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Gestion des congés - logiciel RH

La gestion des absences et des congés est une des tâches les plus importantes des Ressources Humaines. Gérer les congés demande de l’organisation et de la rigueur, c’est une tâche qui peut s’avérer complexe si votre entreprise est en pleine croissance ou en développement. En effet, il faut pouvoir gérer les congés et les absences, mais aussi les rémunérations, les talents, les nouveaux salariés… Cette tâche est d’autant plus difficile que de nombreux cas particuliers existent : les congés anticipés, les absences injustifiées, les congés payés non pris… Alors, comment gérer les congés et les absences au sein de votre entreprise ? 

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Les congés payés non pris : comment ça marche ? 
Comment fonctionnent les congés anticipés? 
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Avant de voir les cas particuliers de congés, revenons d’abord sur la définition des congés. Chaque salarié à le droit à des congés, quel que soit don type de contrat. La règle est la même pour tous : 2,5 jours ouvrables de congés payés par l’employeur par mois de travail. Certaines entreprises proposent cependant à leurs salariés plus de congés que la loi ne l’oblige. Pour pouvoir prendre ses congés, un salarié est dans l’obligation de demander l’accord de son employeur. 

Anticiper les congés de mai 

À l’approche du mois de mai, les congés payés deviennent une des missions principales des Ressources Humaines. En cause : la fin de la période de prise de congé. De nombreux salariés possèdent encore des congés non soldés en avril et n’ont donc pas le choix de les poser sur le mois de mai. À ceci, s’ajoute les nombreux jours fériés en mai : le 1er mai, le 8 mai… Beaucoup de personnes profitent donc de ces jours fériés pour poser leurs congés. Les entreprises se retrouvent alors parfois débordées devant l’ampleur de la situation. 

Beaucoup d’astuces peuvent vous permettre de mieux gérer les congés et ainsi d’éviter de nombreux problèmes : absences des salariés, mauvaise image de l’entreprise… Une mauvaise gestion des congés peut également entraîner une baisse de motivation des salariés qui ne sentiront pas écoutés, cela peut même mener à une mauvaise ambiance globale ou à des absences injustifiées répétées. 

Congés payés et congé parental

Le congé parental est un cas particulier de congé. Pour y avoir droit, il faut que le salarié ait au minimum un an d’ancienneté dans l’entreprise. Le congé parental est un congé permettant à un parent biologique ou adoptif de s’occuper de son enfant. Il est renouvelable 2 fois sous condition que l’enfant ait moins de 3 ans. Il vous est impossible de refuser un congé parental dans le cas ou la demande de ce congé a été effectuée deux mois avant le début de celui-ci. Vous risquez jusqu’à 1500€ d’amende si vous refusez un congé parental. 

Il existe 2 cas de congé parental : le congé parental à temps plein et le congé parental à temps partiel. Dans le premier cas, le contrat du salarié est suspendu. Il n’est donc pas payé. Dans le second cas, le salarié est payé proportionnellement au temps de travail effectué dans l’entreprise. 

Les congés anticipés 

Tout salarié a le droit à 5 semaines de congés par an, ce qui correspond à 2,5 jours de congés payés par mois. Il est nécessaire d’avoir acquis ses jours de congés pour pouvoir les prendre. Si vous souhaitiez prendre 2,5 jours de congés, il faut donc avoir travaillé 1 mois. Certaines entreprises acceptent cependant que vous preniez vos congés par anticipation. C’est-à-dire : si vous n’avez travaillé qu’un mois mais que vous souhaitez prendre 5 jours de congés, et que la convention collective de votre entreprise accepte la prise de congés anticipé alors vous pouvez prendre ces 5 jours de congés bien que vous n’ayez acquis que 2,5 jours. La prise de congés non acquis est donc possible sous condition d’une convention collective ou d’un employeur qui l’autorise.

