PeopleSpheres Les données RH sont dispersées par l’usage croissant d’applications et de logiciels variés. Le Core RH devient alors un outil clé. D’abord adopté par les services RH des multinationales, il retrouve aujourd’hui une forte popularité. Désormais, toutes les entreprises s’y intéressent. Les Directeurs des Ressources Humaines ont compris que c’était un dispositif essentiel pour accompagner la digitalisation de la fonction RH.
Alors, comment le Core RH permet t-il de créer une structure de données unique et d’harmoniser les processus RH ?
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Guide étape par étape pour unifier les données en temps réel avec un minimum de ressources informatiques
Qu’est-ce qu’un Core RH ?
Le Core RH est une plateforme conçue pour les ressources humaines. Elle centralise toutes les données administratives des collaborateurs. Contrats, fiches de paie et formations se regroupent dans un point d’entrée unique. La plateforme garantit aussi la fiabilité, la cohérence et la sécurité des informations. Elle facilite leur diffusion vers les autres outils RH. Avec un Core RH solide, les entreprises automatisent leurs processus. Elles améliorent leur conformité réglementaire. Elles prennent aussi des décisions fondées sur des données fiables.
Quelle est la différence entre RH et Core RH ?
Les ressources humaines (RH) englobent l’ensemble des activités liées à la gestion des collaborateurs : recrutement, formation, rémunération, QVT… Le Core RH constitue le socle administratif des ressources humaines. Il centralise les données essentielles des salariés. Contrats, paie, absences et carrières sont regroupés dans un seul système. Le Core RH rend ensuite ces informations accessibles aux autres outils RH
Qu’est-ce que le reporting RH ?
Le reporting RH désigne la capacité à transformer ces données en indicateurs exploitables. Grâce au Core RH, les entreprises suivent leurs indicateurs en temps réel. Elles analysent le taux d’absentéisme. Elles surveillent aussi la masse salariale. Enfin, elles évaluent la répartition des compétences. Ces reportings permettent aux DRH et managers de prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables.
Pourquoi utiliser un Core RH pour centraliser ses données collaborateur ?
Les données collaborateurs : nombreuses et disséminées
Chaque collaborateur génère de nombreuses données RH, telles que :
- Ses informations personnelles (nom, date de naissance, adresse postale, RIB, numéro de sécurité sociale, etc.),
- Type de contrat de travail, intitulé et description du poste, temps de travail, hiérarchie,
- Bulletins de paie, notes de frais, rémunérations,
- Compétences, certifications, évaluations du manager, formations réalisées, plan de formation en cours etc.,
- CV, type de carrières, etc.
Néanmoins, le service des ressources humaines disperse souvent ces informations légales et liées aux salariées à travers divers logiciels : logiciel de gestion de la paie, gestion des congés et absences, gestion des plannings, gestion des recrutements, gestion des compétences, gestion des temps et activités, gestion des talents, gestion de la formation, gestion de la rémunération, etc.
Les grandes entreprises ou multinationales, notamment celles qui possèdent divers filiales ou connaissent un taux de turnover élevé, disséminent encore davantage ces informations. Dans ce type d’entreprise, la gestion des ressources humaines et de la masse salariale peut très vite se complexifier et devenir très chronophage. Si le service RH ne bénéficie pas d’un outil de centralisation des données RH efficace tel que le Core RH.
Centraliser ses données collaborateur avec un core rh : comment ça fonctionne
Gestion du personnel, gestion administrative, gestion des rémunérations, gestion des absences, gestion prévisionnelle, gestion des carrières, gestion des congés, marque employeur… La fonction ressources humaines a beaucoup à faire pour manager au mieux le capital humain de son entreprise et peut vite être submergée par ses tâches administratives.
Pour simplifier ces processus et gagner du temps, rien de plus essentiel que de centraliser toutes les données collaborateur au sein d’un seul et même outil : c’est le propre du Core RH (aussi appelé le Socle RH).
Le logiciel Core RH collecte l’ensemble des données générées par les collaborateurs et constitue donc une base de données cruciale pour les RH. En effet, en centralisant automatiquement les données RH au sein d’un profil employé unique, ce logiciel RH permet au professionnel RH de trouver rapidement les informations de trier et de choisir les données qu’il souhaite voir apparaitre sur ce profil.
