Gérer une équipe en leur demandant d’être toujours efficace, mais en restant humain et proche d’eux n’est pas toujours évident au quotidien. La vie professionnelle fait que les pressions multiples et une mauvaise organisation du travail peuvent interférer avec la charge de travail voire altérer la rétention des talents dans votre entreprise.
Voici quelques clés pour évaluer la charge de travail des salariés.
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Définition : la charge de travail
Ce que l’on nomme comme charge de travail est une sollicitation récurrente qui peut être d’ordre physique, intellectuel ou émotionnel dans la réalisation d’un travail ou d’une mission.
Cette charge de travail se définit en 3 axes :
- Une charge prescrite : c’est l’illustration du poste et qui oblige le collaborateur à un certain niveau de performance. On utilise des outils comme des objectifs et des attentes pour « mesurer » cette charge prescrite. C’est l’ensemble des tâches attribuées au collaborateur (objectifs à atteindre, étapes connexes, moyens et ressources mis à disposition). On parle de « devoir faire ».
- Une charge réelle : c’est la charge concrètement réalisée par le collaborateur en prenant en compte les ajustements de commande, les impondérables, l’absence d’un collègue, etc. Elle est souvent invisible, car elle touche aussi bien la phase d’apprentissage, la veille, la lecture des informations, etc.
- Une charge perçue : c’est le ressenti du collaborateur. La charge ressentie concerne l’appréciation subjective des contraintes en rapport avec l’exercice du travail (idée que l’on se fait du travail à réaliser, efforts à fournir, sens du travail à accomplir). Ce ressenti est à mettre en lien avec des facteurs extérieurs du travail en entreprise comme la vie personnelle ou l’humeur du travailleur.
Ce que dit la loi au sujet de la charge de travail
L’article L3121-60 du Code du travail évoque la question de la charge de travail comme suit : « L’employeur est tenu de s’assurer que la charge de travail est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail ». En théorie, cela semble relativement simple à appliquer. Mais dans les faits, les choses sont tout autres et la santé mentale au travail des uns et des autres s’en trouve fragilisée.
La gestion du travail en équipe ne se réduit pas à définir une quantité de travail à accomplir ou encore à déterminer le temps nécessaire pour la réalisation d’une tâche ou d’une mission.
Plusieurs facteurs entrent en compte dans cette prise de conscience de la charge de travail :
- Les imprévus ;
- Les exigences intellectuelles ;
- Les contraintes émotionnelles ou physiques ;
- Les tâches chronophages et répétitives.
Les risques professionnels d’une surcharge de travail
Des conséquences à prendre au sérieux
Les conséquences d’une charge de travail mal gérée, mal soutenue ou mal contenue peuvent amener à des risques psychosociaux (physiques, intellectuels et mentaux) pour le collaborateur ou encore à un quiet quitting élevé dans votre entreprise.
La charge de travail se situe au carrefour de deux éléments-clés :
- L’exigence de performance qu’impose l’entreprise : coût, délai de l’exécution, qualité du travail ;
- Les ressources mises à la disposition des collaborateurs pour les aider à atteindre leurs objectifs : temps disponible, nombre d’effectifs, compétences douces ou soft skills, hard skills, etc.
L’objectif est, bien entendu, de réguler la charge de travail en ayant à l’esprit la lutte contre les facteurs psychologiques qui découlent d’une charge de travail mal répartie (surcharge de travail et sous-charge de travail).
Les risques reconnus d’une charge de travail mal évaluée sont potentiellement les suivants :
- Une qualité de vie au travail dégradée avec un stress au travail accru ;
- Un sentiment de pénibilité plus fort ;
- Moins de productivité ;
- Une augmentation du taux d’absentéisme ;
- Un désengagement des collaborateurs ;
- Une qualité du travail rendu impactée ;
- Le non-respect de la deadline ;
- Une baisse de la motivation et de l’implication qui peuvent entrainer une totale démobilisation ;
- Un problème de santé au travail : épuisement professionnel comme un burn-out (surcharge de travail) ou un bore-out (sous-charge de travail) pouvant entrainer une moindre sécurité au travail.
- Un sentiment d’inutilité ou d’ennui dans le cas d’un bore-out ;
- Une marginalisation au sein des équipes de travail ;
- Une disqualification des compétences acquises.
Des risques qui touchent tout le monde
La question de la charge de travail ne concerne pas uniquement les collaborateurs et les salariés. Les managers y sont également sujets.
En effet, une charge de travail trop importante dans les services des ressources humaines, notamment concernant la partie administrative (qui peut être contraignante, rébarbative, chronophage), peut nuire à la politique de formation et de développement de l’entreprise.
Les managers, possédant un temps disponible moindre, s’avèrent naturellement moins réceptifs aux sollicitations, moins enclins à écouter et à répondre aux demandes des collaborateurs.
Finalement, cette situation tendue amène, dans certains cas, à une rupture du dialogue et de la confiance entre les services RH, les managers et les équipes.
Une surchage ou une sous-charge de travail indique qu’il existe clairement une mauvaise allocation des ressources. Il y a aussi, pourrait-on penser, une difficulté à déléguer le travail ou à étaler dans le temps le plan de charge de la société.
