Alexandre Diard Pour assurer l’ensemble des processus des ressources humaines, une suite RH, également appelé logiciel SIRH, est ce qui convient le mieux. Mais quels sont les avantages d’une suite RH et comment bien la choisir ?
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Qu’est-ce qu’une RH suite ?
Une suite RH est une plateforme, ou système d’information, qui permet une meilleure gestion des grandes fonctions des ressources humaines comme la gestion administrative, les formations, mais aussi la gestion de la paie, les notes de frais, le recrutement, l’évolution de la carrière de collaborateurs ou encore la gestion des talents.
Sa principale caractéristique est qu’elle centralise une base de données qui lui permet d’élaborer des tableaux de bord très précis, très élaborés et surtout réactifs.
Cela permet, notamment pour la direction d’une entreprise, de bénéficier d’un suivi optimal de la productivité de sa structure ou de son organisation.
À l’origine, ce sont les entreprises liées aux nouvelles technologies qui ont mis en place un logiciel SIRH, mais les grandes entreprises les imitent de plus en plus.
À ce jour, on estime qu’une seule PME sur 5 dispose d’une suite RH opérationnelle et qui couvre l’ensemble des modules des ressources humaines.
Ce sont souvent des modifications profondes qui incitent les entreprises à changer leurs habitudes dans le traitement des processus RH. Cela fut le cas avec le passage à l’an 2000, avec la mise en application des 35 heures ainsi que l’avènement du télétravail généralisé suite à la crise du COVID19.
Aujourd’hui, la principale raison de se doter d’une suite RH est la volonté de digitaliser l’entreprise et les processus RH.
Comment choisir votre suite RH ?
Le choix d’une solution SIRH repose sur 4 piliers fondamentaux qui doivent être réfléchis en amont :
- Les fonctionnalités désirées, c’est-à-dire définir le périmètre du projet.
- Le budget alloué.
- Le délai pour mettre en place les outils ou les développer.
- Les possibilités techniques envisagées comme l’hébergement dans l’entreprise, le mode Saas, etc.
Il est essentiel de déterminer également de quelle manière vont être effectuées les mises à jour ainsi que la maintenance suite à la mise en place de la solution SIRH.
Une suite RH ou solution SIRH simplifie les processus RH, par la dématérialisation, elle permet d’automatiser les tâches fastidieuses et répétitives en lien avec les ressources humaines.
Cela permet de prendre un peu de hauteur et d’assurer un suivi en temps réel des indicateurs de performance tout en simplifiant les relations entre les collaborateurs et les services RH.
Quels sont les avantages d’une RH suite ?
Plusieurs avantages sont à mettre au crédit d’un logiciel de gestion RH, les voici :
Les talents sont toujours à portée de main
7 jours sur 7, 24 h/24, vous pouvez inviter vos futurs collaborateurs à s’inscrire sur votre suite RH.
Après l’inscription en ligne où chacun télécharge ses pièces d’identité, ils intègrent dès lors le vivier de l’entreprise pour un potentiel recrutement.
Du côté des collaborateurs, ils reçoivent des identifiants et des mots de passe pour se connecter à leur espace et accéder à leurs données.
Entreprise et collaborateurs travaillent conjointement et se tiennent au courant des opportunités pour travailler dans un avenir proche.
Une gestion des contrats de travail
Avec une suite RH, les services RH génèrent des contrats de travail en quelques minutes.
Que cela concerne un CDI, un CDD, un stage, un CDD avec extras, il n’y a pas de limite dans la création du contrat de travail avec une solution SIRH.
La signature électronique simplifie les échanges avec le collaborateur, elle est unique et sécurisée.
Tout est digitalisé et simplifié : demande de vérification d’identité, programmation des visites médicales, inscription à la mutuelle et à une prévoyance automatisée.
L’entreprise et le collaborateur gagnent près de 60 % de leur temps grâce à ma dématérialisation.
Un planning connecté
Avec la solution de la suite RH, vous planifiez vos équipes et optimisez leur gestion : service, fonctions, points de vente, il vous est possible d’affiner votre registre pour gérer le planning de vos collaborateurs.
