Des données RH incohérentes conduisent à des conclusions erronées, nuisent à la conformité et démotivent les employés. Ce n’est que la partie émergée de l’iceberg pour les équipes RH en charge de leur organisation. Celles-ci sont en quête de données qualitatives et structurées, épargnant ainsi le temps perdu à les transformer en valeurs exploitables.
Le dernier outil d’apprentissage et de perfectionnement dans lequel votre entreprise a investi ne comble pas les lacunes en matière de compétences essentielles ? Le logiciel de gestion des performances sélectionné pour standardiser les évaluations ne génère pas les indicateurs espérés sur les possibilités d’avancement ? Ou peut-être en avez-vous simplement assez d’effectuer une gymnastique avec votre tableur en dupliquant les chiffres d’une application à l’autre ? Soyez vigilant, vous avez peut-être affaire à des données disparates.
Les données disparates, à savoir inexactes, incomplètes ou incohérentes en fonction du système, pénalisent les équipes RH.
Il est difficile d’en mesurer l’impact :
- Dans le monde entier, les entreprises estiment que 26 % de leurs données collectées ne sont pas structurées.
- Les données RH de mauvaise qualité coûteraient à l’économie américaine la somme astronomique de 3 000 milliards de dollars par an ;
- Seuls 4% des professionnels des RH ont une confiance absolue en l’exactitude des données individuelles utilisées pour leur prise de décision.
A priori, les solutions RH de qualité devraient pallier ces problèmes. Pourtant, l’augmentation des dépenses en technologie RH a eu l’effet inverse : les équipes se retrouvent avec une multitude de données issues de diverses sources et de systèmes isolés qui ne communiquent pas entre eux. Saisir des données corrélées dans des silos distincts gérés par des systèmes incompatibles favorise le risque de prévisions erronées. La réalité du terrain est dénaturée et des données de toute sorte sont libérées dans vos processus, limitant la portée de votre action et impactant votre productivité.
Dans cet article, nous abordons six domaines dans lesquels l’incohérence des données RH engendre un véritable casse-tête pour les RH. Nous vous indiquons également les mesures simples que vous pouvez prendre pour nettoyer et unifier les données recueillies afin de contrôler votre flux. Cela permet non seulement d’améliorer la qualité des données, mais aussi d’automatiser la plupart des actions dans vos processus de travail.
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N° 1 — Paie et provisions
La paie est l’un de ces métiers dont personne ne parle lorsque tout va bien. Cependant, imaginez la frustration et les difficultés financières que subit un employé s’il ne reçoit pas sa rémunération. Imaginez un employé qui souhaite consulter ses vacances et autres droits acquis à qui le système oppose un refus à cause du manque de contrôle des données de l’entreprise.
Rien n’est plus important que de gérer correctement la paie. Les erreurs érodent la confiance des employés dans leur entreprise. Ainsi, après une erreur de paie, près d’un quart (24 %) de vos salariés chercheront un autre emploi. Après deux erreurs, près de la moitié de vos effectifs pourraient envoyer un curriculum vitae. Mais ce n’est pas tout. Lorsque les problèmes de paie sont divulgués sur les médias sociaux et apparaissent dans vos évaluations Glassdoor, les dommages à la réputation de l’entreprise peuvent être dévastateurs. Tout candidat peut relever ces dysfonctionnements et les prendre en compte dans ses critères de choix.
D’un point de vue plus général, les erreurs de données RH telles que les erreurs de classification des employés, les catégories d’absence inexactes, les erreurs de calcul des heures supplémentaires ou d’enregistrement des heures gaspillent les ressources de l’entreprise et désorganisent les budgets. C’est loin d’être un problème mineur, car il donne aux DRH une fausse image de leurs performances opérationnelles.
C’est dans ce contexte que les données du « cloud » entrent en jeu. Les plateformes « as-a-service » vous débarrassent des données redondantes. Elles sont conçues pour vous aider à vous focaliser sur la collecte de données RH complexes, celles qui sont le plus utiles à la prise de décision. Grâce à cette gestion de base de données, vous récupérez toutes vos informations à partir d’une seule plateforme.
