Un collaborateur quitte l’entreprise ? Que cela concerne un départ volontaire, un départ en retraite ou la fin d’une période d’essai pour un CDD ou un CDI, ce moment n’est jamais très agréable.
Sur le plan administratif concernant la rupture d’un contrat, l’entreprise doit remettre un certain nombre de documents dont le certificat de travail, l’attestation Pôle Emploi, un récapitulatif de l’épargne salariale et surtout le solde de tout compte.
Voici comment réaliser le calcul de solde tout compte en fonction du type du contrat.
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Procédure et délais de versement du solde de tout compte
Un document obligatoire
Selon l’article L. 1234-20 du Code du travail, le solde tout compte représente un inventaire des sommes perçues par le salarié par son employeur au moment de la rupture de son contrat.
Ce document reprend ainsi les divers éléments de la paie, mais aussi les primes et une éventuelle indemnité de départ.
La DRH remet le solde de tout compte sous la forme d’un reçu, quelle que soit la raison du départ de l’entreprise : démission, fin de contrat en CDD, rupture conventionnelle, licenciement pour faute grave, etc.
Le solde de tout compte est un document obligatoire que le service RH doit fournir au salarié.
Les formalités obligatoires du solde de tout compte
Le service des ressources humaines doit obligatoirement remettre le solde de tout compte au salarié sur le départ.
Cependant, ce document synthétique doit respecter 4 formalités administratives pour être valide :
- Avoir la mention « Pour solde de tout compte » rédigée à la main par le salarié ;
- Le document doit être daté et signé par l’employeur ;
- Le reçu est toujours en 2 exemplaires (article D. 1234-7 du Code du travail) : un exemplaire pour l’entreprise et un exemplaire pour le collaborateur/salarié.
- Le solde tout compte doit être remis en main propre contre une décharge par l’employeur ou alors par lettre recommandée avec AR.
NB : même si le document doit être signé et daté par l’entreprise, le salarié dispose d’un délai de contestation.
La gestion des délais de versement
En règle générale, le versement du solde tout compte se fait en même temps que la remise du reçu.
Le service des ressources humaines peut effectuer ce règlement par chèque bancaire quand le contrat de travail se termine. Mais il peut également effectuer un virement bancaire dans un délai raisonnable.
En principe, voilà comment cela se passe :
- Si le salarié se trouve dans son préavis, l’entreprise remet le solde de tout compte au salarié au terme effectif de son contrat de travail ;
- Si le préavis n’est pas effectué, le solde de tout compte est remis au salarié le jour de son départ.
Si ce n’est pas le cas, si le délai s’avère trop important, l’entreprise s’expose à une amende avec des pénalités par journée de retard et au paiement forcé du solde de tout compte.
L’entreprise peut avoir à payer un dédommagement au salarié si le retard du paiement s’avère préjudiciable.
Composition du solde de tout compte
Une règle basique de calcul
Le calcul du solde de tout compte s’obtient en prenant en compte plusieurs variables.
Et celles-ci dépendent du type de contrat de travail et de la convention collective qui s’applique.
En règle générale, le calcul du solde de tout compte suit la formule suivante :
(salaire mensuel / temps de travail indiqué sur le contrat de travail) X temps de travail effectif.
Ceci correspond à la rémunération du salarié.
Important : il est essentiel de distinguer le temps de travail prévu et le temps de travail accompli.
Le calcul des éléments de rémunération
Tous les éléments de la rémunération du salarié doivent être pris en compte dans le calcul du solde tout compte.
Quels sont les éléments concrets à prend en compte dans le calcul de tout solde de tout compte ?
On retrouve les éléments suivants :
- Le salaire qui correspond au dernier mois travaillé. Il se calcule au prorata jusqu’au dernier jour du contrat de travail.
- Les primes et les gratifications prévues dans le contrat de travail : 13e mois, prime d’intéressement, etc.
- Le règlement des heures supplémentaires ;
- Le solde des jours de RTT si cela est prévu par l’entreprise.
- L’indemnité compensatrice des congés payés : elle se calcule selon 2 approches, à savoir avec la méthode 1/10e de l’ensemble de la rémunération brute perçue. L’autre approche est celle du maintien du salaire : la somme collectée correspond à la rémunération du salarié dans l’hypothèse où il aurait travaillé sur des jours de congé non pris.
Calcul des indemnités de rupture en fonction du contrat
Selon le type de contrat de travail, le calcul du solde de tout compte peut avoir quelques variations.