Pour une gestion RH efficace des dossiers collaborateurs, il est essentiel que les RH puissent avoir un accès rapide et une vue d’ensemble sur toutes les données importantes concernant le collaborateur. Cette collecte doit être fiable et juste pour garantir un process RH en bonne santé.
L’entreprise doit activer le Core RH dès l’embauche du collaborateur, pendant le processus de preboarding. L’intégration exige un fort investissement des différents services. Les ressources humaines, la comptabilité et les managers y participent. Les collaborateurs contribuent également à cette étape clé. Avant son premier jour, l’entreprise demande au nouveau recruté de remplir des formulaires. Il doit aussi lire le règlement. Il transmet ses informations personnelles. Enfin, il crée son adresse mail professionnelle.
Grâce au Core RH, le professionnel RH rassemble toutes les données des salariés. Il y accède ensuite rapidement. Un tel système d’informations uniques, automatisé et centralisé offre à la fonction RH un gain de temps et d’efficacité conséquent. Si vous adoptez un Core RH, la plateforme centralise toutes vos données. Elle les déploie automatiquement dans vos autres outils RH.
Quels sont les autres avantages du Core RH ? Expérience collaborateur, reportings, automatisation
La transformation digitale permet de développer de nouvelles solutions RH. Désormais, la performance RH se mesure aussi en fonction de la QVT (qualité de vie au travail) et de la fidélisation des talents. Le Core RH permet aux collaborateurs de mieux s’identifier à l’entreprise. Grâce à cette interface commune, les collaborateurs ne font plus simplement partie d’un bureau, d’une filiale, etc. mais d’une entité entière et unique. Une telle plateforme améliore fortement les interactions entres collaborateurs.
Par exemple, le core RH permet à un employé de créer des requêtes de documents, contacter un collaborateur plus facilement, gérer son temps, gérer ses entretiens, ses évaluations, ses demandes de congés, etc… tout cela sur un portail rh unique. Mieux organisé, son engagement professionnel est renforcé et sa productivité plus efficiente.
Les reportings
En compilant ainsi les données, le Core RH peut s’avérer très utile pour construire des reportings efficacement. Grâce à l’uniformisation, à la localisation et à la centralisation des données, les reportings et tableau de bord RH se basent alors sur de la data plus fiable.
Les indicateurs peuvent être d’ordre local ou global avec des suivis plus précis qu’auparavant. Ces données analytiques seront alors davantage étudiées et prises en compte lors de la prise de décisions stratégiques.
L’utilisation des tableaux de bord RH prend tout une autre tournure dans un core RH. Plus dynamique et visuel, les entreprises disposent de données statistiques qui proviennent de tous ses outils RH. Le Core RH regroupe différents indicateurs. On y retrouve la performance, la rémunération et les absences. Grâce à ces données, le professionnel RH gère les emplois et les compétences de chacun. Il peut aussi justifier ses actions plus facilement.
La sécurisation
Le Core RH renforce la sécurisation des flux de l’information. Les risques de perte de l’information et même du piratage diminuent. Au lieu d’utiliser plusieurs systèmes dispersés, l’entreprise stocke toutes ses données au même endroit. Cela permet une meilleure gestion de la confidentialité.
De plus, l’entreprise qui dispose d’un core RH, détient une certaine flexibilité pour paramétrer les droits et les accès. Elle peut sélectionner ce qui pourra être visible ou non, par qui, en fonction des postes, organisations, zones géographiques, etc… La cybersécurité ayant de plus en plus d’importance et d’impact, il est primordial d’y penser lors de la mise en place des stratégies de performance et de management RH.
L’automatisation
L’automatisation des processus digitaux permet aux données utilisateurs d’être mises à jour automatiquement avec le workflow preboarding par exemple. Une fois le candidat recruté, toutes les informations importantes le concernant remplies sur sa fiche de candidature (contenant généralement son identité, adresse, état civil, numéro de téléphone, références) sont automatiquement intégrées à sa fiche salarié.
