Logiciel Gestion des Temps & Activités

Traitement de la paie précis

Un avantage significatif du logiciel de gestion du temps et des activités réside dans sa capacité à automatiser et à rationaliser le traitement de la paie. En suivant avec précision les heures de travail des employés jusqu’à la minute, ces systèmes éliminent les risques d’erreurs manuelles, de sur-paiements ou de sous-paiements qui peuvent survenir avec les méthodes de suivi du temps traditionnelles.

Un paiement précis favorise la satisfaction et la confiance des employés, ce qui est crucial pour le moral global de la main-d’œuvre.

Productivité accrue de la main-d’œuvre

Le logiciel de gestion du temps et des activités peut considérablement augmenter la productivité sur le lieu de travail. Le logiciel élimine le besoin de suivis manuels chronophages et de tâches administratives, libérant ainsi les employés pour se concentrer sur leurs responsabilités principales.

De plus, en fournissant un aperçu des habitudes de travail des employés, les managers peuvent identifier les domaines à améliorer et mettre en œuvre des stratégies pour optimiser l’efficacité de la main-d’œuvre.

Conformité réglementaire

Le respect des lois et réglementations du travail est une préoccupation cruciale pour les entreprises. Avec le logiciel de gestion du temps et des activités, les entreprises peuvent suivre et enregistrer automatiquement les heures de travail, les heures supplémentaires et les pauses pour garantir le respect des lois du travail. Cette fonctionnalité permet non seulement d’éviter des complications juridiques coûteuses, mais fournit également une traçabilité claire en cas d’inspections ou de litiges.

Suivi du temps

Cette fonction enregistre l’heure exacte à laquelle un employé commence et termine son travail, ainsi que toutes les pauses qu’il prend. Le suivi du temps peut être personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise, que ce soit pour suivre les heures par projet ou par client, ou simplement enregistrer le total des heures travaillées dans une journée.

Gestion des présences

La gestion des présences aide les entreprises à suivre les absences des employés, les retards et les départs anticipés. Grâce à cette fonction, les managers peuvent rapidement identifier les tendances récurrentes et les aborder de manière proactive, garantissant ainsi une perturbation minimale de la productivité.

Gestion des congés

La gestion des congés est une fonctionnalité qui simplifie le processus d’enregistrement et d’approbation des congés, tels que les vacances, les congés maladie ou les congés personnels.

Ce composant permet une communication fluide entre les employés et la direction, réduisant les risques de malentendus ou de conflits d’horaires. Il garantit en outre qu’un nombre approprié de personnel est disponible en tout temps.

Rapports et analyses

Enfin, les rapports et les analyses fournissent des informations essentielles sur les tendances et les schémas de la main-d’œuvre. Ces rapports détaillés permettent aux entreprises d’analyser des données telles que le temps passé sur les tâches, les habitudes de présence des employés et les tendances en matière de congés. Ces informations peuvent être cruciales dans les processus de prise de décision, en aidant à identifier les domaines à améliorer et à mettre en œuvre des stratégies efficaces en matière de main-d’œuvre.

Modèles de tarification

Les logiciels de gestion du temps et des activités sont généralement proposés selon l’un des deux modèles de tarification : basé sur un abonnement ou avec un frais de licence unique. Les modèles d’abonnement impliquent des frais mensuels ou annuels, basés sur le nombre d’utilisateurs et la complexité des fonctionnalités requises. Ce modèle offre de la flexibilité et comprend généralement les mises à jour logicielles et le support. En revanche, certains fournisseurs proposent un frais de licence unique. Cela implique un coût initial plus élevé, mais le logiciel est détenu en propriété.

