Vertical Expense

Vertical Expense est une solution simplifiée de gestion des notes de frais. L’outil s’adapte à tout type d’entreprise, en utilisant Vertical Expense vous êtes certain de rester aligné avec votre politique de dépenses. En tant que responsable, vous pouvez créer, suivre et piloter la mobilité de tous vos collaborateurs sans problème.

Vertical Expense vous appuie dans la réalisation de vos notes de frais, pour que vous n’y passiez pas plus de 5 minutes par mois. Grâce à l’OCR et au remplissage autonome, l’envoi d’une note de frais se fait en quelques clics et vous gardez un affichage de vos dépenses autorisées selon votre statut au sein de l’entreprise.

Pour gagner davantage de temps sur l’ensemble de vos processus, vous n’avez qu’à coupler Vertical Expense avec d’autres solutions RH à travers PeopleSpheres et augmenter drastiquement la productivité de vos équipes.

Les principales fonctionnalités du logiciel Vertical Expense :

• Une solution intuitive et user-friendly
• Un outil intelligent qui permet un pilotage en direct
• Une gestion de tous types de dépenses
• Un traitement des paiements multilingues et multi devises
• Une dématérialisation et un archivage des documents à valeur probante
• Plusieurs circuits de validation
• Des contrôles et validations fiables grâce à Smart Expense
• Un calcul conforme à l’URSSAF des indemnités kilométriques
• Des fonctionnalités de comptabilité et d’analyse intégrées
• Un mode hors connexion disponible
• Une application SaaS disponible sur tous les navigateurs

Ce que vous obtenez en utilisant Vertical Expense au travers de PeopleSpheres

En passant par Vertical Expense pour gérer vos notes de frais vous faites gagner du temps à vos équipes et vous allégez tout le processus administratif. En d’autres termes vous recentrez l’ensemble de vos collaborateurs sur leur cœur de métier.

Diminuez la production de papier et fluidifiez la gestion des dépenses

Il vous suffit de charger une seule photo sur Vertical Expense et l’appli fait le reste du travail. En ajoutant votre justificatif le logiciel créer instantanément les dépenses, que ce soit au travers d’une photo, d’une image ou d’un document pdf chargé depuis un appareil, voire d’une adresse mail. Personnalisez vos dépenses avec des commentaires, votre parcours kilométrique ou encore vos frais forfaitaires. Puis envoyez vos notes en validation, pour que le bon interlocuteur soit sollicité automatiquement. Vous êtes ensuite informé et remboursé en temps réel. Pour vos futures notes de frais, les règles qui vous concernent seront déjà prés remplies en conséquence.

Automatisez les contrôles de gestion

Une fois que la note de frais arrive en validation, celle-ci est juste. En cas de doublons de dépenses, de justificatifs ou de dépassement, Vertical Expense alerte l’administrateur qui peut rectifier rapidement l’erreur. Le logiciel s’occupe aussi de croiser les documents avec les informations sur le temps de travail, les jours fériés, les jours de formation et le calendrier Microsoft des collaborateurs concernés. Vertical Expense s’adapte aussi totalement à votre structure en instaurant un circuit de validation sur mesure pour les frais, les missions, les véhicules et les RIB. Pour plus de rapidité ou de précision les contrôles peuvent s’effectuer de façon unitaire ou transverse.

Pilotez vos dépenses facilement

Vertical Expense vous confère plus de sérénité dans votre gestion comptable et financière. La solution prend en compte la gestion complète de la TVA, réalise des reportings ad hoc et consolidé et envoie tout automatiquement en comptabilité et en paie. Vertical Expense vous permet aussi de suivre des budgets, gérer automatiquement des avances et des imputations projets. Vous pilotez aussi facilement vos paiement et comptabilisation en masse grâce à un système disponible sur web et mobile.

Adaptez Vertical Expense à votre situation

La solution notes de frais de Vertical Expense se personnalise en fonction de vos politiques, ordres de mission et vos autorisations de déplacement. Affinez vos paramètres en fonction de vos règles et barèmes, même par entité et dans une seule application. Personnalisez aussi vos notifications pour ne pas louper d’informations importantes. Pour davantage d’efficacité et de personnalisation, PeopleSpheres vous permet de connecter vos logiciels de paie pour transférer rapidement vos données sans aucune ressaisie. Cette interconnexion entre vos solutions est essentielle pour structurer un SIRH performant et intuitif pour vos collaborateurs.

Etablissez un périmètre complet de vos dépenses

Le périmètre couvert par Vertical Expense est large. La plateforme s’occupe de vos notes de frais et de vos états de frais de bout en bout du processus. Les ordres de mission sont prévus au préalable, les avances sur frais sont automatisées et la solution gère facilement les validations des demandes notamment sur les véhicules personnels et les réservations de véhicule du parc automobile. Vertical Expense est flexible et prend en compte tout type de dépense (forfaits, perdiem, frais kilométriques ou frais réels) par tous les moyens de paiement (carte bancaire, paiements mobile) et vous alerte en temps réel. La flexibilité va plus loin en prenant en compte les notes de frais issues de multi-entités, multi-conventions, multi-pays et multi-devises.

Vertical Expense partage la même philosophie que PeopleSpheres. Orientés “vertical métier”, nous sommes un maillon incontournable d’une chaîne d’outils conçus par des spécialistes d’excellence chacun sur leur domaine métier. Nous participons grâce à notre expertise à l’agrégation des meilleures pratiques pour délivrer un service de qualité à nos clients communs.

Vertical Expense estime qu’il est important que les notes de frais deviennent un allié des entreprises et de leur marque employeur. Ces processus de déclaration et de gestion des frais très souvent irritants ont le potentiel de faciliter la vie de vos employés, vos managers, ainsi que vos experts back office.

Le projet Vertical Expense débute en 2018, mais malgré son « jeune âge », la start-up a réussi à se positionner aujourd’hui comme un acteur incontournable sur son marché. L’entreprise continue de se développer au travers de la riche et innovante Métropole d’Aix-Marseille-Provence et cherche à rayonner au-delà des frontières françaises pour se globaliser sur le marché européen.

L’objectif étant toujours d’améliorer la qualité de vie au travail de millions de collaborateurs, comptables et RH. Les membres de Vertical Expense travaillent au quotidien pour faire de l’application web et mobile une révolution dans la gestion des notes de frais pour les PME, les grands comptes et les administrations publiques.