Un de vos collaborateurs n’est pas présent ce matin ? Cela peut arriver ! Peut-être est-ce un simple retard ? Vous a-t-il prévenu ? A-t-il prévenu son manager ? Que faire si personne n’était au courant de cette absence ? Comment cela se passe au niveau du salaire si cette absence est injustifiée ? Comment réagir face à ces absences ? Est-il possible de licencier le collaborateur si cela se répète trop fréquemment ? Tant de questions auxquelles nous allons répondre dans cet article.
Sachez que pour faciliter la gestion de vos Congés et Absences, PeopleSpheres propose un logiciel qui permet d’attacher directement les justificatifs aux demandes de congés : cela rend la démarche beaucoup plus simple pour le collaborateur et encourage à mieux justifier les absences.
De plus, vous pouvez associer le module Congés & Absences à d’autres outils RH tels que le module Temps & activités afin d’optimiser votre gestion RH.
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Qu’est-ce qu’une absence injustifiée ?
Revenons dans un premier temps sur la définition d’une absence injustifiée. Une absence injustifiée se caractérise par la non-présence d’un salarié sur son lieu de travail sans autorisation préalable ou sans motif valable et officiel. En effet, pour pouvoir s’absenter de son lieu de travail, le salarié doit demander l’accord de son manager ou supérieur qui doit valider cette demande. Il peut effectuer cette demande par une lettre ou par mail s’il souhaite garder une trace de celle-ci. Le manager peut, s’il le souhaite, exiger un justificatif officiel.
Si, malheureusement, pour des raisons pratiques, le salarié n’a pas le temps ou l’opportunité de prévenir son manager, il doit fournir un justificatif officiel afin de justifier son absence. La loi ne met pas en place de délai de justification. En revanche, les chartes de conventions collectives contiennent souvent un paragraphe qui stipule qu’un délai de 48h est laissé au salarié pour envoyer son justificatif à la société.
Les cas particuliers
- Absence refusée par l’employeur : votre collaborateur a demandé à prendre une semaine de congé pour la deuxième semaine d’août mais malheureusement il y a déjà un manque d’effectif durant cette période. Vous refusez donc cette demande de congés. Arrivé à la seconde semaine d’août, le collaborateur en question ne se présente pas sur le lieu de travail. Dans ce cas, il s’agit bien d’une absence, qui, si elle n’est pas justifiée peut amener à une sanction.
Attention : le manager ne doit pas être abusif dans son refus de congés. Il doit respecter la loi et les différentes conventions de l’entreprise. Il n’est par exemple pas possible de refuser un congé pour cause de décès, mariage ou naissance. (article L3141-14 du code du travail)
- Congés prolongés : un de vos collaborateurs a pris une semaine de congé, mais il ne revient pas après cette semaine de congé. Encore une fois sans justificatif, cela est considéré comme une absence injustifiée.
- Absence imprévisible et involontaire : évidemment, la vie est faite d’imprévu et plusieurs raisons peuvent amener un de vos collaborateurs à ne pas tenir son poste : les maladies, les problèmes familiaux, les grèves, les intempéries… Dans tous les cas un justificatif est demandé.
La notion de justificatif
Comme vous avez pu le comprendre, les absences injustifiées sont donc des absences que le salarié n’a pas justifié avec un justificatif. Mais tous les justificatifs sont-ils recevables ?
Évidemment, les absences pour maladie ou les arrêts de travail doivent être justifiés par le duplicata de l’avis d’arrêt maladie pour l’assurance-maladie. Pour les intempéries ou les grèves, les absences doivent être justifiées par la preuve de l’impossibilité de se rendre au travail. S’il est possible de se rendre au travail par un autre moyen que celui habituel alors le justificatif n’est pas recevable.
Mais alors, comment réagir face à ces absences injustifiées ?
