Accueillir un stagiaire n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Sa motivation et son implication dépendent en grande partie de l’entreprise et de son intégration. Pour une relation gagnant-gagnant, il est donc important de préparer l’arrivée de la jeune recrue et de bien l’intégrer à votre équipe.
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1) Préparez l’arrivée du stagiaire et élaborez un plan pour l’accueillir
L’accueil du stagiaire doit commencer avant son arrivée et ne doit pas être improvisé, mais bien réfléchi et organisé. Pour cela, suivez ces 5 étapes :
Organisez le cadre institutionnel. Vous devez décider de vos attentes envers le stagiaire, de ce que vous voulez lui transmettre, des responsabilités que vous souhaitez lui accorder. Ensuite, vous devez communiquer à votre stagiaire toutes ces informations pour que vous soyez sur la même longueur d’onde, sinon il ne pourra pas savoir ce qu’il doit faire pour réussir. Définissez également les aspects pratiques (horaires, repas, etc.) pour que le stagiaire n’ait pas l’impression d’entrer dans l’inconnu.
Formez une équipe. Le stagiaire ne doit pas être laissé tout seul dans ses missions, surtout au début. Il faut donc former une équipe qui pourrait informer le stagiaire, fixer ses responsabilités, le préparer pour ses missions et ensuite lui donner du feed-back. En faisant le travail tout seul sans équipe, le stagiaire risque de ne pas savoir quoi et comment faire. Assurez donc son accompagnement jusqu’à ce qu’il n’en ait plus besoin.
Mettez à disposition les moyens nécessaires. Pour que le travail au sein de l’équipe soit efficace, il est préférable d’avoir le matériel nécessaire (par exemple, des outils de communication interne permettant au stagiaire de rester en contact avec le reste de l’entreprise). Aidez votre stagiaire à organiser son temps en cohérence avec les objectifs attendus. Systématisez cette préparation pour ne pas la refaire à chaque fois qu’un nouveau stagiaire arrive : faites une check-list de préparation (une liste de tout ce que le stagiaire doit installer sur son ordinateur, une liste de tout ce qu’il va utiliser pour qu’il puisse faire les recherches de son côté si nécessaire), etc.
Placez le stagiaire dans le contexte dès le premier jour. Pour mettre à l’aise le nouveau-venu, expliquez-lui la politique de l’entreprise. Il est important de mettre à sa disposition non seulement les connaissances pratiques qu’il va utiliser, mais aussi les informations sur ce que fait l’entreprise et comment elle fonctionne. Ceci l’aidera à mieux s’intégrer, mais aussi sera utile pour la rédaction de son éventuel mémoire ou rapport de stage.
Faites-lui une visite des locaux, présentez-le aux autres membres de l’équipe. Ce point peut ne pas paraître important, mais il représente en réalité une étape nécessaire pour l’adaptation de votre stagiaire. L’accueil chaleureux que vous réserverez à votre stagiaire permettra de le mettre à l’aise et de l’aider à s’intégrer. Il est important qu’il connaisse ses collaborateurs, et ceci non seulement pour des raisons pédagogiques et professionnelles, mais également psychologiques. Par ailleurs, il pourra probablement être amené à travailler avec eux, il est donc important pour lui de savoir qui ils sont. Le fait de mettre le stagiaire au cœur de l’entreprise lui permet de se sentir utile et important, et donc d’avoir plus de motivation pour effectuer son travail.
2) Mettez à disposition « un kit d’accueil »
Le « kit d’accueil » est un ensemble d’outils (documents écrits et applications) qui peut permettre au stagiaire de vite trouver les réponses à ses questions, de prendre connaissance des outils nécessaires et de se situer dans l’entreprise. En créant le « kit d’accueil » vous uniformisez le processus d’intégration de vos stagiaires.
