L’Union de Recouvrement des cotisations de la Sécurité Sociale et d’Allocations, l’URSSAF, est un organisme qui a pour fonction principale de collecter les cotisations sociales des travailleurs afin de financier la Sécurité Sociale. Luttant notamment contre le travail dissimulé ou illégal, l’URSSAF effectue régulièrement des contrôles auprès des contribuables.
Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet du contrôle URSSAF.
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À quoi sert un contrôle URSSAF ?
L’objectif principal du contrôle URSSAF est de corriger les possibles erreurs de calcul des charges sociales et de versement des cotisations dues par une entreprise. C’est l’occasion d’identifier et de dénoncer des éventuelles fraudes.
Pour cela, un agent de recouvrement effectue ce que l’on appelle un contrôle URSSAF.
Mais quelles sont les cotisations concernées ?
On retrouve toutes les contributions sociales et les cotisations exigibles par l’URSSAF au cours des 3 dernières années. Ainsi, si vous êtes contrôlé en 2021, celui-ci portera sur les cotisations et contributions sociales éligibles en 2018, 2019 et 2020.
C’est l’URSSAF qui est tenue d’informer le contribuable de la mise en œuvre d’un contrôle, et ce dans un délai de 15 jours. L’URSSAF doit alors vous exposer les renseignements nécessaires pour vous y préparer.
Dans les faits, toute personne, morale ou physique, qui est assujettie au paiement d’une cotisation sociale ou qui réalise une déclaration sociale est susceptible de recevoir une notification de contrôle URSSAF.
Le contribuable ou l’entreprise peut demander, de son plein gré, à être contrôlé par l’URSSAF afin de s’assurer de régulariser sa situation.
Attention toutefois : il ne faut pas confondre contrôle URSSAF et contrôle fiscal. Ce dernier est réalisé par l’administration fiscale dans le but de s’assurer de votre régularité aux yeux des impôts et du paiement des taxes.
Mais il arrive souvent qu’un contrôle URSSAF soit suivi d’un contrôle fiscal.
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Voici les différentes étapes d’un contrôle URSSAF.
L’avis de contrôle
L’URSSAF est tenue, rappelons-le, de vous envoyer un avis de contrôle 15 jours avant qu’il prenne effet.
Ce courrier est envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.
Dans cet avis de contrôle, vous devez avoir les mentions obligatoires suivantes :
- L’identité de l’agent responsable de votre contrôle ;
- La liste des pièces à fournir ;
- Un droit à vous faire accompagner pendant la procédure ;
- La période concernée (correspondant à 3 années civiles).
La préparation du contrôle URSSAF
Cette étape est essentielle au bon déroulement du contrôle URSSAF. À partir du moment où vous recevez l’avis de contrôle, vous devez réunir toutes les pièces nécessaires au contrôle.
N’hésitez pas à faire le point sur ce qui vous manque et de contacter le ou les organismes ad hoc pour être prêt le jour J.
Généralement, entre l’envoi de l’avis de contrôle et le contrôle lui-même se déroule une durée de 15 jours. Cette phase est dite active.
Le contrôle en lui-même
Le contrôle URSSAF se déroule de 2 manières possibles selon le nombre des salariés de l’entreprise.
Si votre entreprise compte moins de 10 salariés, le contrôle URSSAF prend la forme d’un simple contrôle sur pièces. Vous devez alors vous rendre dans les locaux de l’URSSAF avec les documents requis. Un agent de recouvrement effectue alors son contrôle en partant des pièces en sa possession.
Si votre entreprise emploie plus de 10 salariés, on dit que le contrôle URSSAF est un contrôle sur place. Dès lors, un agent de recouvrement se déplace jusqu’à votre entreprise. Vous devez lui donner accès au matériel informatique ainsi qu’aux pièces papier nécessaires à ses recherches.
On retrouve généralement les éléments suivants :
- Les documents sociaux : dossier du personnel, déclaration de régularisation annuelle, contrat de travail, convention collective ;
- Les documents fiscaux : les avis d’imposition et les liasses fiscales ;
- Les documents juridiques : transactions, statuts de l’entreprise ;
- Les factures de sous-traitants : honoraires, factures émises, justificatifs de frais professionnels.
Il est recommandé de ne pas entraver la procédure durant le contrôle.
Pendant cette phase, l’agent de recouvrement est autorisé à interroger tous les salariés.
La lettre d’observation
Au terme du contrôle, l’agent vous fait parvenir une lettre d’observation qui s’apparente à un bilan détaillé du contrôle réalisé.
Dans ce document sont repris les éléments qui ont constitué le contrôle et le déroulement de la procédure.
Cette lettre permet, entre autres, au contrôleur d’argumenter le montant du redressement.
Mais la décision indiquée sur la lettre n’est pas définitive. Il est encore possible de dialoguer avec l’agent de recouvrement avant l’émission du rapport final.
La période contradictoire
Cette période arrive juste après la lettre d’observation.
Vous disposez alors d’une période 30 jours durant laquelle vous pouvez contester les conclusions de l’inspecteur URSSAF.
Vous pouvez discuter une interprétation, exposer des faits nouveaux qui peuvent avoir un effet sur le redressement ou encore démontrer la modification de certains documents-clés.
Cette période est une période de discussion et d’argumentation. Vous allez devoir fournir davantage de documents et d’informations qu’initialement prévu.
Tous les échanges avec l’URSSAF sont alors transmis dans un rapport de contrôle.
Le rapport du contrôle final
Dernière étape du contrôle URSSAF, l’envoi du rapport s’effectue à l’issue d’une période de 30 ou 60 jours après la période contradictoire.
Vous recevez alors un rapport final dans lequel sont indiqués les montants des redressements de cotisations sociales ou les crédits dont vous pouvez bénéficier.
Le contrôle s’appuie sur tous les échanges effectués avec l’inspecteur.
Si vous devez payer une somme, la régularisation se fait sous 1 mois après la mise en demeure.
Si vous devez recevoir une somme, celle-ci intervient dans les 2 mois après la notification du crédit.
Qui sont les interlocuteurs de l’inspecteur ?
L’inspecteur chargé du contrôle URSSAF est généralement en lien avec le chef de l’entreprise et son conseil.
Mais l’agent de recouvrement peut être amené — et il en est autorisé — à questionner les salariés au sein des locaux de l’entreprise.
Pour le travailleur indépendant, l’inspecteur s’adresse directement audit travailleur. Les travailleurs indépendants peuvent toutefois être accompagnés.
Le contrôle URSSAF porte donc sur les 3 dernières années civiles. Mais si l’inspecteur détecte une infraction de travail illégal, le délai de prescription remonte jusqu’à 5 ans.
Sanctions possibles à la suite du contrôle de l’URSSAF
Deux types de sanctions sont encourus suite à un contrôle URSSAF : des sanctions civiles et des sanctions pénales.
Les sanctions civiles
L’employeur qui ne s’est pas acquitté du paiement de ses cotisations aux dates d’exigibilité s’expose à une majoration de retard (environ 5 %) qui est calculée en pourcentage des cotisations dues.
Les sanctions pénales ou économiques
En cas de défaut d’immatriculation de l’entreprise ou de défaut de paiement des cotisations, l’employeur s’expose à une amende de 450 € pour toute personne employée dans des conditions contraires à celles prévues. Le total des amendes ne peut toutefois pas dépasser 1500 €.
Si l’employeur retient la contribution salariale précomptée d’un de ses salariés sur le salaire, il est passible d’une amende de 1500 €. La récidive de ce manquement dans un délai de 3 ans est punie d’une peine d’emprisonnement de 2 ans et d’une amende de 3750 €.
