La data RH désigne l’ensemble des données relatives aux collaborateurs : informations administratives, données de paie, temps de travail, parcours de formation, performances, engagement, mobilité, … Bien exploitées, ces données permettent de prendre des décisions RH plus rapides, plus justes et alignées avec la stratégie de l’entreprise.
Et cette évolution n’est pas un hasard. S’il est un domaine où la digitalisation a transformé les métiers, c’est celui des ressources humaines. Dans ce secteur, la gestion administrative pèse excessivement. L’automatisation des processus bouleverse profondément le quotidien des salariés.
La transition a été douloureuse. Bien des diplômés en master ou MBA RH, motivés par la stratégie et les missions à forte valeur ajoutée, se sont heurtés à l’obsolescence des outils. La gestion des ressources humaines, décalée face à la complexité législative et l’évolution du travail,
était au bord de l’asphyxie.
Aujourd’hui, les systèmes d’information se sont répandus, reléguant les tableurs ou formats papier au fond des archives. Des technologies innovantes dans le traitement des données ouvrent des perspectives inédites. Les directions possèdent la maturité nécessaire pour exploiter pleinement ces opportunités.
Le volume considérable d’informations générées par chaque salarié au cours de sa vie professionnelle est une manne inexploitée. Pour exploiter pleinement la data RH, il faut respecter trois étapes essentielles. D’abord s’assurer d’une évaluation juste des enjeux. Ensuite, préparer un terrain fertile à la collecte. Enfin, comprendre les différentes méthodes d’analyses disponibles. Cette démarche permet une connaissance approfondie des collaborateurs, de leurs compétences et de leurs aspirations. Elle devient ainsi une arme stratégique cruciale pour l’entreprise !
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Qu’est-ce que la data RH ?
La data RH désigne l’ensemble des données recueillies sur les collaborateurs, les candidats et les processus RH tout au long de leur parcours dans l’entreprise. Il s’agit aussi bien d’informations administratives que d’éléments liés à la performance, à l’engagement ou au développement des compétences.
Concrètement, la data RH peut regrouper par exemple :
- les données administratives : identité, type de contrat, poste, ancienneté, temps de travail ;
- les données de paie et de gestion des temps : rémunération, heures travaillées, congés, absences ;
- les données de carrière : mobilités, promotions, entretiens annuels, compétences acquises ou à développer ;
- les données de formation : parcours suivis, taux de complétion, résultats, besoins identifiés ;
- les données d’engagement et de QVCT : enquêtes de satisfaction, baromètres sociaux, feedbacks internes ;
- les données liées au recrutement : provenance des candidatures, taux de conversion, motifs de refus ou d’acceptation.
Ces informations proviennent d’une multitude d’outils : SIRH, logiciels de paie, solutions de gestion des temps, ATS de recrutement, plateformes de formation (LMS), enquêtes internes, voire outils collaboratifs. La digitalisation des RH a donc fait exploser le volume de données disponibles… mais celles-ci restent encore trop souvent éparpillées et sous-exploitées.
L’enjeu de la data RH n’est pas seulement de stocker ces informations, mais de les transformer en insights utiles pour le pilotage RH et business. Analysée de manière structurée, la donnée RH devient un véritable outil d’aide à la décision : elle permet de décrypter des tendances (turnover, absentéisme, engagement), d’anticiper les besoins en compétences ou en recrutement, d’orienter les plans de formation et d’aligner plus finement la politique RH sur la stratégie globale de l’entreprise.
Les objectifs de la data RH
Améliorer la prise de décision RH (recrutement, mobilité, formation, rémunération)
Anticiper les risques : turnover, absentéisme, pénurie de compétences
Optimiser la performance et la productivité
Améliorer l’expérience collaborateur et le bien-être au travail
Renforcer l’alignement entre stratégie RH et stratégie business
Étape 1 : Comprendre les enjeux de la data RH
La protection des données sensibles
Au fil de son parcours dans l’entreprise, le salarié communique un nombre impressionnant de données de nature personnelle ou professionnelle. Outre les éléments liés à ses compétences et à sa carrière, un employé fournit des informations relatives à son identité, son lieu de résidence, sa situation familiale et même sa santé.
Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) encadre le traitement des données personnelles dans l’Union européenne et prend tout son sens dans ce contexte. Les responsables RH garantissent un traitement éthique des informations. Ils doivent paramétrer avec précision les dispositifs actuels et les outils d’analyse puissants pour respecter ces obligations. Cette exigence devient d’autant plus importante dans un monde du travail en pleine mutation, où l’accent est mis sur la mobilité et où la frontière entre vie privée et vie professionnelle reste floue.
