Logiciel d'intégration des talents

Facilitez l’intégration de vos nouveaux salariés en créant des parcours d’onboarding.

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Intégrer facilement des talents à son entreprise en utilisant les outils connectés à PeopleSpheres.

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Une gestion d'intégration simplifiée et valorisante

formation

Autonomie du collaborateur 

Des accès sont alloués au futur collaborateur pour accéder à l’essentiel des informations sur l’entreprise, les équipes et les missions attendues.

meilleur gestion temps

Meilleure gestion du temps 

Planifiez l’arrivée de nouvelle recrue à l’avance et rendez le opérationnel pour effectuer ses missions dès le premier jour.

augmentation motivation

Augmentation de la motivation 

Organisez en prévenant les équipes de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Faciliter son intégration mettant à disposition son matériel professionnel dès les premiers jours.

organigramme

Récupération des informations

À l’aide de notre Socle RH PeopleSpheres effectuez une récupération d’information dès le processus de recrutement pour vous aider dans l’organisation de vos tâches.

Une mise en avant de vos collaborateurs

Suivi de vos collaborateurs

Le suivi de vos collaborateurs permettra de déterminer si vos processus sont efficaces. Vous aurez la possibilité d’apporter des corrections en cas de problèmes dans la phase d’intégration.

Valorisation de la marque employeur

Un espace personnalisé à vos couleurs est dédié aux collaborateurs pour leur apporter les informations essentielles. Rassurez et fidélisez vos nouveaux arrivants.

Mise en valeur de votre collaborateur

Améliorez votre programme d’intégration dans l’entreprise en planifiant l’arrivée d’un nouveau collaborateur dès son recrutement et en mettant à sa disposition toutes les informations dont il a besoin.

Classification de vos tâches 

Répertoriez vos tâches et classez-les par ordres de réalisation à l’aide du logiciel qui vous accompagne tout au long de l’intégration du nouvel arrivant.

Impliquez vos nouveaux embauchés dès le début

Boostez la motivation et l’engagement des nouveaux collaborateurs dans un nouvel environnement de travail en améliorant leur expérience dans votre entreprise. Faciliter l’intégration d’un nouveau salarié sur son nouveau poste de travail et au sein des équipes en lui donnant accès aux bonnes ressources et en le dirigeant vers les bonnes personnes. Plus les nouvelles recrues s’intégreront vite, plus ils seront opérationnels rapidement. Pour une intégration réussie, proposez-leur par exemple un parcours d’intégration que notre module peut vous aider à mettre en place afin d’accélérer cette intégration. Optimisez la période d’intégration d’un nouvel embauché grâce à notre logiciel d’intégration des nouveaux employés.

Revalorisez votre marque employeur

Rassurez vos nouveaux employés et attirez les meilleurs en créant un évènement d’information ainsi qu’un portail de pré-embauche pour les futurs collaborateurs. Dans cet espace personnalisé, ils pourront trouver les réponses à toutes leurs questions et se préparer à leur futur poste. Ce logiciel d’intégration des nouveaux talents propose aussi un tableau de bord pour un suivi efficace, connectable à notre logiciel de gestion des ressources humaines.

Améliorez la fidélisation de vos talents

Créez et maintenez des liens avec vos collaborateurs en attendant leur prise de poste afin d’accroître leur motivation et les fidéliser davantage. Grâce à un processus et des parcours d’intégration personnalisés et complets, maximisez l’engagement et réduisez le turnover dans votre société. Afin de réussir l’intégration des nouveaux salariés dans une nouvelle entreprise, facilitez le sentiment d’appartenance et boostez l’implication de vos collaborateurs grâce à notre logiciel RH d’intégration.

Motivez vos nouveaux collaborateurs

Prenez soin des carrières de vos employés, dès la période d’essai jusqu’au départ d’un collaborateur, grâce à notre module d’intégration qui permet de gérer les différentes étapes de leur carrière :  intégration, relocalisation, mobilité, retraite et départ. Permettez à vos collaborateurs de s’imprégner rapidement de votre culture d’entreprise et accompagnez-les en leur proposant une intégration personnalisée et un réseau social d’entreprise actif.

