Dématérialisation des fiches de paie

Distribuez les fiches de paie de vos collaborateurs rapidement en un clic.

conges absences

Une dématérialisation des fiches de paie efficace et performante

gain de temps

Gain de temps

Gagnez du temps dans votre gestion de la paie et concentrez-vous sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.  

salaire

Réduction des coûts 

Réduisez drastiquement vos coûts administratifs : moins d’impressions papier, moins de mises sous plis, moins d’erreurs de saisie…  

conservation simplifiee

Conservation simplifiée

Archivez vos documents automatiquement et retrouvez-les facilement à chaque fois que vous en avez besoin. 

document en securite

Documents en sécurité

Les documents sont conservés dans un coffre-fort numérique avec des accès limités pour vous assurer le stockage sécurisé de vos fiches de paie.  

Dématérialisez simplement vos fiches de paie

Distribution en quelques clics

Générez et diffusez les fiches de paie et gagnez du temps dans vos procédures RH. 

Accès sur mobile

Toutes vos fonctionnalités sont disponibles sur l’application mobile.  

Archivage automatique

Le module archive automatiquement vos fiches de paie et génère un historique accessible 24h/24h 

Notification automatique

Recevez des notifications lors de modifications ou nouveautés concernant vos fiches de paie.  

Optez pour la fiche de paie dématérialisée

Finies les nombreuses impressions et le gaspillage de papier ! Grace à notre module de dématérialisation des fiches de paie, distribuez les fiches de paie automatiquement et en toute sécurité en PDF au collaborateur. La distribution des fiches de paie est notifiée par e-mail ou sur l’application mobile tous les mois aux collaborateurs. La gestion de la paie et de la rémunération peuvent se coordonner grâce à la solution SIRH PeopleSpheres.

Archivez vos fiches de paie en toute sécurité

Optez pour une gestion de la rémunération simplifiée. Chaque fiche de paie est archivée et enregistrée pendant plus de 5 ans conformément à la réglementation en vigueur. Chaque collaborateur a ensuite accès à ses fiches de paies via son profil personnel, quand il le souhaite depuis son espace personnel.

Rassurez vos collaborateurs

Nous garantissons la confidentialité des données de chaque salarié grâce à un accès sécurisé par une double authentification à l’espace dédié aux fiches de paie. Vos collaborateurs peuvent alors accéder à leurs fiches de paie en cliquant sur la notification reçue par e-mail ou l’alerte sur la plateforme.

Améliorez votre gestion RH

Supprimez tout risque d’erreur et de distribution des fiches de paie grâce à ce module de dématérialisation des fiches de paie. Vous n’aurez plus besoin de vous occuper de la distribution, de la mise sous pli ou encore des réclamations et vous pourrez vous atteler à des tâches à plus haute valeur ajoutée tout en rassurant vos collaborateurs.

Guide d'achat de logiciel de fiche de paie électronique

Qu'est-ce que le logiciel de fiche de paie?

Le logiciel de fiche de paie est une solution numérique qui automatise la génération et la gestion des bulletins de paie des employés. Il permet aux entreprises de gagner du temps et d’éviter les efforts manuels en prenant en charge les calculs complexes associés à la paie, notamment les déductions fiscales, les heures supplémentaires, les primes et autres ajouts ou déductions.

Le logiciel garantit la précision de ces calculs, réduit le risque d’erreurs et facilite la tenue des dossiers. Il est souvent doté de fonctionnalités telles que le dépôt direct, la distribution électronique des bulletins de paie et l’intégration avec d’autres systèmes de gestion des ressources humaines ou de comptabilité. Cette technologie simplifie non seulement le processus de paie, mais garantit également la conformité avec les réglementations en matière de paie.

Les avantages du logiciel de fiche de paie électronique

Amélioration de la précision de la paie

Un avantage remarquable du logiciel de bulletin de paie électronique est sa capacité à améliorer la précision de la paie. Les calculs de paie manuels sont longs et sujets aux erreurs, ce qui peut potentiellement entraîner des pénalités coûteuses et mécontenter les employés.

