GRH : zoom sur le référentiel de compétences

Le référentiel de compétences est au cœur de la gestion des ressources humaines (GRH) dans une organisation. Aussi appelé référentiel métiers ou référentiel des emplois et des compétences, cet outil stratégique de management des ressources humaines permet d’articuler les compétences liés aux emplois et la stratégie commerciale de l’entreprise grâce à une politique ciblée de formation, de recrutement ou encore de mobilité interne.

Parce qu’il améliore la performance globale de l’entreprise, le référentiel métiers est l’instrument phare de la Gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP). Comment construire et utiliser cet instrument clé de la GRH ? Zoom sur le référentiel de compétences et ses différentes utilisations en RH.

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Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Le référentiel de compétences est un document qui décrit et hiérarchise l’ensemble des compétences présentes au sein d’une entreprise, afin de les lier aux métiers correspondants. C’est une cartographie détaillée des emplois et des domaines d’activités des collaborateurs dans l’entreprise.

Qu’elles soient générales, managériales, ou techniques, toutes les aptitudes sont classées selon les types de compétences et les niveaux de responsabilités à détenir pour exercer tel métier sur tel poste de travail. Le référentiel prend en compte toute les dimensions des compétences des salariés, principalement en terme de :

• savoir-faire, c’est-à-dire la maîtrise des pratiques professionnelles associées à un métier
• savoir ou l’ensemble des connaissances théoriques 
• savoir-être ou les compétences comportementales, les qualités personnelles et relationnelles 
• compétences en management ou en leadership…

Le référentiel peut aussi recenser les compétences “rares” ou menacées, ou encore les compétences transverses qui concernent plusieurs métiers telles que la gestion du stress ou l’aptitude à la polyvalence.

En général, l’élaboration du référentiel de compétences est placée sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines, assistée des managers des métiers concernés et parfois de collaborateurs experts. Il est par la suite utilisé sur le court et le long terme par le DRH, le responsable des emplois ou de la gestion des carrières, le responsable de la formation, les managers ou encore les partenaires sociaux. Il est également à noter que la plupart des systèmes d’informations RH incluent un module de GEPP basé sur le référentiel de compétences de l’entreprise.

Comment construire un référentiel de compétences ?

Pour bien construire un référentiel de compétences, il faut commencer par définir l’objectif final du document et la manière dont les résultats des travaux seront intégrés à la politique de gestion des ressources humaines de la structure. Une fois ce périmètre défini, on élabore le référentiel de compétences en suivant 4 grandes étapes :

1.    Recenser les métiers cadres

Sélectionnez le ou les métiers, fonctions, postes, missions ou services principaux à travailler pour bâtir le référentiel de compétences. Selon les objectifs et la taille de la structure, faites des fiches métiers pour l’ensemble des postes de travail ou seulement pour ceux d’un service ou d’une branche professionnelle.

2.   Identifier les compétences liées aux métiers

Réalisez un inventaire de toutes les pratiques et les aptitudes requises pour chaque poste ou métier sélectionné. Cette liste est ensuite à reclasser selon les types de compétences : managériales, techniques (savoir-faire), générales (savoir), comportementales (savoir être). Certaines méthodologies spécifiques comme le brainstorming ou le mind mapping peuvent être utilisées pour opérer une catégorisation efficace. Veillez à associer les salariés en poste à l’élaboration de votre référentiel, en constituant par exemple des groupes métiers composés d’un responsable RH, des managers opérationnels et des collaborateurs.

Classez les compétences clés par ordre d’importance par rapport aux exigences du métier ciblé. Il peut également être pertinent d’utiliser une échelle à plusieurs niveaux pour évaluer le degré de maîtrise attendu sur chaque poste de travail et celui détenu par le salarié en poste à l’instant T. Selon les objectifs, cela permet de déterminer les actions correctives à mettre en oeuvre.

3.   Hiérarchiser les compétences pour chaque métier

Classez les compétences clés par ordre d’importance par rapport aux exigences du métier ciblé. Il peut également être pertinent d’utiliser une échelle à plusieurs niveaux pour évaluer le degré de maîtrise attendu sur chaque poste de travail et celui détenu par le salarié en poste à l’instant T. Selon les objectifs, cela permet de déterminer les actions correctives à mettre en œuvre.

