Alexandre Diard Le logiciel de gestion RH est devenu quasiment indispensable aujourd’hui dans le monde de l’entreprise, quelle que soit sa taille. Cet outil aide les responsables RH à mieux gérer leur personnel, mais aussi à automatiser certains processus tout en dopant la communication interne.
Comment bien le choisir ? Quelles sont les fonctionnalités à adopter ? Voici tout ce qu’il faut sur l’importance du logiciel de gestion RH.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion RH ?
Représentant un soutien technique à la gestion du personnel et à son organisation, le logiciel de gestion RH aide à la gestion du temps, des congés, des activités en interne, des absences et des retards du personnel tout en analysant l’évolution des collaborateurs ainsi que leurs compétences.
Logiciel de gestion RH : c’est quoi ?
Le logiciel de gestion RH est un formidable outil de gestion des ressources humaines comme son nom l’indique.
Utilisé dans la plupart des entreprises pour améliorer la gestion des employés et collaborateurs, voici un outil qui est capable de beaucoup plus qu’on l’imagine.
Cherchant à simplifier l’enregistrement de base du service des ressources humaines, le logiciel de gestion est capable de créer un plan pour fluidifier toutes les procédures.
L’objectif est de diminuer le temps consacré à la saisie des données et d’autres tâches chronophages et fastidieuses.
Le logiciel RH accomplit un grand nombre de tâches de la manière la plus efficace possible afin de diminuer la charge de travail et offrir des avantages non négligeables.
Ces atouts sont les suivants :
- Une diminution des coûts en rapport avec les erreurs humaines ;
- Prévenir les erreurs ;
- Redonner de la motivation aux collaborateurs ;
- Sécuriser les données et les informations concernant les salariés ;
- Optimiser la productivité et la performance des collaborateurs travaillant au département des ressources humaines.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion RH
Fonctionnant de la même manière qu’un logiciel CRM (qui est davantage axé sur les clients et les prospects), le logiciel de gestion des ressources humaines maximise les performances du service RH en se focalisant sur les salariés dans l’entreprise.
Concrètement, ce logiciel permet de s’occuper de tâches telles que :
- Les besoins des collaborateurs ;
- La planification des agendas ;
- Le paiement des salaires ;
- Le rapport des collaborateurs ;
- Les éventuelles procédures disciplinaires ;
- Le recrutement, les démissions et licenciements ;
- Les retards et les absences en entreprise ;
- Les heures supplémentaires ;
- La formation professionnelle.
Tous les logiciels de gestion RH ne se valent pas et ne proposent pas les mêmes fonctionnalités.
Il est important de choisir le logiciel qui correspond aux attentes de l’entreprise.
Toutefois, la plupart des fonctionnalités que l’on retrouve dans un tel outil sont :
- Une automatisation des phases d’on-boarding et d’off-boarding ;
- L’édition de documents, de tableaux de performances et de graphiques ;
- Une centralisation et un suivi en temps réel des data de paie et des ressources humaines ;
- La planification des absences et des congés ;
- L’anticipation des besoins en ressources selon le type de projet.
Comment choisir son logiciel RH ?
Il est essentiel, dans un premier temps, de réfléchir en amont aux besoins de l’entreprise. Cela va aider à identifier les principales fonctionnalités nécessaires pour la gestion des ressources humaines.
Devez-vous vous opter pour un logiciel axé sur l’administration ? Sur les fiches de paie et le recrutement ?
La taille de l’entreprise peut influencer le choix du cet outil, car il n’est pas toujours obligatoire d’avoir un grand nombre de fonctionnalités si vous possédez une entreprise de petite taille. Une PME, un cabinet de recrutement, un grand groupe ou une startup n’auront jamais les mêmes besoins.
Ensuite, un logiciel de gestion RH pouvant évoluer est un choix pertinent, car l’outil « grandira » en même temps que les besoins de l’entreprise.
Ainsi, si l’entreprise connaît une forte croissance, le logiciel doit pouvoir accepter facilement et rapidement de nouveaux utilisateurs.
Une autre astuce pour bien choisir votre logiciel RH est de vous concentrer sur la facilité d’utilisation.
Il n’est pas question de passer trop de temps à former les employés à son utilisation. Ces derniers doivent pouvoir le prendre en main très facilement, ce qui demande une interface intuitive et simplifiée.
L’accessibilité, l’ergonomie de l’interface, la possibilité des canaux utilisables, ou encore la mobilité sont des points importants à prendre en compte.
Enfin, le coût du logiciel de gestion des RH est une composante qui a son importance. Généralement, l’entreprise peut choisir un logiciel payable en une fois ou alors acheter directement une licence avec un paiement mensuel.
Comment mettre en œuvre un logiciel RH ?
La mise en œuvre d’un logiciel RH comme un logiciel SIRH ou un logiciel SaaS est un processus relativement simple à réaliser à condition d’y avoir réfléchi au préalable.