Optimisez votre gestion RH

Gagnez du temps, assurez plus de transparence entre collaborateurs, managers et service RH et réduisez ainsi les tâches répétitives et à faible de valeur ajoutée.  Grâce à notre module d’intégration des nouveaux entrants, accueillez vos nouveaux collaborateurs dans les meilleures conditions et gérez plus efficacement toutes leurs données.

Guide d'achat de logiciel d'intégration

Qu'est-ce que le logiciel d'intégration ?

Le logiciel d’intégration fait référence à un type spécifique de technologie des ressources humaines (RH) qui aide les entreprises dans le processus d’introduction des nouveaux employés à leur nouvel environnement de travail. Ce type de logiciel est conçu pour rationaliser, automatiser et organiser les différentes tâches liées à l’intégration, notamment l’achèvement des formalités administratives, la planification de la formation et la clarification du rôle.

En facilitant une transition fluide, le logiciel d’intégration aide les nouveaux employés à devenir des membres productifs de l’équipe plus rapidement et améliore l’engagement global des employés.

Les avantages du logiciel d'intégration

Flux de travail d’intégration efficaces

Le logiciel d’intégration élimine le besoin de paperasse fastidieuse et de saisie manuelle des données, en automatisant la majorité des tâches liées à l’intégration. Dans le domaine du recrutement et de l’intégration, le logiciel d’intégration sert de lien vital dans le processus d’embauche et d’intégration, reliant les logiciels de gestion des talents et de gestion. Il permet aux ressources humaines de développer des flux de travail complets et systématiques qui guident les nouveaux employés à travers le processus de manière structurée et cohérente. Cela permet de gagner du temps pour les ressources humaines et offre une expérience plus cohérente pour le nouvel employé.

Conformité améliorée

Le respect des lois sur l’emploi et de l’immigration est crucial pour éviter les problèmes juridiques. Le logiciel d’intégration peut aider les entreprises à rester à jour avec ces réglementations en les intégrant dans le système.

Les nouveaux employés peuvent être guidés pour remplir correctement tous les documents légaux nécessaires, réduisant ainsi le risque de non-conformité.

Engagement des employés amélioré

Un processus d’intégration fluide peut avoir un impact significatif sur la perception d’un nouvel employé de son lieu de travail, influençant son niveau d’engagement. Une intégration efficace garantit que les nouveaux employés sont rapidement opérationnels, offrant une première impression positive et une introduction structurée aux attentes et aux valeurs de l’entreprise.

Le logiciel d’intégration garantit une expérience cohérente, organisée et accueillante pour chaque nouvel employé, les faisant se sentir valorisés dès le premier jour. Cette première impression positive peut favoriser un plus grand engagement des employés, contribuant à une productivité accrue et à des taux de rotation plus faibles.

Composants clés d'un logiciel d'intégration

Collecte et documentation des données des employés

Le logiciel d’intégration simplifie le processus de collecte et de stockage des informations sur les nouveaux employés. Il numérise les formulaires, permettant aux employés de saisir directement leurs données dans le système. Cela élimine non seulement la paperasse, mais réduit également les erreurs, garantissant des dossiers d’employés plus précis. Le logiciel stocke également ces informations de manière sécurisée, les rendant facilement disponibles pour référence future ou audits. Du papier administratif électronique pour les nouveaux embauchés aux listes de contrôle d’intégration et aux indicateurs de rétention des employés, ce logiciel facilite une transition fluide et une socialisation sur le lieu de travail.

Livraison de contenu de formation et d’intégration

Avec le logiciel d’intégration, la formation devient un processus transparent. Le logiciel peut stocker une bibliothèque de ressources de formation, qui peuvent inclure des vidéos, des documents ou du contenu interactif. Ceux-ci peuvent être attribués systématiquement aux nouveaux employés en fonction de leurs rôles.