Il ne s’agit pas seulement de retrouver ces données rapidement, mais aussi de vous appuyer dans les domaines suivants :
- Le développement à l’international.
- Les fusions-acquisitions.
- La modernisation des ressources existantes.
N° 2 — Formation et perfectionnement
Dans la course pour se démarquer en tant qu’employeur attractif, un engagement de haut niveau en matière de formation et de développement est essentiel. Grâce à des programmes de qualité, le salarié peut combler ses lacunes en matière de compétences exigées par l’entreprise. Il peut se perfectionner pour exceller dans son poste. C’est ainsi que la philosophie du travail est recentrée sur l’humain, insufflant un climat propice à l’attraction et à la rétention des meilleurs talents.
Les entreprises utilisent désormais la digitalisation pour faciliter le processus d’apprentissage et maîtriser les données. Les points faibles et les points forts des salariés sont ainsi détectés. Ceci influe également sur la gestion des performances.
Cependant, en l’absence de données RH cohérentes, les équipes RH peuvent avoir du mal à mesurer l’impact de leurs programmes et à démontrer leur efficacité. Le retour sur investissement est moins visible et pénalise l’adhésion à de nouvelles initiatives. Cela risque également de transformer le L&D (Learning & Development) en un exercice administratif où le critère de performance est l’assiduité plutôt que la valeur ajoutée.
Des moyens plus efficaces peuvent inclure :
- Les mesures de productivité : la productivité a-t-elle augmenté après une intervention de L&D ?
- Les scores d’évaluation avant et après : Comment les employés se sont-ils comportés dans un test ou une tâche avant et après la formation ? Y a-t-il encore des domaines sur lesquels il faut se concentrer ?
- Données d’observation : y a-t-il eu un changement de comportement notable chez les salariés après la formation ?
- Rétention : Les employés suivent-ils les programmes de formation et reviennent-ils pour en apprendre davantage ?
En réalité, les chiffres de fréquentation et les questionnaires de satisfaction ne disent pas tout. Vous avez besoin de cohérence pour mesurer les effets des décisions de l’entreprise et ne prendre en compte que les données RH pertinentes et fiables.
N° 3 — Gestion des performances
La gestion des performances est complexe à implémenter. Elle reste très aléatoire sans données structurées et traitées. Pour être pertinente, elle doit clairement mettre en évidence le point critique. Les employés savent quand les managers prennent des décisions de promotion sur la base de convictions personnelles. Ils ne croient plus aux systèmes d’évaluation soi-disants objectifs qui s’appuient de toute évidence sur de mauvaises collectes de données.
Quel est l’élément qui confère une dimension équitable à la gestion des performances ? Ce sont les données, et plus précisément des données à jour et cohérentes collectées à partir de sources pertinentes :
- Les documents relatifs aux spécifications et au périmètre du poste.
- Les indicateurs clés de performance et les objectifs de performance individuelle.
- Les progrès réels par rapport à ces objectifs.
- Les données relatives aux performances globales de l’entreprise, du service ou de l’équipe dans son ensemble.
- Le retour d’information provenant de diverses sources et sur une période donnée.
- Les rapports d’évaluation précédents.
Dans les meilleurs systèmes de gestion des performances, les managers travaillent à partir d’une source unique, sans migration constante des données. De cette façon, les données RH rattachées instantanément à chaque profil sont facilement accessibles pour analyse. Les salariés comprennent mieux la performance globale de l’entreprise et la façon dont ils y ont contribué. C’est essentiel pour montrer aux employés que vous vous souciez de leur développement et que vous agissez équitablement en encourageant leurs performances.
N° 4 — Attrition et rétention
Un taux de rotation important a de nombreuses répercussions sur les entreprises, pour la plupart, négatives. Il a un coût significatif lié au temps et aux ressources nécessaires au remplacement des collaborateurs et à l’intégration des nouveaux entrants. Il induit également des coûts indirects, tels que la baisse du moral et la « fuite des cerveaux » lorsque les meilleurs éléments quittent l’entreprise pour saisir d’autres opportunités.