Le logiciel de bulletin de paie utilise des algorithmes avancés pour automatiser ces calculs, réduisant ainsi la possibilité d’erreurs humaines. De plus, il se met automatiquement à jour pour refléter tout changement dans les lois ou réglementations fiscales, garantissant ainsi que votre entreprise reste conforme en tout temps.

Économies de coûts

L’utilisation du logiciel de bulletin de paie peut réduire considérablement les coûts opérationnels liés au processus de paie. En automatisant les calculs et la gestion des dossiers, il élimine le besoin d’embaucher du personnel supplémentaire ou de sous-traiter la gestion de la paie.

De plus, il peut éviter les erreurs coûteuses qui pourraient survenir dans les calculs manuels. Le logiciel se rentabilise avec le temps, en faisant une solution rentable pour les entreprises de toutes tailles.

Amélioration de l’accès des employés

Le logiciel de bulletin de paie électronique améliore également l’accès des employés aux informations cruciales sur la paie. Les employés peuvent se connecter au système à leur convenance pour consulter leurs bulletins de paie, vérifier leurs déductions et suivre leurs gains.

Cette transparence peut améliorer la satisfaction des employés et la confiance dans l’entreprise. De plus, cette fonctionnalité d’auto-service permet de gagner du temps pour le personnel des ressources humaines, car ils n’ont plus à traiter de nombreuses demandes d’information sur la paie et les déductions.

Principaux composants du logiciel de fiche de paie électronique

Génération de fiche de paie

La génération de fiche de paie est une fonctionnalité essentielle du logiciel de bulletin de paie. Cette fonctionnalité simplifie le processus de création, d’organisation et de distribution des bulletins de paie des employés. Les employeurs doivent simplement saisir les heures travaillées par les employés, les taux de salaire et autres informations pertinentes, et le logiciel fait le reste.

Il calcule automatiquement la rémunération nette après avoir pris en compte les impôts, les déductions et autres ajustements. Cela accélère non seulement le processus de paie, mais réduit également les risques d’erreurs qui peuvent survenir avec les calculs manuels.

Livraison en ligne sécurisée

La sécurité est primordiale lorsqu’il s’agit d’informations sensibles sur la paie. Le logiciel de fiche de paie  comprend généralement des fonctionnalités de livraison en ligne sécurisée pour garantir la protection des données confidentielles.

Les bulletins de paie sont livrés aux employés via des portails en ligne sécurisés, par e-mail ou d’autres formes de livraison électronique cryptée. Cette méthode de livraison offre non seulement de la commodité, mais renforce également la sécurité en réduisant le risque de perte ou de vol de bulletins de paie papier.

Auto-service employé

La fonctionnalité d’auto-service employé permet aux employés d’accéder et de gérer leurs propres informations de paie. Ils peuvent consulter leurs bulletins de paie, suivre leur historique de gains, vérifier leurs déductions fiscales et même télécharger leurs bulletins de paie pour une conservation personnelle.

Cette fonctionnalité favorise la transparence, réduit la charge de travail des ressources humaines et donne aux employés un accès direct à leurs données de paie personnelles.

Conformité et rapports

Le respect des lois locales et fédérales sur la paie est une préoccupation majeure pour les entreprises. Le logiciel de fiche de paie aide à maintenir la conformité en restant à jour avec les dernières lois fiscales et réglementations sur la paie.

De plus, le logiciel peut générer des rapports complets fournissant des informations détaillées sur les opérations de paie, aidant les entreprises à prendre des décisions éclairées et à s’assurer qu’elles respectent toutes les exigences réglementaires.

Combien coûte un logiciel de fiches de paie ?

Modèles de tarification

Le prix du logiciel de fiche de paie varie considérablement en fonction du modèle de tarification adopté par le fournisseur de logiciel. Deux des modèles les plus courants comprennent la tarification basée sur l’abonnement et la tarification à l’utilisation.

