Alexandre Diard Dans un contexte où la transformation numérique et l’intelligence artificielle grandissent, le domaine des ressources humaines est également soumis à transformation. Le SIRH, Système d’Information pour les Ressources Humaines, a ainsi fait son apparition ces dernières années, cet outil qui vous permet d’optimiser et d’améliorer vos processus ainsi que votre gestion administrative. Pour en savoir davantage sur le SIRH ainsi que les modalités de mise en place découvrez notre article : Un SIRH c’est quoi ? Définition, conseils, mise en place
Alors, quels sont exactement donc les avantages du SIRH ? Ceux-ci sont nombreux que ce soit pour l’entreprise manière générale, le DRH, le manager ou encore le salarié, chacun des collaborateurs y trouvent un intérêt positif.
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Le SIRH : Outil d’amélioration de la productivité
Optimisez les tâches chronophages
Les RH rencontrent un certain nombre d’enjeux au quotidien, notamment dans l’élaboration de leurs tâches quotidiennes. Les SIRH leur permettent de simplifier cette charge de travail et de l’optimiser, notamment à l’aide du numérique. De nombreux modules compris dans le SIRH vont apporter un gain de temps dans le traitement de nombreux sujets. L’efficacité et la performance sont donc deux avantages qui ressortent particulièrement dans l’utilisation des SIRH, en effet, la digitalisation des processus va venir simplifier le quotidien des RH comme la gestion des absences. Ainsi, les responsables des ressources humaines pourront se concentrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée.
Différents modules sont impactés positivement par ces SIRH, tel que les modules de congés et absences, l’envoi de fiches de paie ou encore les plannings. En effet, les SIRH permettent une numérisation totale de ces tâches, ce qui va permettre aux différents acteurs de l’entreprise d’avoir accès en quelques clics à ce dont ils ont besoin : effectuer des demandes, consulter des documents, valider des demandes. On peut donc émettre le constat que le SIRH va également venir simplifier la vie en entreprise des salariés, les modules proposés dans cet outil vont permettre aux RH d’optimiser l’élaboration de leurs tâches et les exemples de modules présentés précédemment permettront donc aux salariés de ne plus dépendre des RH ou de leurs managers quotidiennement pour le domaine administratif.
Analysez efficacement vos performances internes
L’analyse des résultats et de la performance est un enjeu fondamental pour l’entreprise, elles permettent à l’entreprise de détecter les potentielles erreurs ou retards que cette dernière pourrait rencontrer sur certains projets mais également sur des lacunes présentes chez certains collaborateurs. Toutefois, il est parfois compliqué de réussir à analyser toutes les données nécessaires rapidement. Bonne nouvelle, le SIRH vous accompagne également dans cette tâche, en effet, ce dernier, à l’aide de ses différents modules spécialisés dans chaque tâche RH, vous permet l’élaboration de reportings en quelques clics. Ces reportings peuvent vous permettre d’obtenir des informations pertinentes concernant le nombre d’absences ou de congés dans votre entreprise et de mieux comprendre ainsi le fonctionnement interne, ce qui vous permettra d’identifier de potentiels problèmes. De plus, le module Compétences de PeopleSpheres vous apporte des données précises sur les résultats de vos collaborateurs et vous permet donc de détecter des axes à corriger plus efficacement ainsi que d’anticiper de futurs besoins internes. PeopleSpheres vous accompagne dans les corrections à apporter en vous proposant un module Entretiens et Objectifs qui permettra à vous et vos collaborateurs de préparer au préalable les entretiens et vous pourrez échanger efficacement sur les objectifs à déterminer en interne à l’aide des données récoltés via les reportings. Ainsi, l’évaluation des performances sera simplifiée et le temps passé sur cette mission sera optimisé pour les managers. Enfin, le SIRH est un outil 100% personnalisable, il est donc possible de le confectionner entièrement en fonction des besoins internes de l’entreprise et ainsi apporter un réel atout à l’entreprise.
