Tout comprendre sur la comptabilité analytique

La Comptabilité Analytique, appelée aussi Comptabilité Analytique de Gestion (CAG) ou encore Contrôle de Gestion sert de tableau de bord opérationnel aux dirigeants d’entreprises. Les données financières, fournies par la comptabilité générale, sont traitées selon différentes méthodes spécifiques pour expliquer les résultats financiers.

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Qu’est-ce que la comptabilité analytique et à quoi sert-elle ?

La comptabilité générale donne une vision classée et annuelle des données comptables ; tandis que la comptabilité analytique fournit une analyse détaillée de chaque activité, produit à intervalle régulier (par exemple trimestriel ou semestriel) en faisant ressortir les coûts variables ou induits. Les chefs d’entreprise apprécient et consultent régulièrement ce système de mesure neutre et objectif, véritable outil de contrôle budgétaire.

En tant que tableau de bord, la comptabilité analytique permet de créer des prévisions, d’évaluer le stock, de prévoir les budgets, constater leurs évolutions ou les écarts en cours d’exploitation. A son origine, dans les années trente, on parlait de Comptabilité Analytique d’Exploitation.

La tenue d’une comptabilité analytique de gestion (CAG) n’est pas une obligation légale, à l’instar de la comptabilité générale, mais elle se révèle être un outil pertinent qui fournit des indicateurs globaux de coût des activités ou produits à intervalle régulier et non plus à l’année. Les clés de répartition permettent d’obtenir des analyses très fines des coûts attribués à chaque segment de produits selon plusieurs méthodes.

En résumé, la comptabilité analytique fait partie des « bonnes pratiques » à mettre en place pour une entreprise qui veut connaitre et maitriser les coûts de manière détaillée. Le métier de contrôleur de gestion connait des flux tendus au niveau recrutement.

Comptabilité analytique : définition selon les différentes écoles

Cette technique de système de gestion permet de recenser et d’identifier les éléments constitutifs du résultat de l’exercice. Les coûts valorisés et interprétés selon les différentes méthodes, issus de la comptabilité générale, indiquent aux dirigeants de l’entreprise les coûts de revient, la marge sur coûts variables et le taux de marge sur coût variable. La comptabilité analytique de gestion dite aussi comptabilité analytique d’exploitation, permet de constituer le tableau de bord opérationnel pour maîtriser les budgets nécessaires. Selon les besoins, les éléments du tableau nécessitent des calculs préalables ou non. C’est là tout l’art et le savoir d’un contrôleur de gestion.

Les origines historiques de la comptabilité analytique

Pour faire face à la Grande Crise Economique de 1929, dite la Grande Dépression, les entreprises industrielles capitalistes devaient trouver des solutions pour réduire les coûts et maintenir les bénéfices. Le bénéfice étant le différentiel entre le prix de vente et le coût de revient.

Elles pouvaient envisager deux solutions, soit augmenter le prix de vente, soit diminuer le coût de revient. La comptabilité générale classique ne pouvait pas indiquer de manière ponctuelle ou périodique la valeur du stock, les coûts de revient pour chaque produit facturé. Devant ces insuffisances, les contrôleurs de gestion se sont concentrés sur les classes 6 (les charges) de la comptabilité générale pour détailler les différents éléments tels que les coûts imputables entre les charges fixes et les charges variables.

Comparatif avec la comptabilité générale

Cette comptabilité analytique d’exploitation était surtout usitée dans les entreprises industrielles. On l’appelait également comptabilité industrielle.

