Flex Office
Préservez la collaboration de vos équipes et optimisez vos surfaces de bureau pour profiter du meilleur de l’expérience Flex office.
Vos outils connectés
Boostez la productivité de vos équipes avec les outils de flex office disponibles sur PeopleSpheres.
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Optimisez l'espace
Coordonnez la présence des effectifs sur site ou à distance pour grader une performance globale optimale. La travail à distance est aussi l’un des futurs du travail.
Recréez du lien sur le lieu de travail
Offrez aux collaborateurs la possibilité de se retrouver en physique pour entretenir une culture d’entreprise forte. Cassez les barrières du bureau individuel et faites preuve de créativité pour créer des espaces de travail qui rassemblent.
Privilégiez vos utilisateurs
Utilisez un calendrier avec la répartition des jours de présence sur site pour être sûr d’avoir un collaborateur disponible à tout moment pour vos clients et ne pas vous retrouver sans occupants ou avec un bureau fermé inutilement.
Renseignez votre politique de télétravail
Offrez une expérience optimisée pour les travailleurs à distance en leur apportant toutes les règles et le confort possible pour rester productif même en étant nomade.
Un logiciel simple et performant pour organiser votre flex office
Planifiez l’occupation de vos bureaux
Avec un logiciel de travail hybride adapté la réservation des bureaux, du parking ou tout autre espace lié à l’environnement de travail devient un jeu d’enfant et améliore l’expérience collaborateur.
Coordonnez la présence des effectifs
Optimisez les postes de travail et la qualité du travail collaboratif grâce à un suivi de planning partagé et une gestion de la présence des employés en fonction de la capacité des sites.
Monitorez les pratiques
Bien utiliser le flex office c’est adopter une vision 360° sur les présences et affectations du lieu de travail pour adapter les modes de travails hybrides disponibles aux besoins des collaborateurs.
Profitez d’une expérience mobile
Maîtrisez vos équipes et votre flux de travail même à distance. Offrez à vos employés la liberté qu’ils méritent et faites grimper leur autonomie et leur engagement.
Coordonnez la présence de vos effectifs sur site ou en télétravail
L’utilisation d’un logiciel de flex office va au-delà de la synchronisation pure et simple des jours de présence au bureau. Un manager qui sait utiliser ce type de logiciel va simplifier la gestion de son équipe, rendre plus flexible l’organisation du travail de chacun et donc améliorer le bien-être de ses collaborateurs. Cet outils permet aussi de s’adapter aux environnement de travail modernes du coworking, aux postes de travail nomades, le gain de temps pour toute l’équipe est aussi considérable. Il suffit d’un seul clic pour indiquer ses disponibilités de jours et de lieux de travail et ainsi piloter sa vie professionnelle de manière plus autonome. Au delà de l’humain, le flex office diminue les mètres carrés et la consommation d’énergie des bâtiments.
Installez vos collaborateurs planifiez l’occupation de vos bureaux
Le flex office ne doit pas être un casse-tête pour les office managers. Au contraire, l’objectif est de prendre en main les bons outils pour automatiser les processus de gestion de ces nouveaux espaces de travail et construire une équipe autonome et nomade. D’un côté la politique télétravail peut être mieux suivie par toute l’entreprise même à distance et de l’autre vous créez simplement des espaces de travail performant, en maitrisant les jauges de collaborateurs et la réservation des bureaux sur des plans 3D.
Renseignez et pilotez aisément votre politique de télétravail
Grâce aux plateformes de flex office connectées à Peoplesphere, la politique de télétravail peut être ajustée à chaque niveau de l’organisation. Les managers et les responsables de l’entreprise peuvent instaurer ou modifier une certaine structure de travail et contrer des politiques trop rigides. Incorporer des politiques de flex office innovantes, rend le travail plus collaboratif, flexible et permet de s’adapter aux nouvelles envie des collaborateurs en terme d’expérience de travail.
Améliorez votre qualité de vie au travail et favorisez l’intelligence collective
Rassembler des collaborateurs complémentaires, qui se ressemblent pour développer un environnement de travail où chacun peut offrir son maximum est incontestablement une des qualités fondamentales du flex office. C’est une autre manière de s’affranchir des bureaux cloisonnés sans avoir à casser des murs. La flexibilité de nos systèmes de travail hybrides permet de s’adapter à la culture d’entreprise et favoriser la collaboration entre employés qui est selon nous l’un des piliers d’un environnement de travail sain. Comprendre le mode de travail de chacun et penser un nouvel environnement sur-mesure pour améliorer la qualité de vie au travail est un réel facteur de succès dans la rétention de talents.
Qu’est-ce qu’un logiciel flex office ?
+Un logiciel flex office est une plateforme qui facilite la gestion et l’optimisation de l’espace de travail. Il s’agit d’un système de plannings et de tableaux où chaque collaborateur peut réserver son poste de travail et des salles de réunion pour utiliser les espaces de travail non plus comme de simples pièces de travail, mais comme des espaces adaptés à des besoins spécifiques. En fonction de la taille de l’équipe et du type de tâches à effectuer, il sera préférable de choisir un type d’espace plutôt qu’un autre. Bien gérer son environnement de travail c’est développer la productivité de ses équipes et permettre au travail hybride de déployer tous ses atouts, tant au niveau individuel que collectif.
