Les données RH sont extrêmement nombreuses, surtout dans les grandes entreprises, et leur gestion peut s’avérer un véritable challenge si le service des ressources humaines n’est pas muni des bons outils. Pour faire face à cette difficulté, de plus en plus d’entreprises choisissent donc d’adopter un outil de reporting RH moderne et automatisé. Alors, pourquoi utiliser le reporting RH et comment permet-il d’optimiser la gestion de vos données ?
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Qu’est-ce que le reporting RH ?
Une solution dédiée aux indicateurs RH
Un outil de reporting RH est une solution logicielle conçue pour les entreprises, et particulièrement le service RH, pour traiter les données RH numériquement et automatiquement. Le reporting RH offre une visualisation d’ensemble des données les plus importantes de l’entreprise telles que les indicateurs clés de performance. Ces indicateurs de performance sont très utilisés en entreprise puisque les entreprises s’en servent pour dresser chaque année le bilan social, leur bilan comptable et leur bilan économique afin de mettre en place la meilleure gestion prévisionnelle possible.
Dans le cadre RH, la solution de reporting RH rassemble tous les indicateurs clés des ressources humaines et sa base de données concerne aussi bien le domaine du recrutement (durée de recrutement, coût de recrutement, ratio candidats retenus et candidats proposés, taux de rétention, etc.) que le domaine des formations et de gestion de carrières (coût de formation par collaborateur, taux de réussite des formations, etc.) en passant par le domaine de l’engagement des talents (durée d’un contrat, taux de turnover, etc.).
Une banque de données complète grâce à son inter-connectivité avec le SIRH
Pour un reporting RH optimal, il est crucial que l’outil soit connecté au socle SIRH (Système d’information des ressources humaines) afin de rassembler le plus d’informations possibles. De fait, grâce à l’automatisation offerte par le SIRH, les données des divers logiciels interconnectés au SIRH (logiciel de gestion de la paie, de gestion du temps, de gestion des congés et absences, etc.) sont automatiquement transmises à l’outil de reporting. Masse salariale, âge, contrat de travail, rémunérations, absences, congés, ancienneté… toutes ces données sont donc centralisées et rendues accessibles en temps réel et en quelques clics depuis la barre de recherche sur la solution de reporting RH. Cela représente un gain de temps et de performance indéniable pour le service des ressources humaines puisque celui-ci n’a plus à parcourir tous les logiciels RH afin de trouver les informations dont il a besoin. Pour en savoir plus sur la relation complémentaire entre RH et SIRH, n’hésitez pas à consulter notre article « Indicateurs RH et SIRH : deux alliés incontournables ».
Une alternative digitale efficace et sécurisée aux tableurs Excels
Grâce au reporting RH, toutes les informations concernant les collaborateurs sont centralisées sur une base de données protégée et sécurisée (en respect des normes de la RGPD). Cela n’est pas le cas des autres alternatives tel que le tableur Excel qui n’offre pas la même protection aux données qu’il compile.
D’autant plus qu’avec une quantité de données RH toujours plus grandissante, il est difficile d’envisager une solution aussi restreinte que le tableur Excel car celui-ci limite le nombre de données traitable. Les données RH sont extrêmement nombreuses et seul un logiciel moderne peut supporter de tels fichiers volumineux. Surtout, les logiciels BI (Business Intelligence) tel que le Reporting RH sont munis de systèmes de notifications et d’alertes, ce qui n’est pas le cas des tableurs Excels. Par exemple, le responsable RH peut choisir de poser un seuil d’alerte dans son logiciel de reporting RH et recevra alors automatiquement des alertes dès que les limites posées sont atteintes ou dépassées. Enfin, la vitesse de fonctionnement d’une solution de reporting RH est bien supérieure à celle des tableurs Excels et permet donc d’élaborer un véritable tableau de bord, complexe et précis, rapidement.
Indicateurs croisés : la clé stratégique du logiciel de reporting RH
Tableaux de bord croisés et problématiques ciblées
En outre, les fonctionnalités du reporting RH dépassent celles d’une simple banque de données. Effectivement, c’est aussi un outil qui permet d’établir des tableaux de bords RH ciblés et de croiser les données entre elles afin d’offrir une perspective analytique extrêmement efficace.
Avec le reporting RH, le professionnel RH peut donc construire un tableau de bord personnalisé dans lequel il choisira de croiser les données de son choix, en fonction de ses problématiques et de ses besoins. Par exemple, si celui-ci s’interroge sur un taux d’absentéisme grandissant, il pourra choisir de croiser les indicateurs RH d’absentéisme avec les indicateurs de QVT pour voir si cet absentéisme est lié au climat social de l’entreprise. Si les données coordonnent, il pourra ensuite poursuivre sa recherche afin de comprendre pourquoi ce taux de bien-être a baissé, en analysant par exemple la mobilité interne comme la mise en place d’un nouveau manager ou un changement de hiérarchie divers. Enfin, une fois comprises les sources du problème, la DRH peut mener les actions correctives en vigueur.
La data visualisation offerte par les tableaux de bords RH est ainsi extrêmement complète et efficace. Une enquête bien menée à travers le reporting RH peut donc révéler des éléments jusque là passés inaperçus et révéler les secrets de votre entreprises.
Divers formes de reportings RH
Nous l’avons vu, grâce à l’outil de tableau de bord RH du logiciel reporting, le responsable RH peut donner forme à ses reportings selon ses envies et leurs problématiques. Il peut aussi choisir le type graphique (histogramme, graphique linéaire, aires empilées, camemberts…) qu’il souhaite utiliser pour représenter ses données. Cela facilite l’analyse des données et permet une visualisation des divers indicateurs RH simplifiée.
Un logiciel essentiel pour tous les départements de l’entreprise
Ainsi, la solution de reporting RH est un outil décisionnel crucial pour le responsable des ressources humaines car elle lui permet de comprendre et de résoudre un problème en prenant les bonnes décisions et en menant les actions les plus adaptées. Le logiciel de reporting permet aussi de renouveler le rôle du service des ressources humaines. Trop souvent cantonné au processus administratifs, on oublie en effet que la fonction RH a un rôle majeur à jouer dans la performance de l’entreprise. Une bonne gestion de l’humain est centrale pour assurer un bon fonctionnement interne et cela passe nécessairement par une analyse attentive et continue des divers KPIS RH.
Enfin, on peut aussi noter que le logiciel de reporting RH est aussi particulièrement utile pour la DAF (direction administrative et financière) puisque l’analyse des indicateurs RH permet de percevoir les surcoûts éventuels et de mettre en place de nouvelles stratégies moins coûteuses dans les services des ressources humaines. Tout comme la DRH, la DAF peut utiliser la solution de reporting pour croiser facilement les indicateurs et bénéficier ainsi d’analyses complexes pour répondre à ses problématiques financières (taux de turnovers, etc.).
En conclusion..
Ainsi, le logiciel de reporting RH est un outil de pilotage qui participe à la prise de décision et permet d’optimiser la gestion de vos données. Indicateurs de recrutement, de productivité, de masse salariale, de climat social, de marque employeur, et de rémunération : les six grandes familles des KPI RH sont donc réunies et centralisées au sein des outils de reportings RH. Grâce à son interconnectivité avec le SIRH, le logiciel de reporting RH peut établir des tableaux de bords à partir de données provenant d’une ou plusieurs sources. C’est donc un logiciel essentiel pour les entreprises car il offre une vision globale et synthétique à la fois du passé et du présent et s’avère donc être un outil de gestion prévisionnel crucial.
