Gestion des actifs et des appareils
Qu'est-ce qu'un PeopleSpheres Object (PSO)?
Le PeopleSpheres Object est un nouveau référentiel de données. Nos clients utilisent PeopleSpheres pour gérer leurs employés, mais ils peuvent également créer de nouveaux objets (sites, magasins, véhicules, accidents de travail, dépôt de documents, etc.)
Si nous prenons l’exemple des stores PSO : chaque store possède un dossier unique auquel les RH peuvent rattacher les employés qui y travaillent, ainsi que toutes les données liées à ce store particulier. Cela permet d’avoir une base de données Store optimisée.
Fonctionnalités
Formulaires personnalisés
La gestion des actifs et des appareils de PeopleSpheres utilise des formulaires personnalisables, qui vous permettent de créer et de mettre à jour n’importe quel type d’actif, de joindre des documents, des photos, et même d’ajouter n’importe quel champ personnalisé dont vous avez besoin pour assurer le suivi. Avec PeopleSpheres, vous ne vous contentez pas de gérer les actifs, vous augmentez la visibilité avec des informations détaillées qui correspondent à vos besoins organisationnels.
De plus, la fonctionnalité des champs sensibles permet le cryptage d’informations critiques telles que les mots de passe d’administrateur de PC et les codes de sécurité, garantissant ainsi l’intégrité et la confidentialité de vos données. Qu’il s’agisse de processus orientés utilisateurs comme l’onboarding ou de tâches centrées sur les actifs comme l’attribution de véhicules d’entreprise, PeopleSpheres fournit un cadre polyvalent et sécurisé pour gérer vos actifs de manière efficace et efficiente.
Application mobile
L’application mobile PeopleSpheres est disponible pour les smartphones et tablettes iOS et Android. Elle permet de gérer les actifs de l’entreprise depuis le bureau ou en déplacement.
Remplissez des formulaires et téléchargez des photos à partir de votre appareil pour que vos informations sur les biens et les appareils soient toujours à jour.
Générateur de documents
Grâce aux fonctions de génération de documents et de signature électronique, vous pouvez uniformiser le processus d’affectation, de restitution, ainsi que le suivi des appareils tout au long de leur cycle de vie. Cette fonction garantit une méthode transparente et sécurisée de signature des documents numériques par les employés, que ce soit lors de l’affectation initiale des actifs, de leur restitution ou de situations critiques telles que la déclaration d’un vol.
En joignant des documents essentiels, tels que la réception d’une plainte déposée, PeopleSpheres simplifie non seulement les processus administratifs, mais renforce également la responsabilité et la sécurité. Cette approche globale de la gestion des actifs permet aux organisations de maintenir un contrôle approfondi de leurs actifs tout en garantissant la conformité et en facilitant l’efficacité des opérations.
Rapports
Avec PeopleSpheres, suivre l’évolution de vos actifs est un jeu d’enfant. Créez des rapports et des tableaux de bord pour savoir où se trouvent vos actifs à tout moment, connaître le nombre d’actifs disponibles et savoir exactement qui possède quoi. Il s’agit de rendre la gestion des actifs simple et directe, afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.
Workflows & Alertes
Mettez en place des workflows et des alertes en regroupant les données des employés et les données collectées pour chaque appareil de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez configurer des alertes pour être informé lorsqu’il ne reste plus que 2 PC dans votre inventaire ou lorsqu’une personne utilise son PC depuis plus de 4 ans. Vous pouvez également envoyer des avertissements importants aux employés qui utilisent certains appareils. Par exemple, vous pouvez informer toutes les personnes possédant un certain modèle de téléphone qu’elles doivent le rapporter au service informatique pour qu’il soit entretenu ou remplacé.
Sécurité & Autorisations
Avec PeopleSpheres, la gestion des actifs devient encore plus intelligente grâce aux permissions personnalisables. Cela signifie que vous pouvez fixer des règles afin que seuls certains gestionnaires soient autorisés à gérer certains types d’actifs. Qu’il s’agisse d’équipements de grande valeur ou d’informations sensibles, vous pouvez contrôler qui a accès à quoi.
Cela s’avère également utile pour les mesures de sécurité, comme la désactivation automatique du badge d’une personne lorsque sa certification de sécurité expire. C’est un moyen simple de s’assurer que vos biens sont toujours entre de bonnes mains et que votre lieu de travail reste sécurisé.
Connectivité
PeopleSpheres se distingue par sa capacité à se connecter intelligemment à des systèmes tiers tels que les outils de gestion des accès et des fournisseurs. Cela signifie que les informations circulent entre les différents logiciels, ce qui permet de s’assurer que tout reste efficace et à jour.
Par exemple, PeopleSpheres unifie les données relatives à la formation et à la certification des employés, ainsi que les informations relatives aux badges d’accès aux bâtiments en un seul endroit. Cela signifie que vous pouvez facilement mettre en place des flux de travail qui activent/désactivent l’accès au bâtiment en fonction des qualifications de sécurité.
Avantages
Pourquoi avez-vous besoin de la gestion des actifs et des appareils ?
La gestion des actifs et des appareils ne se limite pas au suivi des biens physiques ; elle permet d’optimiser vos opérations, d’économiser de l’argent et de sécuriser vos activités. C’est un investissement dans l’efficacité et la sécurité de votre organisation, qui vous permet d’être toujours prêt à relever les défis de l’environnement professionnel moderne.
Maximiser l’utilisation des actifs
Une bonne gestion permet de tirer le meilleur parti de chaque actif. En comprenant comment les actifs sont utilisés, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour optimiser leur utilisation, prolonger leur durée de vie et éviter les achats inutiles.
