La Data Platform ou plateforme de données permet d’organiser, de collecter, d’analyser et de sécuriser les données. En RH cet outil peut se révéler indispensable avec le volume important de données collectées et leur caractère confidentiel.
En adoptant un tel outil, vous pourrez diminuer les erreurs retrouvées dans votre base de données, mais également éviter les doublons. A travers cet article, découvrez ce qu’est une Data Platform, comment elle fonctionne, ses avantages et comment bien la choisir.
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Qu’est-ce qu’une Data Platform ?
Une Data Platform ou plateforme de donnée est une solution digitale permettant d’organiser, de collecter et d’analyser l’ensemble des données d’une entreprise sur une seule et même interface. Les plateformes de données permettent de transformer les données brutes en données exploitable afin de faciliter la prise de décision.
Dans cadre des métiers des Ressources Humaines, les Data Platforms permettent de centraliser les données des collaborateurs, par exemple, les données sur les congés, la paie ou encore le recrutement. Ces outils vous évitent la dispersion des données afin de vous en servir comme levier pour la prise de décision.
Comment fonctionne une Data Platform ?
Collecte des données
Maintenant que nous avons compris ce qu’est une Data Platforms, nous allons voir comment ces dernières fonctionne. Voici leur fonctionnement en plusieurs étapes
La Data Platforms centralise l’ensemble des données issues des différentes sources. Dans le cas des ressources humaines les Data Platforms permettent de centraliser les données des différents logiciels (paie, recrutement, gestion des congés, …) ainsi que du portail RH. Grace aux Data Platforms, les données peuvent être remontés automatiquement en temps réel mais elles permettent également d’éviter les erreurs et doublons.
Nettoyage des données
Les données RH proviennent souvent de nombreuses sources. Comme nous l’avons vu ci-dessus, ces données parfois éparpillées à travers différents logiciels, peuvent mener à des erreurs. Pour contrer cela, les Data Platforms vont nettoyer ces données en supprimant les doublons, corrigeant les erreurs de format et les données manquantes. Les Data Platforms vont également permettre d’uniformiser les données comme les intitulés de poste. Pour finir, elles permettent d’enrichir la base de données en complétant certaines informations comme l’âge, l’ancienneté ou encore l’absentéisme directement calculé. En adoptant une Data Platforms, vous avez la garantit d’avoir une base de données fiable vous permettant de vous appuyer dessus pour la prise de décision ainsi qu’au suivi et pilotage.
Stockage des données
Les Data Plateforms ne sont pas des simples espaces de stockage mais de réelles infrastructures permettant de gérer organiser et sécuriser de grand volume de données. Ces espaces de stockage permettent aux RH d’avoir une base de données fiable et solide. Parmis les différentes architectures de stockage, il y a le data warehouse permettant de stocker des données structurées telles que le taux de turnover, l’effectif par entité ou encore le taux d’absentéisme. Il existe également le data lake qui permet de stocker des données non-structurée ou semi-structurées comme les CV, les contrats ou encore les bilans sociaux.
Analyse des données
Une fois les données collectées, nettoyées et stockées, les Data Platforms vous permettent d’exploiter les données. Elles permettent aux utilisateurs de transformer les données en indicateurs RH à travers des tableaux de bord mais également d’identifier des tendances et d’automatiser des reportings. Ces Data Platforms vous permettent de prendre des décisions sur des données fiables afin de mieux piloter la gestion RH
Gouvernance des données
Les données RH étant principalement des données sensibles, il est important qu’elle possède des mécanismes de gouvernance robuste permettant de garantir la sécurité, la conformité ainsi que la qualité des données. Le chiffrement des données et le lieu de l’hébergement de la Data Platform permettent de sécuriser les donnée et rester conforme aux différentes normes.
Les avantages d’une Data Platform
Les data platform représente de nombreux avantage pour les entreprises et les professionnels des ressources humaines, étant submergé de données collaborateurs.
Gain de temps
Tout d’abord, ces plateformes permettent de gagner du temps au quotidien en réduisant drastiquement les exports et croisements des données de différents logiciels à la main. De plus, les données se mettent à jour automatiquement afin d’éviter les erreurs et les doublons. L’accès permanant aux données représente également un gain de temps pour les équipes RH qui peuvent concentrer leur activité sur des tâches à valeurs ajoutées.
Facilite la prise de décision
Les Data Platforms aident à accélérer, faciliter et guider la prise de décision. Au niveau RH les décisions sont prises en s’appuyant sur les données de l’entreprise et de ses collaborateurs (turnover,performance des employés, absentéisme, … Les plateformes de données favorisent une vision plus claire des données et KPIs, en les mettant à jour régulièrement pour se reposer sur des données fiables et actuelles lors de prise de décision. Des analyses prédictives RH son également possible à l’aide de l’IA afin d’anticiper les problèmes auxquels les RH sont confrontés tels que la baisse de l’engagement ou encore l’augmentation du turnover. Ces analyses RH avec l’IA permettent de guider les décisions et d’anticiper sur certaines problématiques.