En ce qui concerne les congés payés acquis, avant la loi du 1er janvier 2017, la loi ne permettait pas aux salariés de prendre leurs congés avant une certaines date souvent fixée au 31 mai. Depuis cette loi, il est possible pour votre collaborateur de prendre ses congés payés au fur et à mesure. Il peut donc prendre ces congés à partir du moment où il les a acquis (ou même avant les avoir acquis comme dans le cas précédemment expliqué).

Les congés payés non pris 

Un de vos salariés n’a pas pris ces 5 semaines de congés payés. Qu’advient-il alors de ces congés ? La date limite pour prendre ces congés payés est dans la plupart des entreprises fixées au 31 mai. Mais que se passe-t-il si un de vos salariés n’a pas pris ses congés avant cette date butoir ? 

Dans la plupart des cas, et si aucun accord collectif ne dit le contraire, les congés payés non pris sont malheureusement perdu par le salarié. L’entreprise n’a donc pas à rembourser les congés non pris de ce salarié. 

Attention, c’est à l’entreprise de s’assurer que le salarié a pu prendre tous ses congés payés. Si l’entreprise n’a pas permis à ses salariés de prendre leurs congés payés ou qu’elle les en à empêcher pour des raisons non-valables, alors l’entreprise se doit d’accepter la prise de congé après la date limite de prise de congé. D’autres cas particuliers existent : est-il possible de se faire rembourser les congés payés non pris ? De les cumuler ? Pour avoir les réponses à toutes ces questions, venez lire notre article sur les congés payés non pris “Les congès non pris : Comment ça marche ?”

Les absences injustifiées 

Plusieurs de vos salariés sont absents ? Régulièrement ? Comment réagir face à ses absences injustifiées ? Une absence est injustifiée quand un de vos salariés n’est pas présent sur son lieu de travail sans aucun motif valable. Cela induit donc qu’il n’a pas demandé l’accord de son manager avant de s’absenter ou qu’il n’a pas présenté de justificatif dans un délai de 48 h. Ce délai de 48 h est le délai le plus souvent prescrit dans les conventions collectives d’entreprise. 

Si vous constatez des absences injustifiées à répétition, il peut être opportun de se demander pourquoi : vos salariés se sentent-ils soutenus ? Ont-ils suffisamment de responsabilités ? Les causes d’absences injustifiées peuvent être multiples, mais sont, la plupart du temps, liées à un manque de motivation de la part de vos salariés. La confiance, l’autonomie et l’ambiance au travail sont des facteurs à améliorer afin d’anticiper et d’éviter les absences injustifiées. 

La qualité de vie au travail est également très importante. Un salarié n’a pas envie de venir travailler si son lieu de travail ne lui convient pas, n’est pas agréable. L’esprit d’équipe est également très important : pourquoi ne pas mettre en place des after-work ou des activités afin de favoriser la confiance entre les salariés. 

Les congés sabbatiques 

Le congé sabbatique est un congé qui permet à vos collaborateurs de quitter l’entreprise pendant une longue durée et de reprendre leur emploi à leur retour. Durant ce temps ou le salarié ne travaille pas, son contrat est suspendu. Ce congé peut durer de 6 à 11 mois. 

Pour pouvoir bénéficier de son congé sabbatique, le salarié doit être depuis au moins 36 mois dans l’entreprise soit au moins 3 ans. Il doit également avoir à son actif 6 ans d’activité professionnelle. Il ne faut pas qu’il ait déjà bénéficié d’un précédent congé sabbatique, d’un congé de création d’entreprise ou d’un projet de transition professionnelle. 

En tant qu’employeur, vous pouvez accorder à vos salariés une demande de congé sabbatique, la reporter ou même lui refuser ce congé sabbatique. L’employeur peut refuser d’accorder un congé sabbatique pour plusieurs raisons : si le collaborateur ne respecte pas les conditions pour bénéficier de ce congé. S’il estime que ce congé aura des conséquences nuisibles à l’entreprise (pour les entreprises de moins de 300 salariés).