Imaginez une entreprise disposant d’un grand nombre d’ordinateurs portables. Sans savoir lesquels sont utilisés ou inutilisés, vous risquez d’en acheter plus que nécessaire. La gestion des actifs vous permet de savoir quels sont les ordinateurs portables disponibles, de sorte que vous n’en achetez de nouveaux qu’en cas d’absolue nécessité. Ainsi, chaque ordinateur portable est utilisé au maximum, ce qui permet d’économiser de l’argent et des ressources.
Réduire les coûts
Connaître l’état et l’emplacement de chaque actif permet d’éviter les coûts liés à la perte ou à l’égarement d’éléments. Cela permet également de planifier la maintenance et de réduire la probabilité de réparations ou de remplacements d’urgence coûteux.
Pensez à une entreprise de construction disposant de nombreux outils. La perte d’un outil implique l’achat d’un nouvel outil, et les remplacements d’urgence peuvent être coûteux. Savoir où se trouve chaque outil et quand il a besoin d’être entretenu permet d’éviter ces pertes et ces dépenses imprévues, et donc de réduire les coûts.
Améliorer la productivité
En veillant à ce que les employés disposent des bons outils au bon moment, vous éliminez les temps d’arrêt et augmentez la productivité. La gestion des actifs et des appareils rationalise l’allocation et la disponibilité des ressources, ce qui permet aux projets de se dérouler sans heurts.
Si un employé a besoin d’un appareil spécifique pour démarrer un projet et qu’il n’en trouve pas, il est bloqué dans l’attente. Grâce à la gestion des actifs, vous pouvez rapidement attribuer les appareils disponibles aux employés, de sorte que chacun dispose de ce dont il a besoin pour travailler efficacement et respecter le calendrier des projets.
Améliorer la prise de décision
Grâce à des données complètes sur les performances et l’utilisation des actifs, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur les investissements futurs, les programmes de maintenance et la mise hors service des actifs, en veillant à ce que les ressources soient allouées de manière efficace.
Les données collectées dans le cadre de la gestion des actifs peuvent vous en apprendre beaucoup, par exemple si un type particulier d’ordinateur portable tombe souvent en panne. Grâce à ces informations, vous pouvez décider de ne plus acheter cette marque et d’opter pour une marque plus fiable, ce qui vous permet d’économiser de l’argent et de vous épargner des tracas à long terme.
Garantir la conformité et la sécurité
Une gestion adéquate permet de vérifier la conformité avec les réglementations et les politiques internes. Elle sécurise également les actifs en contrôlant leur utilisation et leur accès, protégeant ainsi les informations sensibles et réduisant le risque de vol.
Pour les entreprises qui traitent des informations sensibles, comme les cabinets d’avocats, il est essentiel de savoir qui a accès à quels appareils. La gestion des actifs permet de s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains appareils, réduisant ainsi le risque de violation des données.
Soutenir le travail hybride et à distance
Dans les environnements de travail flexibles d’aujourd’hui, il est plus important que jamais de gérer les appareils et de s’assurer qu’ils sont sécurisés, mis à jour et qu’ils fonctionnent de manière optimale, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Avec l’augmentation du nombre de personnes travaillant à domicile, les entreprises doivent s’assurer que les employés distants disposent de la bonne technologie et qu’elle est sécurisée. La gestion des actifs permet de savoir quel employé possède quel appareil, de s’assurer qu’il est mis à jour et de résoudre les problèmes à distance, afin que chacun reste productif, où qu’il se trouve.
Développement durable
En entretenant correctement les actifs et en les utilisant efficacement, vous contribuez aux efforts de développement durable en réduisant les déchets et le besoin de nouvelles ressources.
En utilisant et en entretenant efficacement leurs actifs, par exemple en veillant à ce que les véhicules de société soient bien entretenus pour prolonger leur durée de vie, les entreprises peuvent réduire les déchets et la demande de nouvelles ressources. Cela permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi de protéger l’environnement en réduisant l’empreinte carbone de l’entreprise.
Comment fonctionne un système de suivi des actifs ?
Dans le domaine de la gestion des actifs et des appareils, l’utilisation d’un système de gestion des actifs et d’un logiciel de suivi des actifs peut simplifier considérablement la complexité de la gestion des actifs matériels et logiciels au sein d’une organisation. Ces solutions de gestion, en particulier lorsqu’elles sont basées sur le cloud, offrent un référentiel centralisé qui peut s’intégrer de manière transparente à l’infrastructure informatique existante, fournissant une vue d’ensemble du cycle de vie de chaque actif, de l’acquisition à la dépréciation.
Les outils de gestion des actifs apportent de l’évolutivité à la gestion des actifs technologiques, permettant de s’adapter à la croissance sans avoir à engager des dépenses supplémentaires importantes. Ils fournissent des tableaux de bord et des rapports en temps réel, offrant des informations qui permettent d’améliorer la prise de décision et le retour sur investissement. Ce processus de gestion garantit que les actifs inutilisés ou sous-utilisés sont identifiés et redéployés ou éliminés, ce qui permet d’optimiser l’allocation des ressources et les dépenses.
L’intégration d’une solution de gestion des actifs dans le cadre opérationnel de votre organisation permet un contrôle proactif des actifs, garantissant que chaque pièce de matériel ou de logiciel est pleinement utilisée, à jour et contribue positivement aux résultats de l’entreprise. Cela permet non seulement de répondre aux besoins immédiats de l’entreprise, mais aussi de jeter les bases d’un contrôle durable des actifs et d’une préparation aux audits de conformité, en veillant à ce que l’entreprise reste conforme, évolutive et optimisée pour relever les défis à venir.