Tout d’abord, rassemblez les informations pertinentes pour votre stagiaire dans un seul document : le livret d’accueil. Il va lui permettre de se situer dans la structure et de se valoriser en tant que stagiaire. Il ne reste cependant qu’un guide car le stagiaire lui-même doit approfondir son expérience professionnelle en posant des questions au personnel, en se montrant motivé, en prenant des initiatives relatives à son rôle propre, etc. Il est néanmoins important qu’il ait accès aux informations essentielles. Demandez aux autres stagiaires de faire des mises à jour constantes de ce livret pour qu’il contienne ce qui est d’actualité dans l’entreprise et dans les missions.
Ensuite, aidez votre stagiaire à installer les programmes dont il aura besoin pour ses missions avant qu’il commence à les effectuer – cela l’aidera à se familiariser avec.
En rassemblant les données nécessaires pour votre stagiaire dans un endroit accessible (cloud, drive), vous lui permettrez de s’améliorer constamment et de transmettre ses connaissances via les documents existants aux stagiaires qui suivront.
3) Aidez le stagiaire à s’exprimer ouvertement et à poser ses questions
Tout d’abord, pour que votre stagiaire se sente à l’aise, laissez-lui le temps de s’adapter, d’observer et d’assimiler son nouvel environnement.
Commencez par lui confier des tâches simples, puis, au fur et à mesure de son avancement, n’hésitez pas à faire évoluer sa mission selon son degré d’autonomie et ses capacités d’adaptation et d’acquisition des méthodes.
Le stagiaire est là avant tout dans un but d’apprentissage, de formation, et à moins qu’il soit autodidacte, il aura besoin de vous. Vous devez donc lui faire partager votre savoir mais aussi le laisser poser des questions, c’est comme cela que la personne progressera plus rapidement. Aidez-le à ne pas se fermer s’il n’arrive pas à réussir une mission en lui rappelant qu’il peut toujours revenir vers vous (ou une autre personne qualifiée pour cela) pour tout clarifier. N’oubliez pas que pour lui, beaucoup de choses sont nouvelles, et qu’il peut ne pas savoir comment s’y prendre sans votre accompagnement. Evitez qu’il se sente laissé et mal guidé, ce qui influencerait très négativement sa motivation et pourrait gâcher toute son expérience en tant que stagiaire.
Incitez votre stagiaire à s’exprimer librement, à exercer son esprit critique de façon constructive, valorisez ses remarques si elles sont pertinentes. Son regard neuf, externe à l’entreprise peut être bénéfique pour celle-ci. Mais ceci est possible uniquement dans une atmosphère de confiance et de bon équilibre entre l’autorité et la permissivité. Il faut donc créer cette atmosphère, en voici quelques conseils :
– Le matin avant qu’il commence son travail, discutez avec lui sur ses missions de la journée et laissez-lui poser ses questions ou exprimer ses propositions
– Passez de bons moments en équipe pour que les membres se sentent à l’aise et puissent facilement partager des idées.
– Mettez à sa disposition plusieurs moyens pour qu’il s’exprime : à l’écrit, pendant les entretiens personnels, avec ses collaborateurs.
4) Désignez des tuteurs formés
Évitez d’imposer les stagiaires aux collaborateurs qui le considèrent comme une charge. Au contraire, il doit apparaître comme un appui, une aide pour accomplir des objectifs. Il est important de choisir parmi les membres de votre équipe (à moins que vous ne le suiviez vous-même) un tuteur opérationnel qui devra l’encadrer tout au long de sa mission. Le tuteur doit être volontaire et capable de transmettre ses connaissances. Il faut qu’il fasse preuve d’écoute et de patience tout en étant en mesure d’évaluer la progression du nouveau venu et de le recadrer en cas de souci. Il doit également maitriser le métier et justifier d’une expérience en rapport avec la formation du stagiaire. Voici ses rôles :
– Aider le stagiaire à s’intégrer.
– Assurer le respect du contenu de la mission du stagiaire et l’accompagner dans les tâches confiées.