D’un point de vue individuel, la mauvaise répartition du travail et la surcharge de travail entrainent une hausse du niveau de stress, une diminution de la satisfaction au travail, des troubles musculo-squelettiques (TMS), etc.
Pour l’entreprise, il y a définitivement une baisse de la motivation, une hausse du taux d’absentéisme et un vrai frein à la créativité et du sens de l’innovation des employés.
Les outils et les méthodes pour gérer la charge de travail
Voici quelques conseils et des outils concrets à mettre en place pour une meilleure gestion du travail.
Savoir prioriser les projets
Tous les projets ne se valent pas, notamment en termes de difficulté des tâches ou de deadline. Il est essentiel que le manager ou la DRH sache exactement par où commencer pour que personne ne se sente vite surchargé ou débordé sur le plan psychologique. Ainsi, savoir distinguer les tâches essentielles, les tâches urgentes et les tâches que l’on peut déléguer voire reporter est crucial. Cela aide à supprimer le superflu et à se focaliser sur l’essentiel pour avancer.
Pourquoi ne pas utiliser la matrice d’Eisenhower qui aide à établir les niveaux de priorisation pour optimiser le temps de travail et l’efficacité de chacun ?
NB : une autre matrice peut compléter ce travail en amont, à savoir la matrice ABCDE.
Voici un outil qui matérialise les 5 étapes de tout processus :
- A : Assess (pour évaluer ou apprécier), étape qui définit et analyse une situation.
- B : Brainstorm, pour réfléchir aux possibles options.
- C : Choose, choisir et étudier chaque alternative en pesant le pour et le contre.
- D : prendre une décision conforme à la réflexion menée en amont et mettre en place un plan d’action.
- E : évaluer les résultats, mesurer les séquences négatives et positives, puis faire des ajustements.
Mettre en place des outils collaboratifs
Pour gérer les freelances, les collaborateurs qui sont en télétravail et les agendas de tout le monde, le management n’est pas toujours aisé et avoir une vue d’ensemble des différents projets en cours s’avère parfois compliqué. Pourtant, cette visibilité est essentielle aux managers et aux services des ressources humaines pour prendre des décisions éclairées. Avec des outils de gestion des tâches comme Notion, Trello, Asana ou encore Wrikez, il est tout à fait possible de gérer plusieurs projets d’équipe en temps réel.
Mieux communiquer
Soulager la surcharge de travail, c’est aussi pouvoir en parler librement. Que ce soit du côté des collaborateurs comme celui des managers, il est crucial de diffuser les informations et de communiquer sur ce qui va et ce qui ne va pas.
Les entreprises ou les services qui se trouvent en site éclaté ou qui travaillent en « remote » sont particulièrement concernés. Si la communication de l’information s’avère sans objectif précis ni contexte, elle peut créer des malentendus et amener à des situations de blocage pour le projet en cours. Organiser des moments d’échange régulier et mettre en place des politiques de feedback devient une manière efficace de gérer la charge de travail de tout le monde et d’ajuster si nécessaire.
Un feedback sérieux, institutionnalisé en interne, offre une opportunité aux managers et aux collaborateurs d’échanger avec franchise et respect.
L’échange dit « one-on-one » régulier (de manière mensuelle ou hebdomadaire) permet au manager de faire un point sur la charge de travail.
C’est l’occasion, pour lui, de demander au collaborateur quelles missions peuvent être retardées, reportées ou annulées. Peut-être qu’une tâche convient davantage à quelqu’un d’autre ? Une prévention des risques assumée qui permet de mieux répartir les tâches.
Demander de l’aide
Comme la surcharge de travail ne concerne pas uniquement les collaborateurs, mais également les managers, ces derniers peuvent être pris en étau entre la direction qui a des attentes et une équipe qui nécessite d’être soutenue et motivée. Il est impératif de demander de l’aide, même si la peur du jugement ou d’être crédibilisé est là. Loin d’être un aveu de faiblesse, demander de l’aide ou des conseils à son N+1 ou directement aux ressources humaines permet de solutionner une problématique. Pourquoi ? Parce qu’on identifie la source d’un dysfonctionnement et l’on cherche ensemble à le résoudre.
La clarification des tâches
En clarifiant les rôles de chacun, mais aussi les attentes et les objectifs, on limite les allers-retours et un éventuel éparpillement des collaborateurs.
Miser sur la prévisibilité
En prévoyant les tâches et en travaillant sur la gestion de l’agenda (notion de retro-planning), les ressources humaines permettent à chacun de s’organiser comme il l’entend. Cela réduit inévitablement la charge mentale face à un imprévu.
De plus, en utilisant un logiciel SIRH comme PeopleSpheres, il est tout à fait possible d’automatiser certaines tâches, de voir en temps réel l’évolution et les besoins de chacun. Avec un outil de gestion RH, on réalise une évaluation des risques plus affinée. Il est alors plus simple de mesurer plus facilement le bien-être dans le lieu de travail, on prend le pouls de ses équipes. Ainsi, la gestion des absences, des retards, des demandes de formation professionnelle, du paiement des salaires devient alors plus fluide.
L’important est d’ouvrir le dialogue pour que chacun exprime ses besoins et ses attentes. Un collaborateur heureux au travail est un collaborateur compétent et moteur, motivé et engagé dans la vie de l’entreprise.