Solde de tout compte en CDI
On reprend la formule énoncée prudemment, à savoir :
(salaire mensuel / temps de travail indiqué sur le contrat de travail) X temps de travail effectif.
Le service des ressources humaines doit ajouter le solde d’une éventuelle prime ou d’une indemnité compensatrice de congé payé non versée.
L’employeur peut aussi ajouter une indemnité compensatrice du préavis.
Si le salarié se trouve en situation de licenciement au cours d’un CDI, le calcul du solde de tout compte s’effectue comme suit :
Solde = Indemnité de licenciement + indemnité compensatrice de congés payés + indemnités compensatrices de dispense de préavis.
À noter que l’indemnité de licenciement dépend du temps resté dans l’entreprise du salarié :
- Si le salarié est resté moins de 10 ans dans l’entreprise : l’indemnité ne peut être inférieure à 25 % du salaire moyen par année de présence au sein de l’entreprise.
- S’il est resté plus de 10 ans : l’indemnité ne peut être inférieure à 25 % de salaire mensuel par année de présence dans l’entreprise durant les 10 premières années. Ensuite, elle ne doit pas être inférieure à 33 % du salaire moyen par année de présence dans l’entreprise pour les années qui ont suivi.
Si le salarié se trouve en situation de démission, l’indemnisation en lien avec la perte de contrat de travail n’existe pas, car c’est le salarié qui a rompu son contrat.
Cependant, il va toucher les éléments de base de solde de tout compte énoncés précédemment comme le solde des RTT, l’indemnité de congés payés, les heures supplémentaires et les éventuelles primes.
Enfin, si une rupture conventionnelle a été signée par le salarié, celui-ci doit percevoir une indemnité spécifique quand son contrat de travail se termine.
Le montant de cette indemnité particulière est égal ou supérieur au montant de l’indemnité pour licenciement.
Solde de tout compte en CDD
L’employeur peut également utiliser la formule précédemment citée.
Mais il doit aussi ajouter une prime de précarité quand le salarié est en CDD.
Cette prime se calcule de la manière suivante :
(somme des salaires bruts + indemnité de congés payés) X 10 %.
Dans un contrat à durée déterminée, 2 cas de figure se présentent :
- Le CDD se termine à la date prévue du contrat de travail : le salarié perçoit alors une indemnité de fin de contrat appelé prime de précarité. Son montant est égal au minimum de 10 % de la rémunération brute totale qui a été versée pendant le contrat.
- Il y a une rupture anticipée du CDD : dans certaines situations de la rupture anticipée du CDD, des indemnités peuvent être dues au salarié quand l’initiative vient de l’employeur. A contrario, un dédommagement est obligatoirement à verser à l’employeur dans certains cas comme lorsque le salarié trouve un contrat à durée indéterminée dans une autre entreprise ou en cas de force majeure.
Remarque : Il n’y a pas de prime de précarité pour un emploi saisonnier ou quand le salarié est en vacances scolaires. Il n’y en a pas non plus lorsque le salarié est embauché en contrat à durée indéterminée dans la même entreprise.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il en cas d’abandon de poste ?
Un abandon de poste dispose des effets juridiques qu’un licenciement pour faute grave.
Concrètement, le salarié obtient son solde de tout compte, mais son employeur ne lui verse aucune indemnité du préavis.
Est-ce que le solde de tout compte est imposable ?
Le solde de tout compte est imposable et plus précisément à l’impôt sur le revenu, quel que soit le mode de rupture du contrat de travail.
Mais, si certaines sommes sont imposables comme l’indemnité compensatrice de congés payés, l’indemnité de rupture de contrat ou encore la prime de précarité, l’indemnité de licenciement est exonérée partiellement de l’impôt :
- Le montant exonéré entièrement est la partie qui correspond à l’indemnité fixée par la loi ou par la convention collective de l’entreprise.
- Si le salarié a reçu une indemnité supérieure au montant légal, cet « excédent » est exonéré d’impôt dans la limite de 2 fois la rémunération brute perçue son année précédent son licenciement.
Peut-on recevoir son solde de tout compte par courrier ?
Deux options se présentent à l’employeur pour remettre le solde tout compte à son salarié :
- Soit en main propre au moment de son entretien de départ ;
- Par voie postale avec un courrier recommandé avec AR.
Le solde peut se faire aussi par virement, mais cela dépend de l’organisation de l’entreprise et de son mode de fonctionnement.
Il y a rarement de règlement en espèces.