Une badgeuse en ligne
Certains sites RH proposent un système de badgeuse en ligne avec un code PIN simplifié.
Dès lors, le manager ou le service RH peut valider les pointages directement à partir d’une tablette tactile.
Cette solution de gestion du temps RH permet, selon l’option choisie, de déclarer les repas et de déclarer les pauses pour suivi en temps réel et un comptage à la minute près.
Cette gestion du temps, des heures de présence comme les absences est un plus en termes d’efficacité et de réactivité en entreprise :
- Les collaborateurs badgent ou déclarent leur présence. Ils peuvent aussi effectuer une demande d’absence.
- Les managers valident les présences et les absences.
- Chaque compteur des heures et absence est alimentée en temps : heure par heure conventionnelle, RTT, absence, etc.
Une gestion de paie optimisée
Avec une suite RH, la gestion de la paie devient extrêmement simple et fluide. Les RH gèrent les variables de paie :
- Paiement des heures par tranche, paiement des primes et acomptes ainsi que des indemnités de transport ;
- Calcul automatique des indemnités : nourriture, tickets restaurants, etc.
- Validation des rapports des congés et des absences (RTT, maladie, absence injustifiée, etc.) ;
- Calcul des frais de mutuelle.
Chaque élément est archivé et conservé pour alimenter la fiche du collaborateur en temps réel.
Gestion des papiers administratifs
Avec la digitalisation des documents de tous les collaborateurs de l’entreprise et des tâches administratives, le service RH facilite ses échanges de fichiers avec ces derniers.
Le classement et le stockage numérique des documents facilitent le travail collaboratif.
La solution SIRH suggère un système de classement logique et intuitif.
Si l’on doit résumer l’ensemble des avantages d’une suite RH, on peut lister les éléments suivants :
- Un travail collaboratif entre collaborateurs pour fédérer et partager les données RH ;
- Une maîtrise de la conformité réglementaire pour réduire le risque social ;
- L’opportunité pour les clients de bénéficier d’outils digitaux ;
- Des processus RH simplifiés ;
- Des processus métiers homogénéisés ;
- Une automatisation de tâches chronophages ;
- Une sécurisation de la gestion de la paie ;
- Une maîtrise des coûts d’entretien et d’exploitations des processus RH.
Quelle suite RH choisir ?
Plusieurs outils sont disponibles en matière de SIRH d’entreprise.
- Le PaaS (Platform as a Service) : plateforme logicielle identique à un SaaS, une solution qui fonctionne comme service par Internet.
- Logiciel SaaS (Software as a Service) : logiciel utilisé comme un service, qui se loue chez l’éditeur pour être externalisé et délocalisé. Permet de sécuriser l’ensemble des informations de l’entreprise avec une confidentialité respectant la loi RGPD.
- Solution On-Premise : logiciel SIRH déployé sur les serveurs de l’entreprise. C’est actuellement la solution la plus populaire et la plus ancienne. Il représente la solution la plus traditionnelle sur un poste de travail. L’inconvénient reste son manque d’accessibilité hors de l’entreprise.
- Solution ASP (Application Service Provider) : solution ancienne qui date d’avant le modèle SaaS et qui héberge les données provenant de l’éditeur. Si son avantage majeur est son adaptabilité, il représente cependant un coût non négligeable puisque l’entreprise doit se doter des licences uniques pour chaque utilisateur.
La solution PeopleSpheres
Notre suite rh offre de nombreux atouts pour la gestion des ressources humaines mais également aux salariés comme à l’entreprise. Les avantages ?
- Optimisation des tâches chronophages pour gagner en efficacité et en performance et pour une meilleure gestion du personnel.
- Analyse des performances internes : permet de détecter les éventuelles erreurs ou les retards grâce à la mise en place de reportings en quelques clics.
- Outil 100 % personnalisable selon les besoins internes de l’entreprise.
- Gain financier pour l’entreprise : coûts administratifs réduits, conservation de documents digitalisés, recrutement moins coûteux.
