Alexandre Diard Les enjeux de la plateforme RH ne concernent pas uniquement le service des Ressources Humaines, c’est toute l’entreprise qui va en bénéficier. Zoom sur cette interface unique et connective, et ses avantages pour l’entreprise.
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Plateforme RH : un système unifié et centralisé pour une utilisation optimisée
Un interface commune pour un SI unifié
Le service de Gestion des Ressources Humaines est largement impacté par la transformation digitale et ses processus de gestion se voient de plus en plus accompagnés par des outils digitaux spécialisés. De fait, le marché des logiciels RH est en pleine expansion et sa popularité ne fait qu’évoluer. Naturellement, la fonction RH apprécie ces nouveaux outils puisqu’ils leur permettent d’optimiser les processus RH et d’être plus efficace. Ainsi, on trouve désormais des outils RH dédiés à la gestion des congés et absences, la gestion des notes de frais, la gestion de la paie, la gestion du temps et des plannings. De plus, des logiciels RH dédiés à la gestion des talents émergent également et l’on trouve donc sur le marché des logiciels de gestion des recrutements, de gestion des compétences, de gestion des rémunérations, de gestion des formations, ou encore de gestion des carrières et de mobilité interne.
Toutefois, face à cette myriade de nouvelles solutions logicielles qui s’immiscent dans l’entreprise, le Système d’Information peut vite se retrouver confus et fractionné à travers toutes ces nouveautés. De fait, quand l’innovation n’est pas accompagnée par un suivi attentif qui veille à la cohérence du SI de l’entreprise, celui-ci devient très souvent inutilisable.
C’est pour cela que le SIRH est essentiel. Comme son nom l’indique, ce logiciel, né d’une étroite collaboration entre DRH et DSI, correspond, à un « Système d’Information des Ressources Humaines ». Ainsi, le SIRH vient connecter tous les logiciels RH et les unifier autour d’une interface commune : la plateforme RH.
L’information RH centralisée autour d’une plateforme unique
La plateforme RH répond au défi posé par le DSI : celui d’un système global, cohérent, et facile de navigation. La plateforme RH est une sorte de SIRH intégré qui interconnecte tous les logiciels RH entre eux autour d’un socle commun. Le SIRH PeopleSpheres utilise notamment des smart connectors pour connecter les logiciels de gestion RH, cela fonctionne même quand ceux-ci proviennent de fournisseurs différents.
Concrètement, les logiciels RH sont donc tous rendus visibles et accessibles depuis la plateforme RH. Naturellement, cela facilite fortement la navigation entre les divers outils et participe à améliorer l’expérience collaborateur, comme nous le verrons par la suite. La plateforme RH permet d’optimiser le management des Ressources Humaines au sein d’une entreprise. À la fois utile pour les tâches administratives, souvent réputées comme chronophages, et la gestion du capital humain, la plateforme RH s’avère en effet essentielle pour centraliser l’information. En connectant tous les logiciels RH autour d’une même plateforme, la plateforme RH offre donc une vue à 360° de toutes les informations collaborateurs.
Une interface qui optimisent les processus RH
Sans aucun doute, la plateforme RH permet de simplifier la gestion quotidienne des responsables RH. De fait, l’ensemble des activités RH peuvent ainsi être gérées depuis un portail unique.
Avec la plateforme RH, les échanges entre le collaborateur et le RH sont plus fluides. Depuis la plateforme, le RH est notifié des changements effectués par le collaborateur (changement d’adresse, comptables, etc.) et notifié de ses demandes (demande de congés, formation, etc.). En quelques clics, il peut ainsi depuis la plateforme RH gérer et valider les actions collaborateur. Tous les processus liés à la gestion du parcours collaborateur dans l’entreprise sont ainsi simplifiés.
Plateforme RH : un espace de travail collaboratif
La plateforme RH joue un rôle majeur dans la cohésion, la communication, et la collaboration des équipes. Elle vient renforcer la communication interne et l’intelligence collective en fluidifiant les interactions entre collaborateurs.