Ensuite, les professionnels RH lancent des campagnes de mise à jour des données pour garantir leur conformité. De plus, le système notifie automatiquement le responsable RH de toute modification administrative et lui soumet une validation éventuelle
Core RH : la solution pour harmoniser vos processus RH à travers tous les pays
Pour les grandes entreprises et multinationales localisées dans divers pays, la gestion des données doit aussi être en accord avec les obligations légales du pays. Dispersées, les entreprises ayant une présence internationale ressentent aujourd’hui le besoin de centraliser leurs données.
Les équipes traitent certaines problématiques de manière globale et d’autres de manière plus locale. Le Core RH permet justement de faire le lien entre ces différentes problématiques. Surtout, il permet d’uniformiser les processus de la fonction RH et des différents service RH à travers le monde.
Le Core RH simplifie la communication interne et peut devenir une véritable plateforme collaborative car les mêmes informations s’y trouvent pour l’ensemble de ses collaborateurs à travers le monde. De plus, le Core RH pousse une politique RH unifiée et des concepts (règles de gestion, politique de rémunération, paie et administration, modèle de données, etc.) communs.
Le Core RH un élément clé du SIRH ?
Pour avoir un Core RH performant, il est nécessaire de s’équiper au préalable d’un logiciel SIRH. Le Socle SIRH permet de créer une plateforme commune et un système d’information unifié. En effet, il connecte ensemble, grâce à ses connecteurs intelligents, tous les logiciels RH installés dans le système informatique de l’entreprise. Ainsi, il permet de récupérer intelligemment les données intégrées à chacun de ces logiciels et de les transférer au Core RH. Sans le SIRH, les données disséminées ne peuvent donc pas être centralisées et le Core RH ne peut exister correctement.
Cela fonctionne aussi dans l’autre sens car le SIRH a besoin du Core RH. Le Core RH simplifie en effet le SIRH en améliorant la disponibilité de l’information. En connectant ses logiciels RH (Paie, Congés & Absences, Entretiens & Objectifs), le département des ressources humaines n’aura plus le besoin de se connecter indépendamment sur chacun de ses outils. Il aura un seul accès depuis une plateforme unique. Autrement dit, avec un core RH, le DRH qui souhaite rassembler plusieurs informations au sujet d’un d’employé, pourra lancer des requêtes d’informations provenant de ses divers outils RH.
La transformation numérique et la simplification des processus administratifs font partie des enjeux de la fonction RH. Aussi, le Core RH est la clé d’un service RH augmenté. En compilant toutes les données insérées dans les divers logiciels RH utilisés par l’entreprise, il construit une véritable banque de données, accessible et modifiable en quelques clics et automatiquement actualisée.
Une telle solution de gestion permet de faciliter l’administration du personnel et d’optimiser les processus RH. La particularité des solutions SIRH dotées d’un core RH est qu’elles sont évolutives, plus sécuritaires et adaptables selon les besoins des entreprises. Plus largement, le Core RH accompagne la conduite du changement vers un système d’information RH plus unifié pour une expérience collaborateur renforcée.
Conclusion
Le Core RH n’est plus seulement un socle administratif, il est désormais un outil pour la fonction ressources humaines. En centralisant toutes les données collaborateurs dans un point d’entrée unique, il apporte plusieurs bénéfices majeurs :
- Centralisation et fiabilité des données : toutes les informations collaborateur sont regroupées et accessibles en temps réel.
- Automatisation des processus : gain de temps considérable et réduction des tâches administratives répétitives.
- Sécurité renforcée : diminution des risques de perte de données et de piratage grâce à un système unifié.
- Pilotage stratégique : reporting fiable et précis pour mieux analyser la performance RH et orienter les décisions.
- Expérience collaborateur améliorée : accès simplifié, interactions renforcées et meilleure intégration des talents.
- Harmonisation internationale : unification des pratiques RH à l’échelle mondiale, tout en respectant les obligations locales.
Le Core RH n’est donc pas uniquement un outil technique : c’est une solution permettant d’accompagner la digitalisation de la fonction RH, renforcer la performance de l’organisation et améliorer l’expérience des collaborateurs.
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