Le concept des bureaux en Open Space ou plateau ouvert est apparu dans les années 1950 aux États-Unis. Son modèle repose sur la mise en place de grands espaces de travail ouverts permettant aux collaborateurs d’évoluer dans des conditions de travail agréables. De nombreuses entreprises se tournent vers cette nouvelle méthode de travail qui a montré ses bénéfices notamment pour son émulation collective et sa rentabilité économique. Néanmoins, certaines études montrent que cet environnement de travail peut parfois être un frein à la productivité. Alors, comment tirer parti des avantages et en faire une valeur ajoutée à votre entreprise ?
Suivez nos 5 astuces pour mettre en place un Open Space et ainsi développer la productivité de vos équipes.
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Le principe de l’open space
Le principe de l’open space permet d’intégrer des bureaux dans un espace ouvert sans aucune cloison. Imaginés à l’origine par les frères Schnelle en 1950, les bureaux dits « paysagers » ressemblaient à un havre de paix, un cocon professionnel. Ce principe a tout d’abord eu rapidement du succès dans les pays anglo-saxons. L’open space arrive seulement en France dans les années 80 avec pour objectif de réduire les coûts d’espace de travail. Ce modèle, très utilisé dans les grands groupes, à prouvé son efficacité. D’autres exemples d’aménagements de lieux de travail comme les « flex office » sont aussi très utilisés dans les entreprises. Ces espaces de coworking ont prouvé leur efficacité. Ergonomique et flexible, l’open space représente un véritable atout pour un management collaboratif. Travailler en open space améliorerait grandement la qualité de vie au travail. Avec son agencement pourtant simple mais très fonctionnel il est aujourd’hui l’espace de travail le plus utilisé.
La mise en place d’un open space doit être encadrée et des règles de vie doivent y être associées.
En effet, pour qu’un esprit sain de travail règne, il sera judicieux de créer un règlement clair et simple que chaque collaborateur devra s’approprier. Le règlement contribuera à encadrer le fonctionnement de votre open space. En effet, chaque lieu commun doit disposer de règles de vie pour le respect de chacun. Par exemple, s’isoler pour prendre un appel ou éviter les déplacements inutiles dans l’open space.
L’open space et les différents profils de l’entreprise
L’open space est un lieu où peuvent évoluer et circuler les idées. Cet avantage peut parfois être un frein à la productivité pour certains collaborateurs. En effet, certains salariés auront pour habitude de travailler dans des bureaux fermés très isolés. Les bureaux individuels sont souvent très peu bruyants et assurent une productivité. Néanmoins, ce type d’aménagement n’est pas le plus optimal et peut devenir source de démotivation.
Tout d’abord, pour un salarié qui est peu confiant, l’open space peut parfois représenter une pression. En effet, les salariés sont en contact permanent avec tous leurs collègues et même avec leur manager. Cela peut créer une impression d’être surveillé. Certaines études montrent que l’open space peut générer du stress et des risques psychosociaux. Néanmoins ces risques sont peu fréquents et ce type d’aménagement du poste de travail montre de nombreux bénéfices sur le bien-être des salariés.
Le profil distrait
Un salarié qui est sensible aux distractions perdra assez rapidement en concentration et en productivité.
En effet, les open spaces sont souvent des lieux bruyants, notamment à cause des divers appels téléphoniques et conversations.
Le caméléon
Ce type de profil s’adaptera à tout type de situation ou de lieu de travail. Pour ce natif souple, il sera productif aussi bien en bureau fermé qu’en open space. Il n’est pas facilement distrait et se remet très rapidement au travail. Néanmoins, il peut répondre aux interrogations et est souvent très utile dans une équipe.
Une communication valorisée ou en déclin ?
Dans un open space la communication peut parfois être fragmentée. Néanmoins certaines méthodes de communication sont très efficaces pour ce type de lieu de travail. Le manager joue un rôle fondamental dans l’entretien et le bon fonctionnement de l’open space. Il doit être à l’écoute et doit faire preuve d’empathie envers ses collaborateurs. De plus, le manager doit pouvoir résoudre les conflits en privilégiant la communication non-violente. Il doit faire preuve de souplesse et doit inciter ses collaborateurs à communiquer et à poser des questions. En effet, parfois il est nécessaire d’évoquer certaines difficultés ou dysfonctionnements pour partir sur des bases solides. Dans toutes les relations qu’elles soit personnelles ou professionnelles, la communication joue un rôle fondamental pour assurer le bien-être.
L’aménagement d’un Open Space
Pour réduire les nuisances et maximiser la productivité il est fondamental de bien réfléchir à l’aménagement de votre open space. L’agencement de votre open space est primordial pour favoriser l’épanouissement professionnel de vos collaborateurs. De plus, une salle de repos ou détente sera nécessaire pour permettre à vos salariés de prendre des pauses. En effet, faire des pauses régulièrement pour assurer l’épanouissement.
Il existe plusieurs types d’aménagements d’espaces de travail, à vous de trouver celui qui correspondra à l’activité de votre entreprise. Il existe 3 thématiques principales que vous pouvez choisir afin d’orienter les open spaces. Minérale, végétale et aquatique et cela va impacter sur le choix des couleurs des revêtements, du mobilier et des espaces.
Dans les prochaines années, une évolution de l’open space vers le flex office est inéluctable. Le flex office permet d’atteindre un juste équilibre entre des espaces privatifs mais qui sont ouverts. Ainsi, les salariés n’ont plus de bureaux attitrés, mais le choix entre différents espaces de travail modulables et adaptés à leurs besoins. Ces espaces de travail sont agrémentés d’espaces de pauses disposant de machines à café ou autres. Pour finir, des éléments de décoration agréables peuvent être ajoutés à vos lieux de travail tels que des plantes qui vont permettre d’adoucir les bureaux.
Un espace commun partagé peut-il augmenter la productivité ?
Un open space peut permettre d’augmenter la productivité lorsqu’il est utilisé à des fins de partage d’idées. En effet, l’intelligence collective a permis de mettre en lumière de nombreux projets. Ainsi, la convergence de connaissances contribue à rendre des projets uniques. En effet, développer l’intelligence collective vous permettra également de valoriser l’esprit d’équipe. De plus, lorsqu’une difficulté apparait, la mise en commun des connaissances et des réflexions de chacun peut faciliter la résolution de ce problème. Au sein d’un open space, il y a sans doute des individus possédant des compétences et connaissances spécifiques. Ainsi, chacun peut participer aux projets et cela va booster la motivation individuelle mais surtout collective. Il est fondamental que chaque collaborateur appartienne à l’équipe et que tout le monde avance vers un but commun.
Ensuite, la mise en place d’un espace commun développera le bien-être au travail. En effet, de nos jours l’épanouissement des collaborateurs devient une priorité pour les entreprises qui souhaitent diminuer leurs pourcentages de turn-over. Aussi, l’aménagement de bureaux d’open space peut accroître la productivité de vos collaborateurs par rapport aux bureaux fermés.
Conclusion
Ainsi, l’open space permet d’aménager les postes de travail pour accélérer la productivité et la rentabilité des entreprises. Le bureau devient un lieu de vie ou le salarié évolue dans un espace de travail adapté à la productivité. De plus, le travail en équipe est renforcé et la communication facilitée. Le tout est d’instaurer et de suivre des règles de vie pour éviter les nuisances sonores afin que tout le monde y trouve son compte.