Facteurs de coût

Nombre d’utilisateurs : La plupart des fournisseurs fixent le prix de leur logiciel en fonction du nombre d’utilisateurs. Plus vous avez d’employés à suivre, plus le coût sera élevé. Fonctionnalités : La complexité des fonctionnalités nécessaires peut également avoir un impact sur le prix. Les solutions de suivi du temps de base seront moins chères que les systèmes de gestion de la main-d’œuvre complets. N’oubliez pas que, bien que le coût soit un facteur important, il est essentiel de prendre en compte la valeur et le retour sur investissement que le logiciel peut fournir grâce à une efficacité accrue, à une précision et à une conformité.

Évaluation des besoins de votre organisation

La première étape pour choisir le meilleur logiciel de gestion du temps et des activités est de comprendre les besoins spécifiques de votre organisation. Posez-vous des questions telles que :

Combien d’employés devez-vous gérer ? Quels sont vos principaux points de douleur dans la gestion du temps et des présences ? Quelles fonctionnalités recherchez-vous ? Y a-t-il des réglementations spécifiques auxquelles votre entreprise doit se conformer ? Avez-vous besoin d’un accès mobile ou d’un support biométrique ? En identifiant vos besoins, vous serez mieux équipé pour évaluer différentes options logicielles et choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins organisationnels.

Intégration avec d’autres outils RH

L’intégration transparente avec vos outils RH existants est un autre facteur crucial à prendre en compte lors du choix d’un système de gestion du temps et des activités. Le logiciel que vous choisissez devrait idéalement fonctionner en harmonie avec votre logiciel de paie, vos avantages sociaux et votre logiciel de gestion des ressources humaines.

Cette intégration peut considérablement rationaliser vos processus RH, éliminer le besoin de saisie de données en double et réduire les risques d’erreurs. PeopleSpheres propose des intégrations pré-construites pour plusieurs outils de gestion du temps disponibles sur le marché. La plateforme PeopleSpheres est également conçue pour être compatible avec n’importe quel outil de gestion du temps et des activités de votre choix.

Facilité de mise en œuvre

Le meilleur logiciel de gestion du temps et des activités sera celui qui est non seulement riche en fonctionnalités, mais aussi facile à mettre en œuvre. Cela inclut à la fois l’installation initiale et la facilité d’utilisation pour vos employés. Recherchez un système avec une interface conviviale et des fonctionnalités intuitives.

PeopleSpheres propose un support à la mise en œuvre, des ressources de formation et un service client réactif qui peuvent rendre la transition vers un nouveau logiciel beaucoup plus fluide.

Suivi du temps mobile

L’essor du suivi du temps mobile est une tendance significative dans le monde du travail moderne. Cette fonctionnalité permet aux employés de pointer directement depuis leurs smartphones ou leurs tablettes, offrant flexibilité et commodité. Elle est particulièrement utile pour les travailleurs à distance et sur le terrain, leur permettant d’enregistrer avec précision leurs heures de travail, quel que soit leur emplacement.

Le suivi du temps mobile intègre également la technologie GPS, fournissant aux employeurs des données de localisation en temps réel et garantissant la responsabilité.

Reconnaissance faciale et biométrie

Avec les progrès de la technologie, les logiciels de gestion du temps et des activités évoluent au-delà des méthodes conventionnelles de suivi du temps.

Une tendance émergente est l’utilisation de la reconnaissance faciale et de la biométrie pour pointer, renforçant la sécurité et prévenant les pratiques frauduleuses telles que le “buddy punching”. Les données biométriques sont uniques à chaque individu, en faisant une méthode fiable pour le suivi de la présence.

De plus, ces technologies accélèrent le processus d’authentification, améliorant l’efficacité et réduisant les goulets d’étranglement au début et à la fin des quarts de travail.

Suivi du travail à distance

En réponse au passage croissant vers des modèles de travail à distance, les développeurs de logiciels de gestion du temps et des activités se concentrent sur des fonctionnalités adaptées à cette tendance. Le suivi du travail à distance fournit les outils nécessaires pour gérer efficacement une main-d’œuvre décentralisée. Il offre des options flexibles de pointage, le suivi des activités et des analyses de productivité qui peuvent aider à mieux gérer les employés à distance.