Le logiciel peut également suivre la progression de chaque employé, garantissant qu’ils terminent leurs modules de formation en temps voulu.

Attribution et suivi des tâches

Les RH peuvent attribuer des tâches aux employés, telles que la complétion de formulaires ou la participation à une formation, directement via le logiciel. Le système suit automatiquement ces tâches, mettant à jour les RH sur leur statut.

Cette fonctionnalité garantit que rien n’est négligé pendant le processus d’intégration et que le nouvel employé progresse comme prévu.

Rapports et analyses

Le logiciel d’intégration devrait analyser les données pour fournir des informations sur l’efficacité de votre processus d’intégration. Ces informations peuvent aider à identifier les domaines d’amélioration, vous permettant de prendre des décisions basées sur les données pour améliorer l’expérience d’intégration. Par exemple, si les données montrent que certains modules de formation ne sont pas complétés à temps, vous pourriez enquêter et résoudre le problème.

 

Combien coûte un logiciel d'intégration ?

Modèles de tarification

Le coût du logiciel d’intégration suit généralement soit un modèle de tarification par employé par mois (PEPM), soit un modèle de tarification par utilisateur par mois (PUPM).

Dans le modèle PEPM, les entreprises paient des frais fixes pour chaque employé chaque mois, que l’employé utilise le logiciel ou non.

Le modèle PUPM, en revanche, facture uniquement les utilisateurs spécifiques qui accèdent au logiciel, généralement l’équipe RH et les nouveaux embauchés dans le processus d’intégration. Certains fournisseurs peuvent également offrir des remises en volume pour les grandes entreprises ou les durées de contrat plus longues.

Facteurs de coût

Le nombre de fonctionnalités et leur complexité contribuent significativement au prix. Des fonctionnalités plus avancées telles que les mises à jour de conformité automatisées, des capacités de reporting avancées ou l’intégration avec d’autres systèmes RH augmentent généralement le coût.

Deuxièmement, le nombre d’employés ou d’utilisateurs que vous avez aura un impact direct sur le prix, car la plupart des modèles de tarification sont basés sur ce nombre.

Comment choisir le meilleur logiciel d'intégration

Évaluer les besoins de votre organisation

La première étape pour choisir le meilleur logiciel d’intégration est d’identifier et de comprendre parfaitement les besoins uniques de votre organisation.

Quels sont les points douloureux spécifiques de votre processus d’intégration actuel ? Y a-t-il des fonctionnalités ou des fonctions particulières essentielles pour votre entreprise ?

Tenez compte de facteurs tels que la taille de votre entreprise, le volume des embauches, la complexité de votre processus d’intégration et les exigences de conformité spécifiques.

Il est également utile de recueillir les avis des parties prenantes clés impliquées dans le processus – les RH, les managers, et même les nouvelles recrues. En fin de compte, le meilleur logiciel d’intégration est celui qui correspond étroitement aux besoins et aux objectifs de votre organisation.

Intégration avec d’autres systèmes RH

Une fois que vous avez identifié vos besoins, envisagez comment le logiciel d’intégration s’intégrera avec vos systèmes RH existants. L’intégration transparente est cruciale pour un flux de données fluide et la continuité des processus. Elle élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduit le risque d’erreurs et façonne un flux de travail RH cohérent et efficace.

Assurez-vous que le logiciel d’intégration que vous envisagez s’intègre bien avec votre ATS, votre système de paie, votre plateforme d’avantages sociaux et tout autre outil que vous utilisez.

Interface conviviale

Les responsables RH et les nouvelles recrues utiliseront tous deux la plateforme, il est donc essentiel qu’elle soit intuitive et facile à naviguer.

Recherchez un logiciel qui offre une présentation propre, organisée et simple. N’oubliez pas que l’objectif d’un logiciel d’intégration est de simplifier et d’améliorer le processus, pas de le rendre plus compliqué.

