oHRis (Note de frais)

La solution oHRis Note de frais, vous permet de traiter simplement les notes de frais de chaque collaborateur peu importe la structure de votre organisation. Finissez-en une bonne fois pour toute avec les prises de tête liées à la gestion des notes de frais.

Le module d’oHRis consacré aux notes de frais vous permet via un système hautement paramétrable et une interface intuitive, de rendre le processus automatique et moins lourd, tout en harmonisant et en diffusant les plafonds et règles de déplacement de votre organisation.

Le système d’oHRis Note de frais, se construit en quatre étapes simples : la saisie ou la photographie des dépenses, la demande de remboursement réalisée par le collaborateur, la vérification et la validation par les managers et le remboursement du collaborateur avec un transfert au pôle comptabilité. Si vous cherchez d’autres modules pour alléger le travail des équipes comptables et celles liées à la paie, implémentez de nouvelles solutions RH directement dans PeopleSpheres.

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Les principales fonctionnalités du logiciel oHRis Note de frais :

• Une solution disponible sur toutes les plateformes
• Une saisie des données automatiques à partir d’une photo
• Des justificatifs à valeur probante
• Un cycle de validation par le manager ou le service comptable
• Un calcul des frais kilométriques à partir de Google Maps
• Des dépenses à l’étranger disponibles
• Des paramétrages en fonction de la politique de l’entreprise
• Une possibilité d’export des écritures
• Un système de remboursement manuel disponible
• Une application SaaS disponible sur tous les navigateurs

Ce que vous obtenez en utilisant oHRis Note de frais au travers de PeopleSpheres

L’état actuel du marché nous pousse à repousser les limites géographiques et à conquérir de nouvelles régions, les déplacements professionnels prennent donc une gigantesque place même pour les PME et TPE. Pouvoir compter sur des collaborateurs mobiles sans entasser des notes de frais et des dépenses non maîtrisées est un grand avantage.

Facilitez la saisie des données

Le minimum pour traiter efficacement ses notes de frais est de pouvoir saisir ses dépenses depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou mobile). oHRis Note de frais vous propose ce service, sans même avoir besoin de télécharger une application tierce. Tout se passe en ligne sur la plateforme. Vous avez aussi accès pour vos déplacements à une gestion des frais kilométriques et un calcul automatique de vos trajets via Google Maps et n’avez pas à calculer vos déplacements.

Automatisez vos processus comptables

oHRis Note de frais vous évite de réaliser des tâches trop redondantes dans votre gestion des notes de frais et économise beaucoup de temps au service comptable et à tous les employés. L’outil permet d’importer ou de photographier des justificatifs avec un logiciel qui détecte de manière autonome les montants inscrits, ainsi que la date et le type de dépense. Pour les dépenses réalisées à l’étranger, les taux de change sont régulièrement mis à jour, ce qui évite toute erreur de conversion.

Une solution pensée pour les managers et les comptables

Au-delà d’automatiser la saisie des informations, la validation des notes de frais par le manager ou le service comptable peut prendre du temps en fonction de la nature et du montant de la note. oHRis Note de frais, vous permet de régler une partie du problème en amont, en paramétrant de façon personnalisée la politique de remboursement et les plafonds de l’entreprise. Pour fluidifier davantage tout le cycle, des exports des écritures vers votre logiciel comptable sont disponibles et le remboursement des notes peut s’effectuer manuellement dans certains cas ou par ordre de virement SEPA.

Archivez des documents conformes

oHRis archive les documents de manière dématérialisée et sauvegardes les données en France métropolitaine. L’archivage des justificatifs à travers oHRis Note de frais est à valeur probante (conforme à l’art. A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales) et préserve en plus l’environnement en ne faisant intervenir aucune feuille papier dans le processus.

Sécurisez et stockez efficacement vos données

Le logiciel oHRis Note de frais repose sur un réseau d’infrastructures sécurisées d’oHRis, La certification ISO 27001 possédée par l’entreprise approuve la qualité de service que propose oHRis en termes de sécurité. Pour ce qui est de la connexion à la plateforme, l’utilisateur passe par une adresse dédiée à l’entreprise et en HTTPS, ce qui le protège davantage. Si vous voulez amener simplement la sécurité de vos données à un autre niveau, nous vous recommandons de choisir aussi un coffre-fort numérique disponible via PeopleSpheres et de le lier à votre SIRH modulable.

Nous contacter

Notre partenariat avec PeopleSpheres facilite l’expérience de vos collaborateurs afin que vos outils et nos modules se retrouvent sur une seule plateforme. Un point d’entrée unique pour vos outils entraînera des taux d’adoption plus élevés parmi vos employés et vous fera gagner un temps considérable.

oHRis a pour vocation de simplifier le quotidien de tous les collaborateurs, les managers et les équipes RH qui doivent s’occuper de la gestion des congés, des temps de travail, de la distribution des bulletins de paie et de toutes les autres tâches administratives liées à la gestion du personnel.

L’entreprise a déjà commencé à déployer ses services à grande échelle et a déjà impacté plus de 160 000 utilisateurs dans 20 pays différents. Pour tenir les 30 000 connexions journalières et répondre au marché, les équipes d’oHRis composées de seulement 20 collaborateurs travaillent d’arrache-pied et connaissent actuellement une croissance à l’année égale à 15%.

oHRis ne conçoit pas seulement des solutions RH modernes et intuitives, l’entreprise cherche également à s’adapter à toutes les organisations, même les plus complexes tout en gardant des interfaces simples à prendre en main pour les nouveaux utilisateurs.