Tarification basée sur l’abonnement : Sous ce modèle, vous payez un frais mensuel ou annuel constant pour accéder au logiciel. Les frais varient souvent en fonction du nombre d’employés et du niveau de fonctionnalités que vous demandez. De nombreux fournisseurs proposent des plans à plusieurs niveaux, vous permettant de choisir un niveau qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.

Tarification à l’utilisation : En revanche, certains fournisseurs facturent des frais chaque fois que vous utilisez le service pour générer et distribuer des bulletins de paie. Ce modèle peut être rentable pour les petites entreprises avec peu d’employés ou les entreprises qui ne génèrent pas fréquemment des bulletins de paie.

Facteurs de coût

Plusieurs facteurs peuvent influencer le coût du logiciel de bulletins de paie, notamment :

Nombre d’employés : Le nombre d’employés que vous avez est un déterminant important du coût que vous finirez par payer. De nombreux fournisseurs de logiciels de bulletins de paie facturent par employé.

Fonctionnalités : Le coût peut également varier en fonction de la gamme de fonctionnalités que vous demandez. Des fonctionnalités plus avancées telles que des intégrations avec d’autres systèmes de ressources humaines, des rapports détaillés ou des options de personnalisation peuvent augmenter le prix.

Exigences de conformité : Les entreprises avec des exigences de conformité complexes peuvent avoir besoin d’acheter des plans de niveau supérieur qui comprennent des rapports avancés et des tables d’impôts automatiquement mises à jour.

Comment choisir le meilleur logiciel de fiches de paie

Évaluation des besoins de votre organisation

La première étape pour choisir le bon logiciel de bulletins de paie est d’évaluer les besoins spécifiques de votre organisation. Vous devez identifier les défis de votre processus de paie actuel que vous visez à résoudre avec le logiciel.

Les considérations clés comprennent la taille de votre organisation, la complexité de votre paie, la fréquence des cycles de paie et les éventuelles exigences de conformité uniques. Une compréhension claire de vos besoins vous guidera dans le choix d’une solution offrant le bon mélange de fonctionnalités, de scalabilité et de tarification pour votre entreprise.

Intégration avec les systèmes de paie

La capacité du logiciel de bulletins de paie à s’intégrer de manière transparente avec vos logiciels de paie existants est cruciale. Cela garantit un transfert de données fluide entre les systèmes, simplifiant votre processus de paie et réduisant le risque d’erreurs dues à la saisie manuelle des données.

Cela permet également des mises à jour en temps réel entre les systèmes, assurant l’exactitude et la cohérence des données de paie. Par conséquent, envisagez un logiciel offrant de solides capacités d’intégration avec les systèmes de ressources humaines et de comptabilité populaires.

Interface conviviale

Une interface conviviale dans le logiciel de bulletins de paie améliore considérablement la facilité d’utilisation, ce qui est essentiel pour une gestion de la paie efficace et sans erreurs. Le logiciel doit être intuitif et facile à naviguer, même pour les utilisateurs non techniques.

Recherchez une interface propre et bien organisée avec des fonctionnalités et des fonctions clairement étiquetées. De plus, envisagez si le logiciel offre une formation ou un support pour aider les utilisateurs à se familiariser avec le système. N’oubliez pas qu’un logiciel difficile à utiliser peut entraîner des erreurs et des inefficacités, annulant bon nombre des avantages de l’automatisation.

Tendances émergentes dans les logiciels de fiches de paie

Bulletins de paie mobiles

Une tendance majeure dans l’industrie des logiciels de bulletins de paie est la montée des bulletins de paie mobiles. Cette innovation répond à l’utilisation croissante des appareils mobiles sur le lieu de travail et à la demande croissante d’accès aux informations en déplacement.