Tendances émergentes dans les logiciels d'intégration

Applications d’intégration mobiles

À l’ère des smartphones, l’intégration dépasse les limites des bureaux. Les applications d’intégration mobiles gagnent en popularité pour leur capacité à rendre le processus d’intégration plus accessible et flexible.

Ces applications permettent aux nouveaux employés de remplir la documentation nécessaire, de consulter les documents de formation et de se familiariser avec leur nouveau rôle, le tout depuis le confort de leurs appareils mobiles. Cette flexibilité est particulièrement bénéfique pour les travailleurs à distance ou ceux qui souhaitent utiliser les temps morts pendant les trajets.

Personnalisation alimentée par l’IA

L’intelligence artificielle (IA) marque son empreinte dans le domaine des logiciels d’intégration. La personnalisation alimentée par l’IA offre une expérience d’intégration sur mesure basée sur les besoins et les préférences uniques de chaque nouveau recruté.

Les algorithmes d’apprentissage adaptatifs peuvent modifier le contenu et le rythme d’intégration en temps réel, en fonction de l’engagement et des performances du nouvel employé. Ce niveau de personnalisation peut améliorer l’expérience d’apprentissage, favorisant une connexion plus profonde avec l’organisation dès le début.

Intégration en réalité virtuelle (VR)

Les programmes d’intégration en réalité virtuelle (VR) peuvent immerger les nouveaux employés dans un environnement de travail simulé, leur permettant de naviguer dans leur nouvel espace de travail, d’interagir avec des collègues virtuels et de participer à des tâches professionnelles simulées.

Cette expérience immersive peut considérablement améliorer la compréhension et la rétention des informations, préparant ainsi plus efficacement les nouveaux employés à leur rôle. Bien qu’à ses débuts, l’intégration en VR offre de grandes promesses pour l’avenir de la technologie RH.

Pourquoi choisir un outil d'intégration via PeopleSpheres ?

PeopleSpheres se distingue par ses excellentes capacités d’intégration. Notre plateforme peut connecter parfaitement vos systèmes RH existants, garantissant un flux de données impeccable et éliminant la nécessité de configurer des utilisateurs dans plusieurs systèmes lors de leur intégration.

Cette connectivité permet également des flux de travail inter-applications, assurant un processus d’intégration rationalisé et efficace.

Avec PeopleSpheres, vous pouvez également profiter de nos fonctionnalités de reporting et d’analyse pour obtenir des informations et optimiser continuellement votre processus d’intégration.

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Claire BARBOT Responsable RH - 350 employés

« Les consultants de PeopleSpheres nous ont permis de réfléchir sur nos process et nous ont apporté de précieux conseils afin de mettre en place le logiciel. Nous avons découvert un outil puissant et complètement personnalisable et adaptable à notre utilisation. »

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Qu’est-ce qu’un logiciel d’intégration ?

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Le logiciel d’intégration est un module qui va vous permettre de planifier de A à Z l’arrivée d’un nouveau collaborateur. L’intégration de vos nouveaux collaborateurs, ou « onboarding », est une étape cruciale pour la pérennité de votre entreprise. En effet, cette étape permet de déterminer le parcours de vos collaborateurs, leur motivation et leur durée de vie au sein de l’entreprise. Par conséquent, le logiciel va vous permettre de contrôler ce processus en intégrant les tâches à effectuer et assurer un suivi pour apporter des actions correctrices en cas besoin. De cette façon, le logiciel d’intégration va permettre au futur collaborateur de s’intégrer de la meilleure façon et être opérationnel rapidement.

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Quels sont les fonctionnalités du logiciel d’Intégration ?