Les différentes charges en comparant la comptabilité générale et la comptabilité analytique d’exploitation

Mise en place la comptabilité analytique : les différentes méthodes pour calculer les coûts

Définissons au préalable un coût : il s’agit d’une « accumulation de charges sur un produit ». La comptabilité analytique exploite des données chiffrées issues de la comptabilité financière générale. On évoque 3 types de coûts :

Voici les 5 méthodes les plus couramment utilisées par un contrôleur de gestion en comptabilité analytique :

1. Comprendre la méthode des coûts complets

Dans la méthode des coûts complets, le gestionnaire établit la différence entre les charges directes et les charges indirectes. Les charges issues de la comptabilité générale sont ventilées, selon les clés de répartition, de la manière suivante :

Les calculs des charges indirectes s’effectuent dans des « centres d’analyses ». On distingue 2 types : les centres auxiliaires et les centres principaux.

Les centres auxiliaires regroupent les activités fonctionnelles communes aux différentes fonctions de l’organisation ou l’entreprise.

Les centres principaux reposent sur les fonctions propres à l’entreprise, distingués en 2 systèmes :

2. Comprendre la méthode des coûts partiels

Cette méthode consiste à distinguer les coûts imputables entre les charges fixes et les charges variables. Ce « recensement » permettra de ressortir 2 calculs importants à connaitre :

• La marge sur coûts variables (MCV) et le taux de marge sur coût variable
• Le seuil de rentabilité.

Le seuil de rentabilité : le chiffre d’affaires qui indique à l’entreprise que la totalité des charges est couverte. L’équation ou la formule permet de visualiser un résultat nul : charges fixes/taux de marge sur coûts variables.

La méthode permet d’élaborer un compte de résultat différentiel.

3. Comment effectuer la méthode du direct costing ?

Cette méthode concerne les entreprises multiproduits, multi activités en utilisant la méthode du coût variable. L’opération consiste à retenir principalement les charges variables. Il s’agit de déterminer 2 éléments :

• Les marges sur coûts variables par produit ou activité.
• Les coûts fixes en global pour les retirer de la marge sur coûts variables (ce qui fournit un résultat)

4. La méthode ABC (Activity Based Costing, coûts à base d’activité)

Son postulat fondamental se résume ainsi : « Les produits consomment les activités et les activités consomment les ressources ». Cette méthode de comptabilité des coûts par activité fournit une vision transversale (et non plus hiérarchique) des processus de l’organisation.

Le Journal officiel du 26 mars 2004 énonce qu’il s’agit d’une méthode qui consiste à calculer le coût de revient d’un produit en recensant les coûts respectifs de toutes les activités ou processus qui ont contribué à sa création.

Une définition plus américaine CAM-I (Computer Aided Manufacturing-International) énonce que l’Activity Based Costing (ou ABC) a été conçue dans le début des années 80 pour « mesurer les coûts et les performances d’activités et objets générateurs de coûts, notamment les produits. La consommation de ressources permet d’affecter les coûts aux activités. ».

« Les coûts sont affects aux objets générateurs de coûts en fonction de leur utilisation d’activités. La méthode ABC identifie les relations causales entre facteurs de coût et activités. » Kaplan, Miller, Porter ont initié ce programme de Cost Management System. Ils ont été relayés en France par Lebas, Mevellec.

Cette démarche confirme bien l’objectif de la mise en place d’une comptabilité analytique : celui d’avoir des indicateurs de gestion et de performance pertinents. Ils ont opté pour « une méthode de calcul en coûts complets qui met l’accent sur l’explication des causes des coûts des activités, les inducteurs de coûts, que sur le calcul du coût des produits obtenus. ». Pour eux, l’entreprise a pour objectif de produire de la valeur et de la chaine de valeur.

La méthode ABC met en évidence les inducteurs d’activités, unités d’œuvre qui imputent aux coûts des produits les ressources consommées par les activités (une activité étant finie comme un groupe de tâches triées entre elles pour un but précis). Les activités ayant le même objectif sont donc assemblées selon des processus transversaux.

Pour mettre en place cette approche, la première phase consiste à identifier les activités, leurs processus et les coûts engendrés pour atteindre l’objectif. On établit ainsi une matrice des ressources consommées afin de les valoriser, en vue de connaitre le coût unitaire de chaque inducteur de coûts pour chaque produit : le coût attribuable.