Sa mise ne place doit être planifiée et être adoptée par le département RH.
Ensuite, il convient de suivre les étapes suivantes :
- Une équipe et un chef de projet mobilisés : tout le personnel concerné doit être mobilisé et doit adhérer au projet commun. Il importe de désigner un gestionnaire de projet en prenant en considération ses compétences. Ce professionnel servira d’intermédiaire entre les membres de l’équipe et les développeurs du logiciel.
- Détailler le projet : tous les collaborateurs, les managers et le service RH travaillent conjointement à organiser et à hiérarchiser les besoins d’entreprise. Ensuite, on identifie clairement les fonctionnalités les plus importantes.
- Accorder du temps à tout le personnel concerné dans le développement de logiciel et à son intégration au système de gestion de l’entreprise.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion RH au sein de votre entreprise ?
Voici les avantages majeurs d’un logiciel de gestion RH en entreprise.
Automatiser vos processus
La plupart des logiciels de gestion des ressources humaines sont conçus de manière à automatiser un maximum de tâches fastidieuses et chronophages.
En effet, dans un environnement de travail, on s’attend désormais à ce que les collaborateurs utilisaient des technologies qui optimisent leur temps de travail et booste la qualité de leur travail, n’est-ce pas ?
Avec le logiciel RH, des tâches comme les processus de paiement, les politiques RH de l’entreprise, le recrutement, la gestion des employés au quotidien, les formations professionnelles, les congés et les absences sont désormais automatisés.
Une économie de temps
Solution d’optimisation des tâches et des démarches liées aux ressources humaines, ce logiciel SIRH minimise les risques d’erreur au moment de la manipulation des données.
Que ce soit du côté humain ou de la gestion administrative, cet outil intuitif assure les tâches quotidiennes et régulières, permettant de faire gagner (beaucoup) de temps et d’optimiser celui-ci.
L’entreprise a le choix entre 3 types de logiciels RH : un logiciel complet, un logiciel organigramme ou un logiciel SIRH.
Ces 3 outils sont des outils d’automatisation des tâches du service des ressources humaines.
En l’utilisant, la DRH peut se focaliser sur l’analyse des données en vue d’une mise en place d’une stratégie de gestion.
Toute l’exploitation des données devient plus rapide, plus facile, plus fluide. La mise à jour de ces systèmes de gestion est régulière et garantir la fiabilité de ses applications.
Centraliser vos informations
Le logiciel RH en mode SaaS est conçu également pour stocker et gérer les data de manière centralisée. Cela signifie concrètement que les données sont sauvegardées dans un seul espace au lieu de l’être dans plusieurs systèmes.
Cela facilite et accélère le fait de retrouver une donnée en particulier, sans oublier que la sécurité des data est optimisée.
Réduire vos coûts
Gérer les ressources humaines d’une entreprise prend du temps… et de l’argent. Avec un logiciel de type SIRH, vous réduisez vos coûts.
Vous n’avez plus à embaucher de nouveaux collaborateurs pour gérer les processus de gestion de la paie et des ressources humaines.
De même, ce genre d’outil réduit le taux de roulement, car il améliore l’expérience du collaborateur en se concentrant sur leurs besoins afin d’y répondre de manière pragmatique et personnalisée.
Une économie sur les frais d’embauche qui est toujours très appréciable.
Accroître votre productivité
En automatisant les processus de gestion des ressources humaines, l’entreprise économise du temps et de l’argent et cette économie permet d’être plus productif.
Ainsi, la DRH et les collaborateurs peuvent se focaliser sur leur activité, sur le développement et la croissance de l’entreprise.
Certains logiciels sont suffisamment évolués pour analyser les données en temps réel afin de prendre les décisions les plus pertinentes.
Faciliter la prise de décision
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion RH, la direction, les services RH et les managers mettent en avant le talent humain de chacun.
Grâce à des mises à jour régulières des données, les gestionnaires de projet possèdent des informations récentes et optimisées pour faire des choix éclairés après analyse.
Concrètement, les meilleurs salariés et les plus performants peuvent se distinguer et sont repérés plus facilement. Cela permet à la direction ou au management de pouvoir les récompenser le cas échéant.
A contrario, ceux qui ont besoin d’être formés peuvent aussi être reconnus et ainsi bénéficier d’une aide personnalisée pour avancer dans leur carrière professionnelle.
Sécuriser les données
Avec des sauvegardes périodiques régulières, le logiciel de gestion RH assure une meilleure récupération des données en cas d’urgence.
Le choix d’un logiciel SIRH comme celui de PeopleSpheres permet de mieux gérer le capital humain tout en boostant la productivité de l’entreprise.
Pour simplifier et optimiser le travail des ressources humaines, pour doper la performance économique de l’entreprise et assurer un meilleur bien–être en entreprise chez les salariés, le choix d’un logiciel de gestion RH est l’outil indispensable.