Pas de nouvelles concernant la justification d’une absence ? Aucune nouvelle du collaborateur absent? Cela a peut-être même freiné certains projets, certaines réunions. Comment réagir face à ce genre de situation ?
Ne pas agir dans la précipitation
Un salarié est absent lundi matin ? Pas de panique, les empêchements, cela arrive à tout le monde. Il ne faut pas oublier qu’un salarié a 48 heures pour envoyer à la société son justificatif. Pas de panique donc tant que ce délai n’est pas dépassé. Vous pouvez, par ailleurs, essayer de contacter le salarié afin d’obtenir son justificatif. Au-delà d’obtenir un justificatif, cela peut être enrichissant d’essayer de comprendre pourquoi ce salarié est absent ? Est-ce par manque de motivation ?
Sanctionner le salarié
Une fois le délai de 48h passé, et sans justificatif de la part du salarié, il est possible de sanctionner le salarié pour absence injustifiée. La sanction dépend de l’employeur. Il peut décider d’un simple avertissement, d’une mise à pied disciplinaire ou même d’un licenciement. Attention, le licenciement n’est pas possible si l’absence est due à un cas de force majeure : si le salarié est coincé à l’autre bout du monde à cause d’incidents qui sont contre sa volonté par exemple.
La mise à pied disciplinaire entraîne une suspension du contrat de travail : par conséquent, le salarié ne doit pas venir travailler dans l’entreprise durant sa mise à pied et ne touche pas son salaire durant cette même mise à pied.
Si le collaborateur donne son justificatif avec du retard, et reprends finalement son poste, alors, un simple avertissement parait être la solution la plus appropriée. En revanche, si cela se répète fréquemment, la mise a pied disciplinaire ou le licenciement peuvent être des solutions.
La mise en demeure pour absence injustifiée : Jusqu’au licenciement ?
Si un licenciement doit avoir lieu pour absence injustifiée, ce sera alors un licenciement pour faute (ou faute grave) et non pour abandon de poste. L’abandon de poste consistant à être venu sur son lieu de travail et à quitter ce même lieu de travail, et donc son poste, sans autorisation. Alors que l’absence injustifiée consiste à ne pas se présenter du tout sur son lieu de travail.
Pour pouvoir licencier le salarié pour faute grave, il faut pouvoir prouver que l’employeur n’est pas resté dans une position d’attente face à la situation et donc absolument éviter de tomber dans le quiet firing. Il faut donc prouver que l’entreprise a réagit par les voies légales face à l’absence injustifiée du salarié. Second point important pour pouvoir licencier pour faute grave : il faut prouver que l’absence injustifiée du salarié a porté préjudice à la société. Ce préjudice peut se caractériser par la perte d’un service, d’un client ou le fonctionnement non-habituel d’un commerce dû à un manque d’effectif (dû à l’absence injustifiée du salarié) par exemple.
Anticiper les absences injustifiées ?
Au-delà d’être délicates à gérer, ces absences injustifiées font perdre du temps et de l’argent à la société. Pour éviter d’avoir à gérer les absences injustifiées, le mieux est de ne pas avoir d’absence. Cela peut paraître idéaliste comme solution, mais certaines méthodes permettent réellement d’éviter les absences de vos collaborateurs.
Les causes d’absences injustifiées
Outre les absences injustifiées liées à la maladie ou aux problèmes familiaux. La cause la plus importante d’absence injustifiée est le manque de motivation. Vos salariés ne sont pas motivés ? Pas de soucis, il existe de nombreux moyen de les motiver et d’ainsi éviter ces fameuses absences injustifiées.
- La confiance : la motivation passe avant tout par la confiance. Un salarié qui sent que son manager a confiance en lui se sentira redevable et sera donc plus productif. Il aura envie de prouver à son manger qu’il a raison de lui faire confiance.
- La responsabilisation et l’autonomie : cette confiance évoquée auparavant passe par la responsabilisation du salarié. Un salarié responsabilisé se sentira utile à la société. Cela augmentera sa motivation. Donner de l’autonomie peut être une sorte de responsabilisation.