5. S’adapter la méthode des coûts cibles : l’analyse de la valeur

Anglicisme de « target costing », cette méthode consiste à faire l’inverse des méthodes classiques de comptabilité analytique en se reposant sur le principe de base d’analyse de la valeur. Le but est de maximiser la satisfaction du client (rapport qualité/prix) tout en réduisant les coûts.

Voici les postulats de cette démarche :

1. Le marché impose le prix de vente
2. Les actionnaires imposent les marges
3. Les coûts deviennent une variable d’ajustement

Le contrôleur de gestion en comptabilité analytique procède par étapes :

1. Lister les fonctions remplies par un produit ou la prestation
2. Estimer le coût des fonctions
3. Fixer les fonctions essentielles attendues par le client
4. Déterminer le coût minimum des fonctions attendues.

La méthode est souvent surnommée « cost killer », s’agissant de repérer les coûts inutiles et d’en supprimer les causes et apporter les actions correctives.

D’autres méthodes sont couramment utilisées. Il s’agit en fait de choisir votre méthode en fonction des objectifs dans le tableau de bord de gestion.

La méthode des coûts standards

Cela consiste à déterminer une norme de coûts pour une activité définie, à partir des données du passé. Cette méthode permet par exemple de prévoir les crédits budgétaires nécessaires. On peut ainsi cerner la saisonnalité et analyser les écarts. Cette méthode consiste à modéliser et à comparer des standards de coûts et de prix unitaires et à les ajuster avec le stock prévisionnel ou existant.

La méthode du coût variable

Elle consiste à « imputer » à chaque produit ou prestation les charges variables correspondantes. L’objectif est de déterminer l’écart entre le coût variable par produit et le prix demandé au client. On mesure ainsi la contribution pour couvrir les charges fixes.

Calcul du coût de revient en comptabilité analytique

Le coût de revient des prestations ou produits représente tout ce qu’il a coûté au cours de du cycle d’exploitation jusqu’à l’atteinte du stade final, en y incluant sa distribution, etc.

Quels sont les objectifs de la comptabilité analytique ?

Tableau de bord et outil de pilotage de l’entreprise, le but de la comptabilité analytique est d’améliorer la performance et la valeur de l’entreprise et de ses produits. Les différentes méthodes mises en œuvre consistent principalement à maîtriser les dépenses et les recettes : maximiser les marges et minimiser les coûts.

Elles visent donc à identifier et valoriser les facteurs qui influent sur le résultat de l’entreprise ou qui peuvent devenir des leviers de croissance.

Le rôle des acteurs de la comptabilité analytique, notamment le contrôleur de gestion, consiste à fournir des indicateurs aux chefs d’entreprise qui leur permettront de réagir, de repérer toute activité anormale (ou inefficacité d’une activité, par exemple) en y apportant les actions correctives nécessaires au bon résultat global de l’entreprise.

En fait, le contrôle des coûts est un des objectifs les plus connus de la comptabilité analytique en cernant les contrôles budgétaires, de coûts standards et la gestion des stocks. Cette discipline de la comptabilité, pourtant optionnelle, se révèle être une fonction de création de la valeur pour l’entreprise.

Les outils d’aide à la décision deviennent incontournables dans ce métier. Pléthore de progiciels métiers offrent des options pour analyser les activités de l’entreprise. Ces outils sont plus efficients si au préalable une bonne analyse des cahiers des charges était établie. Quels sont les coûts recherchés et sur quels segments de produits ? Les résultats fournis se doivent d’être facilement lisibles et accessibles.

Le système Saas (Software as a service) ou logiciel en tant que service en français, est un « modèle de distribution de logiciel au sein duquel un fournisseur tiers héberge les applications et les rend disponibles pour ses clients par l’intermédiaire d’internet. ». Autrement dit, le CLOUD COMPUTING. Solution très intéressante et efficace, mais qui présente le grand inconvénient du risque de non-disponibilité de l’internet ou du serveur.