Proposez des formations adaptées à chaque collaborateur
Les reportings présents dans chaque module vous permettent donc de déterminer les manques ou les erreurs effectués dans l’entreprise ou chez un collaborateur. Une fois ces dysfonctionnements constatés, il faut pouvoir y remédier rapidement. Le SIRH vous propose des modules de formation adaptés à chaque collaborateur en fonction des lacunes auxquelles il fait face, lui permettant ainsi de pouvoir s’améliorer, ce qui bénéficie à la fois au salarié et à l’entreprise. Les résultats obtenus peuvent également être consultés sous forme de reportings afin de pouvoir déterminer quels axes ont été améliorés et lesquels sont à revoir. Ces modules de formations peuvent également servir à faire monter en compétence un salarié de l’entreprise car le but de beaucoup d’entreprises est de former ses collaborateurs à de potentielles évolutions internes. C’est ici que les modules Entretiens et objectifs et Formations se rejoignent. Lorsque vous effectuez vos entretiens annuels, par exemple, vous pourrez déterminer avec vos collaborateurs les objectifs et perspectives d’évolutions de ce dernier. A l’aide de ces informations, vous pourrez ainsi élaborer des plans de formations qui lui permettront d’atteindre cet objectif efficacement. Le SIRH vous accompagne dans une gestion des carrières personnalisée tout en vous permettant de faire évoluer votre stratégie d’entreprise à l’aide de vos talents.
Le SIRH : un outil avantageux pour tous les employés
Le SIRH pour le responsable RH
Le responsable RH doit faire face à un certain nombre de missions au quotidien, la plupart du temps il doit passer plus de temps sur l’administratif que sur le reste. Le SIRH va permettre au RH de se reconcentrer sur l’essentiel, en effet, à l’aide de ce dernier, le responsable des ressources humaines ne devra plus passer des heures sur les documents administratifs pour valider des demandes ou effectuer des changements d’informations. Le SIRH l’accompagnera et optimisera chacune des tâches administratives en quelques clics et cela depuis l’intégration d’un collaborateur, à l’aide du module Intégration enclenchera automatiquement un workflow d’onboarding, jusqu’à son départ. A l’aide de cet outil, le RH pourra donc se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée tel que les échanges physiques avec les collaborateurs pour améliorer leur bien-être interne, passer plus de temps à questionner les futurs collaborateurs lors d’entretien, etc. Comme vous l’aurez compris, le SIRH permet de gagner du temps ! En effet, la numérisation des tâches administratives permet de faire en quelques clics des tâches qui demandait du temps dans leur élaboration. Aussi, la fidélisation des collaborateurs sera plus engagée car certains modules RH permettront de mettre le collaborateur en avant et de pouvoir lui proposer un suivi personnalisé et constant.
Le SIRH pour le manager
Pour le manager, un SIRH est un réel atout concernant le suivi de ses équipes. En effet, à partir du socle RH, ce dernier pourra avoir accès facilement à tous types de reportings et actualités. Il pourra se tenir au courant des performances de ses collaborateurs et potentiellement agir de sorte à les améliorer rapidement et efficacement en assignant par exemple des formations à certains collaborateurs, et ce, à partir du SIRH en quelques clics. Dans une équipe, le manager rencontre des collaborateurs avec la volonté d’évolution interne. Le module Entretiens et Objectifs de PeopleSpheres permet d’échanger à ce sujet et l’élaboration d’objectifs se fait plus rapidement et avec un meilleur suivi. Dans ces situations, le manager à la possibilité à travers le SIRH de motiver ses collaborateurs en les faisant monter en compétences notamment à l’aide de formation interne proposé à travers un module de Formation qui comprend divers contenus en fonction des besoins du collaborateur.
Le manager doit également faire face à tous types de demandes de la part de son équipe telle que par exemple la prise de congés. Le SIRH permet de valider ou refuser tous types de demandes venant d’un collaborateur en un clic, ce qui représente un gain de temps certain pour le manager. Il peut ainsi soulager ses tâches administrative et se concentrer sur ses missions de travail opérationnelles et les échanges avec son équipe.
