Quand il s’agit de gestion administrative, un logiciel de gestion du personnel s’avère une solution pratique et essentielle quand les différents services des ressources humaines sont en cours de digitalisation. Le logiciel de gestion personnel doit pouvoir être utilisé le plus longtemps possible et aider le service RH pour une gestion optimale et un traitement en toute sécurité des données sensibles de tous les collaborateurs. Le choix d’un logiciel SIRH comme solution de gestion du personnel s’impose naturellement tant sa maniabilité et la diversité de ses applications sont importantes.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de personnel ?
Les fonctionnalités qui sont proposées par un logiciel RH sont très disparates et reflètent tout à fait le secteur RH actuel et les besoins inhérents. Tous les logiciels SIRH possèdent leurs points forts et proposent de répondre à des tâches variées pour optimiser le service RH de l’entreprise.
La numérisation des dossiers
Avec un logiciel de gestion personnel, il est dorénavant possible et simple de digitaliser les dossiers du personnel. La gestion de l’ensemble des data et des documents qui concernent les collaborateurs est simplifiée, car elle est centralisée sur un seul espace. Le service RH peut décider qui peut avoir accès à quelles données.
Le recrutement et la gestion pour l’on-boarding et l’off-boarding
La création et la gestion des annonces de postes peuvent être fastidieuses. Avec le logiciel de gestion personnel, les services RH reçoivent directement dans le logiciel des candidatures. Le logiciel permet d’intégrer les processus d’on-boarding pour les nouveaux employés (avec l’ajout des documents nécessaires) et les processus d’off-boarding quand un employé veut quitter l’entreprise. La communication avec les candidats reste fluide et plus directe, voire personnalisée.
La gestion du temps de travail
À tout instant, chaque collaborateur et chaque salarié peut saisir ses heures de travail dans le logiciel de gestion du personnel en utilisant une feuille de temps numérique préétablie dans le logiciel. Chacun peut également consulter le compte de ses heures supplémentaires éventuelles. Pour certains logiciels SIRH, la gestion et le suivi vont plus loin avec un suivi des temps par activité ou par projet professionnel.
La gestion des congés et des absences
Le service des ressources humaines doit constamment faire face à la gestion des absences et des congés des collaborateurs et cette tâche peut rapidement devenir chronophage. Avec le logiciel de gestion du personnel, chaque collaborateur peut entrer lui-même son ou ses absences ainsi que ses demandes de congés. Les ressources humaines peuvent alors visualiser l’ensemble des absences dans un calendrier partagé, ce qui facilite grandement la gestion de congés. L’utilisation d’un logiciel SIRH peut aussi grandement faciliter l’organisation des congés d’été.
La gestion du planning
Dans le même esprit que la gestion des congés et absences, le logiciel de gestion du personnel permet d’indiquer clairement en quelques secondes quels sont les collaborateurs mobilisés pour une activité précise et pour quelle durée. Ainsi, l’entreprise optimise le temps de travail en mettant à chaque salarié un plan opérationnel.
La gestion de la paie
Avec le logiciel de gestion du personnel, les services RH peuvent désormais effectuer le calcul mensuel de la rémunération. Toutes les données nécessaires, les modèles de rémunération, mais également le temps de travail et les absences de chaque collaborateur sont d’ores et déjà présaisies pour faciliter et simplifier les calculs. Le responsable RH ne saisit manuellement que le strict minimum afin de gagner du temps et de l’agilité dans sa propre gestion du travail.
Le self-service des ressources humaines
Chaque collaborateur a un accès personnalisé au logiciel. Il peut ainsi intervenir directement sur son compte à n’importe quel moment :
- Modifier une donnée personnelle ;
- Faire une demande de congé ;
- Consulter son temps de travail.
Pour les managers et les responsables d’équipe, d’autres droits peuvent être ajoutés comme le fait de valider les feuilles de temps de travail ou la validation des demandes de congés.
La mesure des performances
Avec le logiciel de gestion du personnel, le service des ressources humaines peut gérer les évaluations des performances des employés. Ils collectent alors les feedbacks qui les concernent. Ensemble, ils peuvent alors fixer des objectifs d’évolution au sein de l’équipe et de l’entreprise plus largement.
Les étapes pour bien choisir votre logiciel de gestion du personnel
En fonction des besoins de l’entreprise et des ressources humaines, il est maintenant plus simple de choisir le logiciel de gestion personnel adéquat. Pour ne rien oublier et atteindre le meilleur résultat, voici les étapes à suivre pour trouver votre solution SIRH.
Recueillir les attentes
Pour trouver le logiciel RH qui correspond mieux aux attentes, il est indispensable de définir les objectifs à atteindre en amont. Si l’entreprise possède un service informatique, intégrer le personnel dans la discussion semble être une idée judicieuse.
Il est nécessaire que la direction comme le service RH restent à l’écoute de tous les souhaits des collaborateurs. Plus ils se sentiront impliqués dans la décision, meilleure sera leur adhésion au moment d’introduire le logiciel dans la vie interne de l’entreprise.
Formuler des besoins spécifiques
Il est également essentiel d’analyser en quoi la gestion des RH doit être optimisée en définissant les différents processus à effectuer. Pourquoi ne pas rédiger un document de spécifications des besoins à partir de discussions et de feedbacks pour déterminer les besoins du nouveau logiciel RH ?
