Pour une meilleure compréhension des données produites par les outils comme le CRM, les formations, le SIRH ou encore les données sociales, le tableau de bord RH est un support désormais indispensable pour renforcer les prises de décisions stratégiques au sein d’une entreprise.
Mais comment mettre en place un tableau de bord RH ? Quels sont les enjeux de piloter un tel outil ?
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Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?
Le tableau de bord RH est un outil de pilotage des ressources humaines qui participe à la prise de décision stratégique afin d’optimiser la gestion du personnel. En mesurant et synthétisant des statistiques d’effectifs, d’absentéisme, de turnover, il permet d’avoir une visibilité en temps réel de l’état d’une entreprise. Un moment qui permet à l’entreprise de prendre du recul et procédez à une analyse objective de ses performances globales.
Il est essentiel qu’il soit mis à jour le plus souvent possible en fonction du contexte de l’entreprise, qu’il puisse agréger de nouveaux indicateurs de suivi RH appelés KPI (Key Performance Indicator) afin de mieux communiquer sur les bilans sociaux, d’évoluer en temps réel et d’identifier de nouveaux leviers de performance.
Les KPI, ou indicateurs de performance, sont le nerf de tout tableau de bord RH. Ce sont les facteurs clés de la réussite d’une entreprise qui sont définis en fonction de leur taille, du secteur de l’entreprise, de la stratégie de cette dernière.
Ils rendent compte des objectifs, mais aussi des performances et des écarts, ou encore de la participation des RH dans les résultats de l’entreprise. Le tableau de bord RH se découpe en tableau et graphiques.
C’est un outil très utile notamment dans le suivi de recrutement, d’évaluation de performance, de formation, de gestion des carrières ou encore pour prendre le pouls du climat social dans l’entreprise.
C’est un outil, enfin, réalisé par le service des RH et peut-être à l’occasion élaboré par un contrôleur de gestion sociale.
Quels sont les objectifs du tableau de bord RH ?
L’utilisation d’un tableau de bord RH est indispensable pour de nombreuses raisons.
Les objectifs qu’on peut lui louer sont multiples :
- Évaluer une performance : de nombreux indicateurs pertinents nous permettent de suivre l’évolution de notre performance. Prenons un exemple, si un entreprise constate que son index de productivité ne progresse pas, plusieurs facteurs peuvent etre à la cause de cette stagnation. Peut etre que les formations offertes ne sont pas assez complètes ou bien qu’il faudrait revoir le système de primes. Autre exemple, un taux de turn-over trop élevé peut etre signe d’une mauvaise gestion des talents qu’il faudra alors revoir. Évaluer un ensemble d’indicateurs RH est la clé du succès pour la direction des ressources humaines.
- Fournir une aide dans la prise de décision et pour la stratégie d’un service : les tableaux de bord RH digitalisés sont largement plus performants, permettant de filtrer un certain nombre d’éléments afin de pouvoir faire ressortir uniquement les statistiques souhaitées. Un outil qui permet de montrer des preuves concretes qui vont venir soutenir un argument lors de la mise en place d’une stratégie au sein d’un service.
- Communiquer au sein d’un service : Dynamiques et visuels, les tableaux de bord RH sont personnalisables. L’entreprise peut disposer ces statistiques dans la façon dont elle souhaite afin qu’elle puisse transmettre un message plus facilement auprès de ses collaborateurs.
- Analyser et comprendre une situation ponctuelle : avec une mise à jour régulière des données, les tableaux de bord RH vous présentent des statistiques en temps réel qui vous permet d’obtenir l’état des indicateurs à l’instant T.
- Réaliser un diagnostic d’une situation : la grande particularité des tableaux de bord RH se manifeste lorsqu’une entreprise, dotée d’un socle RH qui connecte tous ses outils RH, peut lancer tous types de recherches, recevant ses réponses instantanément.
- Évaluer et répartir les effectifs : concerne l’évaluation des compétences les collaborateurs ainsi que l’atteintes de leurs objectifs visés.
