Le Core RH : l’outil clé pour harmoniser les processus RH

Face à la dispersion des données RH, dû à l’utilisation d’applications et logiciels RH de plus en plus variée, le Core RH s’impose comme un outil clé. Si son usage s’est tout d’abord déployé principalement dans les services RH des multinationales, le Core RH connait un renouveau de popularité, et ce dans tout type d’entreprises, car les Directeurs des Ressources Humaines ont compris que c’était un dispositif essentiel pour accompagner la digitalisation de la fonction RH.

Alors, comment le Core RH permet t-il de créer une structure de données unique et d’harmoniser les processus RH ?

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Pourquoi utiliser un Core RH pour centraliser ses données collaborateur

Les données collaborateurs : nombreuses et disséminées

Chaque collaborateur génère de nombreuses données RH, telles que :

• Ses informations personnelles (nom, date de naissance, adresse postale, RIB, numéro de sécurité sociale, etc.),
• Type de contrat de travail, intitulé et description du poste, temps de travail, hiérarchie,
• Bulletins de paie, notes de frais, rémunérations,
• Compétences, certifications, évaluations du manager, formations réalisées, plan de formation en cours etc.,
• CV, type de carrières,  etc.

Néanmoins, ces informations légales et liées aux salariées sont souvent dispersées à travers les divers logiciels utilisés par le service des ressources humaines : logiciel de gestion de la paie, gestion des congés et absences, gestion des plannings, gestion des recrutements, gestion des compétences, gestion des temps et activités, gestion des talents, gestion de la formation, gestion de la rémunération, etc.

Ces informations sont d’autant plus disséminées dans les grandes entreprises ou multinationales, avec divers filiales ou encore un taux de turnover élevé. Dans ce type d’entreprise, la gestion des ressources humaines et de la masse salariale peut très vite se complexifier et devenir très chronophage si le service RH ne bénéficie pas d’un outil de centralisation des données RH efficace tel que le Core RH.

Centraliser ses données collaborateur avec un core rh : comment ça fonctionne

Gestion du personnel, gestion administrative, gestion des rémunérations, gestion des absences, gestion prévisionnelle, gestion des carrières, gestion des congés, marque employeur… la fonction ressources humaines a beaucoup à faire pour manager au mieux le capital humain de son entreprise et peut vite être submergée par ses tâches administratives.

Pour simplifier ces processus et gagner du temps, rien de plus essentiel que de centraliser toutes les données collaborateur au sein d’un seul et même outil : c’est le propre du Core RH (aussi appelé le Socle RH).

Le logiciel Core RH collecte l’ensemble des données générées par les collaborateurs et constitue donc une base de données cruciale pour les RH. En effet, en centralisant automatiquement les données RH au sein d’un profil employé unique, ce logiciel RH permet au professionnel RH de trouver rapidement les informations de trier et de choisir les données qu’il souhaite voir apparaitre sur ce profil. Pour une gestion RH efficace des dossiers collaborateurs, il est essentiel que les RH puissent avoir un accès rapide et une vue d’ensemble sur toutes les données importantes concernant le collaborateur. Cette collecte doit être fiable et juste pour garantir un process RH en bonne santé.

Le Core RH doit être activé dès l’embauche du collaborateur au sein de l’entreprise, durant le processus de preboarding. Cette étape d’intégration demande beaucoup d’investissement de la part des différents services (service des ressources humaines, comptabilité, mais aussi les managers et divers collaborateurs). Aussi, avant son premier jour de travail, le nouveau recruté est chargé de remplir divers formulaires, prendre connaissance du règlement, transmettre ses informations personnelles, créer son adresse mail professionnelle, etc.

Ainsi, grâce au Core RH, le professionnel RH peut rassembler toutes les données relatives aux salariés afin d’y avoir un accès rapide. Un tel système d’informations uniques, automatisé et centralisé offre à la fonction RH un gain de temps et d’efficacité conséquent. Si vous vous dotez d’un Core RH, non seulement les données sont rassemblées dans une unique plateforme mais elles seront automatiquement déployées dans tous les autres outils RH que vous utilisez dans votre entreprise.

Les autres avantages du Core RH : expérience collaborateur, reportings, automatisation

De nouvelles solutions RH sont donc permises grâce à la transformation digitale. Désormais, la performance RH se mesure aussi en fonction de la QVT (qualité de vie au travail) et de la fidélisation des talents. Le Core RH permet aux collaborateurs de mieux s’identifier à l’entreprise puisque, grâce à cette interface commune, les collaborateurs ne font plus simplement partie d’un bureau, d’une filiale, etc. mais d’une entité entière et unique. Une telle plateforme améliore fortement les interactions entres collaborateurs.

Par exemple, le core RH permet à un employé de créer des requêtes de documents, contacter un collaborateur plus facilement, gérer son temps, gérer ses entretiens, ses évaluations, ses demandes de congés, etc… tout cela sur un portail rh unique. Mieux organisé, son engagement professionnel est renforcé et sa productivité plus efficiente.