Assurez un suivi simple et efficace du collaborateur

  • Créez un parcours d’intégration :

Le logiciel d’Intégration vous permet de créer un parcours qui débutera dès la phase de recrutement pour vous accompagner, vous et votre collaborateur dans le plan d’intégration (meilleure gestion du temps lors de l’intégration). L’intégration d’un collaborateur est une des étapes-clés dans les process d’embauches de nouveaux collaborateurs.

  • Mettez en place des rapports personnalisés
  • Créez des tableaux de bord d’intégration

Des reportings vous permettront d’évaluer la réussite de l’intégration du salarié et les actions à corriger.

Valorisation de la marque employeur

  • Optimisez votre gestion RH :

Le logiciel d’intégration vous permet de ne rien oublier dans la phase d’intégration des collaborateurs, ainsi que d’obtenir un suivi de l’intégration. Réduisez ainsi les tâches répétitives et à faible de valeur ajoutée.

  • Impliquez vos nouveaux collaborateurs :

Facilitez leur arrivée au sein des équipes avec les bonnes ressources et les bonnes personnes, ce qui impactera positivement leur motivation et performance.

Planification de l’arrivée de votre collaborateur

  • Disposez d’une page d’accueil personnalisée :

Grâce à ce logiciel, mettez en valeur l’arrivée de votre collaborateur en notifiant les équipes sur la page d’accueil. Lors de chaque recrutement de nouveaux employés, il est important de préparer l’intégration en amont.

  • Créez une communauté dédiée aux nouveaux arrivants
  • Intégrez des vidéos de présentation

Proposez une vidéo de présentation de l’entreprise, des collaborateurs, de l’équipe ou encore des locaux afin que les nouveaux arrivants puissent bénéficier du maximum d’informations possibles sur l’entreprise.

Classification de vos tâches

  • Gérez la dotation d’équipement :

Prévoir le matériel dont aura besoin votre nouveau collaborateur à l’avance vous permettra de le rendre opérationnel rapidement mais également développera sa motivation et sa productivité.

  • Proposez un espace d’informations essentielles

Rendre autonome le collaborateur rapidement en proposant un onglet rattaché à son profil afin de retrouver toutes les informations relatives à chaque employé de l’entreprise.

  • Gérez des formulaires administratifs :

Le logiciel d’intégration vous permet de récupérer les informations essentielles sur votre collaborateur en quelques clics et cela vous permettra de mettre à disposition rapidement les documents nécessaires à votre futur collaborateur.

  • Mettez en place d’un espace où le collaborateur retrouvera tous les documents pour faciliter son intégration

Quels sont les avantages et bénéfices du logiciel d’Intégration ?

Pour le manager

  • Fidélisez vos talents, maximisez l’engagement et réduisez le turnover en créant et entretenant des liens avec les collaborateurs du process de recrutement jusqu’à l’arrivée physique dans l’entreprise et booster leur motivation et leur implication. Une mauvaise intégration peut impacter négativement la performance du nouvel entrant.
  • Obtenez une meilleure gestion du temps à l’aide du logiciel qui vous permettra d’établir les actions à mener pour l’intégration des salariés.
  • Rendez le collaborateur opérationnel rapidement en adoptant une préparation à l’avance : la mise à disposition du matériel de votre futur collaborateur dès son 1er jour est essentielle pour lui permettre de se mettre au travail à son arrivée.
  • Suivi simple et efficace du collaborateur à l’aide du logiciel : bénéficiez de tableaux de bords et rapports personnalisés pour analyser l’arrivée et sa réussite.
  • Rassurez les nouveaux employés à l’aide d’un portail de pré-embauche pour les futurs collaborateurs qui les accompagnera dans le processus d’intégration.

Pour les collaborateurs

  • L’autonomie du nouvel employé sera développée dès son arrivée à l’aide de son espace personnalisé où il bénéficiera des informations essentielles à son arrivée. Le logiciel d’Intégration permet de faciliter la prise de fonction des nouveaux recrutés à leur poste de travail.
  • Les collaborateurs bénéficieront d’une meilleure intégration notamment, en prévenant les équipes de son arrivée, la préparation de son espace de travail, un planning le jour même, etc.
  • Boostez la motivation et l’engagement de vos collaborateurs en améliorant l’expérience de votre candidat.
  • Le sentiment d’appartenance est développé ce qui va motiver votre collaborateur dès son arrivée et ses performances seront impactées positivement.

