Les Ressources Humaines sont importantes dans une entreprise. Elles participent pleinement à son développement comme à sa réussite. Au fil des recherches et des apports technologiques, de nombreuses façons d’optimiser la gestion des Ressources Humaines ont vu le jour. L’ERP RH en fait partie et offre aux Entreprises l’occasion d’améliorer leur mode de travail.
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Qu’est-ce qu’un ERP RH ?
ℹ️ L’ERP ou Enterprise Resource Planning est un système d’information qui permet à toute entreprise de gérer et le suivre en temps réel ses informations comme l’ensemble de ses services. Cette solution RH s’intègre au Système d’Informations des Ressources Humaines (SIRH) qui rallie la Gestion des Ressources Humaines (GRH) avec les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).
Ce logiciel homogénéise tout mouvement au niveau d’une Entreprise, que ce soit les Achats, la Comptabilité, les Stocks ou encore les Ressources Humaines. Avec ces dernières, l’outil ERP RH permet ainsi de gérer l’administration du personnel, les formations, les recrutements ou encore la paie. Il offre aux RH la possibilité de faciliter leurs tâches à travers un même et unique outil. De ce fait, tout processus est automatisé, ce qui facilite et standardise les tâches. Autre visée de cet outil : le workflows qui rassemble les salariés de l’Entreprise.
Pourquoi mettre en place un ERP RH ?
Avant tout, le logiciel SIRH, où s’intègre l’ERP RH, est réputé pour être un moyen de gagner du temps, en termes administratives. De nombreux avantages se présentent afin de mieux gérer les Ressources Humaines.
Le suivi des collaborateurs
Ce point induit essentiellement au DRH de suivre l’historique professionnelle de chaque collaborateur au niveau de l’entreprise. Cela concerne entre autres l’évolution de carrière, le côté social ou encore la Gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP).
La continuité de travail
Pour l’ensemble de l’entreprise, le fait d’y anticiper les changements ou organisations permet une meilleure planification pour l’avenir. Tout événement étant visible par tous, les concernés disposent d’un tableau de bord pour assurer à tout moment la continuité du travail, quel que soit le cas.
Une meilleure organisation des flux d’informations
Ainsi, la mise en place d’un ERP RH facilite les flux d’information entre chaque service/direction et chaque poste. En même temps, les données sont archivées à tout temps et sont ainsi structurées. Leurs consultations sont alors facilitées et ne prennent pas du temps.
Certaines fois, les congés et absences occasionnent différents processus et par la suite une grande perte de temps et d’énergie. Différents services ou compétences entrent en jeu afin de finaliser une seule procédure. Grâce à l’ERP RH, ces échanges se font en un même point et automatiquement.
Le maintien de la légalité
Au niveau des RH, le cadre légal est une question importante. Que ce soit en termes de droit de travail que de conventions collectives. L’ERP RH accompagne une entreprise afin d’identifier les obligations légales à appliquer. Le logiciel est à jour et informe les RH de leurs éventuels évolutions ou changements.
Un outil de communication pratique
En termes de logiciel, la paie a été longtemps au centre des RH. Certes, cela permettait de faciliter la gestion des salaires des employés. Toutefois, aujourd’hui, avec l’ERP RH, la praticité en va bien au-delà. En effet, on peut y dialoguer et communiquer librement autour d’un outil. Cela permet entre autre de ne pas s’arrêter à cette image où les RH constituent des charges. Ces dernières peuvent très bien participer à la création de valeurs de l’entreprise et ainsi apporter une atmosphère de travail agréable ou encore améliorer l’attractivité de l’entreprise.
Cependant, le SIRH et l’intelligence artificielle ne profitent pas qu’aux collaborateurs. Le service des Ressources Humaines peut mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois à l’aide des informations recueillies sur les compétences de chacun de ces collaborateurs. Le SIRH et l’intelligence artificielle réduisent ainsi toute subjectivité. Cela s’effectue à travers l’utilisation d’algorithmes permettant d’évaluer les divers atouts de chaque agent.
