Flex Office

Le flex office permet aux employés d’organiser leur temps de travail de manière plus flexible. Les logiciels de travails hybrides sont une innovation dans la conception du travail. Avec la montée de nouveaux besoins au sein des entreprises, comme le télétravail, les modèles rigides sont voués à se briser s’ils ne décident pas d’évoluer. Le flex office est le domaine qu’il faut maîtriser pour offrir à ses talents :

• Une organisation différente de son temps de travail, pour sortir de la journée classique de 9h à 17h.
• Une facilité d’implémentation des nouveaux contrats autres que ceux en 35h et ceux de prestataires dans les plannings de l’entreprise.
• Une capacité accrue à gérer les absences et les problèmes de dernière minute.
• Un gain de temps plusieurs fois par semaine en évitant les trajets du lieu de résidence au lieu de travail.
• Une augmentation de la productivité et la satisfaction, avec un travail qui s’adapte à l’équilibre professionnel et personnel de chacun.

L’avantage majeur d’un support flex office est la facilité avec laquelle il devient possible de travailler dans tout type d’espace sans perdre en efficacité. Que l’entreprise possède ses propres locaux ou soit dans un coworking, qu’elle opère en open space ou en bureaux fermés, un logiciel de flexoffice peut faciliter la gestion des places disponibles. Les solutions que nous proposons sont intégrées à un espace commun ce qui procure à l’entreprise un gain de temps considérable lors du déploiement de ses équipes. Celles-ci n’ont plus à saisir plusieurs fois leur réservation d’espaces de travail et leurs jours de télétravail. Il peut être parfois fastidieux de retaper chaque information pour réserver des salles de réunion sur la semaine ou réserver un espace de travail spécifique d’un coworking pour sa start-up.

Les managers peuvent aussi grâce à des dashboards et des interfaces 3D, organiser le futur de leurs espaces en visualisant les zones occupées, les jauges des employés sur site, la multi-assignation et beaucoup d’autres paramètres. Nos solutions ont pour but de maximiser l’expérience des collaborateurs et de tous les responsables peu importe le lieu qu’ils occupent.

Exploiter le temps et les espaces de travail de la meilleure manière, c’est pouvoir combiner des effectifs complémentaires au bon moment. Diminuer le nombre de collaborateurs présents dans les locaux et réaffecter de manière optimale ceux disponibles, grâce à une plateforme simple d’utilisation et intuitive, c’est un outil qui a le pouvoir de renforcer toutes les décisions d’un bon manager. En cas de désaccords ou de querelle entre collaborateurs, ce type de logiciel permet de gérer rapidement les crises et de garder la productivité de son équipe au maximum sans avoir à perturber le travail des autres employés. À l’inverse en cas d’une complémentarité forte, plusieurs talents peuvent se tirer vers le haut en organisant facilement des sessions de travail communes.

Un logiciel de flex office ne permet pas simplement de réserver son espace et notifier ses jours de travail. Il peut également délivrer des informations clés pour chaque manager, sur les préférences des employés dans l’utilisation de leur espace de travail et des dynamiques de groupe. Ces données peuvent être utilisées pour optimiser la répartition des ressources, augmenter la satisfaction des employés et diminuer les coûts immobiliers.

Le socle de PeopleSpheres permet de rendre plus efficace la gestion de ces données en évitant la double saisie et en facilitant le transfert de ces dernières entre les collaborateurs.

• Déclarer facilement ses jours de présence sur le lieu de travail et en télétravail
• S’organiser de manière flexible pour travailler dans le bon espace et au meilleur moment
• La possibilité de réserver des salles de réunion, des bureaux individuels et des espaces collaboratifs

Le flex office permet aux collaborateurs de pleinement s’approprier leurs espaces de travail et de cultiver la qualité de vie et le bien-être au travail.

• Avoir l’œil et la totale maîtrise sur les calendriers de présence
• Construire une stratégie et une politique de télétravail efficace et personnalisée
• Gagner un maximum de productivité en optimisant l’occupation des espaces de travail
• Respecter plus simplement les règles d’affectation de certains lieux
• piloter ses équipes intelligemment en implémentant une synchronisation avec un SIRH tel que PeopleSpheres.

En cas d’évolution en bureaux partagés dans des espaces de coworking, en cas d’une forte croissance des effectifs ou d’une volonté d’adaptation à la situation de chaque collaborateur, tout responsable doit exploiter de la meilleure façon le flex office pour évoluer dans la bonne direction.