Les applications de bulletins de paie mobiles permettent aux employés de consulter leurs bulletins de paie et de suivre leurs gains à tout moment et de n’importe où, directement depuis leurs smartphones ou leurs tablettes. Cela améliore non seulement la commodité pour les employés, mais répond également aux habitudes numériques évolutives de la main-d’œuvre moderne.

Les employeurs peuvent également bénéficier de cette fonctionnalité, car elle est souvent accompagnée de capacités supplémentaires, telles que les notifications push pour les nouveaux bulletins de paie, favorisant une communication opportune et transparente.

Sécurité renforcée des données

Comme les logiciels de bulletins de paie gèrent des données personnelles et financières sensibles, la sécurité des données est une priorité absolue. La tendance va vers des mesures de sécurité de plus en plus robustes, les fournisseurs de logiciels investissant massivement dans des technologies de cryptage avancées, l’authentification à deux facteurs et des serveurs sécurisés.

Certains se tournent même vers la technologie de la blockchain pour une sécurité supplémentaire. Ces efforts visent à garantir que les données de paie restent confidentielles et à l’abri des menaces cybernétiques, offrant aux entreprises et à leurs employés la tranquillité d’esprit.

Analyse des bulletins de paie

Une autre tendance émergente est l’intégration de l’analyse dans les logiciels de bulletins de paie. Ces outils offrent des informations détaillées sur les données de paie, mettant en évidence les tendances, identifiant les anomalies et facilitant la prise de décision stratégique.

Par exemple, les entreprises peuvent utiliser l’analyse pour suivre les tendances des heures supplémentaires, comparer les coûts salariaux entre différents départements ou surveiller l’impact des changements de salaire. Ces données peuvent être extrêmement précieuses pour les équipes RH et financières, les aidant à optimiser les processus de paie, à prévoir les coûts et à gérer les budgets de manière plus efficace.

À mesure que les entreprises continuent d’adopter des opérations axées sur les données, la demande d’analyse des bulletins de paie devrait croître.

Pourquoi choisir un outil de fiche de paie via PeopleSpheres ?

Choisir un outil de bulletin de paie via PeopleSpheres présente de nombreux avantages qui améliorent la flexibilité et l’intégration dans vos processus RH.

Liberté de choix

Notre plateforme accorde la priorité à la liberté de choix des entreprises pour sélectionner les outils qui répondent le mieux à leurs besoins spécifiques. Nous comprenons que chaque organisation est unique, avec des complexités et des exigences de paie différentes. C’est pourquoi nous proposons une large gamme d’outils de bulletin de paie, vous permettant de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins en matière de paie.

Intégration transparente

Chez PeopleSpheres, notre objectif principal est de rationaliser et de simplifier vos processus RH. Et nous savons que l’intégration transparente est essentielle pour y parvenir. Par conséquent, tous nos outils de bulletin de paie sont conçus pour s’intégrer parfaitement à tous les autres outils RH de votre système. Cela garantit un flux de données sans heurts entre les plates-formes, réduisant les risques d’erreurs et vous faisant gagner un temps précieux.

Flexibilité pour changer

Nous croyons en la flexibilité et en l’adaptabilité. Avec PeopleSpheres, vous n’êtes pas engagé dans un engagement à long terme avec un outil qui peut ne pas continuer à répondre à vos besoins. Vous avez la liberté de supprimer ou de changer d’outil à tout moment si vous le jugez nécessaire. Cela garantit que, à mesure que votre organisation évolue, votre outil de bulletin de paie peut évoluer avec elle, fournissant toujours la meilleure solution pour vos besoins changeants.

PeopleSpheres-dématérialisation-paie
Emilie PELLET Chargée de Développement Commercial - 97 employés

« Le logiciel SIRH PeopleSpheres a réellement facilité la vie de notre service RH. L’outil permet aux collaborateurs d’accéder à un espace personnalisé depuis lequel ils peuvent effectuer toutes leurs demandes administratives, évitant ainsi de tenir à jour des tableaux fastidieux. Nos collaborateurs sont conquis ! »

Télécharger la fiche produit

Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie ?