Cette tendance souligne le besoin de confiance et de transparence entre employeurs et employés, favorisant la responsabilité et la responsabilisation, et encourageant un environnement de travail à distance productif.

Opter pour un outil de gestion du temps et des activités via PeopleSpheres offre de nombreux avantages adaptés aux besoins commerciaux modernes. Notre plateforme est configurable selon vos besoins spécifiques, vous garantissant l’accès à toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin sans l’encombrement de fonctionnalités inutiles.

De plus, elle offre un accès mobile et prend en charge des innovations telles que la biométrie, maintenant votre entreprise en phase avec les tendances émergentes en matière de RH.

Nous évaluons nos partenaires afin que vous puissiez vous attendre à un suivi précis du temps, à une gestion efficace des congés, à des capacités de reporting robustes et à des fonctionnalités de conformité réglementaire, le tout conçu pour rationaliser vos processus RH et améliorer la productivité. Adoptez l’avenir des RH avec PeopleSpheres comme partenaire de confiance.

• Gérez tous types de profils (Forfait jour, Temps, …)

La gestion des plannings devient plus facile grâce à notre module qui vous permet de créer facilement la planification du temps de travail d’un nouveau collaborateur qu’il soit en temps plein, temps partiel, forfait horaire ou jour. Grâce à un système auto-déclaratif, vos collaborateurs peuvent indiquer les horaires effectuées mais également le nombre d’heures qu’ils passent par projet.

• Relancez des feuilles de temps en retard en 1 seul clic

Notre logiciel vous apporte la possibilité de transmettre à vos collaborateurs des feuilles de temps non remplies et en retard en un seul clic, ce qui vous permettre de ne pas laisser s’étendre la durée de traitement des Temps de présence.

• Gérez les plannings facilement

Responsabilisez vos collaborateurs en leur permettant de détailler leurs temps de travail.  Enfin, vous pouvez filtrer les heures de travail en fonction de vos collaborateurs, des heures facturables, et des axes analytiques.

• Adaptez la répartition de vos collaborateurs

Vos collaborateurs auront la possibilité de détailler leur temps de travail à l’aide du logiciel. Cela vous permettra de déterminer leurs besoins d’optimiser leur travail.

• Attribuez, validez, ou refusez des feuilles de temps en 1 clic (hors éléments variables)

Gérer le temps de présence et les demandes variées de vos collaborateurs peut engendrer une charge de travail supplémentaire, désormais cela vous sera accessible instantanément à l’aide d’un clic.

• Exportez les informations vers le logiciel de Paie

Vous pouvez également payer les heures supplémentaires directement à votre collaborateur en connectant ce même module au logiciel Paie. Évitez ainsi les erreurs et facilitez la gestion des heures supplémentaires en interconnectant tous nos logiciels RH au sein de la plateforme PeopleSpheres.

• Gérez simplement les congés et absences

Calculez automatiquement les heures supplémentaires de vos collaborateurs et transformez-les en jour de récupération en connectant le logiciel Temps et Activité et le logiciel de Gestion des congés et absences.

Adoptez un suivi régulier :

• Personnalisez des alertes les contraintes légales et de l’entreprise.

Nos logiciels sont soumis aux réglementations en vigueur, notre système de notification proposé dans notre Socle RH vous permet de maintenir informé continuellement vos collaborateurs / managers afin d’éviter tous problèmes légaux dans votre entreprise.

• Notifiez le collaborateur ou manager

En associant notre logiciel Temps & Activités et notre Socle RH vous pouvez créer des workflows de validation de ces feuilles de temps soumises : acceptez ou refusez les heures supplémentaires en un clic qui notifiera par mail vos collaborateurs de la décision prise.

• Contrôlez la rentabilité de vos projets

Contrôlez efficacement la gestion des temps et gagnez du temps en analysant les temps de travail grâce à des rapports détaillés. Vous pouvez réorganiser vos ressources en fonction des résultats et exporter facilement ces données vers d’autres modules tels que les modules Paie ou Congés & Absences. Vos données sont donc interconnectées et votre gestion RH est ainsi accélérée.