L’important est de rester pragmatique et de focaliser sur les aspects les plus importants.
Choisir entre plusieurs solutions
Les fournisseurs et les sites Web regorgent de solutions pratiques. Il est impératif de comparer les logiciels de gestion RH et de vérifier point après point si ces solutions répondent aux besoins spécifiques. En vous limitant à 2 voire 3 logiciels, vous aurez déjà une idée précise du type de logiciel de gestion du personnel nécessaire.
Faire une demande de démonstration
Le logiciel de gestion du personnel est une solution innovante pour les ressources humaines. Il importe que le professionnel vous le présente et vous accompagne au départ avec une démonstration en ligne. Cela donnera une véritable idée concrète de l’utilité du logiciel. Une occasion de découvrir les multiples fonctionnalités et de poser des questions le cas échéant.
Prévoir une phase test
Enfin, dernière étape et non des moindres, il est important de tester le logiciel de gestion personnel pendant quelques semaines dans l’entreprise. En le faisant essayer par des collaborateurs de différents services, la direction des ressources humaines (DRH) peut recueillir des feedbacks utiles. De quoi choisir le logiciel RH dans les meilleures conditions.
Quels sont les 5 bénéfices de l’utilisation d’un logiciel de gestion de personnel ?
La digitalisation des tâches de RH
Le 1er avantage d’utiliser un logiciel de gestion de personnel est la possibilité de proposer un accès sécurisé pour chaque collaborateur. Cela permet une consultation à n’importe quel moment de la journée et une meilleure gestion des informations, en toute autonomie. Cette digitalisation des tâches comme le compte et le suivi des heures de travail, des heures supplémentaires, les demandes de congés, les demandes d’absence ou les demandes pour suivre une formation professionnelle comme suivre l’avancement du remboursement de notes de frais permet de fluidifier et de simplifier les échanges avec les RH. Le gain de temps est considérable, pour le collaborateur comme pour le service des ressources humaines.
Finalement, c’est l’entreprise qui sort aussi gagnante de cette solution, car la productivité reste au rendez-vous. Il suffit d’une connexion à Internet et chaque collaborateur a un accès centralisé à son portail d’informations grâce à un logiciel de gestion du personnel en mode SaaS.
Un suivi efficace de vos employés en temps réel
Un outil de gestion RH comme celui d’un logiciel de gestion du personnel a un impact conséquent sur la performance de l’entreprise. Cet outil automatise et fiabilise de nombreux processus comme la gestion de l’on-boarding ou le suivi des temps d’activité.
Entre gain de temps, fiabilité et concentration de l’information, le logiciel assure un suivi efficace en temps réel pour une meilleure organisation.
Une meilleure expérience pour vos employés
Qu’il soit accessible à distance, multi-device ou collaboratif, le logiciel de gestion du personnel propose une nouvelle expérience du travail aux collaborateurs.
Chacun gagne en autonomie et peut ainsi poser ses congés, être informé d’un changement d’emploi du temps, badger à distance depuis son téléphone dans le cadre du télétravail, etc.
Toutes ces options apportent un réel confort au travail dans le quotidien et permettent à chacun de concilier au mieux un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Ici, le logiciel se met au service des travailleurs et de la relation entre RH ou la direction et les salariés.
Une optimisation des processus de RH en les automatisant
La solution de gestion RH impacte fortement les performances de l’entreprise. Le système de gestion aide à suivre les heures et les temps de travail. Cela permet d’identifier en temps réel et avec exactitude les temps de présence, d’absence, et la masse horaire de travail réalisée.
Tous les processus des ressources humaines vont être automatisés et simplifiés comme l’édition et l’envoi des fiches de paie, la saisie des données sur chaque fiche du personnel, l’envoi d’un courrier d’information, etc. La plupart de ces tâches, certes essentielles, s’avèrent toutefois rébarbatives et chronophages et à faible valeur ajoutée. Avec un logiciel SIRH, les process et les procédures sont optimisés.
Un meilleur encadrement qui permet de minimiser les erreurs
La réglementation interne en entreprise, le droit qui se complexifie et change régulièrement sont autant de contraintes de que le logiciel de gestion du personnel peut désormais intégrer pour assister les managers.
Ainsi, le logiciel peut effectuer plusieurs actions pour réduire les erreurs :
- Alterner en cas de dépassement horaire ;
- Bloquer une action de planning en cas de non-respect du temps de repos ;
- Etc.
Le logiciel représente une sorte de garde-fou pour le management, ce qui évite de mettre en danger toute l’entreprise sur un plan réglementaire.
Prise de décision facilitée et productivité accrue
Avec le logiciel RH, l’entreprise en avant le talent de chaque collaborateur. Avec des données mises à jour régulièrement, les gestionnaires possèdent des informations pertinentes et suffisantes pour faciliter la prise de décision. Ainsi, les meilleurs salariés et les plus performants se distinguent plus facilement et peuvent recevoir une récompense comme une prime tandis que ceux qui ont un besoin de formation peuvent être plus facilement reconnus et ainsi recevoir l’aide souhaitée pour avancer. Par conséquent, le logiciel de gestion RH garantir une meilleure productivité sur le long terme dans l’entreprise.