Unification des données
Les grandes entreprises utilisent souvent plusieurs logiciels RH qui contiennent chacun des données similaires ou complémentaires, mais ces derniers ne sont pas toujours interconnectés. Ce manque de communication entre les logiciels est à l’origine d’incohérence et de doublons dans les données. Se servir d’une Data Platform permet de d’unifier les données et de connecter les logiciels entre eux afin de contrer ses erreurs. De plus ses outils permettent de synchroniser en temps réel les logiciels, de supprimer les doublons et erreurs ainsi que d’améliorer les conditions de travail des RH en réduisant les taches chronophages et simplifiant la récolte et l’exploitation des données.
Données sécurisées
Les données manipulées par les RH, telles que, les salaires, les contrats et les informations personnelles des collaborateurs sont sensibles et confidentielles. Les Data Platforms assurent la sécurité des informations et leur conformité avec les règlementations. Ces plateformes permettent de gérer les accès de chaque collaborateur en fonction de leur poste et de leur autorisation. De plus, les données sont archivées en tout sécurité et tracées pour chaque action.
Améliore l’expérience collaborateur
Pour finir sur ces avantages, les Data Platforms permettent aux professionnels des ressources humaines d’améliorer leur expérience professionnelle. Pour commencer, ces solutions permettent aux collaborateurs RH d’avoir un accès rapide aux documents et informations (contrats, attestations, fiches de paie, …). Les processus sont également fluidifiée grâce à l’accès des données et de leurs évolutions en temps réel. La communication est améliorée que ce soit entre RH ou avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise avec l’envoie de notifications automatisées pour des mises à jour et rappels sur leur données.
Comment bien choisir sa data platform ?
Après toutes ces informations, vous être peut-être perdus et ne savez pas comment sélectionner LA Data Platform qui vous convient.
Identifier les besoins
Avant de réaliser n’importe quelle action, il est important de bien connaitre son environnement informatique et les problématiques récurrentes que vous rencontrez quotidiennement. Cet état des lieux va vous permettre de mieux identifier vos propres besoins pour votre srvice RH. Pour cela, voici une liste des questions à se poser :
- Quels outils vous utilisez actuellement et quels sont leurs axes d’amélioration ?
- Quelles données vous souhaitez centraliser ?
- Quels KPIs vous devez suivre régulièrement ?
- Quels sont les processus à optimiser
Afin d’avoir un état des lieux général de l’entreprise, organisez une réunion avec les parties prenantes (RH managers et DSI). Cela permettra de construire un cahier des charges complet.
Vérifier la compatibilité de la Data Platform avec votre environnement informatique
C’est à ce moment que la réunion avec toutes les parties prenantes prend son sens, car elle vous a permis de comprendre avec quelles logiciel votre écosystème informatique est compatible. La Data Platform que vous choisirez doit facilement se connecter à vos logiciels et se synchroniser avec les données selon vos critères (temps réel ou non). Pour être sur que la plateforme correspond à vos attentes, il est favorable de prendre rendez-vous avec un conseiller pour échanger sur vos problématiques et poser vos questions.
Favoriser les outils intuitifs et simples d’utilisation
Pour vous assurer que l’intégration de votre data platform soit une réussite, il est important que cette dernière soit simple d’utilisation. Afin qu’elle soit acceptée par les collaborateurs et utilisée, la solution que vous allez choisir doit être intuitive et accessible par l’ensemble des équipes. Les points principaux sur lesquels vous devez vous pencher sont les suivant :
- Interface ergonomique et simple
- Tableaux de bord personnalisable
- Compétence en programmation non requise
- Génération de rapports en quelques clics
- Possibilité de recherche de données simplifié
Pour avoir l’occasion d’évaluer chaque point, vous pouvez demander des sessions de test utilisateur auprès des prestataires.
Evaluer la Data Platform sous tous ses angles
- Sécurité des données : les données RH sont des données particulièrement confidentielles et très sensibles. La Data Platform que vous allez choisir doit en conséquent avoir être solide au niveau de la sécurité et être conforme aux réglementations en vigueur. Il faut donc être attentif au traitement des données, avec la gestion des droits d’accès, le stockage des données, la traçabilité des accès et modification.
- Capacités d’analyse et de reporting : Les Data Platforms doivent aller au-delà du simple stockage. Elles doivent proposer des fonctionnalités d’analyse avancées, avec des tableaux de bord personnalisables, des indicateurs clés de performance mis à jour en temps réel et des capacités de reporting automatisé.
- Évolutivité et intégration : Les Data Platforms doivent pouvoir gérer un volume croissant de données et s’intégrer facilement avec vos autres outils RH et systèmes d’information. Une plateforme évolutive et interconnectée est synonyme de durabilité et de pérennité.
Conclusion
La Data Platform est bien plus qu’un simple outil de stockage : elle centralise, sécurise et valorise les données RH pour des décisions plus rapides et fiables. Bien choisie, elle devient un levier stratégique, alliant gain de temps, conformité et amélioration de l’expérience collaborateur.