• Consultez les activités, heures supplémentaires, heures de récupération

Vous aurez la possibilité d’adapter le temps de travail de chaque projet et de planifier vos équipes ou des actions correctrices en analysant les activités et les heures passées par vos collaborateurs sur les différents projets.

• Créez facilement synthèses et tableaux de bord

Obtenez une visualisation rapide du réalisé en fonction du théorique avec la création de synthèse automatique afin de mettre en évidence les heures passées par projet, activité ou structure et ainsi estimer leur rentabilité. Notre module vous permet donc de gagner du temps et de mieux gérer et suivre la performance de l’entreprise mais aussi de vos collaborateurs.

• Personnalisez des alertes sur les contraintes légales et de l’entreprise.

Nos logiciels sont soumis aux réglementations en vigueur, notre système de notification proposé dans notre Socle RH vous permet de maintenir informé continuellement vos collaborateurs / managers afin d’éviter tous problèmes légaux dans votre entreprise.

• Notifiez le collaborateur ou manager

En associant notre logiciel Temps & Activités et notre Socle RH vous pouvez créer des workflows de validation de ces feuilles de temps soumises : acceptez ou refusez les heures supplémentaires en un clic qui notifie par mail vos collaborateurs de la décision prise.

• Contrôlez la rentabilité de vos projets

Contrôlez efficacement la gestion des temps et gagnez du temps en analysant les temps de travail grâce à des rapports détaillés. Vous pouvez réorganiser vos ressources en fonction des résultats et exporter facilement ces données vers d’autres modules tels que les modules Paie ou Congés & Absences. Vos données sont donc interconnectées et votre gestion RH est ainsi accélérée.

• Consultez les activités, heures supplémentaires, heures de récupération

Vous aurez la possibilité d’adapter le temps de travail de chaque projet et de planifier vos équipes ou des actions correctrices en analysant les activités et les heures passées par vos collaborateurs sur les différents projets.

• Créez facilement synthèses et tableaux de bord

Obtenez une visualisation rapide du réalisé en fonction du théorique avec la création de synthèse automatique afin de mettre en évidence les heures passées par projet, activité ou structure et ainsi estimer leur rentabilité. Notre module vous permet donc de gagner du temps et de mieux gérer et suivre la performance de l’entreprise mais aussi de vos collaborateurs.

• Assistance au respect des obligations légales et conventionnelles

Apporter une assistance à vos collaborateurs en les informant des obligations légales et conventionnelles mais également des changements mis en place afin d’éviter de potentiels problèmes internes.

• Transmettez les feuilles de temps aux collaborateurs

PeopleSpheres met en avant l’autonomie de vos collaborateurs. En effet, vos collaborateurs auront la possibilité de remplir leurs fiches de temps de présence seuls avant de les transmettre à vos administrateurs pour validation. Vos collaborateurs pourront ainsi se sentir impliqués et également être rassurés en limitant le risque d’erreur.

• Déléguez la validation des feuilles de temps en cas d’absence

À l’aide de notre logiciel, vos tâches seront optimisées en toutes circonstances, en effet lorsque la personne chargée du traitement des feuilles de temps sera absente, vous aurez la possibilité de déléguer le traitement à un autre collaborateur en interne. Cette fonctionnalité rejoint d’autres points tels que l’absence de retard, une optimisation des tâches RH et le plus est que vos collaborateurs développeront un sentiment d’appartenance en participant à davantage de tâches en interne.

• Une communication efficace

Le module PeopleSpheres vous permet de maintenir informer vos équipes de tous les changements planifiés mais également ne pas prendre de retard sur les demandes et les traitements des tâches quotidiennes. Des notifications sont envoyées en temps réel et des rappels lancés pour éviter de retarder le fonctionnement RH.

