Ces dernières années ont révolutionné notre façon d’opérer en entreprise. Par exemple, nous avions l’habitude d’être physiquement présents sur nos lieux de travail, aux réunions et aux autres activités professionnelles. Cependant, la pandémie du COVID-19 a significativement interrompu le cours des choses. Il n’était plus possible de se socialiser comme avant, la distance sociale a été imposée et nos déplacements étaient restreints. Certaines entreprises ont été affectées au point de faire faillite.
Toutefois, certaines entreprises ont été capables d’adopter le travail à distance, de continuer leurs activités et de devancer leurs concurrents qui avaient encore du mal à survivre et à s’adapter aux nouvelles normes. Cela a eu pour conséquence de changer la manière de manager leurs employés et leurs activités dans leur industrie.
Afin d’aider les managers à s’adapter à cette nouvelle forme de management, nous vous proposons ici le Guide de Gestion des Employés à Distance.
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Le Guide de Gestion des Employés à Distance
Les managers sont habitués à gérer leurs équipes en personne. Néanmoins, avec l’apparition du travail à distance, ce guide de gestion des employés à distance va permettre aux managers de maintenir les activités et la productivité de leurs équipes à distance. Ce guide va aider à faciliter les processus et plus particulièrement en ce qui concerne la gestion de projet et la télécommunication. Avec ces astuces en main, il sera plus simple de superviser l’environnement de travail, d’allouer et de mesurer le travail à distance permettant ainsi de globalement améliorer la vie professionnelle.
Lorsque votre équipe à distance se mettra au travail, vous aurez besoin d’assigner les tâches, suivre leur progression, établir leurs fiches de temps, générer et gérer les fiches de paie, et communiquer avec eux.
En tant que manager, certains outils vous seront très utiles pour gérer votre équipe à distance. Cela inclus :
- Outil de gestion des tâches
- Outil de gestion du temps (pointeuse)
- Services de cloud
- Outils collaboratifs
- Outils de gestion des workflows
- Outil de gestion de projet
- Plateforme de services de freelance
- Assistant digital
- Systèmes et logiciels de gestion des tâches
- …
Les Pour et les Contre de la Gestion d’Employés à Distance
Pour
Avec toutes ces options à disposition, certains pourraient se demander ce qu’ils auraient à gagner en adoptant ces outils. Voici donc quelques avantages à manager vos effectifs à distance.
1. Renforcer l’implication de votre équipe
S’il y a bien une chose que nous apporte le travail à distance, c’est la flexibilité. Par exemple, le travail à la maison permet à votre équipe de travailler dans le confort de leur maison. Le plus important est qu’ils aient une bonne connexion internet et les équipements nécessaires comme un ordinateur et un téléphone portable. Les conférences et les autres services ont été simplifiés afin qu’il soit possible aujourd’hui de suivre une réunion confortablement et directement de chez soi.
Simplifier la gestion de votre équipe permet à tout le monde d’être plus disponible et de donner le meilleur de soi. Le message que vous allez véhiculer à vos employés est : effectuez votre travail là où vous vous sentez le plus mieux.
2. Echanger librement au sein de l’équipe
Les membres d’une équipe s’épanouissent notamment grâce à la communication. Il s’agit là d’un facteur clé pour la réussite d’une entreprise. Par exemple, si vous rencontrez un problème dans votre processus de production, vous aurez besoin du point de vue et de l’opinion de votre équipe afin de développer des solutions.
Les entreprises et les équipes qui opèrent à distance ont besoin d’un manager qui a une bonne compréhension de la façon dont on gère des employés à distance. Toutefois, l’avantage du travail à distance est qu’il est toujours possible de communiquer ouvertement. En réalité, cela supprime les barrières potentiellement présentes dans une équipe. Cela permet ainsi à tous les membres de s’exprimer librement, peu importe à quel point ils peuvent être réservés.
3. Améliorer la performance globale de votre équipe
Lorsque vous gérez une équipe à distance, vous avez besoin d’adopter de bonnes pratiques. Par exemple, si vous avez un bon outil de communication, vous pourrez facilement superviser la productivité de votre équipe à distance tout en vous assurant d’être disponible pour les aider en cas de besoin.
Un employé à distance doit être supervisé. Cependant, il est important de lui laisser assez d’autonomie pour effectuer son travail. Ce faisant, vous pourrez facilement identifier ceux qui ralentissent la productivité de l’équipe et reconnaître ceux qui gèrent bien leurs tâches à distance.
4. Gagner du temps
Est-ce que le travail à distance fait gagner du temps ? Prenez en considération qu’avant de commencer à travailler, vous devez vous lever le matin, vous préparer, prendre vos affaires et vous rendre sur votre lieu de travail. Imaginez à présent vous débarrasser de certaines de ces étapes pour simplement vous lever, allumer votre ordinateur et commencer à travailler.