Les équipes RH doivent être capables d’analyser qui quitte l’entreprise, quand et pourquoi. Il est intéressant de comparer son taux de rotation avec celui de ses pairs et d’observer son évolution dans le temps. Si le taux est élevé ou en hausse, vous identifiez les causes profondes et intervenez. Des données de qualité sont essentielles à ce travail et vous devrez probablement combiner plusieurs sources de données pour améliorer les analyses RH.
Par exemple :
- Quelle est la durée moyenne de présence dans l’entreprise des employés démissionnaires ?
- Quel est le taux de rotation par département ou par manager ?
- Quel est le taux pour les collaborateurs peu performants ? Pour les collaborateurs les plus performants ?
- Quel est le taux de rétention des nouveaux salariés ?
- En tant qu’entreprise, quel est votre score en matière de bien-être et de satisfaction des salariés ?
La rotation du personnel étant un indicateur retardé (problème détecté au départ du salarié), vous devez effectuer une veille attentive sur les données RH pour identifier les éventuels motifs de démission. Le service RH qui bénéficie de données solides reste attentif aux situations à risque et élabore des solutions pour retenir ses employés les plus précieux.
N° 5 — Conformité
La conformité n’est pas seulement l’affaire des organisations. En tant que professionnel des ressources humaines, vous passez probablement beaucoup de temps à vous assurer de la conformité de vos pratiques d’embauche et de travail. Il s’agit d’être en règle avec le droit du travail et la législation sociale qui régissent des domaines aussi variés que le salaire ou la durée du travail, les absences et congés, l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail ainsi que la représentation des salariés. C’est complexe et la récupération de ces données est chronophage. Des données RH de haute qualité sont enfouies dans le lac de données où leur valeur est cachée au point que l’intelligence d’affaires n’existe plus.
Trop de sources de données RH avec peu de cohérence sont un cauchemar pour la conformité. Elles peuvent conduire à des décisions répréhensibles par la loi. Elles ont ainsi potentiellement une incidence directe sur les résultats de l’entreprise.
N° 6 — Diversité, équité et inclusion
Les employés, les clients et les parties prenantes demandent aux dirigeants des entreprises et aux RH de s’engager à accroître la diversité à tous les niveaux. Cela conduit à une augmentation notable des ressources en matière de DEI (diversité, équité et inclusion). Cependant, quel que soit l’investissement dans ce domaine, les initiatives d’amélioration n’auront qu’un impact minime si elles ne s’appuient pas sur des données suffisantes pour identifier les problèmes, lancer des initiatives et mesurer les progrès.
Il ne s’agit pas seulement de recueillir des données démographiques sur vos employés. Les problèmes de DEI sont systémiques et corrélés. Cela signifie que vous devez suivre les indicateurs DEI dans tous vos processus — recherche de fournisseurs, embauche, promotion, engagement, leadership, équité salariale, participation, répartition du travail et plaintes pour discrimination.
C’est un domaine où la transparence et l’intégrité de vos données RH sont essentielles. Sans les champs d’identité corrects, synchronisés et unifiés entre les systèmes, il vous sera difficile d’obtenir des informations sur d’éventuels préjugés. Vous avancerez à l’aveugle, ce qui compromet vos bonnes intentions en matière de DEI.
Tout mettre en commun
Pour les services des ressources humaines, le nettoyage des données est un facteur important, car elles détiennent désormais la clé pour disposer des meilleures données. Mais comment obtenir la précision dont votre équipe a besoin pour une gestion des RH fondée sur les données ? La solution la plus simple est dans une plateforme d’unification des données qui connecte et synchronise tous vos logiciels RH en un seul système d’information centralisé. Cet outil élimine les silos de données et les nettoie en supprimant les erreurs, les incohérences, les doublons et les redondances. Vous avez à la clé une source de données RH unifiée et précise, en un seul endroit.
En bref, pour offrir une bonne expérience aux collaborateurs, il faut disposer de bonnes données. Les meilleures entreprises utilisent des plateformes d’unification qui rassemblent les données dans un tableau de bord RH centralisé. Les ressources humaines disposent ainsi d’informations en temps réel. Elles peuvent optimiser le potentiel des salariés et créer une culture d’ouverture et de croissance.
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