Le SIRH pour le salarié
L’expérience collaborateur est mise en avant dans les SIRH, le salarié y trouvera également un grand intérêt car ce dernier pourra accéder à l’ensemble des informations dont il a besoin quotidiennement en quelques clics. La planification de congés, la consultation du planning ou de ses fiches paie, tout sera accessible via une plateforme intelligente qui lui est accessible également en un clic. Ainsi, le collaborateur ne perdra pas de temps pour obtenir les informations nécessaires. En plus de cela, le collaborateur bénéficie d’une pleine autonomie concernant ses demandes RH, en effet ce dernier pourra effectuer une demande de congés ou remplir ses entretiens avec son manager directement via la plateforme mais il pourra également effectuer des changements administratifs tels que son adresse ou numéro de téléphone et la mise à jour se fera automatiquement dans tous les modules connectés. Ces fonctionnalités représentent un double atout : le RH se voit simplifier la tâche, et le collaborateur ne dépend plus d’une tiers personne pour effectuer ces tâches, ce qui valorise son autonomie. Pour revenir aux entretiens, le collaborateur a la possibilité de préparer au préalable ces derniers en indiquant ses objectifs et ses volontés d’évolution dans l’entreprise. Ainsi il pourra plus facilement échanger à ce sujet avec son manager et par la suite avoir accès à un plan de formation nécessaire pour monter en compétence vie un module de Formation.
Le SIRH : un gain financier pour votre entreprise
Un logiciel SIRH peut être un réel avantage financier. En effet, moins coûteux que certains processus, il permet de diminuer dans un premier temps le coût d’acquisition. Les solutions sont adaptables à chaque budget et à chaque taille de l’entreprise.
Des dépenses administratives réduites
Grâce à l’utilisation d’un SIRH, vos coûts administratifs sont réduits instantanément. La digitalisation des processus RH a prouvé son efficacité notamment car le logiciel est nomade, mobile, et accessible à tout moment et sur tout type de plateforme. Cette digitalisation permet également de réduire fortement vos coûts en termes de produits de bureaux, en effet, la digitalisation se fait pour l’ensemble de vos documents RH. Les salariés ont accès à leurs fiches de paie en ligne, la signature électronique permet de réduire le coût de déplacement et d’impressions mais également le coûts de stockage.
En outre, des modules de coffre-fort sont possibles dans le SIRH. Cela vous permet de conserver l’intégralité de vos documents en sécurité sans devoir stocker des montagnes de papiers et avoir recours quotidiennement à de l’impression. En effet, vos collaborateurs ont accès à ce coffre-fort afin de consulter les documents qui les concernent.
Un processus de recrutement moins coûteux
Le processus de recrutement peut parfois être très fastidieux et plus ou moins coûteux. Le logiciel SIRH vous permet de faciliter et d’optimiser votre recrutement en simplifiant la gestion et le suivi de vos candidats à l’aide d’un module qui vous accompagne tout au long du processus. Une fois ce dernier terminé, les données peuvent automatiquement être transférées vers le module de générateur de documents RH tels que le contrat de travail. Ensuite, le module Signature électronique permettra une validation des documents en quelques clics avant de passer finalement à l’étape d’intégration. Ces étapes peuvent paraître importantes et longues à effectuer mais à l’aide d’un socle RH qui pourra mettre en place un système de workflows, tout est automatisé et vous pouvez travailler sur de nouveaux projets en simultané. En effet, une fois qu’une étape du processus de recrutement est terminée, le workflow enclenchera la suivante en remontant automatiquement les informations ainsi le RH n’aura plus qu’à suivre ces étapes.
Le SIRH : un outil modulable et adaptable à vos besoins internes
Les différents SIRH d’entreprise
Tout d’abord, il existe une multitude de SIRH vers lesquels les entreprises peuvent se tourner.