Le portail RH permet par exemple un échange quotidien et soutenu grâce à la mise en place du chatbot, d’une boite à idées, ou encore du widget actualités. Cet espace collaboratif permet aussi aux employés de se rattacher plus aisément aux valeurs de l’entreprise. Sur ce portail RH, un profil spécifique à chaque utilisateur est aussi créé. Les données et fonctionnalités accessibles sur le portail RH sont donc adaptées aux différents acteurs : collaborateur, manager, responsable RH. Si le collaborateur aura uniquement accès à son propre profil, le manager pourra quant à lui visualiser les membres de son équipe et la fonction RH pourra piloter tous les collaborateurs de l’entreprise.
Ainsi, la plateforme RH a pour vocation d’améliorer la qualité de vie au travail des employés en leur permettant de rentrer facilement en contact avec leurs collègues, leur managers, et la Direction des Ressources Humaines. Prônant la collaboration plutôt que le cloisonnement, la plateforme RH illustre une vision du travail axée sur l’esprit d’équipe plutôt que l’individualisme.
Le Portail RH est un composant essentiel de ce Système d’Information puisqu’il représente le socle commun de tous les logiciels RH et offre une plateforme collaborative à tous les collaborateurs. C’est grâce à lui que le SIRH peut offrir aux collaborateurs, managers, et responsables RH, une interface de navigation unifiée.
Plateforme RH : l’expérience utilisateur au premier plan
La plateforme RH est conçue dans une perspective « User Centric », c’est-à-dire centrée sur l’utilisateur, elle place donc l’expérience collaborateur au centre de ses préoccupations. De fait, l’espace de travail unifié et collaboratif offert par la plateforme RH constitue une infrastructure idéale pour le collaborateur. Il est important que les entreprises investissent dans ce SIRH intégré car c’est un outil essentiel pour encourager les collaborateurs à utiliser les outils RH mis à leur disposition.
Si le système n’est pas ergonomique ni cohérent, le collaborateur aura tendance à ne pas l’utiliser ou, pire, contourner son usage en utilisant ses propres applications, c’est le phénomène du Shadow It, qui pose notamment des challenges en termes de sécurité et de protection des données.
Aussi, face à la montée en puissance des solutions logicielles de GRH (gestion administrative, gestion des plannings, gestion des absences, gestion de la formation, gestion des entretiens, etc.), on remarque que les collaborateurs sont de plus en plus confus et s’emmêlent quant à l’outil qu’ils sont sensés utiliser pour gérer leurs processus RH. La plateforme RH permet de résoudre ces conflits car elle rassemble tous ces logiciels autour d’une seule interface et offre un point d’accès unique vers tous les logiciels. Une seule connexion via SSO suffit pour que, en quelques clics depuis la plateforme RH, le collaborateur puisse accéder au logiciel de son choix. De plus, la plateforme RH permet une visualisation rapide de toutes les solutions logicielles RH mises à disposition par l’entreprise et encourage leur utilisation. Widgets et boutons d’actions apparaissent notamment sur le portail RH, ainsi qu’une barre de recherche intelligente afin que les collaborateurs retrouver rapidement l’information.
Ainsi la plateforme RH améliore la qualité de vie des employés et leur permet également de rentrer facilement en contact avec un autre collaborateur, soumettre des formulaires automatiquement et rechercher des informations en quelques clics. PeopleSpheres n’est pas seulement un SIRH, c’est également un EXP (Employee Experience Platform), une plateforme expérience collaborateur en français, et son but est de faciliter la navigation entre les différents logiciels RH de l’entreprise afin d’améliorer l’expérience collaborateur.
Conclusion:
La plateforme RH représente ainsi de nombreux avantages : interface unique, vision globale des informations, gestion du personnel simplifié, expérience collaborative…Grâce à elle, la circulation des données RH n’a jamais été aussi fluide ! Surtout, la plateforme RH est avant tout une l’EXP (Employee Expérience Platform) car elle est “user friendly”, intuitif et ergonomique.