Une opportunité de formation grâce au SIRH et à l’intelligence artificielle
Adopter un SIRH et l’intelligence artificielle au sein des RH contribue également dans la gestion de la formation. Fournir des formations est un bon moyen pour améliorer la qualité de travail des salariés. Mais ce besoin est bien souvent négligé au profit de la productivité. Le gain de temps résultant de certaines automatisations des tâches basiques, par l’utilisation du chatbot par exemple, permet aux agents de profiter en parallèle d’une formation en ligne. L’ e-learning fait bénéficier aux collaborateurs des formations adaptées à leurs profils, mais surtout aux postes qu’ils convoitent dans le futur.
Le SIRH et l’intelligence artificielle peuvent également être exploités pour fournir aux employés, notamment les nouveaux recrûs ou ceux qui obtiennent une promotion, une formation interne sur leur nouveau poste. Les documents de travail seront plus accessibles et enrichis au fur et à mesure sans aucun souci d’archivage.
Les limites de l’ERP RH
Bien que l’erp RH soit un outil indispensable et performant pour chaque entreprise, des limites se présentent quand même.
D’une part, les éditeurs sont nombreux et les fonctionnalités peuvent ne pas être les mêmes. Si on note généralement l’existence de la gestion du temps et des activités, les formations, les recrutements ou encore les couvertures médicales, la paie est parfois mise de côté. On préfère alors mieux l’externaliser.
D’autre part, des progiciels spécialisés proposent des fonctions complètes et plus modernes. Mais certains aspects n’y sont pas pris en compte. Cela constitue un manque surtout chez les PME, ce qui vient à recourir à d’autres outils spécialisés.
ERP vs SAAS ?
Avant de comparer ces solutions ressources humaines, il nous convient d’en savoir un peu plus sur le SaaS, qui entre également dans le cadre de la facilitation des RH.
Qu’est-ce que le SaaS?
Le SaaS, Software as a Service ou Logiciel en que Service, en français, est un modèle de distribution où un hébergeur donne accès à ses clients des applications et logiciels à travers le Cloud. Il fait partie des catégories principales de Cloud Computing avec PaaS, DaaS et IaaS. Pour bénéficier des fonctionnalités du SaaS, il ne suffirait presque que d’une connexion Internet et bien sûr, un ordinateur. Aucune installation n’est ainsi requise pour lancer le logiciel. Un avantage qui s’inscrit dans la réduction des coûts liés aux matériels et tout autre approvisionnement y afférent. Seule la souscription à l’offre SaaS engendre des coûts, s’étendant généralement au mois. Ainsi, l’entreprise souscrite peut gérer son budget et ainsi se désabonner si besoin.
A part cela, des mises à jour automatiques sont faits régulièrement sur le Cloud et les données sont consultables à tout moment depuis n’importe quel appareil connecté.
Cependant, les logiciels ne sont disponibles qu’auprès de vendeurs externes et il est impératif de sécuriser et surveiller les éventuelles modifications de l’offre. Si jamais le service serait interrompu, l’accaparation des données pourraient être difficiles.
Par ailleurs, le SaaS propose diverses applications qui s’inscrivent directement dans les besoins fondamentaux des entreprises comme la gestion des RH, la facturation, les e-mails, la gestion commerciale ou encore les finances.
Pour les usagers en entreprises, le SaaS facilite leur tâche. C’est toutefois au niveau des applications que l’on remarque une certaine difficulté. En effet, plusieurs applications entrent en jeu pour pouvoir bénéficier des services de Software as a Service.
Alors, SaaS ou ERP RH pour les Ressources Humaines ?
Au niveau des notes de frais, l’ERP RH ne requiert qu’un seul paiement pour bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités. Ce qui n’est pas le cas du SaaS où il faut payer un abonnement régulier. Toutefois, il est possible de s’y désabonner à tout moment.
Si le SaaS permet de gérer plusieurs applications selon les besoins, l’ERP RH offre une seule fois un logiciel pour toutes les fonctionnalités. Et le tout est accessible selon les besoins.
Comme le SaaS est utilisé sur Internet, les mises à jour se font régulièrement, bien que les données ne soient pas toujours sécurisées. Une interruption de l’abonnement ou autre éventuel problème pourrait faire perdre toutes les informations. Mais avec l’ERP au niveau de la Direction des Ressources Humaines, offre l’avantage d’une mise à jour et un guide pour les dispositions légales y afférentes.
Puis, les données peuvent être consultables à tout moment via Internet, dans le cas d’un SaaS alors que l’ERP RH n’est disponible qu’à partir d’un appareil où le logiciel y a été installé.