• Contrôler efficacement les résultats
• Savoir si un projet fonctionne et y apporter les corrections nécessaires
• Éviter que la communication des informations soit oubliée

Le logiciel Temps et Activités de PeopleSpheres permet au manager d’optimiser le temps de travail de ses équipes mais également vérifier la rentabilité de son projet en fonction du temps passé dessus par les collaborateurs. En plus de cela, les demandes des collaborateurs sont notifiées en temps réel ce qui permet un traitement rapide.

• Éviter que la communication des informations soit oubliée
• Ne pas commettre des erreurs sur les heures de présence
• Gagner du temps sur les demandes

Pour les collaborateurs, le logiciel de Temps et Activités permet un meilleur suivi de leur temps de travail et une autonomie totale sur la gestion de leurs temps de présence en entreprise car ils ont la possibilité de gérer seuls les feuilles de temps. Enfin, leurs demandes et besoins obtiennent un retour rapide à l’aide des notifications en temps réel transmises aux managers et aux administrateurs.

• Ne pas retarder les prises de décisions
• Limiter le temps passé à l’administratif
• Gérez simplement, éviter les erreurs et gagner du temps sur les tâches RH
• Simplifier la paie et éviter la perte ou les erreurs
• Maintenir la gestion du temps de présence dans les temps
• Respecter les obligations légales et ne pas les oublier
• Tous les types de contrats gérés au même endroit
• Gagner du temps sur les procédures et les demandes

Pour les DRH, ce logiciel de Temps et Activités va leur permettre d’optimiser leur temps passé sur ces tâches mais également éviter le risque des erreurs notamment pour la Paie avec un transfert immédiat des données entre les deux modules. Enfin, les équipes et le temps de présence des équipes seront optimisés à l’aide d’une meilleure analyse des besoins.

PeopleSpheres met, en plus de toutes ces fonctionnalités, des outils essentiels pour votre logiciel de gestion des temps. Une badgeuse virtuelle ou physique est mise à votre disposition, celle-ci va vous permettre d’enregistrer les temps de travail et de présence de vos collaborateurs. Il est également possible que vos collaborateurs autodéclarent eux-mêmes leur temps de travail comme vu précédemment à l’aide des feuilles de présence.

La GTA est donc un point essentiel pour votre entreprise puisqu’elle permet d’influencer toutes les tâches de gestion des ressources humaines : la paie, les objectifs, les compétences … C’est donc un point central de l’entreprise. Cela joue aussi sur la motivation et la fidélisation des employés.

Comme dit précédemment, un outil de gestion des temps et des activités influe sur toutes les tâches de l’entreprise et va donc vous faire gagner du temps. Une bonne gestion du temps permet d’optimiser au maximum les ressources : il faut pouvoir évaluer le temps d’une mission et d’une tâche en prenant en compte sa pénibilité pour assurer sa rentabilité. Il est aussi important de fixer des priorités sur les différents objectifs. Une mauvaise gestion des priorités peut vous faire passer beaucoup de temps sur une mission qui ne le mérite pas. Enfin, le planning joue une grande place dans la gestion des temps.

PeopleSpheres et sa plateforme SIRH en SaaS vous proposent donc un module de Planning permettant d’organiser les plannings de vos collaborateurs. Vos managers peuvent gérer et créer plusieurs plannings en même temps. PeopleSpheres vous permet de visualiser le planning général afin d’anticiper le manque de ressources et de compétences. Les temps de repos, les heures supplémentaires etc. sont calculés automatiquement pour vous faciliter le traitement de la paie.

Les logiciels de gestion RH sont un véritable atout pour vos entreprises, en effet, l’élaboration de vos tâches sera simplifiée et optimisé afin vous recentrez sur l’essentiel. Votre productivité et celle de vos collaborateurs se feront ressentir. Ajoutez les modules (BDES, organigramme, intégration, notes de frais, générateur de documents RH…) dont vous avez besoin sur votre plateforme RH PeopleSpheres et gagnez du temps dans votre GRH !