Quelles sont les fonctionnalités du module Flex Office ?
Une main mise sur les jours et le temps de travail
Le flex office permet aux employés d’organiser leur temps de travail de manière plus flexible. Les logiciels de travails hybrides sont une innovation dans la conception du travail. Avec la montée de nouveaux besoins au sein des entreprises, comme le télétravail, les modèles rigides sont voués à se briser s’ils ne décident pas d’évoluer. Le flex office est le domaine qu’il faut maîtriser pour offrir à ses talents :
- Une organisation différente de son temps de travail, pour sortir de la journée classique de 9h à 17h.
- Une facilité d’implémentation des nouveaux contrats autres que ceux en 35h et ceux de prestataires dans les plannings de l’entreprise.
- Une capacité accrue à gérer les absences et les problèmes de dernière minute.
- Un gain de temps plusieurs fois par semaine en évitant les trajets du lieu de résidence au lieu de travail.
- Une augmentation de la productivité et la satisfaction, avec un travail qui s’adapte à l’équilibre professionnel et personnel de chacun.
Une main mise sur les espaces de travail
L’avantage majeur d’un support flex office est la facilité avec laquelle il devient possible de travailler dans tout type d’espace sans perdre en efficacité. Que l’entreprise possède ses propres locaux ou soit dans un coworking, qu’elle opère en open space ou en bureaux fermés, un logiciel de flexoffice peut faciliter la gestion des places disponibles. Les solutions que nous proposons sont intégrées à un espace commun ce qui procure à l’entreprise un gain de temps considérable lors du déploiement de ses équipes. Celles-ci n’ont plus à saisir plusieurs fois leur réservation d’espaces de travail et leurs jours de télétravail. Il peut être parfois fastidieux de retaper chaque information pour réserver des salles de réunion sur la semaine ou réserver un espace de travail spécifique d’un coworking pour sa start-up.
Les managers peuvent aussi grâce à des dashboards et des interfaces 3D, organiser le futur de leurs espaces en visualisant les zones occupées, les jauges des employés sur site, la multi-assignation et beaucoup d’autres paramètres. Nos solutions ont pour but de maximiser l’expérience des collaborateurs et de tous les responsables peu importe le lieu qu’ils occupent.
Un moyen de booster la synergie de ses équipes
Exploiter le temps et les espaces de travail de la meilleure manière, c’est pouvoir combiner des effectifs complémentaires au bon moment. Diminuer le nombre de collaborateurs présents dans les locaux et réaffecter de manière optimale ceux disponibles, grâce à une plateforme simple d’utilisation et intuitive, c’est un outil qui a le pouvoir de renforcer toutes les décisions d’un bon manager. En cas de désaccords ou de querelle entre collaborateurs, ce type de logiciel permet de gérer rapidement les crises et de garder la productivité de son équipe au maximum sans avoir à perturber le travail des autres employés. À l’inverse en cas d’une complémentarité forte, plusieurs talents peuvent se tirer vers le haut en organisant facilement des sessions de travail communes.
Un outil de traitement de données
Un logiciel de flex office ne permet pas simplement de réserver son espace et notifier ses jours de travail. Il peut également délivrer des informations clés pour chaque manager, sur les préférences des employés dans l’utilisation de leur espace de travail et des dynamiques de groupe. Ces données peuvent être utilisées pour optimiser la répartition des ressources, augmenter la satisfaction des employés et diminuer les coûts immobiliers.
Le socle de PeopleSpheres permet de rendre plus efficace la gestion de ces données en évitant la double saisie et en facilitant le transfert de ces dernières entre les collaborateurs.
Les avantages et bénéfices du logiciel Flex Office
Pour les collaborateurs
- Déclarer facilement ses jours de présence sur le lieu de travail et en télétravail
- S’organiser de manière flexible pour travailler dans le bon espace et au meilleur moment
- La possibilité de réserver des salles de réunion, des bureaux individuels et des espaces collaboratifs
Le flex office permet aux collaborateurs de pleinement s’approprier leurs espaces de travail et de cultiver la qualité de vie et le bien-être au travail.
Pour les managers et responsables RH
- Avoir l’œil et la totale maîtrise sur les calendriers de présence
- Construire une stratégie et une politique de télétravail efficace et personnalisée
- Gagner un maximum de productivité en optimisant l’occupation des espaces de travail
- Respecter plus simplement les règles d’affectation de certains lieux
- piloter ses équipes intelligemment en implémentant une synchronisation avec un SIRH tel que PeopleSpheres.
En cas d’évolution en bureaux partagés dans des espaces de coworking, en cas d’une forte croissance des effectifs ou d’une volonté d’adaptation à la situation de chaque collaborateur, tout responsable doit exploiter de la meilleure façon le flex office pour évoluer dans la bonne direction.
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