- Évaluer le taux d’absentéisme : l’évaluation de l’absentéisme doit etre prise en compte sérieusement car elle permet aux responsables RH de prendre conscience de la qualité du climat social qui règne dans l’entreprise et de suivre l’évolution de l’engagement des salariés.
- Gérer le processus de recrutement: s’appuyer d’indicateurs de recrutement permet au service RH suivre l’efficacité de ses campagnes de recrutement. Temps consacrées à la sélection des candidat, proportion de stagiaires, CDD, CDI recrutés, taux de diversité, nombreux sont les facteurs à vérifier.
Le tableau de bord RH a également pour objectif de se faire une idée rapide de l’efficacité d’un service comme les RH, d’identifier les éventuels dysfonctionnements sociaux.
Outil de prévision d’aide à la décision, le tableau RH permet de communiquer à l’ensemble des collaborateurs, responsables et salariés d’une entreprise.
Les indicateurs RH ont leur utilité pour chacun des collaborateurs. Tous ont besoin d’obtenir des données tangibles pour optimiser leur performance. Un employé peut se créer un tableau de bord personnel afin de suivre ses résultats et se fixer des objectifs individuels. Une véritable source de motivation et d’engagement professionnel. Quant à un Drh, ses analyses seront plus poussées et globales. Observer les nombres d’absences, de départs, d’embauches, analyser des indicateurs plus financiers. Enfin, un manager voudra créer un dashboard afin de suivre l’évolution de son équipe quotidiennement ou mensuellement. Un outil synthétique qui va lui permettre de détecter plus rapidement les sources de ralentissement, des les corriger et d’élaborer des plans d’actions performants.
Le tableau de bord RH et le reporting RH : Quelles sont les différences ?
Il arrive que l’on confonde les objectifs et le fonctionnement d’un tableau de bord RH et celui d’un reporting RH.
En ce qui concerne le reporting RH, ce tableau permet de rendre compte de l’activité de façon exhaustive. C’est une sorte de photographie à un moment donné qui a pour but de montrer une information de manière brute et sans relief. L’objectif du reporting RH est de montrer aux managers l’évolution des différents KPI pour ne pas manquer un éventuel changement dans la stratégie de l’entreprise. C’est un document purement chiffré, exempt de tout préjugé.
En ce qui concerne le tableau de bord RH, c’est davantage un outil dynamique sur les divers objectifs à atteindre.
Contrairement au reporting RH, le tableau de bord RH est sélectif, partial et il s’intègre dans la stratégie de prise de décision.
Pour résumer, voici les principales distinctions entre un tableau de bord RH et un reporting :
- Tandis que le reporting RH s’adresse à la hiérarchie, le tableau de bord rh se destine lui-même au service RH. Par exemple, le tableau de bord commercial est un outil qui sert au service commercial pour le management, le pilotage et la visualisation des objectifs à atteindre.
- Le choix des indicateurs varie selon le reporting ou le tableau de bord. Dans un reporting RH, les indicateurs sont des indicateurs de résultat alors qu’il s’agit plus d’un équilibre entre indicateurs de résultat et indicateurs de levier.
- Dans la forme, la différence est aussi nette : le tableau de bord RH est un mélange de graphiques et tableaux et tient sur une seule page ou un écran. Le reporting RH est aussi un mélange de tableaux et graphiques, mais il est possible d’utiliser uniquement les tableaux.
- Enfin, dans leur fonction, le reporting a pour but de suivre les performances d’une direction ou encore d’un département. Le tableau de bord RH permet de piloter, de manager ou gérer un changement dans l’entreprise. En se fiant aux objectifs fixés, le manager pourra se justifier plus aisément d’une baisse de performance auprès de son équipe. Le suivi d’indicateurs de performance permet une meilleure compréhension des causes, d’anticiper ansi que de mener des actions plus positives pour la réussite d’une équipe.
Un outil efficace pour gérer vos ressources humaines ?
Pour une bonne gestion des ressources humaines, une analyse complète de vos People Analytics et une bonne gestion des objectifs, il est impératif que le tableau de bord soit le plus cohérent possible. Outil d’aide à la prise de décision et à la communication autant vers les représentants du personnel qu’au comité d’entreprise.