Voici un aperçu des fonctionnalités logiciel disponibles sur le marché, soit en Saas, soit en réseau local.

A. S’agissant de Logiciel de comptabilité en SAAS, cloud: idéal pour les petites entreprises et les professionnels.

• La comptabilité est intégrée dans les fonctionnalités de base
• La possibilité de le coupler avec Microsoft Office
• Loyer mensuel en fonction de votre chiffre d’affaires
• Possibilité d’ajouter des utilisateurs en illimité
• Ajout possible de dossiers en illimité
• Possibilité de gérer plusieurs sociétés : nécessaire quand vous travaillez en cabinet avec plusieurs experts-comptables
• Vue d’ensemble des dépenses et recettes organisée selon vos préférences
• Vue d’ensemble des dépenses et recettes organisée par groupe analytique
• Possibilité de définir vos groupes de répartition
• En option : possibilité de définir un seul code (groupe) analytique par ligne comptable
• En mode expert : possibilité d’affecter plusieurs codes analytiques par ligne comptable (suivi plus fin)
• En mode expert : deux niveaux de récapitulation : budget ou centre de profit.
• En mode expert : définir plusieurs arborescences, visualisation des résultats de suivi en mode graphique.
• Tableaux de bord modifiables et personnalisables
• Sauvegarde et restauration des données sans perte.
• Assistance téléphonique : forfait déjà inclus dans la prestation, par intervention, par forfait.
• Assistance téléphonique par des consultants spécialisés aux heures d’ouverture de votre entreprise.
• Installation et formation à la mise en marche et paramétrage « en premise ».
• Mises à jour légales et fonctionnelles : en mode automatique ou avec intervention des consultants.

B. S’agissant de logiciel OPENSOURCE

Plusieurs logiciels sortent du lot pour mettre en place votre comptabilité générale et comptabilité analytique. Ils ont l’avantage d’être modulables et adaptables, et surtout notez bien le gain de temps et d’argent.

Pour vous assister « en premise », des équipes de consultants ingénieurs paramètrent ces ERP aux réels besoins de votre entreprise en comptabilité analytique. Tout en étant modulable, le logiciel sera équipé des seules fonctions que votre expert-comptable a réellement besoin, soit en ligne (Saas), soit en implantation intranet (serveur et base de données).

En bref, quand il s’agit de comparer et de choisir un logiciel en ligne (Saas) ou en Opensource, le facteur prix ne doit pas être le premier critère de choix. Outre le fait de trouver un produit qui répond à votre cahier des charges et qui vous offre les fonctionnalités les plus pointues pour votre comptabilité analytique, il faut considérer les points suivants.

• Premièrement, il s’agit de garantir la pérennité de votre comptabilité en ligne et de sa sauvegarde.
  
• Deuxièmement, la société qui propose le logiciel doit être en capacité d’assurer la continuité de service en cas de crash du système avec un jeu de sauvegarde opérationnelle sans perdre vos données et en toute confidentialité.
  
• Troisièmement, depuis la mise en place le 25 mai 2018, du nouveau Règlement Général de la Protection des Données Personnelles (RGPD), ne perdez pas de vue de vous assurer que la solution mise en place sera conforme aux obligations légales sur la protection des données personnelles de vos clients à caractère personnel.

Conclusion : Une comptabilité analytique conforme au fonctionnement de votre entreprise

La comptabilité analytique n’est aucunement obligatoire pour les entreprises qui ont déjà une comptabilité générale. Elle reste une discipline qui permet de procéder au calcul de différents coûts. Elle permet surtout de valoriser ces coûts et de recenser les facteurs de performance et création de valeurs, donc de richesse pour l’entreprise et ses actionnaires. La comptabilité analytique permet de mettre en place le tableau de bord de pilotage stratégique de toute entreprise ou organisation.

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