– Transmettre les connaissances, les savoir-faire, les aspects techniques des missions.
– Aider le stagiaire à sortir des difficultés éventuelles.
Comme toute action éducative ou de formation, l’accompagnement nécessite la prise de recul par une analyse des pratiques. Le tuteur doit donc s’interroger, notamment sur les points suivants : Est-ce que j’ai établi, avec cette personne, une relation de confiance ? La personne semble-t-elle rassurée et en accord avec ses points forts, ses ressources propres ? Evolue-t-elle positivement ? Arrive-t-elle à gérer le stress ? Quels sont mes jugements négatifs sur le stagiaire ? La personne détient-elle les informations utiles à la mise en œuvre de son projet ? Le tuteur, en se posant ces questions, fait évoluer son stagiaire et ses méthodes d’accompagnement.
5) Suivez et motivez votre stagiaire
Une fois que votre stagiaire est accueilli et s’est intégré dans votre entreprise, il faut s’assurer de mettre en place des méthodes pour le suivre et le garder motivé. Accompagner le stagiaire dans ses projets, son parcours, ses difficultés, ses succès est nécessaire pour lui permettre d’exprimer ses doutes, ses freins, mais aussi de reconnaître ses points forts. C’est à partir d’un travail sur soi-même que l’on renforce
l’estime et la confiance en soi. Plus votre stagiaire a confiance en ses propres capacités, plus son niveau de motivation est élevé.
Un stagiaire n’est motivé que s’il pense pouvoir atteindre un objectif qui lui procurera une certaine reconnaissance, à laquelle il attache de la valeur. Un objectif doit être fixé par le manager de manière à être « challenging » mais atteignable. Au cours de la réalisation de ces objectifs, le feed-back permet au stagiaire de prendre conscience de l’état d’avancement de la mission, des points d’amélioration et d’éviter les temps morts. Tout cela est possible grâce aux nombreux suivis qui doivent mesurer à la fois son évaluation « technique » des connaissances, c’est-à-dire l’acquisition des nouvelles pratiques et la familiarisation avec des outils et son évaluation personnelle et émotionnelle, c’est-à-dire sa compréhension du secteur d’activité, sa manière d’agir au sein de l’équipe, sa capacité de s’orienter dans l’entreprise…
N’oubliez pas que c’est important pour le stagiaire de savoir si ce qu’il fait est bien. En prenant du temps pour faire un feed-back de qualité vous lui montrez qu’il joue son rôle dans l’entreprise et vous lui permettez d’améliorer ses compétences pour ses études, ses stages et emplois futurs. Le stagiaire ne sera reconnaissant que s’il est pris au sérieux et s’il est évalué d’une manière objective. A vous d’être constructif et attentif à ses actions !
Voilà quelques bonnes pratiques à adapter :
– Mettez en place un planning d’entretiens,
– Evaluez la qualité de l’avancement du travail,
– Assurez-vous de la bonne acquisition des savoirs et des compétences en mettant en place par exemple des bilans à mi-stage
– Demandez-lui quelles missions lui plaisent davantage et quelles missions lui plaisent moins pour qu’il puisse évoluer. Quels sont les éléments ou les informations dont il aurait besoin pour avancer
– Aidez-le sur son rapport ou mémoire de stage s’il a des questions.
Notre SIRH vous accompagne pour ces différentes tâches et notre logiciel Intégration vous permettra de préparer l’arrivée de votre stagiaire à chaque étape ! Des workflows seront créés à l’aide du socle RH et chaque tâche effectuée en débloquera une nouvelle. De plus, notre module Entretiens et Objectifs vous permet d’assurer un suivi de votre stagiaire et d’évaluer au mieux ses attentes à vos côtés.
Pour en savoir plus sur comment accompagner vos stagiaires, venez découvrir notre article : journée de solidarité, est-ce qu’un stagiaire doit travailler pendant cette journée ?