Pour l’administrateur

  • A l’aide du logiciel obtenez plus de transparence entre collaborateurs, managers et RH et réduisez ainsi les tâches répétitives et à faible de valeur ajoutée.
  • Apportez plus d’informations sur l’entreprise rapidement notamment à l’aide des fonctionnalités d’intégration de vidéos, d’espace personnalisé, etc.
  • Récupérez les informations rapidement et efficacement dès la phase de recrutement et à l’aide d’autres modules, connecté via le socle RH PeopleSpheres vous pourrez mettre en place un système de workflows qui vont vous organiser les tâches à effectuer.

Logiciel Temps et Activités : en savoir plus

L’importance de l’onboarding

L’onboarding est une étape qui permet de déterminer le parcours de vos collaborateurs, leur motivation et leur durée de vie au sein de l’entreprise. Cela profite donc tant au collaborateur qu’à votre entreprise qui aura une bonne réputation auprès des autres candidats, impactant ainsi positivement votre marque employeur.

Un chiffre à retenir

Selon un récent sondage de Easyrecrue, 20 % des collaborateurs envisagent de quitter l’entreprise après un seul jour de travail. Cela est souvent dû à une négligence de la part de l’entreprise qui n’accueille pas correctement l’employé et ne lui donne pas tous les outils pour être performant et motivé.

Assurer l’arrivée grâce à une bonne intégration des nouveaux arrivants

Une intégration ne dure pas qu’un seul jour, il faut accompagner chaque collaborateur tout au long de son parcours professionnel dans l’entreprise. Il peut donc être opportun d’effectuer des entretiens afin de s’assurer du bien-être de l’employé et des points positifs et négatifs de son intégration : l’employé se sent-il assez soutenu ? Lui a-t-on expliqué correctement les missions à faire ? Une idée peut être d’attribuer un tuteur d’intégration à chaque nouvelle arrivée, une sorte de « mentor » qui jouera le rôle de contact privilégié, distinct du manager.

Un processus continu

L’accueil passe évidemment par un programme qui commence dès le recrutement, et non pas dès l’arrivée de nouveau collaborateur dans l’entreprise. Par exemple, il est important de garder contact avec le futur employé entre l’entretien et son premier jour de travail pour maintenir sa motivation et éviter qu’il ne se présente pas le jour J. Des actions particulières sont nécessaires dans l’intégration des nouveaux venus : la découverte des locaux, des autres managers et collaborateurs, ou encore la préparation des éléments nécessaires à son travail (ordinateur, bureau, création de compte, messagerie, identifiants, etc.).

Le but de ce processus est de rendre les nouveaux collaborateurs performants et efficaces et cela peut se faire par le biais du digital. Il s’agit de connecter le futur employé et l’employeur avant l’arrivée officielle et donc de pré-intégrer l’employé. Le digital peut, dans cette phase d’intégration, permettre de renforcer la dimension relationnelle. Investir dans l’onboarding est essentiel pour une entreprise afin que les collaborateurs soient à l’aise, s’estiment compris et deviennent ainsi plus efficaces.

PeopleSpheres peut vous aider dans la mise en place d’un processus d’intégration qui va vous aider à intégrer vos nouveaux talents, à revaloriser votre marque employeur et à fidéliser vos talents. Nos solutions vont mettre en avant votre gestion de la relation et votre entreprise bénéficiera d’une valeur ajoutée. Différents modules du SIRH que nous proposons peuvent s’associer à l’aide de notre Socle RH; vous choisissez les modules que vous voulez connecter (temps & activités, générateur de documents RH, formation, rémunération…).

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