale (archivage à valeur probante, calcul automatique de la TVA récupérable) et élimine les ressaisies grâce à l'export automatique vers la paie.

Quelles sont les différences entre un logiciel de notes de frais et un SIRH ?

Accordion Item 4

Fini les tickets de caisse agrafés sur un formulaire Excel : c’est le premier changement visible d’un logiciel de notes de frais, qu’un SIRH ne prend généralement pas en charge.

Le collaborateur photographie ses justificatifs depuis son smartphone, et la reconnaissance automatique (OCR) extrait le montant, la date, la TVA et la catégorie de dépense. L’outil calcule les indemnités kilométriques selon le barème fiscal et contrôle chaque dépense au regard de la politique voyage de l’entreprise. Il route ensuite la note vers le bon valideur.

Côté finance, il prépare les écritures comptables, facilite la récupération de TVA et permet l’archivage numérique des justificatifs avec valeur probante.

Le SIRH, de son côté, fournit les données de référence indispensables à ce processus : rattachement hiérarchique, centre de coût, entité juridique. Lorsque les deux échangent leurs données, les circuits de validation se mettent à jour automatiquement à chaque mobilité, et les remboursements peuvent remonter directement dans la paie.

Comment choisir le meilleur logiciel de notes de frais ?

Accordion Item 5

Pour choisir le bon logiciel de notes de frais, commencez par évaluer les besoins de votre organisation (nature des dépenses, taille de l’organisation...). Plusieurs critères sont ensuite à prendre en compte :
compatibilité avec votre logiciel comptable et de paie existant pour éviter toute ressaisie manuelle,
simplicité d'utilisation de l'interface pour les collaborateurs comme pour les valideurs,
disponibilité d'une application mobile pour faciliter la capture des justificatifs en mobilité,
capacité à gérer tous les types de frais (repas, kilométriques, déplacements...)
conformité aux exigences légales en matière d'archivage et de TVA.

Pourquoi choisir un outil de notes de frais via PeopleSpheres ?

Accordion Item 5

Avec PeopleSpheres, vous choisissez un module de notes de frais pleinement interconnecté à votre Core RH et à l'ensemble de votre écosystème (paie, congés & absences, planning). Vous gardez la liberté de sélectionner, parmi plusieurs éditeurs, la solution la plus adaptée à vos besoins spécifiques. Vous bénéficiez d'un point de contact unique pour la vente, l'implémentation et le support. Vos données circulent automatiquement entre vos outils, sans ressaisie, pour une gestion RH unifiée et un gain de temps réel pour vos équipes RH et vos collaborateurs.

FAQ

Tout savoir sur le logiciel de notes de frais

Qu'est-ce que le logiciel de gestion des notes de frais ?

Le logiciel de gestion des notes de frais est un outil numérique qui permet de créer, soumettre, valider, rembourser et analyser les notes de frais des collaborateurs. Il digitalise l’ensemble du parcours : le salarié photographie son justificatif (repas, transport, hébergement…), la dépense est créée automatiquement. Elle est ensuite transmise à son manager pour validation avant remboursement et intégration comptable.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de notes de frais ?

Un logiciel de gestion de note de frais a pour avantage de :

réduire les erreurs de saisie,
accélérer les délais de remboursement
garantir la conformité aux politiques internes et à la réglementation fiscale

Un logiciel de notes de frais apporte des bénéfices à tous les niveaux de l’entreprise. Pour les collaborateurs, il simplifie et accélère les demandes de remboursement grâce à la dématérialisation des justificatifs.Pour les managers, il permet de valider les dépenses en quelques clics et de suivre les budgets par projet ou par équipe. Pour les RH et la comptabilité, il garantit la conformité légale (archivage à valeur probante, calcul automatique de la TVA récupérable) et élimine les ressaisies grâce à l’export automatique vers la paie.

Quels sont les principaux composants d'un logiciel de gestion de note de frais ?

Un logiciel de gestion de notes de frais s’articule généralement autour de plusieurs composants :

la capture des justificatifs (photo, scan, OCR),
la création automatique des dépenses,
un circuit de validation paramétrable (manager, RH, comptable),
des plafonds et politiques de frais personnalisables par profil ou type de dépense,
un système de notifications et d’alertes,
des tableaux de bord de reporting et d’analyse des dépenses,
une interconnexion avec la paie et la comptabilité pour automatiser le remboursement et l’export des données.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des notes de frais ?

Pour choisir le bon logiciel de notes de frais, commencez par évaluer les besoins de votre organisation (nature des dépenses, taille de l’organisation…). Plusieurs critères sont ensuite à prendre en compte :

compatibilité avec votre logiciel comptable et de paie existant pour éviter toute ressaisie manuelle,
simplicité d’utilisation de l’interface pour les collaborateurs comme pour les valideurs,
disponibilité d’une application mobile pour faciliter la capture des justificatifs en mobilité,
capacité à gérer tous les types de frais (repas, kilométriques, déplacements…)
conformité aux exigences légales en matière d’archivage et de TVA.
possibilité de connecter l’outil à votre écosystème RH plus large, plutôt que de l’isoler dans un silo applicatif.

Pourquoi choisir un outil de gestion des notes de frais via PeopleSpheres ?

Avec PeopleSpheres, vous choisissez un module de notes de frais pleinement interconnecté à votre Core RH et à l’ensemble de votre écosystème (paie, congés & absences, planning). Vous gardez la liberté de sélectionner, parmi plusieurs éditeurs, la solution la plus adaptée à vos besoins spécifiques. Vous bénéficiez d’un point de contact unique pour la vente, l’implémentation et le support. Vos données circulent automatiquement entre vos outils, sans ressaisie, pour une gestion RH unifiée et un gain de temps réel pour vos équipes RH et vos collaborateurs.

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