Vous aimeriez mettre en place un système d’entretien de fin de période d’essai dans votre entreprise, mais vous savez peu de choses à ce sujet. Qui doit le mener, quand et comment ? Découvrez nos 5 astuces pour réussir tous vos entretiens.
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Pourquoi mettre en place l’entretien de fin de période d’essai ?
Le b.a.-ba de la période d’essai
Avant de comprendre à quoi sert un entretien de fin de période d’essai et comment l’aborder, il est nécessaire de revoir quelques bases au sujet de la période d’essai.
Également appelée période probatoire, il s’agit d’une période permettant aux deux parties de se jauger. Ainsi, l’employeur dispose d’un laps de temps pour s’assurer que son nouveau collaborateur a bien les compétences et les aptitudes pour assurer le poste qui lui est confié. De son côté, le salarié vérifie que le poste et l’entreprise sont bien conformes à ses attentes.
La durée de l’essai doit être prévue dans le contrat. Elle est encadrée par le Code du travail et calculée en fonction de la catégorie socioprofessionnelle du salarié, ainsi que du type de contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, temps-partiel, travail temporaire ou saisonnier).
Dans le contexte d’un contrat à durée indéterminée, ouvriers et employés bénéficient généralement d’une période d’essai de deux mois maximum, alors que les agents de maîtrise et les techniciens ont trois mois, et les cadres quatre mois. Un accord de branche ou une convention collective plus favorable peut faire varier la durée de la période d’essai, il est donc essentiel de s’y référer pour établir le contrat de travail.
Il est tout à fait possible de prolonger la période probatoire qui aurait été entrecoupée par des absences (RTT, congés payés, arrêt-maladie par exemple), afin que chaque partie puisse apprécier sur une durée correcte l’autre partie. Il en est de même en cas de suspension du contrat en raison d’une maladie professionnelle ou d’un accident du travail.
De plus, si les parties ont besoin d’une période supplémentaire, la période initiale peut être renouvelée. Cette disposition doit avoir été stipulée sur le contrat ou la lettre d’engagement, et ne doit pas être équivoque (un courrier remis en main propre et signé par le salarié permet cela). Elle ne doit surtout pas excéder la durée maximale prévue par le droit du travail ou les accords de branche.
La période d’essai peut se solder de trois manières différentes : par un renouvellement, par une validation ou bien elle est parfois rompue avant la date d’expiration prévue, à l’initiative de l’employeur ou à l’initiative du salarié. En cas de rupture, des délais de prévenance sont à respecter, sous peine de devoir verser une indemnité compensatrice. Mais aucune justification n’est demandée. La rupture anticipée ne doit cependant pas être abusive ni basée sur un motif discriminatoire. Et elle doit être validée par l’inspecteur du travail si elle concerne un salarié protégé. Un préavis de 48h est à respecter (24h si le salarié est présent depuis moins de huit jours). Pour notifier la résiliation de la période probatoire et donc la fin de contrat, l’employeur rédige une lettre recommandée avec accusé de réception dans laquelle il précise notamment le dernier jour de travail du salarié dans l’entreprise, l’envoi du solde de tout compte, du certificat de travail et de l’attestation Pôle Emploi.
Une fois la période d’essai validée et le contrat confirmé, la rupture du contrat de travail devra être motivée (démission, rupture conventionnelle, licenciement pour faute grave ou pour faute réelle et sérieuse par exemple) et d’autres délais de prévenance seront appliqués. Le non-respect de ces dispositions peut conduire l’entreprise et le salarié aux prud’hommes.
Entretien de fin de période d’essai : qui et pourquoi ?
À la fin de la période d’essai, il est recommandé d’effectuer un entretien. Celui-ci n’est aucunement obligatoire. Cet entretien de fin de période d’essai permet de faire à la fois un bilan et une projection sur la récente collaboration.
L’entretien a généralement lieu entre le salarié à l’essai et son manager. Il est logique que le N+1 direct du collaborateur mène l’entretien, car son rôle est de vérifier que les compétences du salarié correspondent bien à l’attendu. Il observe également son comportement, et notamment son intégration au sein de l’équipe et de l’entreprise.
Une bonne communication entre les deux parties tout au long de la période d’essai permet d’éviter les surprises au moment de l’entretien de fin de période d’essai. Dans ce cadre, le nouveau salarié doit parfois établir un rapport d’étonnement. Ce dernier donne ainsi ses premières impressions au sujet de la structure et de son poste.