Les salariés sont en alerte sur ce sujet et de plus en plus soucieux de trouver un équilibre pour préserver leur qualité de vie. Par ailleurs, le travail collaboratif, nouveau mantra des entreprises, induit un accès plus diffus aux informations. L’organisation doit être particulièrement vigilante sur ce point afin de garantir la confidentialité. Toute défaillance dans ce domaine aboutit à une défiance du salarié et peut-être à une résistance. A l’inverse, les sociétés affichant une déontologie claire, au-delà du RGPD, et sensibilisant les employés sur le sujet, vont gagner la confiance de leurs équipes. Elles contribuent en même temps à renforcer leur marque employeur.
L’identification des besoins au service de la stratégie
Sans périmètre bien défini, le responsable RH peut vite se perdre dans la foule d’informations à sa disposition. Il doit donc faire des choix et déterminer au préalable les indicateurs à suivre compte tenu de sa stratégie. La définition claire des objectifs est un des enjeux majeurs de cette démarche.
Outre les données de paie ou l’index d’égalité professionnelle Femmes/Hommes, d’autres datas sont recherchées. Les informations sur la gestion des carrières et l’évaluation de la performance et de la productivité sont très prisées. Bien exploitée, la data RH soutient précieusement les départements des ressources humaines. Elle accompagne la gestion des talents et le recrutement.
Elle est également efficace pour développer l’engagement et la fidélité des collaborateurs. Grâce à la pertinence des indicateurs de pilotage choisis, les points forts ou les faiblesses de l’organisation transparaissent dans les tableaux de bord de la plateforme SIRH. Chaque problématique RH, comme le taux d’absentéisme, la satisfaction des salariés ou le turnover, s’associe à un ou plusieurs indicateurs. Ces indicateurs peuvent mettre en évidence d’éventuels dysfonctionnements.
Par exemple si l’enjeu est d’améliorer le recrutement, les données clés seront le taux de conversion, le délai de recrutement, les sources de candidatures et les compétences manquantes. En revanche, si le problème est un turnover élevé, les indicateurs pertinents seront le taux de départ, les motifs de départ, la satisfaction, la qualité du management et les charges de travail.
Adopter les bons indicateurs est l’une des clés de la prise de décision stratégique. C’est ainsi que les grandes entreprises ou les PME tout comme le secteur public peuvent anticiper les changements, gagner en flexibilité et en performance dans la gestion de leur capital humain.
Bien exploitée, la data RH aide les responsables à prendre des décisions rapides et éclairées sur recrutement, formation et mobilité interne. Elle identifie les besoins en compétences, anticipe les départs et optimise les parcours de formation. L’automatisation du traitement des données accélère l’analyse et renforce la performance des processus RH. Elle permet de baser les décisions sur des faits et de mieux aligner les actions RH sur la stratégie.
Étape 2 : Collecter les données de façon efficace
La digitalisation et la cohérence des plateformes SIRH
Cette première étape de collecte des données repose sur la digitalisation des processus, une démarche déjà accomplie ou en bonne voie dans bon nombre d’entreprises. Pour celles qui étaient à la traîne, la crise sanitaire a fait office de tremplin.
Sans dispositifs de gestion adéquats, la mobilité et la flexibilité adoptées par la plupart des structures sont une menace pour l’organisation et la productivité. Les plateformes SIRH (systèmes d’information ressources humaines) répondent à cet enjeu. D’abord centrés sur la paie et la gestion du temps, elles se sont progressivement enrichies, en intégrant des logiciels de gestion de la formation, des évaluations annuelles, ou encore du recrutement.
Cependant, la redondance des saisies et des reportings fragilise les analyses. Elle contredit la philosophie initiale du SIRH, qui se veut centralisateur. La rationalisation des plateformes SIRH est indispensable pour assurer cohérence et intégrité des données. La disponibilité de l’information sur tous supports et sa mise à jour en temps réel sont essentielles. Le mode SaaS (Software as a service) fait partie des solutions incontournables pour exploiter efficacement la data RH.
L’acculturation des salariés à la data
On peut faire évoluer les outils et recruter des profils pointus pour traiter les données, mais l’efficacité dans ce domaine repose avant tout sur l’appropriation du sujet par l’ensemble des collaborateurs. Chacun doit comprendre les enjeux, adopter les bonnes pratiques et adhérer au concept d’automatisation de certains outils.