4.   Mettre en forme le tableau du référentiel de compétences

Rassemblez toutes ces informations dans un tableau clair, synthétique et modulable en fonction des évolutions stratégiques de l’entreprise. Voici un exemple d’articulation des données pour l’élaboration de votre matrice des compétences :

Utilisez un verbe d’action en début de phrase (comme réaliser, établir, concevoir…) pour décrire les activités professionnelles principales, et un verbe de responsabilité (tel que parvenir à, participer à, contribuer à…) pour décrire la finalité des performances sur des tâches secondaires.

Pourquoi un référentiel de compétences est-il utile pour les RH ?

Outil phare de la démarche de GEPP, le référentiel de compétences permet d’avoir une visibilité optimale de l’état des ressources humaines dans une organisation. A ce titre, il peut être mis en place dans toutes les entreprises, quelque soit le secteur d’activité ou le nombre de salariés. Il est très couramment utilisé dans la GRH des grandes entreprises du fait de leur process plus complexes.

Il existe d’ailleurs des référentiels de compétences communes à certaines branches d’activité, comme pour les métiers du professorat et de l’Education Nationale, le BTP ou les métiers d’art. Ils sont rédigés par l’Observatoire des Métiers et régulés par des arrêtés interministériels.

À court comme à long terme, le référentiel métier est un document extrêmement utile pour piloter la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Pourquoi ?

• À court terme, le référentiel de compétences constitue une analyse en temps réel des métiers et des niveaux de compétences associés dans une entreprise. Il permet de mettre en œuvre des actions de développement RH nécessaires à la performance de l’organisation, comme réajuster les effectifs, les rémunérations ou les niveaux de compétences.

• À long terme, l’élaboration d’un référentiel de compétences s’avère très important afin d’aligner la stratégie commerciale et la politique RH de l’entreprise. Il permet d’anticiper les évolutions de l’environnement socioéconomique de l’organisation grâce à une vision prospective des emplois et des décisions managériales à prendre pour assurer un fonctionnement pérenne de l’entreprise.

Comment bien utiliser le référentiel de compétences ?

Le référentiel de compétences est utilisé en phase de diagnostic d’une démarche de GEPP pour mesurer l’écart entre les compétences présentes dans une entreprise et les compétences attendues pour chaque activité, métier ou service. Le référentiel de compétences sert donc de base à l’élaboration d’un plan d’action adapté afin de réduire ces écarts. Bien utiliser le référentiel de compétences revient donc à s’en servir pour :

• Mettre en évidence les compétences nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation ;

• Mettre en place les dispositifs de formation internes et externes tels que la mobilité interne ou le plan de formation ;

• Préparer l’évaluation annuelle des collaborateurs et déterminer les acquis de l’expérience ;

• Établir les fiches de postes et vérifier l’employabilité des candidats dans le cadre de recrutement ;

• Construire une politique de formation adéquate basée sur une approche par compétences ;

• Manager efficacement les talents et les carrières ;

• Concevoir les bilans de compétences par la validation des acquis…

Du côté des salariés, le processus d’élaboration d’un référentiel de compétences dans leur champ d’activité leur permet de mieux gérer l’évolution de leurs parcours professionnels et leurs besoins en développement des compétences. Les représentants du personnel et les OPCA sont les interlocuteurs privilégiés des salariés ayant des besoins en formation en entreprise.

Vous l’aurez compris, le référentiel de compétences est l’instrument de la stratégie RH par excellence, à condition qu’il soit régulièrement mis à jour pour suivre l’évolution des métiers, des connaissances et des compétences de chaque salarié. Le développement des compétences par la formation professionnelle est aujourd’hui un enjeu clé de l’emploi en France.

Le Code du Travail garantit les droits des salariés au compte personnel de formation (CPF) pour favoriser le maintien dans l’emploi ou la mobilité professionnelle. Pour les demandeurs d’emploi, des plans de formation dispensés par des organismes agréés peuvent être financés.

Enfin, il existe aujourd’hui une offre de formation totalement libre et gratuite : les fameux MOOC. Quelque soit votre parcours professionnel, vous pouvez donc l’enrichir en faisant l’acquisition de nouvelles compétences. N’hésitez plus, foncez !