Attention, une convention collective peut définir des critères différents pour bénéficier d’un congé sabbatique : une ancienneté dans l’entreprise inférieure ou supérieure, une durée minimale ou maximale du congé différente…

Conclusion

La gestion des congés est une tâche primordiale dans une entreprise. Une mauvaise gestion des congés peut entraîner une perte de confiance des salariés envers l’entreprise. En revanche, une gestion des congés efficace peut donner une bonne image de votre société. Au-delà de l’image que cela va donner à votre entreprise, une gestion des congés performante vous fera gagner un temps considérable que vous pourrez mettre à profit dans d’autres secteurs des Ressources Humaines : gestion des talents, des notes de frais, intégration des salariés… 

Il est vrai qu’il existe de nombreux types de congés et d’absences et de nombreuses règles les concernant. Vous pouvez être, dans votre entreprise, confronté à tous ces types de congés et vous devez être en mesure d’y faire face et de savoir comment réagir. Certaines astuces peuvent vous permettre de vous aider et d’anticiper les congés dans votre entreprise. Une autre solution est de mettre en place dans votre entreprise un SIRH. Un SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines peut vous fournir des outils pour gérer au mieux les congés et les absences dan votre entreprise. Cela peut passer par la mise en place de planning collaboratifs, une automatisation des demandes de congés… 

Pour finir, afin de simplifier votre gestion RH en matière de congés, PeopleSpheres vous propose un module Congés et Absences où votre collaborateur remplit sa demande en précisant le motif d’absence et le type d’absence (congés anticipés, congés payés…) : vous n’avez plus qu’à valider celle-ci. Enfin, les connecteurs et workflows disponibles sur le Socle RH vont importer les données automatiquement, ce qui va simplifier votre gestion des plannings et du temps de présence.

  1. D’ici 2030, l’automatisation représente un risque potentiel pour 47 % des emplois aux États-Unis, 35 % au Royaume-Uni et 35 % en Allemagne. (Statista, 2021)
  2. Les entreprises fortement automatisées sont 6 fois plus susceptibles d’augmenter leur chiffre d’affaires de plus de 15 % par rapport aux entreprises faiblement automatisées. (ServiceNow, 2017)
  3. 60 % des dirigeants d’entreprise prévoient de renforcer leur service RH avec davantage d’IA et d’automatisation au cours des 5 prochaines années. De plus, 61 % envisagent la possibilité pour l’IA de prendre en charge les fonctions RH, en particulier avec les progrès des technologies d’IA générative telles que Chat GPT. (Personio, 2023)
  4. 85 % des entreprises ont accéléré leurs efforts de numérisation en réponse à la pandémie de COVID-19. (Enquête mondiale auprès des cadres de McKinsey, 2020)
  5. Selon les données de 2023, 74 % des dirigeants d’entreprise reconnaissent la nécessité d’une efficacité et d’une productivité accrues dans leurs organisations. De plus, 66 % de ces dirigeants estiment que l’IA et l’automatisation ont un potentiel significatif pour relever ces défis au sein du service RH. (Personio, 2023)
  6. Selon Gartner, 69 % des tâches managériales routinières seront entièrement automatisées d’ici 2024.
  7. En 2017, seulement 37 % des services RH et 33 % de la résolution de problèmes client étaient automatisés, contre 53 % pour les services informatiques. Cela indique la nécessité d’améliorations dans tous les domaines. (ServiceNow, 2017)
  8. 43 % des répondants expriment leur inquiétude quant à la perte d’emplois potentielle due à une automatisation accrue dans la fonction RH. (Personio, 2023)
  9. Selon la SHRM (Society for Human Resource Management), environ 25 % des organisations utilisent l’automatisation ou l’intelligence artificielle (IA) pour aider dans les tâches liées aux RH.
  10. Environ 2 professionnels RH sur 3 signalent un temps de recrutement amélioré pour les postes vacants, 53 % indiquant que c’est quelque peu mieux et 16 % indiquant un résultat nettement meilleur. Cet impact positif est attribué à leur utilisation de l’automatisation et de l’IA. (SHRM)
  11. 85 % des employeurs qui utilisent l’automatisation ou l’IA signalent des économies de temps et une efficacité accrue. (SHRM)