PaaS : Un SIRH en Paas (Platform as a Service) est un logiciel du même type que ceux en Saas, Daas ou Laas. Le fournisseur propose une solution qui fonctionne comme service via internet. Cette solution permet à l’utilisateur d’avoir les infrastructures en externalisation intégrale et directement chez le fournisseur. Ce type de solution représente un atout pour l’entreprise qui ne passe du temps à installer les infrastructures dans ses locaux.
Saas : Le logiciel SIRH en mode Saas (Software as a Service) contribue à être utilisé comme un service. Ce logiciel se loue chez l’éditeur afin d’être externalisé et délocalisé. Ce service permet de sécuriser l’entièreté de vos informations pour vous assurer une confidentialité totale et un respect de la RGPD. Le SIRH en Saas est disponible sur n’importe quelle plateforme et à tout moment. Ainsi, vous gagnez du temps dans vos processus.
On-Premise : Le logiciel SIRH On-Premise est le plus populaire car c’est l’un des plus ancien. Il représente l’installation la plus classique sur le poste de travail. Ainsi, le logiciel est mis en place par l’éditeur directement dans l’entreprise. L’inconvénient de ce logiciel reste le manque d’accessibilité de celui-ci hors de l’entreprise. De plus, en cas de dysfonctionnement, les pertes d’informations sont fréquentes.
ASP : Le modèle ASP (Application Service Provider) se révèle comme l’ancêtre du Saas. Il permet d’héberger des données qui proviennent de l’éditeur. L’avantage considérable de l’ASP est son adaptabilité. En effet, il représente une valeur ajoutée pour l’entreprise et un avantage considérable. Cependant, ce logiciel représente un coût supérieur car l’entreprise doit se procurer des licences uniques pour chaque collaborateur.
Comme vous l’aurez remarqué, il existe différents types de SIRH et il faut savoir choisir celui qui correspondra à vos besoins et pourra vous aider à optimiser votre gestion des ressources humaines. Découvrez notre article : « Comment choisir son SIRH ? » qui vous apportera les conseils essentiels pour déterminer quel SIRH sera le plus à même de vous accompagner efficacement. PeopleSpheres propose un SIRH en PaaS que vous pouvez munir d’un socle RH afin de centraliser l’intégration de vos modules et ainsi obtenir une optimisation totale de vos tâches RH.
Construisez vos SIRH avec des modules RH au choix
Avec le logiciel SIRH vous avez la possibilité de construire votre socle selon vos besoins. Vous souhaitez faciliter votre gestion des congés ou la performance des collaborateurs ? Le logiciel SIRH vous permet de le mettre en place très facilement. La première étape de sélection de modules est l’établissement de vos besoins. Listez les processus que vous souhaitez optimiser dans le futur en établissant hiérarchiquement vos priorités. Si votre budget le permet, n’hésitez pas à remplacer vos nombreux processus RH par des modules. En effet, vous avez une entièreté de choix : rémunération, intégration de vos salariés, gestion de vos talents et bien d’autres modules existent.
Le SIRH est un outil qui a pour objectif de simplifier le quotidien des acteurs d’une entreprise, de la Gestion de la paie à la gestion des talents, toute votre gestion RH bénéficiera d’une automatisation totale. Ainsi, chacune des parties de l’entreprise y trouvera une efficacité. Bien d’autres avantages peuvent être énumérés concernant le SIRH car il permet d’obtenir des modules adaptés à chaque tâche RH. Par exemple, notre logiciel SIRH PeopleSpheres vous propose un SIRH regroupant l’intégralité des tâches RH qu’une entreprise rencontre ainsi le temps passé à l’administratif est nettement réduit et le service des ressources humaines pourra passer du temps sur certaines tâches à forte valeur ajoutée et au contact de l’humain. La marque employeur de l’entreprise sera mise en avant dès l’étape de candidatures ainsi les recrutements permettront d’attirer les meilleurs talents.
Ainsi, la transformation digitale est toujours en évolution mais cette dernière nous a permis de faire évoluer les processus et dans le domaine des ressources humaines améliorer la gestion des ressources.
L’inconvénient que l’on pourrait trouver au SIRH est qu’il ait mis si longtemps à arriver dans la vie des RH !