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Un logiciel de dématérialisation des fiches de paie permet de distribuer les fiches de paie automatiquement et en toute sécurité en format PDF au collaborateur. La distribution des fiches de paie se fait en quelques clics et est notifiée par e-mail ou sur l’application mobile tous les mois aux collaborateurs. Le logiciel de paye réduit les coûts de l’entreprise et fait gagner du temps aux services des ressources humaines. Chaque fiche de paie est archivée et enregistrée pendant plus de 5 ans conformément à la réglementation en vigueur. Chaque collaborateur a ensuite accès à ses fiches de paies via son profil personnel, quand il le souhaite depuis son espace personnel.

PeopleSpheres logiciel SIRH

Quelles sont les fonctionnalités de notre logiciel de dématérialisation des bulletins de paie ?

Distribuez vos fiches de paie en quelques clics

Finies les mises sous pli et les envois par la poste : les fiches de paie de vos collaborateurs leur sont envoyées en un clic par mail. Elles sont conformes à la législation en vigueur et stockées en toute sécurité.

Gardez vos bulletins de paie actuels : le module est compatible avec toutes les fiches de paie

Pas besoin de changer de modèle de fiche de paie : en toute simplicité, notre logiciel RH s’adapte à votre fiche actuelle et vous permet de mettre en place la dématérialisation de façon simple et fluide.

Faites parvenir des notifications automatiques à vos collaborateurs

Dès qu’une nouvelle fiche de paie est disponible pour vos collaborateurs, ils reçoivent une alerte par email et sur leur application PeopleSpheres. Plus besoin de les rassurer toutes les fins de mois, leur fiche de paie arrive à eux dès qu’elle est disponible.

Archivez automatiquement les fiches de paie (sur le coffre électronique personnel (gratuit))

Un coffre électronique gratuit est à disposition avec le logiciel de dématérialisation des fiches de paie pour les stocker en toute sécurité et y accéder à tout moment.

Connectez les fiches de paie au compte personnel d’activité

Le logiciel est relié à votre CPF pour plus d’automatisation de vos processus administratifs.

Donnez un accès dédié et sécurisé à chaque collaborateur

Le collaborateur a accès à ses bulletins de salaires via son accès dédié et aussi via son espace personnel. L’accès est sécurisé grâce à une double authentification, vous pouvez être rassuré(e). Chaque fiche de paie est archivée et enregistrée pendant 5 ans conformément à la réglementation en vigueur.

Rendez les fiches de paie accessibles sur mobile

Plus besoin de chercher vos fiches de paie partout : vous aurez les fiches disponibles sur internet, via votre application, sur mobile, tablette ou ordinateur. Munissez-vous de vos accès, les fiches de paie sont disponibles en deux clics.

Logiciel de dématérialisation des bulletins de paie : avantages et bénéfices

Pour l’administrateur RH

  • Gagnez du temps :

Quelques clics suffisent pour distribuer les fiches de paie : vos collaborateurs sont notifiés par email. Ils peuvent consulter et télécharger leurs fiches de paie via leur accès dédié. La dématérialisation des fiches de paie permet donc au RH d’automatiser l’envoi des fiches de paies.

  • Rassurez vos collaborateurs :

La confidentialité des données est assurée et vos collaborateurs peuvent être tranquilles et autonomes dans la gestion de leurs fiches de paie. Plus de duplicata à délivrer en cas de perte, une fiche de paie conforme à la législation est disponible à tout moment sur internet, en toute confidentialité.

  • Supprimez les risques d’erreurs :

Éliminez les problèmes de réception et de distribution : automatisez au maximum l’envoi et la réception des fiches de paie dans votre entreprise.

  • Réduisez les coûts :

Limitez les coûts d’impression, d’envoi et de mise sous pli. Vous gagnerez du temps et de l’argent en vous munissant d’un logiciel de dématérialisation des fiches de paie.