Cet outil ultra efficace met à la disposition du service RH des indicateurs-clés tels que :
- Des indicateurs de risque professionnel : taux d’accident du travail, gravité de l’accident, etc.
- Des indicateurs de mobilité : taux d’entrée, taux de sortie, ration de remplacement, turnover ;
- Des indicateurs d’intégration : départ, prolongation de stage ;
- Des indicateurs sociaux : type de contrats, taux de CDI et CDD dans l’entreprise ;
- Des indicateurs démographiques : âge moyen, pyramide des âges, ancienneté ;
- Des indicateurs de rémunération : masse salariale, heures supplémentaires, salaire médian.
Avec une telle diversité d’indicateurs pertinents, le tableau de bord RH guide la direction RH dans ses décisions jusqu’à anticiper certains événements ou besoins futurs.
Dès lors, le responsable RH peut plus aisément :
- Prévoir les variations d’effectifs ;
- Anticiper les besoins de recrutement et de formation ;
- Élaborer des projets maitrisés et fiables ;
- Identifie des actions correctives au niveau de l’organisation de l’entreprise ;
- Fixer des actions stratégiques en se basant sur des éléments objectifs et factuels ;
- Anticiper les écarts de budgets ;
- Mesurer les résultats en fonction des objectifs définis.
Comment élaborer un tableau de bord efficace ?
Pour élaborer convenablement un tableau de bord RH plusieurs éléments doivent etre pris en compte. Tout d’abord il est indispensable de déterminer le champ d’action et la périodicité.
Destiné au CE et à la direction, il peut servir également à une fonction ou à un département décentralisé d’une entreprise.
Comme la nature des indicateurs KPI peut varier et qu’un bilan social est obligatoire chaque année, il est à penser que la périodicité du tableau RH soit annuelle a minima. Pour une plus grande réactivité, un tableau de bord RH trimestriel, voire mensuel dans certains établissements, est toujours apprécié.
L’important est d’intégrer les « bons » KPI dans votre tableau de bord. Le choix des indicateurs doit etre réfléchi sérieusement au préalable. Les indicateurs sélectionnés doivent etre précis et surtout cohérents avec l’entreprise et sa stratégie. On ne peut pas tout contrôler et tous les indicateurs ne sont pas forcément à prendre en compte. Tout dépend de la nature de votre entreprise. Il est d’ailleurs recommandé d’en sélectionner une dizaine afin de se focaliser sur l’essentiel que l’entreprise souhaite maintenir comme facteurs clés du succès.
Une fois les indicateurs sélectionnés, il est question de préparer la hiérarchique ainsi que la disposition des indicateurs choisis dans le tableau de bord. Une technique offre une visualisation plus simple et permet de suivre attentivement l’avancement de chacun des indicateurs en fonction du degré d’importance.
Mais à quoi reconnaît-on un tel indicateur ?
- Le KPI doit être chiffré et physique (non monétaire) ;
- Le KPI reflète le sens et l’importance d’un phénomène ou d’une situation observée ;
- Le KPI doit être clair et lisible, non manipulable ;
- Le KPI doit être capable d’agir un levier de performance ou, tout du moins, relever un possible dysfonctionnement.
On le voit, le tableau de bord RH est un outil indispensable à une bonne gestion à court, moyen et long terme d’une entreprise. Le service RH dispose alors d’un instrument pertinent pour évaluer la stratégie et définir au mieux les objectifs à suivre. Un suivi rigoureux d’indicateurs clés permettra une mesure de la performance efficace. Les entreprises doivent pouvoir etre libres de construire leur propre tableau de bord RH représentant clairement leurs objectifs visés. Chez PeopleSpheres, la configuration de tableaux de bords RH est totalement personnalisable. Les données statistiques, nécessaires pour la création d’un tableau de Bord, peuvent provenir de vos différentes applications RH que vous utilisez. Avec un Core RH, améliorer votre « data visualisation » provenant de plusieurs sources en visualisant vos indicateurs RH depuis un seul endroit.