Si le salarié se sent dépossédé d’une partie de ses prérogatives ou mis en difficulté par l’outil, la réaction naturelle sera la méfiance. Il est donc nécessaire d’impliquer les équipes et de leur expliquer comment elles peuvent contribuer. Le salarié préfère par nature ce qu’il connaît et maîtrise bien, ainsi les formations visant à démontrer les avantages de cette approche par métier sont très utiles. Les responsables doivent communiquer pour rassurer les équipes en toute transparence sur les actions mises en œuvre. C’est une transformation importante dans les sociétés qui ne sont pas toutes prêtes. Elle passe par l’accompagnement au changement, nécessaire pour susciter l’adhésion et bénéficier de tous les atouts de la data.
Au-delà de l’appropriation par les salariés, exploiter la data RH efficacement requiert des compétences analytiques et la collaboration entre équipes RH et data analysts. Les professionnels doivent maîtriser les technologies numériques et interpréter les données pour les convertir en actions stratégiques. Ils doivent communiquer clairement ces informations aux différentes parties prenantes. La créativité, l’esprit critique et l’adaptabilité sont désormais indispensables. Enfin, ils doivent respecter les normes éthiques et légales, notamment le RGPD, pour protéger les données personnelles.
Étape 3 : Analyser la data RH
Le croisement des données pour une analyse plus fine
L’angle d’analyse choisi peut entraîner des hypothèses erronées ou biaiser les données. Pour garantir une interprétation objective et fiable, il faut prendre du recul par rapport aux indicateurs. En recoupant différents critères, l’analyse prend corps et gagne en consistance.
Il existe des données naturellement complémentaires, par exemple le taux de satisfaction des salariés peut être rapproché du taux d’absentéisme ou turnover. Le croisement des données permet de multiplier les analyses et surtout de les affiner. Pour cela, il est nécessaire d’avoir une plateforme SIRH qui regroupe toutes les données de vos logiciels au sein d’un même portail. Les responsables doivent prendre en compte la réalité du terrain. Confronter les chiffres au vécu des salariés et des managers les rend plus fiables. L’expérience des RH permet également d’interpréter les signaux faibles révélés par les chiffres et de vérifier les hypothèses avant de mettre en place les mesures appropriées.
Les méthodes analytiques pour aller plus loin
L’analytique RH dépasse les limites des méthodes traditionnelles d’analyse. Avec sa capacité à traiter de grands volumes d’informations à l’aide de modèles statistiques, celle-ci ouvre la voie à de nouveaux champs d’analyse. Lors des recrutements par exemple, les outils peuvent repérer les points clés de chaque candidature et présélectionner des profils pertinents.
En matière de « talent management », notamment de mobilité interne, des algorithmes sont maintenant capables de faire le lien entre les compétences des employés, leur desiderata en matière d’évolution et les postes ouverts en interne : c’est le matching. L’analyse révèle également les connaissances manquantes et permet de déclencher des offres de formation adaptées. L’analytique des talents ou « people analytics » en est à ses débuts. Elle vise à comprendre les comportements des salariés afin de mieux les accompagner, de prendre des décisions stratégiques pertinentes et d’optimiser les performances de la société.
Le support de l’analyse prédictive
Ces méthodes d’analyse visent également à donner les moyens d’anticiper les changements. La prévision rendue possible par l’analyse prédictive est au cœur de cette démarche et offre de nombreuses opportunités stratégiques.
La modélisation utilise l’historique et les tendances passées de l’entreprise grâce à des algorithmes puissants. Elle élabore des hypothèses sur l’avenir et décèle les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
Cette technologie couvre l’ensemble du périmètre RH et aide à gérer le développement des compétences. Elle anticipe les départs et stimule l’engagement des collaborateurs. La modélisation améliore le recrutement en trouvant des profils cohérents avec le poste et la culture de l’entreprise. Elle octroie au RH une longueur d’avance
Par exemple, IBM a utilisé l’analyse prédictive pour réduire son turnover de 25 % en identifiant les facteurs de risque associés à la rétention des talents.
La data RH fournit une géographie précise des ressources humaines. L’énorme volume de données RH était jusqu’alors souvent négligé par les principaux intéressés, faute d’appétence pour ce sujet en apparence trop technique et trop éloigné de leur cœur de métier. L’accélération de la digitalisation a permis de mettre en évidence cette richesse offrant l’opportunité d’une stratégie fondée sur des données concrètes au plus près de la réalité des hommes. Il n’en reste pas moins que ces informations n’ont de valeur que si elles sont utilisées à bon escient par des professionnels qui savent les décrypter. Elles ne peuvent pas remplacer le travail du responsable RH mais sont un allié de poids.