  • Simplifiez votre quotidien :

La distribution des fiches de paie ne sera plus un calvaire pour le gestionnaire de paie : en quelques clics, préparez les fiches et envoyez-les à vos collaborateurs. Plus besoin d’externaliser la paie, la gestion administrative n’a jamais été aussi simple : maximisez la satisfaction de vos collaborateurs et améliorez la productivité de votre service RH grâce à l’utilisation du logiciel de dématérialisation des fiches de paie.

Pour le collaborateur

  • Accédez partout et 24H/24 à vos fiches de paie

Accédez aux fiches de paie partout à tout moment : plus besoin de votre service RH pour recevoir une copie de votre fiche de paie. Vous êtes autonome et accédez à vos documents via un accès dédié directement depuis votre portail RH sur ordinateur ou via l’application sur tablette et mobile, à tout moment du mois et même le week-end !

  • Conservez vos bulletins de paye dans un seul endroit

Grâce au logiciel de dématérialisation PeopleSpheres, vous n’aurez plus besoin de dossiers à stocker et à archiver tous les ans. Tout est accessible dans un coffre-fort sécurisé directement sur Internet.

  • Soyez rassurés : vos fichiers sont en sécurité

Vos fiches de paie sont conformes à la règlementation et stockées pendant 5 ans dans un coffre-fort auquel seul vous et votre service RH aura accès.

Logiciel de dématérialisation des fiches de paie : en savoir plus

Pourquoi choisir la dématérialisation des fiches de paie ?

A l’ère du numérique et du digital, on se demande parfois pourquoi on imprime toujours autant de papier, encombrant et pas du tout écologique. PeopleSpheres vous propose donc un module de dématérialisation des fiches de paye afin de réduire votre empreinte écologique. La dématérialisation des bulletins de salaire permet de simplifier le traitement de la paie et ainsi optimiser la gestion des ressources humaines.
C’est en effet l’un des atouts de la dématérialisation : les impressions ne sont plus nécessaires, mais ce n’est pas le seul avantage. La dématérialisation permet aussi de stocker directement toutes les fiches de paie de façon sécurisée, supprimant ainsi tout risque de perte. Avec PeopleSpheres, il vous est même possible de gérer les accès aux fiches de paie. Ainsi, chaque collaborateur a le droit de voir uniquement son bulletin de paie. Gérer la paie de votre entreprise grâce à notre logiciel de paie qui facilite la gestion des paies.
Finis les envois par courrier ! Vos collaborateurs reçoivent leurs fiches de paie directement sur leur ordinateur et/ou sur leur mobile. Chaque échange entre le collaborateur et l’employeur est bien évidemment traçable : vous pouvez donc facilement retrouver à quelle date vous avez envoyé virtuellement un bulletin de salaire à un collaborateur. Conformément à la réglementation, les fiches de paies sont archivées dans le logiciel de gestion des paies pendant 5 ans et vous pouvez les retrouver et les renvoyer aux collaborateurs très facilement.
Autant d’avantages que vous propose PeopleSpheres et qui vont faire de votre entreprise une entreprise innovante tout en réduisant drastiquement le travail lié au traitement des salaires et à la gestion administrative du personnel.

La dématérialisation : un gain de temps

Comme on a pu le voir, la dématérialisation possède certains avantages mais le plus important de tous est le gain de temps pour le service paie. En effet, avec la dématérialisation des fiches de paie, les tâches chronophages sont réduites : vous n’avez plus de mise sous plis, plus de distribution dans les bureaux,… Et vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus importantes. La dématérialisation des bulletins de salaire optimise la gestion du temps des gestionnaires de paie.
Les collaborateurs ont accès à toutes leurs fiches de paie archivées et peuvent les imprimer quand il le souhaite. Le collaborateur devient donc plus autonome et vous n’êtes plus embêté par les demandes intempestives.

Besoin d'en savoir plus ?

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