Les reportings

En compilant ainsi les données, le Core RH peut s’avérer très utile pour construire des reportings efficacement. Grâce à l’uniformisation, à la localisation et à la centralisation des données, les reportings et tableau de bord RH se basent alors sur de la data plus fiable. Les indicateurs peuvent être d’ordre local ou global avec des suivis plus précis qu’auparavant. Ces données analytiques seront alors davantage étudiées et prises en compte lors de la prise de décisions stratégiques. L’utilisation des tableaux de bord RH prend tout une autre tournure dans un core RH. Plus dynamique et visuel, les entreprises disposent de données statistiques qui proviennent de tous ses outils RH. En regroupant différents indicateurs RH (index de performance, de rémunération, d’absences), un professionnel RH pourra gérer les emplois et les compétences de chacun et plus aisément justifier ses actions.

La sécurisation

Le Core RH renforce la sécurisation des flux de l’information : les risques de perte de l’information et même du piratage diminuent. Plutôt que d’avoir recourt à plusieurs systèmes d’information dispersées dans vos divers outils RH, toutes le données sont stockées au même endroit, ce qui permet une meilleure gestion de la confidentialité. De plus, l’entreprise qui dispose d’un core RH, détient une certaine flexibilité pour paramétrer les droits et les accès, sélectionnant ce qui pourra être visible ou non, par qui, en fonction des postes, organisations, zones géographiques, etc… La cybersécurité ayant de plus en plus d’importance et d’impact, il est primordial d’y penser lors de la mise en place des stratégies de performance et de management RH.

L’automatisation

L’automatisation des processus digitaux permet aux données utilisateurs d’être mises à jour automatiquement avec le workflow preboarding par exemple. Une fois le candidat recruté, toutes les informations importantes le concernant remplies sur sa fiche de candidature (contenant généralement son identité, adresse, état civil, numéro de téléphone, références) sont automatiquement intégrées à sa fiche salarié. Ensuite, des campagnes de mise à jour des données peuvent par exemple être lancé par les professionnels RH afin que toutes les informations soient toujours aux normes. De plus, toute modification de ces informations administratives est automatiquement notifiée au responsable RH et soumises à validation éventuelle.

Core RH : la solution pour harmoniser vos processus RH à travers tous les pays

Pour les grandes entreprises et multinationales localisées dans divers pays, la gestion des données doit aussi être en accord avec les obligations légales du pays. Dispersées, les entreprises ayant une présence internationale ressentent aujourd’hui le besoin de centraliser leurs données.

Certaines problématiques doivent être traitée de manière globale et d’autres de manière plus locale pour d’autres. Le Core RH permet justement de faire le lien entre ces différentes problématiques. Surtout, il permet d’uniformiser les processus de la fonction RH et des différents service RH à travers le monde. Le Core RH simplifie la communication interne et peut devenir une véritable plateforme collaborative car les mêmes informations s’y trouvent pour l’ensemble de ses collaborateurs à travers le monde. De plus, le Core RH pousse une politique RH unifiée et des concepts (règles de gestion, politique de rémunération, paie et administration, modèle de données, etc.) communs.

Core RH et SIRH : une complémentarité nécessaire

Pour avoir un Core RH performant, il est nécessaire de s’équiper au préalable d’un logiciel SIRH. Le Socle SIRH permet de créer une plateforme commune et un système d’information unifié. En effet, il connecte ensemble, grâce à ses connecteurs intelligents, tous les logiciels RH installés dans le système informatique de l’entreprise. Ainsi, il permet de récupérer intelligemment les données intégrées à chacun de ces logiciels et de les transférer au Core RH. Sans le SIRH, les données disséminées ne peuvent donc pas être centralisées et le Core RH ne peut exister correctement.

Cela fonctionne aussi dans l’autre sens car le SIRH a besoin du Core RH. Le Core RH simplifie en effet le SIRH en améliorant la disponibilité de l’information. En connectant ses logiciels RH (Paie, Congés & Absences, Entretiens & Objectifs), le département des ressources humaines n’aura plus le besoin de se connecter indépendamment sur chacun de ses outils mais aura un seul accès depuis une plateforme unique. Autrement dit, avec un core RH, le DRH qui souhaite rassembler plusieurs informations au sujet d’un d’employé, pourra lancer des requêtes d’informations provenant de ses divers outils RH.

La transformation numérique et la simplification des processus administratifs font partie des enjeux de la fonction RH. Aussi, le Core RH est la clé d’un service RH augmenté. En compilant toutes les données insérées dans les divers logiciels RH utilisés par l’entreprise, il construit une véritable banque de données, accessible et modifiable en quelques clics et automatiquement actualisée. Une telle solution de gestion permet de faciliter l’administration du personnel et d’optimiser les processus RH. La particularité des solutions SIRH dotées d’un core RH est qu’elles sont évolutives, plus sécuritaires et adaptables selon les besoins des entreprises. Plus largement, le Core RH accompagne la conduite du changement vers un système d’information RH plus unifié pour une expérience collaborateur renforcée.