En tant que manager, vous pouvez assigner des tâches à votre équipe, leur envoyer les ressources dont ils ont besoin, superviser leurs progrès et donner vos retours avec les bonnes technologies et outils en main.
5. Instaurer des moments de détente grâce au digital
Les conversations informelles entre collègues manquent parfois aux équipes travaillant à distance. Cependant, tout bon manager sait que ces moments sont bénéfiques pour un bon environnement de travail.
Une bonne gestion des employés à distance peut donner lieu à ces moments informels où chacun peut relâcher la pression. Par exemple, les plateformes comme Basecamp proposent d’établir des canaux de communication pour ces discussions informelles. Cela permet de créer des liens et ainsi de renforcer la cohésion d’équipe.
Contre
Il existe d’autres bénéfices liés au travail à distance. Cependant, il y a tout de même certains inconvénients. Cela inclus :
1. Le contact physique peut manquer à votre équipe
Malgré tout le confort et la flexibilité du travail à distance, les interactions sociales manqueront toujours à vos employés. Les conversations, les présentations, les réunions et même les discussions informelles sont vécues différemment lorsqu’on travaille à distance des uns des autres.
Plus loin dans ce guide de Gestion des Employés à Distance, nous allons vous apporter des méthodes pour éviter cela. Sachez que vous pouvez tout à fait maintenir un haut niveau de productivité même dans le contexte du télétravail.
2. Il est difficile d’intégrer un nouvel employé à la culture de l’entreprise
Lorsqu’un un nouvel employé rejoint l’équipe, il doit se familiariser avec la culture de l’entreprise et ses façons de faire. Contrairement aux démarches administratives qui peuvent être digitalisées et automatisées avec des logiciels, il est cependant difficile de transmettre la culture et les valeurs de l’entreprise au travers d’un écran. Les managers doivent donc prêter une attention particulière à la communication et au bon développement des membres de leur équipe et notamment des nouveaux arrivants.
Comment est-ce qu’un Manager peut soutenir ses Employés à Distance ?
Effectivement, le travail à distance comporte des enjeux importants. Néanmoins, il existe des astuces simples pour faciliter la transition et la gestion de ces salariés à distance. Parmi elles se trouvent :
- Faites des points quotidiens
Par exemple, vous pouvez instaurer des appels quotidiens au début de chaque journée pour tous les membres de votre équipe. Vous pouvez utiliser ces appels pour discuter de projets en cours, assigner des tâches ou répondre à des questions. Vous pouvez organiser des discussions en individuel ou vous faciliter la tâche en réalisant des appels groupés.
Il y a beaucoup d’outils sur le marché pour mettre en place ces points quotidiens. Peu importe la solution que vous choisirez, faites en sorte qu’elle soit facile à utiliser afin que toute l’équipe se sente à l’aise avec.
- Utilisez différentes technologies de communication
En tant que manager, vous ne devriez pas vous limiter aux emails pour échanger avec votre équipe. Non seulement ils sont insuffisants, mais ils peuvent rapidement devenir lassants. Un bon manager cherche toujours de meilleurs moyens de communiquer. Par exemple, vous pouvez décider d’intégrer un outil de visioconférence dans votre système de communication. Cela permettra aux membres de votre équipe d’utiliser la communication non-verbale ainsi que d’autres aspects de la communication via ce système.
- Etablissez des objectifs clairs
L’un des points communs des équipes très productives à distance est la définition claire des attentes et des objectifs à atteindre dans une période donnée. Le rôle du manager est de s’assurer que chacun sait ce qu’il doit faire et quand le faire. En s’aidant de solutions en ligne, vous pouvez facilement superviser la progression de leur travail et apporter vos corrections lorsque c’est nécessaire.
- Instaurer des règles claires
De plus, vous pouvez fixer des règles concernant les moyens de communiquer dans l’équipe. Entre autres, vous pouvez convenir d’utiliser des appels Zoom pour les réunions et la messagerie instantanée pour les cas urgents. De cette façon, vous serez prêt à gérer efficacement n’importe quelle situation. Pour vous donner un autre exemple, vous pouvez établir que toutes les tâches réalisées à la maison doivent être envoyées par email.
Conclusion
Le travail à distance peut être difficile à gérer notamment lorsque vous n’y êtes pas habitué. Cependant, vous y arriverez facilement avec des règles et des objectifs clairs, une équipe soudée et impliquée, ainsi qu’une bonne communication. Les statistiques actuelles montrent que le travail à distance deviendra de plus en plus populaire dans les années à venir. Sachant cela, plus vite vous vous adapterez à ces nouvelles tendances, meilleure sera la position de votre entreprise sur le marché.