- Les défis / le challenge : certaines personnes aiment se sentir challengées, cela leur procure une source de motivation importante.
- Les formations : les formations peuvent être perçues par vos collaborateurs comme une récompense. Cela peut les encourager dans leur travail.
- La communication : la communication est essentielle. Il est important que vos salariés aient un endroit ou un temps dédié pour pouvoir communiquer ce qu’ils ressentent et comment ils se sentent au sein de l’entreprise. Leur donner la parole et comprendre leur revendication peut vous permettre de faire des aménagements par la suite afin que tout le monde se sentent mieux.
- L’intégration : revoir le processus d’onboarding s’il en existe un, ou en créer un va permettre de créer une cohésion au sein de l’entreprise. Un salarié sentant qu’il appartient à un groupe, à l’entreprise sera plus motivé.
Améliorer tous ces points peut vous permettre de réduire considérablement le nombre d’absences injustifiées.
Un SIRH, la solution aux problèmes d’absences injustifiées ?
Un logiciel de gestion des absences va vous permettre dans un premier temps de gérer des absences prévues et prévisibles : congés payés, congés sans solde, congés anticipés… Mais il peut aussi vous permettre de gérer ces absences non-prévisibles que sont les absences injustifiées. Comment ?
Un bon SIRH vous permet d’être organisé, de prioriser les tâches, ce qui vous évite d’être débordé lorsqu’un salarié est absent. Un bon SIRH vous aide aussi à gérer vos ressources : monsieur Untel est absent ? Ce n’est pas grave vous savez que Madame Untel à les compétences pour le remplacer sur ses missions. Gérer les ressources et compétences peut s’avérer être indispensable dans ce genre de situation. Il peut aussi s’avérer efficace dans la gestion des plannings en général et il ne s’agit plus ici de prévoir les absences, mais de pouvoir pallier celles-ci de façon efficace.
Certains outils de reporting peuvent vous aider à analyser les absences et le taux d’absentéisme dans votre société afin de comprendre pourquoi et comment les éviter. PeopleSpheres vous propose différents modules afin de gérer aux mieux vos ressources humaines. Certains modules comme « Congés et Absences » ou « Gestion des temps et des activités » peuvent être utiles pour gérer les absences.
Mettre en place un plan d’action contre l’absentéisme
Enfin, mettre en place un plan d’action contre l’absentéisme au sein de la société peut être un moyen efficace de contrer ses absences injustifiées. Ce plan d’action peut passer par différentes étapes : améliorer la Qualité de vie au travail, l’organisation, la communication et le dialogue social… Le but est d’impliquer et d’intégrer pleinement le collaborateur dans l’entreprise.
Tout plan d’action démarre par une analyse : analysez les absences de vos salariés, écoutez-les et essayez de comprendre les causes principales de cet absentéisme. En fonction de vos analyses, mettez-en place des actions nécessaires. Comme évoqué précédemment, cela peut passer par la mise en place de formations ou encore d’activités.
Conclusion
Toutes les sociétés sont confrontées aux absences. Vous n’êtes donc pas les seuls à vous poser toutes ces questions. Les absences injustifiées sont souvent synonymes d’un manque de motivation de vos salariés. Si les absences sont répétitives et se reproduisent souvent, vous pouvez vous poser les questions suivantes : l’ambiance de travail est-elle bonne ? Mes collaborateurs se sentent-ils soutenus ? Sont-ils responsabilisés ? Sont-ils bien intégrés ? Vous pouvez grâce à ces questions essayer d’améliorer la motivation de vos salariés et par conséquent diminuer le nombre d’absences injustifiées. Ces absences injustifiées ne doivent pas rester sans conséquences pour le collaborateur. Elles font parfois malheureusement perdre du temps et de l’argent à l’entreprise et nécessitent des sanctions.