Nos 5 conseils pratiques pour mener à bien l’entretien
1. Choisir le bon timing
Le premier élément à prendre en compte pour réussir un entretien de fin de période d’essai est le timing. Il est important de programmer l’entretien ni trop tôt ni trop tard. En le programmant trop tôt, on prend le risque de ne pas avoir eu assez de temps pour évaluer l’autre partie. Il ne faut pas non plus attendre le dernier jour de la période d’essai, surtout s’il ne conduit pas à la validation de la période d’essai, car un délai de prévenance doit être respecté.
Il est recommandé au manager de convier de vive voix son collaborateur à l’entretien. Cela lui permet d’expliquer succinctement l’objectif et les attendus, afin que le salarié soit dans le bon état d’esprit.
L’idéal est de prévenir le salarié suffisamment à l’avance pour qu’il ait le temps de préparer l’entretien de fin de période d’essai. Ainsi, on évite de l’en informer la veille pour le lendemain.
2. Préparer l’entretien de fin de période d’essai
Pour préparer correctement l’entretien de fin de période d’essai, chaque partie a pour mission de prendre connaissance et de répondre aux questions avant l’entretien. Ce travail de réflexion permet de gagner du temps pendant l’entretien, car les échanges sont organisés et ne partent pas dans tous les sens. Cela garantit surtout de ne rien oublier le jour j. En effet, lorsque l’on répond à chaud à une question, il n’est pas évident de se souvenir de tout (contexte, situation, résultat).
Grâce à cette préparation, les réponses seront donc plus objectives et plus factuelles. Des chiffres et des faits concrets peuvent venir étayer les réponses de chacun. La dimension émotionnelle est moins présente, et les échanges plus constructifs.
3. Établir et suivre un guide d’entretien
Le plus simple est donc de construire une trame de questions, qui servira également de guide pendant l’entretien de fin de période d’essai. « Comment vous sentez-vous à votre poste ? », « Pensez-vous être intégré dans l’équipe ? » ou encore « Que pouvons-nous mettre en place pour vous faire gagner en efficacité ? ». Ces questions amènent à une interrogation finale : la période d’essai est-elle concluante et la collaboration entre les deux parties peut-elle donc être définitive ?
Mais comment et qui peut établir cette trame d’entretien ? Le plus souvent, le service ressources humaines et le manager la créent ensemble. Chacun apporte sa vision et ses idées, ce qui donne naissance à un document complet et bien ficelé. Sous format papier ou informatique, les questions s’enchaînent de manière logique, et laissent place à deux colonnes de réponses, pour que chaque partie puisse s’exprimer sans consensus. Le manager conduit ainsi l’entretien de fin de période d’essai en rappelant tout d’abord le contexte et l’objectif de l’entretien. Le guide l’aide à respecter un cadre et à fluidifier les échanges.
4. Former les managers
Le manager a deux rôles lors d’un entretien de fin de période d’essai. En tant que supérieur hiérarchique, il délivre sa vision ainsi que celle de l’entreprise vis-à-vis de la période d’essai du salarié recruté dernièrement. Mais il est aussi le chef d’orchestre pendant tout l’entretien. Et pour s’assurer qu’il soit à l’aise dans ce dernier rôle, il est fondamental de le former.
Cet exercice requiert de nombreuses compétences. Le manager doit à la fois mener l’entretien, favoriser les échanges constructifs et faire preuve de bienveillance et d’empathie. En formation, il apprendra à respecter les objectifs de ce type d’entretien et à chasser les freins à sa réussite. Il pourra donc aborder l’entretien de manière positive, sans émotion, ni pensées discriminantes. Il apprendra aussi à gérer le timing de l’entretien, prévoyant un temps imparti et en s’adaptant si celui-ci venait à être dépassé.
5. Formaliser les échanges
En retranscrivant les échanges qui ont eu lieu pendant l’entretien, les deux parties s’assurent de garder une trace de ces derniers. Ainsi les engagements pris pendant l’entretien ne sont pas des paroles en l’air, et doivent être tenus, car signés par chaque partie prenante.
Le fait est que l’entretien de fin de période d’essai peut avoir révélé qu’une formation était nécessaire au salarié pour réaliser pleinement ses missions. De nouveaux objectifs peuvent avoir été fixés pour les mois qui suivent la confirmation de l’embauche. De nouvelles conditions de travail ont parfois été conclues au cours de l’entretien. En conservant le compte-rendu d’entretien dans le dossier du salarié, manager et service RH peuvent retrouver les informations et mettre en place les actions adéquates (rédaction d’avenant ou inscription à une formation par exemple).
Participer à un entretien de fin de période d’essai ne se fait donc pas sans préparation. Cela demande de l’implication de la part du salarié et du manager. Dès le premier jour, chaque partie se jauge et se demande si oui ou non la collaboration est viable. Le responsable hiérarchique doit aussi s’armer d’outils efficaces et acquérir les compétences nécessaires à ce type d’exercice managérial.
